• Articles
• admin

Konferanser er en viktig del av faglig utvikling og forretningsnettverk for alle bransjer. Å bringe mennesker sammen fra hele verden i samme bransje for å lære og dele er avgjørende for innovasjon. En vellykket konferanse kan komme i alle former og størrelser, fra 200 personer over en helg til 15 000 i en uke.

InitLive har hatt det privilegium å jobbe med mange konferanser, hvorav noen er de største i sin bransje. Gjennom Dette forstår InitLive de komplekse logistiske utfordringene og planleggingen som går inn i å sette opp en konferanse for suksess. Planlegging av en konferanse kan være en stor oppgave, men denne trinnvise sjekklisten vil bidra til å sikre at det du planlegger, blir en suksess.

Innholdsfortegnelse

• Komme I Gang: 8-12 Måneder Ut
• Ramping Opp: 4-8 Måneder Ut
• Byggespenning: 1-4 Måneder Ut
• Ukene Før Konferansen
• Etter Konferansen

Komme i Gang: 8-12 Måneder Ut

det er mye planlegging som går inn i en personlig konferanse hendelse. Derfor er det så viktig å starte konferanseplanleggingsprosessen i god tid. Det er nyttig å vurdere dine suksesser og mangler fra din siste konferanse og bruke denne informasjonen til å informere planleggingen denne gangen.

Konferanse Planlegging Oppgave #1) Etablere dine mål og målsettinger.

for å planlegge og gjennomføre en fantastisk konferanse eller corporate event, må du først bestemme spesifikt hva du prøver å oppnå. Spør deg selv hva slags konferanse deltaker du ønsker å tiltrekke, samt hvordan du kan sørge for at konferansen gjelder merkevaren. Hva slags verdi ønsker du å gi, og hvilke organisasjoner og høyttalere ville gjøre ideelle partnere for ditt arrangement?

for å gjøre dette må du svare på noen grunnleggende spørsmål:

• Hva vil du at takeaway skal være?
• Hva vil folk lære av konferansen din?
• Hvem er målgruppen din?
• trenger arrangementet ditt å vinne? Hvis ja, hva er dette profittmålet?
• hvor mye koster billettene?
• hva veldedig arbeid vil konferansen gjøre?
• Hvor vil arrangementet ditt finne sted?
• Hvor mange personer vil delta på arrangementet ditt?

ved å svare på disse spørsmålene, vil du begynne å se et klart bilde av dine konferansemål og de grunnleggende elementene som trengs for å gjøre det til en suksess.

Konferanseplanleggingsoppgave # 2) Velg et format og tema.

konferansens format og tema vil danne grunnlaget for deltakernes og sponsorenes erfaringer på konferansen. Som sådan, bør du velge et tema som vil tiltrekke målgruppen og skinne søkelyset på merkevaren. Temaet skal være tydelig for deltakerne og sammenhengende gjennom hele arrangementet.

Her er noen konferanse temaer å gnist noen ideer:

• Destination Innovation

• Reisen Til Toppen

• Partnere Under Utvikling

• Oppdrag Mulig

• Tilbake Til Fremtiden

Når du har et tema å fungere som din guide, er neste trinn i konferansen planleggingsprosessen å bestemme konferansen format. Det er så mange hendelsesformater å velge mellom, og du kan også kombinere formater for å levere en unik opplevelse for deltakerne.

her er noen formater som du kan innlemme i konferansen:

• Trade Show

• Store Seminarer

• Industri Paneldiskusjon

• Workshop Session

• Runde Bord

• Hastighet Nettverk (Som Speed dating)

• Gamification Sessions

uansett format (er) du velger for konferansen, er det viktig å vurdere hva som vil gjøre arrangementet skiller seg ut fra konkurrentene. Jo mer minneverdig og virkningsfull konferansen er, jo større suksess det vil ha i årene som kommer.

Konferanseplanleggingsoppgave # 3) Angi budsjettet.

Nå som du har en klar ide om hva slags konferanse du skal planlegge, er neste skritt å etablere et budsjett for å få alt til å skje. Det er så mange linjeelementer som utgjør et konferansebudsjett, så det er viktig å ta hensyn til dem alle og deretter noen for uforutsette utgifter underveis.

Etablere Dine Faste Kostnader

det er mange faste kostnader i konferanseplanlegging som uunngåelig vil utgjøre den største delen av ditt eventbudsjett. Disse kostnadene påvirkes vanligvis ikke av antall deltakere på arrangementet ditt — de er hva de er.

Eksempler på faste kostnader er:

• Event Venue

• Utstyr (av tech))

• Betalt Personale

• Lisenser og Tillatelser

Etablering Av Variable Kostnader

det er mye mer variable kostnader enn faste når det gjelder konferanseplanlegging. Variable utgifter er alle de ekstra tingene som avhenger av antall deltakere, markedsføringskostnader og alle de ekstra detaljene som gjør arrangementet ditt unikt.

eksempler på variable kostnader inkluderer:

• Måltider per deltaker

• Markedsføring og reklame

• Innredning

• Kostnad For Sosiale arrangementer

• Shuttle-eller transporttjeneste

• Hendelsespersonell & programvare for frivillig administrasjon

• Skriv ut materialer

• Giveaways og speaker gaver

Når du har en klar forståelse av alle linjeelementene som kreves for å gjøre konferansen en suksess, kan du begynne å etablere konferansebudsjettet. Ikke glem å tildele litt ekstra penger for eventuelle siste øyeblikk utgifter som kommer opp underveis.

Ramping Up: 4-8 Måneder Ut

Nå som du har en klar ide om hva konferansen din er og alle aktivitetene du vil ha for deltakerne, er det på tide å begynne å planlegge hvordan du skal levere de utrolige opplevelsene.

Konferanseplanleggingsoppgave # 4) Velg et sted og angi en dato

det er ingen konferanse uten sted og dato. Så nå er det på tide å få alt sortert ut, slik at du kan begynne å planlegge logistikken din. En stor konferanse trenger et flott sted. Hvis du er ny til å organisere konferanser, spør andre arrangører hva arenaer har jobbet for dem for tidligere hendelser.

når du har funnet en potensiell arena, spør deg selv:

• Er dette stedet tilgjengelig?

• Er det nær egnet innkvartering?

• vil deltakerne finne parkering lett?

• er størrelsen egnet for publikumsstørrelsen du forestiller deg?

• har lokalet tilgjengelighet for den foretrukne arrangementsdatoen?

Mesteparten av tiden, en hendelse dato bestemmes av et sted tilgjengelighet. Derimot, hvis datoen er viktigere enn åstedet, du må prioritere å finne en arena som rommer denne datoen. Når du har ditt sted/sted og dato satt, er det på tide å samle troppene for å få denne hendelsen til å skje.

Konferanseplanleggingsoppgave #5) Rekruttere et team av frivillige

Hver god konferanse trenger et team av dedikerte personer for å holde ting i gang. I stedet for å ansette et helt mannskap til å gjøre dette for konferansen, hvorfor ikke bruke frivillige? Mange deltakere vil gjerne frivillig noe av sin tid for en redusert konferansebillett, eller studenter vil gjerne delta hvis de ser på å bli involvert i bransjen etter oppgradering.

Frivillige er en viktig del av de fleste av de største konferansene i verden. Så hvorfor ikke prøve å rekruttere litt hjelp fra motiverte personer. InitLive ‘ s arrangementspersonell og volunteer management software har hjulpet konferanser med å rekruttere, planlegge, administrere og kommunisere med frivillige.

Det er enkelt Å Komme i gang; du må bare opprette et egendefinert merket frivillig påmeldingsskjema og legge det ut på konferansens nettsted. Derfra kan interesserte frivillige registrere seg direkte for skift de er kvalifisert til å jobbe.

Her er et eksempel på hvordan frivillig programvare kan gjøre en innvirkning.

Sosiale Medier Markedsføring Verden gikk Fra et arrangement med bare 50 ansatte til mer enn 200 ansatte. Det var 4500 deltakere, mer enn 600 skift jobbet, og over 4000 timer jobbet. Event manager Jaci Feinstein oppsummerte opplevelsen ved å si: «InitLive er verdt hver dollar for å kunne strømlinjeforme og bedre administrere, kommunisere,organisere frivillige. Det gjør at du og dine frivillige kan fokusere på det som virkelig er viktig.»

Konferanse Planlegging Oppgave # 6) Bestill høyttalere og leverandører.

nå er det på tide å bestille alle de menneskene og organisasjonene som vil gjøre konferansen til en minneverdig opplevelse. Du har sannsynligvis opprettet en liste over ønskede høyttalere og leverandører for arrangementet ditt. Nå er det på tide å sikre disse menneskene for ditt arrangement.

Bestilling Av Høyttalere

du vil ønske å sikre noen foredragsholdere som er godt kjent, samt andre høyttalere som kan tilby sin kompetanse til deltakerne. Sikring av hovedhøyttalerne er utrolig viktig fordi du ikke effektivt kan bygge din arrangementsplan og markedsføringsplaner uten dem.

Bestiller Leverandørene

leverandørene dine er de som vil sikre at deltakerne er komfortable, matet og underholdt, så du må velge de beste leverandørene som er mulige. Det er mange leverandører å sikre for arrangementet ditt, Fra Wifi-leverandører og cateringfirmaer til utleie av utstyr og deltakerprogramvare. Det er viktig å holde oversikt over hver leverandørs kontrakt og leveranser for å sikre at det ikke er noen overraskelser når de starter arbeidet.

Konferanseplanleggingsoppgave # 7) Søk etter sponsorer.

Sponsorer er en stor inntektskilde for å kompensere for innledende hendelseskostnader. Bedriftssponsorering er en vanlig praksis for bransjekonferanser; ofte vil bransjeleverandører være ute etter å sponse arrangementer. For å tiltrekke seg sponsorer, er det viktig å etablere alle de ulike arrangementer og materiale tilgjengelig for sponsing og deretter lage sponsing pakker for teamet å sende til listen over ideelle sponsorer.

Husk at sponsorer skal få målbar verdi ut av pengene sine, så sørg for å inkludere tall i pakkene dine. Jo mer vellykket arrangementet er for sponsorene dine, desto mer sannsynlig vil de være ivrige etter å bidra mer neste år.

Byggeglede: 1-4 Måneder Ut

nå er det på tide å få alle begeistret for arrangementet ditt. Dette er når du skal begynne å dele alle de fantastiske tingene du har planlagt for arrangementet ditt for å tiltrekke deltakere og flere frivillige til konferansen din.

Konferanse Planlegging Oppgave # 8) Bygg ditt nettsted.

Mange arrangementsprodusenter vil velge å bygge et arrangementspesifikt nettsted for markedsføring og deltakerregistrering. Andre selskaper vil bare legge til hendelsesspesifikasjonssider til deres eksisterende bedriftsnettsted. Uansett hvilken måte du velger, må all informasjon en deltaker, leverandør eller frivillig behov være tilgjengelig og lett å finne på nettet.

Her er noen kjernebiter av informasjon du trenger på nettstedet ditt.

• Arrangementsdato og-sted
• viktige foredragsholdere og aktiviteter
• Billett-og registreringsportal med betalingsportal
• en frivillig side med elektronisk registrering
• Leverandør-Og sponsorinformasjon

Konferanseplanleggingsoppgave # 9) Promoter arrangementet ditt.

nå er det på tide å begynne å markedsføre arrangementet ditt til nettverket ditt og til målgruppen din. Hva gjør ditt arrangement skiller seg ut fra mengden? Ta det unike salg proposisjoner og bruke den som en kjerne pilar i alle markedsføringstiltak.

når du lager markedsføringsmateriell, er det viktig å bruke tema og merkevare for å skille seg ut og lage materiale i ethvert medium. For eksempel kan en video på sosiale medier og YouTube gå langt, men det kan også en flott grafikk i en e-post. Jo mer du må jobbe med, jo flere kanaler du kan markedsføre.

i dagens marked er det svært viktig å bruke flere kanaler for å markedsføre arrangementet ditt. Her er markedsføringskanaler for å markedsføre arrangementet ditt:

• E-postmarkedsføring til nettverket ditt

• Sosiale medier

• Industri publikasjoner

• Google ads

• Betalte sosiale annonser

vær konsekvent med innlegg og sørg for å kjøre folk til registrering og frivillige registreringsskjemaer. Ved å spre ordet så bredt som mulig, vil du få konferansen foran flere mennesker, direkte påvirker hendelsen frammøte.

Konferanseplanleggingsoppgave # 10) Utkast til en tidsplan.

når du fyller høyttalere spor og seminar verter, holde et utkast versjon av tidsplanen. Din arrangementsplan er et viktig verktøy for deg og alle dine interessenter, som leverandører og frivillige. Tidsplanen endres, men når konferansen nærmer seg, er det viktig å gjøre konferansen tidsplanen tilgjengelig slik at alle andre har å lage planer rundt det.

Uken Før Konferansen

når arrangementet nærmer seg, er det på tide å sørge for at alt er på plass, og alle vet hva de må gjøre for å sette opp konferansen og sikre suksess. Denne fasen av konferansen planlegging er kritisk og vil kreve mye siste liten justeringer og tålmodighet. Alle på teamet ditt, samt alle høyttalere, leverandører og frivillige må ha all den informasjonen de trenger for sitt beste arbeid.

Konferanseplanleggeroppgave #11 Send Endelige Påminnelser.

når konferansen nærmer seg, er det viktig å sikre at alle møter viktige tidsfrister og milepæler. Dette er når påminnelser kommunikasjon komme til nytte for alle. Sørg for å holde folk oppdatert på arrangementets fremgang og eventuelle endringer som må gjøres i tidsplanen.

som for leverandører, sponsorer og frivillige, må du være i kontakt med mye i løpet av de siste ukene frem til arrangementet. Vurder å tildele en medarbeider for hver gruppe, og be dem om å holde gruppen oppdatert på all informasjon og endringer som kan påvirke jobben deres. God kommunikasjon vil sikre arrangementet oppsettet går greit.

Konferanseplanleggingsoppgave #12) Gi dine frivillige den endelige oversikten.

Nå som du har samlet et fantastisk team av frivillige, er det viktig å utstyre dem med all trening og verktøy de trenger for å trives. Frivillige bør få opplæring i generelle sikkerhetsforskrifter og få spesifikk opplæring om roller og ansvar de vil få i oppgave under arrangementet.

Dette er tiden for å be dine frivillige om å laste ned volunteer app fra volunteer management software for å få tilgang til deres personlige frivillige tidsplan og hendelsesdokumenter. Denne appen bør også tillate dem å sjekke inn på skift og kommunisere direkte med sin veileder. Dine frivillige er menneskene som vil være ansiktet på arrangementet ditt, så jo bedre utstyrt de er, desto bedre kan de sikre at deltakerne har en god opplevelse.

Etter Konferansen

når konferansen er over, er det fortsatt noen ting å gjøre for å sikre at du setter opp neste år for å lykkes. Det er så viktig å dokumentere og spore alle suksesser du hadde og eventuelle mangler som oppsto under arrangementet. Jo mer du lærer, desto mer kan du forbedre.

Konferanseplanleggingsoppgave #13) Undersøk målgruppen din.

det er ingen måte å fortelle om deltakerne hadde det bra uten å spørre dem. Dette er når en spørreundersøkelse på nett kan hjelpe deg med å finne ut hvordan arrangementet ditt gjorde det. Lag en spørreundersøkelse på nett som stiller spørsmål om spesifikke emner som sted, mat, økt og foredragsholdere, og generelle følelser om konferansen. Alle problemene i spørreundersøkelsen skal hjelpe deg med å forstå bedre hvordan du kan forbedre arrangementet ditt.

undersøkelsen skal ikke distribueres mer enn en dag eller to etter konferansen. Du vil sikre at arrangementet ditt fortsatt er friskt i alles sinn for å samle den mest nøyaktige informasjonen mulig.

Konferanseplanleggingsoppgave # 14) Del eventuelle oppfølgingsressurser.

det ble gjort mye informasjon og ressurser tilgjengelig for deltakerne gjennom hele konferansen, men noen av disse ressursene kan uunngåelig gå tapt eller glemt. Sørg for å dele alle hendelsesspesifikke ressurser og videoer med deltakerne via e-post og sosiale kanaler kort tid etter konferansen. Du vil selvsagt at alle skal få maksimal verdi fra arrangementet ditt, så denne ekstra innsatsen kan gå langt.

Konklusjon

nå er det på tide for deg å begynne å planlegge en fantastisk begivenhet. Denne artikkelen bør bare fungere som en hoppe-off punkt for konferansen planlegging. InitLive kan hjelpe deg med å levere en spekulativ konferanse ved å hjelpe deg med å bygge et fremragende team av dyktige, lojale & engasjerte medarbeidere og frivillige. For å lære mer, klikk her for å se en demo eller utforske listen over ressurser nedenfor.

Ressurs Å Utforske

• The Smart Nonprofit Guide Til Frivillig Ledelse. Dine frivillige spiller en nøkkelrolle i konferansens suksess. Utforsk strategier som vil sette dem opp for suksess.

• Virtuelle Konferanser For Ideelle Organisasjoner: Hva Du Kan Forvente. Planlegger du å gå ekstern med konferansen din? Lær alt om eksterne konferanser med denne komplette guiden.

• Den Komplette Trinnvise Festivalplanleggingsguiden for 2021. Festivaler er en annen stor engasjement mulighet for publikum. Lær hvordan du planlegger en vellykket festival med denne trinnvise veiledningen.