• Articles
• admin

会議はすべての企業のための専門の開発そしてビジネスネットワーキングの重要な部分である。 同じ業界の世界中の人々を集めて学び、共有することは、革新に不可欠です。 成功した会議は、週末に200人から1週間に15,000人まで、あらゆる形や大きさで来ることができます。

InitLiveには多くの会議で働く特権があり、そのうちのいくつかは業界最大の会議です。 これによって、InitLiveは成功のための会議をセットアップすることに入る計画および複雑な記号論理学の挑戦を理解する。 会議を計画することは大きい仕事である場合もあるが計画が成功であるものは何でもこの段階的なチェックリストは保障するのを助ける。

目次

• はじめに：8-12ヶ月アウト
• ランプアップ：4-8ヶ月アウト
• 建物の興奮: 1-4ヶ月以内
• 会議の前の週
• 会議の後

はじめに:8-12ヶ月のうち

対面会議イベントに入る多くの計画があります。 そのため、会議の計画プロセスを事前に開始することが非常に重要です。 あなたの最後の会議からのあなたの成功そして欠点を見直し、あなたの計画を今回知らせるのを助けるのにその情報を使用することは有用である。

会議計画タスク#1)あなたの目標と目標を確立します。

素晴らしい会議や企業のイベントを計画し、実行するには、まずあなたが達成しようとしているものを具体的に決定する必要があります。 あなたが誘致したい会議出席者の種類だけでなく、会議があなたのブランドに関連していることを確認する方法を自問してください。 どのような価値を提供したいのか、どの組織やスピーカーがあなたのイベントのための理想的なパートナーを作るのでしょうか？

これを行うには、いくつかの基本的な質問に答える必要があります:

• あなたは持ち帰りを何にしたいですか？
• 人々はあなたの会議から何を学びますか？
• あなたのターゲットオーディエンスは誰ですか？
• あなたのイベントは利益を上げる必要がありますか？ もしそうなら、その利益目標は何ですか？
• チケットはいくらかかりますか？
• あなたの会議はどのような慈善活動をしますか？
• あなたのイベントはどこで行われますか？
• あなたのイベントには何人の人が参加しますか？

これらの質問に答えることによって、あなたの会議の目的とそれを成功させるために必要な基礎的な要素の明確な画像を見始めるでしょう。

会議計画タスク#2)形式とテーマを選択します。

あなたの会議の形式とテーマは、あなたの会議での参加者とスポンサーの経験の基礎を形成します。 そのように、あなたの対象者層を引き付け、あなたのブランドのスポットライトを照らす主題を選ぶべきである。 あなたの主題はでき事中出席者に明白、首尾一貫しているべきである。

ここにいくつかのアイデアを刺激するためのいくつかの会議のテーマがあります:

• デスティネーションイノベーション

• トップへの旅

• 進行中のパートナー

• ミッション可能

• バック-トゥ-ザ-フューチャー

あなたのガイドとして機能するテーマを持っていたら、会議の計画プロセスの次のステップは、あなたの会議の形式を決定することです。 選択できるイベント形式は非常に多く、形式を組み合わせて参加者にユニークな体験を提供することもできます。

会議に組み込むことができるいくつかの形式を次に示します:

• トレードショー

• 大規模セミナー

• 業界パネルディスカッション

• ワークショップセッション

• 円卓

• スピード出会い系（スピード出会い系など）)

• ゲーミフィケーションセッション

あなたの会議のために選ぶどんなフォーマット、あなたのでき事をあなたの競争相手から際立たせるものが考慮することは重要である。 より記憶に残るとインパクトのあるあなたの会議は、それが今後数年間のために持っている大きな成功です。

会議計画タスク#3)予算を設定します。

どのような会議を計画するかが明確になったので、次のステップはそれをすべて実現するための予算を設定することです。 会議の予算を構成する非常に多くの広告申込情報があるので、それらのすべてを考慮し、途中で付随的費用を考慮することが重要です。

固定費の設定

会議計画には多くの固定費があり、必然的にイベント予算の中で最もかなりの部分を占めています。 これらのコストは、通常、イベントの参加者数の影響を受けません。

固定費の例は次のとおりです:

• イベント会場

• 機器（エイブテック)

• 有料職員

• 免許-許認可

あなたの変動費の確立

それは会議の計画に来るとき、固定費よりも多くの変動費があります。 変動費は、参加者の数、マーケティングコスト、およびあなたのイベントを一意にするすべての余分なタッチに依存するすべての余分なものです。

変動費の例には次のものがあります:

• 参加者一人当たりの食事

• マーケティングと広告

• インテリア

• 社会的なイベントのコスト

• シャトルまたは輸送サービス

• イベントスタッフ&ボランティア管理ソフト

• 印刷材料

• プレゼント-スピーカープレゼント

会議を成功させるために必要なすべての広告申込情報を明確に理解したら、会議予算の設定を開始できます。 道に沿って出てくる任意の最後の分の費用のためにいくつかの余分なお金を割り当てることを忘れないでください。

ランプアップ:4-8ヶ月

あなたの会議が何であるか、そしてあなたの出席者のために持つすべての活動について明確なアイデアが得られたので、

会議計画タスク#4)場所を選択し、日付を設定する

会場と日付のない会議はありません。 だから今では、あなたの物流の計画を開始することができますので、すべての整理を取得する時間です。 大きい会議は大きい開催地を必要とする。 あなたが会議を組織するのが初めての場合は、過去のイベントのためにどの会場が彼らのために働いているかを他の主催者に尋ねます。

潜在的な会場を見つけたら、自問してください:

• この会場はアクセス可能ですか？

• それは適切な宿泊施設に近いですか？

• 参加者は簡単に駐車場を見つけるのだろうか？

• サイズはあなたが想像する聴衆のサイズのために適していますか。

• 会場は希望のイベント日の空き状況を持っていますか？

ほとんどの場合、イベントの日付は会場の空き状況によって決まります。 ただし、日付が会場よりも重要な場合は、その日付に対応する会場を見つけることに優先順位を付ける必要があります。 あなたの会場/場所と日付を設定したら、このイベントを実現するために軍隊を結集する時が来ました。

会議計画タスク#5)ボランティアのチームを募集

すべての良い会議には、物事を実行し続けるために専用の個人のチームが必要です。 あなたの会議のためにこれを行うために全体の乗組員を雇うのではなく、なぜボランティアを使用しませんか？ 多くの参加者は、削減された会議チケットのために自分の時間の一部をボランティアするのが大好きだ、または学生は、彼らが業界の卒業後に関与

ボランティアは、世界最大の会議のほとんどに不可欠な部分です。 だから、なぜやる気のある個人からいくつかの助けを募集しようとしません。 InitLiveのイベントスタッフとボランティア管理ソフトウェアは、会議の募集、スケジュール、管理、ボランティアとの通信を支援してきました。

はじめには簡単です。 そこから、興味のあるボランティアは、彼らが働く資格があるシフトに直接サインアップすることができます。

ボランティア管理ソフトウェアがどのように影響を与えるかの例を次に示します。

ソーシャルメディアマーケティングの世界は、50人のスタッフだけのイベントから200人以上のスタッフに行きました。 4,500人の参加者がいて、600人以上のシフトが働き、4,000時間以上が働いた。 イベントマネージャーのJaci Feinstein氏は、”InitLiveは、ボランティアを合理化し、より良い管理、コミュニケーション、整理できるようにするために、あらゆるドルの価値があ それはあなたとあなたのボランティアが本当に重要なことに集中することができます。”

会議の計画の仕事#6）本のスピーカーおよび売り手。

今、あなたの会議を思い出に残る体験にするすべての人々と組織を予約する時間です。 あなたはおそらくあなたのイベントのために希望のスピーカーとベンダーのリストを作成しました。 今ではあなたのイベントのためにそれらの人々を確保するための時間です。

あなたのスピーカーを予約

よく知られているいくつかの基調講演者だけでなく、あなたの出席者に彼らの専門知識を提供することができ、他のスピーカーを確保したいと思 あなたの主要なスピーカーを保証することは効果的にそれらなしであなたのでき事のスケジュールおよびマーケティングの計画を造ることができないので非常に重要である。

仕入先を予約する

仕入先は、参加者が快適で、餌を与え、楽しまれるようにするため、可能な限り最高の仕入先を選択する必要があります。 Wifiプロバイダーや仕出し屋から機器のレンタルや参加者ソフトウェアまで、イベントのために安全に保護する多くのベンダーがあります。 作業を開始するときに驚きがないことを確認するために、各ベンダーの契約と成果物を追跡することが重要です。

会議計画タスク#7)スポンサーを検索します。

スポンサーは、初期イベント費用を相殺するのに役立つ巨大な収入源です。 企業の後援は企業の会議のための一般的な方法である;頻繁に、企業の売り手はでき事を後援するために見ている。 スポンサーを引き付けるためには、スポンサーのために利用できるすべてのさまざまなでき事および材料を確立し、次に理想的なスポンサーのあなたのリス

スポンサーは彼らのお金から測定可能な価値を得るべきであることを覚えなさい、従ってあなたのパッケージに数を含んでいることを確かめなさい。 イベントがあなたのスポンサーのために成功すればするほど、彼らは来年より多くの貢献を熱望する可能性が高くなります。

建物の興奮:1-4ヶ月後

今、あなたのイベントについて皆を興奮させる時です。 これはあなたの会議に参加者およびより多くのボランティアを引き付けるためにあなたがあなたのでき事のために計画したすばらしい事す

会議計画タスク#8)あなたのウェブサイトを構築します。

多くのイベントプロデューサーは、マーケティングと参加者登録のためのイベント固有のウェブサイトを構築することを選択します。 他の会社は彼らの既存の団体のウェブサイトにでき事の細目のページを単に加える。 どのような方法を選択しても、出席者、ベンダー、またはボランティアのニーズが利用可能で、オンラインで簡単に見つけることができる必要があります。

ここにあなたがあなたのウェブサイトで必要とする情報のある中心の部分はある。

• イベントの日付と場所
• 主要なスピーカーと活動
• 支払いゲート付きのチケットと登録ポータル
• オンライン登録付きのボランティアページ
• ベンダーとスポンサーシップ情報

会議計画タスク#9)イベントを宣伝します。

今度はあなたのネットワークとあなたの対象者層にあなたのでき事を促進し始める時間である。 何があなたのでき事を群集から際立たせるか。 その独特な販売の提案を取り、すべてのあなたの売込みで中心の柱として使用しなさい。

マーケティング資料を作成するときは、テーマやブランドを使用して目立つようにし、どの媒体でも資料を作成することが重要です。 たとえば、ソーシャルメディアやYouTubeの動画は長い道のりを行くことができますが、電子メールで素晴らしいグラフィックをすることができます。 あなたが仕事をしなければならないほど、より多くのチャネルを市場に出すことができます。

今日の市場では、イベントを販売するために複数のチャネルを使用することが非常に重要です。 ここにあなたのでき事を促進する販売チャネルはある:

• あなたのネットワークへの電子メールのマーケティング

• ソーシャルメディアチャンネル

• 業界の出版物

• Google広告

• 有料ソーシャル広告

投稿と一貫性があり、あなたの登録とボランティアのサインアップフォームに人々を駆動することを確認してくださ できるだけ広く言葉を広めることによって、あなたは直接イベントの出席に影響を与え、より多くの人々の前であなたの会議を取得します。

会議計画タスク#10)スケジュールを草案する。

スピーカーのスロットとセミナーのホストを埋めるように、あなたのスケジュールのドラフトバージョンを維持します。 あなたのイベントスケジュールは、ベンダーやボランティアのようなあなたとすべての利害関係者のための重要なツールです。 あなたのスケジュールは変更されますが、あなたの会議が近づくにつれて、他の誰もがそれの周りに計画を立てなければならないので、あなたの会議

会議の前の週

イベントが近づくにつれて、すべてが整っていることを確認し、会議を設定して成功を収めるために必要なことを誰もが知って 会議計画のこの段階は重要であり、多くの土壇場の調整と忍耐が必要になります。 あなたのチームの皆、またすべてのあなたのスピーカー、売り手、およびボランティアは彼らの最もよい仕事に必要とするすべての情報を持たなけ

会議計画タスク#11最終的なリマインダーを送信します。

会議が近づくにつれて、誰もが重要な期限とマイルストーンを満たしていることを確認することが不可欠です。 これは、リマインダ通信が皆のために便利になるときです。 イベントの進行状況とスケジュールに加えられる必要がある変更について、人々が最新の状態に保つようにしてください。

ベンダー、スポンサー、ボランティアについては、イベントに至るまでの最後の数週間の間に多くの連絡を取る必要があります。 グループごとにスタッフを割り当てることを検討し、仕事に影響を与える可能性のあるすべての情報と変更についてグループを最新の状態に保つよ よいコミュニケーションはでき事の組み立てが滑らかに行くことを保障する。

会議計画タスク#12)ボランティアに最終的な要約を与えます。

素晴らしいボランティアチームを集めたので、彼らが繁栄するために必要なすべての訓練とツールを彼らに装備することが重要です。 ボランティアは、一般的な安全規制に関する訓練を受け、イベント中に任務となる役割と責任に関する具体的な訓練を受ける必要があります。

これは、彼らの個人的なボランティアのスケジュールやイベントの文書にアクセスするためにあなたのボランティア管理ソフトウェアからボラン このアプリはまた、彼らがシフトにチェックインし、上司と直接通信できるようにする必要があります。 あなたのボランティアはあなたのイベントの顔になる人々なので、彼らが装備されていれば、参加者が素晴らしい経験を持つことを保証することが

会議の後

会議が終わったら、来年の成功を確実にするために達成すべきことがいくつかあります。 あなたが持っていたすべての成功とあなたのイベント中に生じた欠点を文書化して追跡することは非常に重要です。 より多くのあなたが学ぶ、より多くのあなたが改善することができます。

会議計画タスク#13)あなたの聴衆を調査します。

あなたの出席者が彼らに尋ねずに楽しい時間を過ごしたかどうかを伝える方法はありません。 これは、オンライン調査があなたのイベントがどのように行われたかを学ぶのに役立つときです。 場所、食べ物、セッションとスピーカー、会議に関する一般的な感情などの特定のトピックについての質問をするオンラインアンケートを作成します。 あなたの調査のすべての問題は、あなたがより良いあなたのイベントを改善する方法を理解するのに役立つはずです。

アンケートは会議の1日か2日後に配布する必要があります。 あなたのイベントは、可能な限り最も正確な情報を収集するために皆の心の中でまだ新鮮であることを確認したいです。

会議計画タスク#14)フォローアップリソースを共有します。

会議中に出席者が利用できる情報とリソースがたくさんありましたが、それらのリソースの一部は必然的に失われたり忘れられたりする可能性が イベント固有のリソースやビデオは、会議の直後に電子メールやソーシャルチャネルを通じて出席者と共有してください。 あなたは自然に誰もがあなたのイベントから最大の価値を受け取ることを望んでいるので、この余分な努力は長い道のりを行くことができます。

結論

今、あなたは素晴らしいイベントの計画を開始するための時間です。 この記事はあなたの会議の計画のための跳躍ポイントとして単に機能するべきである。 InitLiveは、熟練した忠実な&献身的なスタッフとボランティアの優れたチームを構築するのを助けることによって、鏡面会議を提供するのに役立ちます。 詳細については、ここをクリックしてデモを見るか、以下のリソースのリストを調べてください。

• ボランティア管理へのスマート非営利のガイド。 あなたのボランティアは、あなたの会議の成功に重要な役割を果たしています。 成功のためにそれらをセットアップする作戦を探検しなさい。

• 非営利団体のための仮想会議：何を期待する。 あなたの会議でリモートに行くことを計画していますか？ この完全なガイドでリモート会議についてのすべてを学びます。

• 2021年の完全なステップバイステップフェスティバル計画ガイド。 お祭りは、あなたの聴衆のための別の偉大な婚約の機会です。 このステップバイステップガイドで成功した祭りを計画する方法を学びます。