• Articles
• admin

conferințele sunt o parte importantă a dezvoltării profesionale și a rețelelor de afaceri pentru toate industriile. Aducerea oamenilor din întreaga lume în aceeași industrie pentru a învăța și a împărtăși este esențială pentru inovare. O conferință de succes poate veni în toate formele și dimensiunile, de la 200 de persoane într-un weekend la 15.000 pentru o săptămână.

InitLive a avut privilegiul de a lucra cu multe conferințe, dintre care unele sunt cele mai mari din industria lor. Prin aceasta, InitLive înțelege provocările logistice complexe și planificarea care merg în crearea unei conferințe pentru succes. Planificarea unei conferințe poate fi o întreprindere mare, dar această listă de verificare pas cu pas vă va ajuta să vă asigurați că orice planificați va fi un succes.

cuprins

• Noțiuni de bază: 8-12 luni Out
• Ramping Up: 4-8 luni Out
• clădire entuziasm: 1-4 luni
• săptămânile dinaintea conferinței dumneavoastră
• după conferință

Noțiuni de bază: 8-12 luni Out

există o mulțime de planificare, care merge într-un eveniment de conferință în persoană. De aceea este atât de important să începeți procesul de planificare a conferinței cu mult timp în avans. Este util să vă revizuiți succesele și neajunsurile de la ultima conferință și să utilizați aceste informații pentru a vă informa planificarea de această dată.

sarcina de planificare a Conferinței #1) Stabiliți-vă obiectivele și obiectivele.

pentru a planifica și executa o conferință uimitoare sau un eveniment corporativ, trebuie mai întâi să decideți în mod specific ce încercați să realizați. Întrebați-vă ce tip de participant la conferință doriți să atrageți, precum și cum vă puteți asigura că conferința se referă la marca dvs. Ce fel de valoare doriți să oferiți și ce organizații și vorbitori ar face partenerii ideali pentru evenimentul dvs.?

pentru a face acest lucru, trebuie să răspundeți la câteva întrebări de bază:

• ce vrei să fie takeaway?
• ce vor învăța oamenii din conferința ta?
• cine este publicul țintă?
• are evenimentul dumneavoastră nevoie pentru a transforma un profit? Dacă da, care este ținta de profit?
• cât costă biletele?
• ce lucrare caritabilă va face conferința ta?
• unde va avea loc evenimentul tău?
• câte persoane vor participa la eveniment?

răspunzând la aceste întrebări, veți începe să vedeți o imagine clară a obiectivelor conferinței și a elementelor fundamentale necesare pentru a o face un succes.

sarcina de planificare a Conferinței #2) Alegeți un format și o temă.

formatul și tema conferinței dvs. vor constitui baza experiențelor participanților și sponsorilor dvs. la conferința dvs. Ca atare, ar trebui să alegeți o temă care să vă atragă publicul țintă și să strălucească lumina reflectoarelor asupra mărcii dvs. Tema dvs. ar trebui să fie evidentă pentru participanți și coerentă pe tot parcursul evenimentului.

iată câteva teme de conferințe pentru a declanșa câteva idei:

• inovație destinație

• Călătorie spre vârf

• parteneri în curs

• Misiune posibilă

• înapoi în viitor

odată ce aveți o temă care să acționeze ca ghid, următorul pas în procesul de planificare a conferinței este să decideți formatul Conferinței. Există atât de multe formate de evenimente din care puteți alege și puteți combina formate pentru a oferi o experiență unică participanților dvs.

iată câteva formate pe care le puteți încorpora în Conferința dvs:

• expoziție comercială

• seminarii mari

• discuții de grup din industrie

• sesiune atelier

• masă rotundă

• viteza de rețea ( cum ar fi viteza de dating)

• sesiuni de gamificare

indiferent de formatul pe care îl selectați pentru conferința dvs., este important să luați în considerare ceea ce va face ca evenimentul dvs. să iasă în evidență de concurenții dvs. Cu cât conferința dvs. este mai memorabilă și mai impactantă, cu atât va avea un succes mai mare pentru anii următori.

sarcina de planificare a Conferinței #3) Stabiliți-vă bugetul.

acum, că aveți o idee clară despre ce fel de conferință veți planifica, următorul pas este să stabiliți un buget pentru ca totul să se întâmple. Există atât de multe elemente de linie care alcătuiesc un buget de conferințe, astfel încât este important să se țină seama de toate acestea și apoi unele pentru incidente de-a lungul drum.

stabilirea costurilor fixe

există multe costuri fixe în planificarea conferinței care vor constitui în mod inevitabil cea mai considerabilă parte din bugetul evenimentului. Aceste costuri nu sunt de obicei afectate de numărul de participanți la evenimentul dvs. — sunt ceea ce sunt.

Exemple de costuri fixe sunt:

• locul evenimentului

• echipamente (AV tech)

• personal plătit

• licențe și permise

stabilirea costurilor variabile

există mult mai multe costuri variabile decât cele fixe atunci când vine vorba de planificarea conferinței. Cheltuielile variabile sunt toate lucrurile suplimentare care depind de numărul dvs. de participanți, costurile de marketing și toate atingerile suplimentare care fac evenimentul dvs. unic.

Exemple de costuri variabile includ:

• mese pe participant

• Marketing și publicitate

• Decor

• costul evenimentului Social

• serviciu de transfer sau transport

• personalul evenimentului & software de gestionare a voluntarilor

• Materiale de imprimare

• cadouri și cadouri pentru vorbitori

odată ce aveți o înțelegere clară a tuturor elementelor rând necesare pentru a face conferința dvs. un succes, puteți începe să vă stabiliți bugetul conferinței. Nu uitați să alocați niște bani în plus pentru orice cheltuieli de ultim moment care apar pe parcurs.

Ramping Up: 4-8 luni Out

acum că aveți o idee clară despre ce este conferința dvs. și despre toate activitățile pe care le veți avea pentru participanții dvs., este timpul să începeți să planificați modul în care veți oferi aceste experiențe incredibile.

sarcina de planificare a Conferinței #4) Alegeți o locație și setați o dată

nu există nicio conferință fără un loc și o dată. Deci, acum este timpul pentru a obține că toate sortate astfel încât să puteți începe planificarea logistica. O conferință mare are nevoie de un loc mare. Dacă sunteți nou în organizarea de conferințe, întrebați alți organizatori ce locuri au lucrat pentru ei pentru evenimentele trecute.

când ați găsit un loc potențial, întrebați-vă:

• este acest loc accesibil?

• este aproape de cazare potrivite?

• participanții vor găsi ușor parcarea?

• dimensiunea este potrivită pentru dimensiunea publicului pe care ți-o imaginezi?

• locul de desfășurare are disponibilitate pentru data preferată a evenimentului?

de cele mai multe ori, Data unui eveniment este determinată de disponibilitatea unui loc. Cu toate acestea, dacă Data este mai importantă decât locul de desfășurare, va trebui să acordați prioritate găsirii unui loc care să găzduiască acea dată. Odată ce ați stabilit locul/locația și data, este timpul să adunați trupele pentru ca acest eveniment să se întâmple.

sarcina de planificare a Conferinței #5) recrutați o echipă de voluntari

fiecare conferință bună are nevoie de o echipă de persoane dedicate pentru a menține lucrurile în funcțiune. În loc să angajezi un întreg echipaj pentru a face acest lucru pentru conferința ta, de ce să nu folosești voluntari? Mulți participanți ar plăcea să se ofere voluntar o parte din timpul lor pentru un bilet de conferință redus sau studenții ar plăcea să participe dacă se uită să se implice în industrie după absolvire.

voluntarii sunt o parte esențială a majorității celor mai mari conferințe din lume. Deci, de ce să nu încercați să recrutați ajutor de la persoane motivate. Personalul evenimentului InitLive și software-ul de gestionare a voluntarilor au ajutat conferințele să recruteze, să programeze, să gestioneze și să comunice cu voluntarii.

Noțiuni de bază este simplu; trebuie doar să creați un formular personalizat de înscriere voluntară de marcă și să îl postați pe site-ul web al conferinței. De acolo, voluntarii interesați se pot înscrie direct pentru schimburi în care sunt calificați să lucreze.

Iată un exemplu al modului în care software-ul de gestionare a voluntarilor poate avea un impact.

Social Media Marketing World a trecut de la un eveniment cu doar 50 de angajați la mai mult de 200 de angajați. Au fost 4.500 de participanți, peste 600 de schimburi lucrate și peste 4.000 de ore lucrate. Managerul de evenimente Jaci Feinstein a rezumat experiența spunând: „InitLive merită fiecare dolar pentru a putea eficientiza și gestiona mai bine, comunica, organiza voluntarii. Vă permite dvs. și voluntarilor dvs. să vă concentrați asupra a ceea ce este cu adevărat important.”

sarcina de planificare a Conferinței # 6) vorbitori de carte și furnizori.

acum este timpul să rezervați toți acei oameni și organizații care vor face conferința dvs. o experiență memorabilă. Probabil că ați creat o listă de vorbitori și furnizori doriți pentru evenimentul dvs. Acum este timpul pentru a asigura acei oameni pentru evenimentul dumneavoastră.

rezervarea difuzoarelor

veți dori să vă asigurați câțiva vorbitori cheie care sunt bine cunoscuți, precum și alți vorbitori care își pot oferi expertiza participanților dvs. Asigurarea difuzoarelor principale este incredibil de importantă, deoarece nu vă puteți construi în mod eficient programul de evenimente și planurile de marketing fără ele.

rezervarea furnizorilor

furnizorii dvs. sunt oamenii care se vor asigura că participanții sunt confortabili, hrăniți și distrați, deci trebuie să selectați cei mai buni furnizori posibili. Există mulți furnizori de asigurat pentru evenimentul dvs., de la furnizori Wifi și furnizori de servicii de catering până la închirieri de echipamente și software pentru participanți. Este important să țineți evidența contractului și livrabilelor fiecărui furnizor pentru a vă asigura că nu există surprize atunci când încep să lucreze.

sarcina de planificare a Conferinței #7) căutați sponsori.

sponsorii sunt o sursă uriașă de venituri pentru a ajuta la compensarea costurilor inițiale ale evenimentului. Sponsorizarea corporativă este o practică obișnuită pentru conferințele din industrie; adesea, furnizorii din industrie vor căuta să sponsorizeze evenimente. Pentru a atrage sponsori, este important să stabiliți toate diferitele evenimente și materiale disponibile pentru sponsorizare și apoi să creați pachete de sponsorizare pentru ca echipa dvs. să le trimită pe lista dvs. de sponsori ideali.

amintiți-vă că sponsorii ar trebui să obțină o valoare măsurabilă din banii lor, deci asigurați-vă că includeți numere în pachetele dvs. Cu cât evenimentul este mai reușit pentru sponsorii dvs., cu atât este mai probabil ca aceștia să fie dornici să contribuie mai mult anul viitor.

clădire excitare: 1-4 luni Out

acum este timpul pentru a obține toată lumea incantati de eveniment. Acesta este momentul în care începeți să împărtășiți toate lucrurile uimitoare pe care le-ați planificat pentru evenimentul dvs. pentru a atrage participanți și mai mulți voluntari la conferința dvs.

sarcina de planificare a Conferinței #8) Construiți-vă site-ul web.

mulți producători de evenimente vor alege să construiască un site web specific evenimentului pentru marketing și înregistrarea participanților. Alte companii vor adăuga pur și simplu eveniment specificul pagini la site-ul lor corporative existente. Indiferent de modul în care alegeți, toate informațiile de care are nevoie un participant, un furnizor sau un voluntar trebuie să fie disponibile și ușor de găsit online.

iată câteva informații de bază de care aveți nevoie pe site-ul dvs. web.

• data și locația evenimentului
• vorbitori și activități cheie
• portal de bilete și înregistrare cu poarta de plată
• o pagină de voluntariat cu înregistrare online
• informații despre furnizor și sponsorizare

sarcina de planificare a Conferinței #9) promovează-ți evenimentul.

acum este timpul să începeți să vă promovați evenimentul în rețeaua dvs. și în publicul țintă. Ce face ca evenimentul dvs. să iasă în evidență din mulțime? Luați această propunere unică de vânzări și folosiți-o ca un pilon de bază în toate eforturile dvs. de marketing.

când creați materialele dvs. de marketing, este important să utilizați tema și marca dvs. pentru a ieși în evidență și a crea materiale în orice mediu. De exemplu, un videoclip pe rețelele de socializare și YouTube poate parcurge un drum lung, dar la fel poate și un grafic excelent într-un e-mail. Cu cât trebuie să lucrați mai mult, cu atât puteți comercializa mai multe canale.

pe piața de astăzi, este foarte important să folosiți mai multe canale pentru a vă comercializa evenimentul. Iată canale de marketing pentru a vă promova evenimentul:

• marketing prin e-mail în rețeaua ta

• canale de Social media

• publicații din industrie

• Google ads

• anunțuri sociale plătite

fiți în concordanță cu postarea și asigurați-vă că conduceți oamenii la formularele dvs. de înregistrare și înscriere voluntară. Răspândind cuvântul cât mai larg posibil, veți obține conferința dvs. în fața mai multor persoane, afectând direct participarea la eveniment.

sarcina de planificare a conferinței #10) elaborați un program.

pe măsură ce completați sloturile difuzoarelor și gazdele seminarului, păstrați o versiune schiță a programului dvs. Programul dvs. de evenimente este un instrument cheie pentru dvs. și toate părțile interesate, cum ar fi vânzătorii și voluntarii. Programul dvs. se va schimba, dar pe măsură ce se apropie conferința dvs., este important să vă puneți la dispoziție programul conferinței, astfel încât toți ceilalți să facă planuri în jurul acestuia.

cu o săptămână înainte de conferința dvs.

pe măsură ce evenimentul dvs. se apropie, este timpul să vă asigurați că totul este la locul său și toată lumea știe ce trebuie să facă pentru a configura conferința dvs. și pentru a asigura succesul acesteia. Această fază a planificării conferinței este critică și va necesita o mulțime de ajustări de ultim moment și răbdare. Toată lumea din echipa dvs., precum și toți vorbitorii, vânzătorii și voluntarii dvs. trebuie să aibă toate informațiile de care au nevoie pentru a lucra cel mai bine.

Conferința Planniner Sarcină #11 Trimite Memento-Uri Finale.

pe măsură ce conferința se apropie, este vital să ne asigurăm că toată lumea respectă termene și repere importante. Acest lucru este atunci când memento-uri de comunicații vin la îndemână pentru toată lumea. Asigurați-vă că mențineți oamenii la curent cu progresul evenimentului dvs. și cu orice modificări care trebuie aduse programului.

în ceea ce privește vânzătorii, sponsorii și voluntarii dvs., va trebui să fiți în contact cu o mulțime în ultimele săptămâni care au dus la eveniment. Luați în considerare atribuirea unui membru al personalului pentru fiecare grup și cereți-i să-și păstreze grupul actualizat cu privire la toate informațiile și modificările care le pot afecta locul de muncă. Comunicările bune vor asigura configurarea evenimentului fără probleme.

sarcina de planificare a Conferinței #12) oferiți voluntarilor dvs. rezumatul final.

acum că ați adunat o echipă uimitoare de voluntari, este important să le echipați cu toate instruirile și instrumentele de care au nevoie pentru a prospera. Voluntarii ar trebui să fie instruiți cu privire la reglementările generale de siguranță și să primească instruire specifică cu privire la rolurile și responsabilitățile cu care vor fi însărcinați în timpul evenimentului.

acesta este momentul să cereți voluntarilor dvs. să descarce aplicația de voluntariat din software-ul dvs. de gestionare a voluntarilor pentru a accesa programul personal de voluntariat și documentele evenimentului. Această aplicație ar trebui să le permită, de asemenea, să facă check-in pentru schimburi și să comunice direct cu supraveghetorul lor. Voluntarii dvs. sunt oamenii care vor fi fața evenimentului dvs., deci cu cât sunt mai bine echipați, cu atât mai bine se pot asigura că participanții dvs. au o experiență extraordinară.

după conferință

odată ce conferința este de peste, există încă unele lucruri pentru a realiza pentru a vă asigura înființat anul viitor pentru succes. Este atât de important să documentați și să urmăriți toate succesele pe care le-ați avut și orice deficiențe care au apărut în timpul evenimentului dvs. Cu cât înveți mai mult, cu atât te poți îmbunătăți mai mult.

sarcina de planificare a Conferinței #13) sondaj publicul.

nu există nicio modalitate de a spune dacă participanții dvs. s-au simțit bine fără să-i întrebe. Acesta este momentul în care un sondaj online vă poate ajuta să aflați cum a făcut evenimentul dvs. Creați un sondaj online care pune întrebări despre subiecte specifice, cum ar fi locația, mâncarea, sesiunea și vorbitorii și sentimentele generale despre conferința dvs. Toate problemele din sondajul dvs. ar trebui să vă ajute să înțelegeți mai bine cum vă puteți îmbunătăți evenimentul.

sondajul nu trebuie distribuit mai mult de o zi sau două după conferință. Doriți să vă asigurați că evenimentul dvs. este încă proaspăt în mintea tuturor pentru a colecta cele mai exacte informații posibile.

sarcina de planificare a Conferinței #14) Împărtășiți orice resurse de urmărire.

au existat o mulțime de informații și resurse puse la dispoziția participanților dvs. pe parcursul conferinței dvs., dar unele dintre aceste resurse pot fi inevitabil pierdute sau uitate. Asigurați-vă că partajați orice resurse și videoclipuri specifice evenimentului cu participanții dvs. prin e-mail și canale sociale la scurt timp după conferință. În mod natural, doriți ca toată lumea să primească valoarea maximă din evenimentul dvs., astfel încât acest efort suplimentar poate merge mult.

concluzie

acum este timpul să începeți să planificați un eveniment fantastic. Acest articol ar trebui să acționeze pur și simplu ca un punct de sărituri pentru planificarea conferinței. InitLive vă poate ajuta să oferiți o conferință speculară, ajutându-vă să construiți o echipă remarcabilă de personal și voluntari calificați și loiali &. Pentru a afla mai multe, faceți clic aici pentru a viziona un demo sau pentru a explora lista de resurse de mai jos.

resursă de explorat

• Ghidul Smart Nonprofit pentru managementul voluntarilor. Voluntarii dvs. joacă un rol cheie în succesul conferinței dvs. Explorați strategiile care le vor stabili pentru succes.

• conferințe virtuale pentru organizații nonprofit: la ce să vă așteptați. Ai de gând să mergi la distanță cu conferința ta? Aflați totul despre conferințele la distanță cu acest ghid complet.

• Ghidul complet de planificare pas cu pas a Festivalului pentru 2021. Festivalurile sunt o altă mare oportunitate de implicare pentru publicul dvs. Aflați cum să planificați un festival de succes cu acest ghid pas cu pas.