• Articles
• admin

konference jsou důležitou součástí profesního rozvoje a obchodních sítí pro všechna průmyslová odvětví. Spojování lidí z celého světa ve stejném odvětví, aby se učili a sdíleli, je nezbytné pro inovace. Úspěšná konference může přijít ve všech tvarech a velikostech, od 200 lidí za víkend po 15 000 za týden.

InitLive má tu čest spolupracovat s mnoha konferencemi, z nichž některé jsou největší ve svém oboru. Díky tomu, InitLive chápe složité logistické výzvy a plánování, které jdou do zřízení konference pro úspěch. Plánování konference může být velký podnik, ale tento podrobný kontrolní seznam pomůže zajistit, že vše, co plánujete, bude úspěšné.

obsah

• Začínáme: 8-12 měsíců ven
• zvyšování: 4-8 měsíců ven
• Stavební vzrušení: 1-4 měsíce
• týdny před konferencí
• po konferenci

Začínáme: 8-12 měsíců

existuje spousta plánování, které jde do osobní konferenční události. Proto je tak důležité zahájit proces plánování konference v dostatečném předstihu. Je užitečné zkontrolovat své úspěchy a nedostatky z vaší poslední konference a použít tyto informace k informování vašeho plánování tentokrát.

úkol plánování konference #1) stanovte své cíle a cíle.

Chcete-li naplánovat a provést úžasnou konferenci nebo firemní akci, musíte se nejprve rozhodnout, čeho se snažíte dosáhnout. Zeptejte se sami sebe, jaký typ účastníka konference chcete přilákat, a jak můžete zajistit, aby se konference týkala vaší značky. Jakou hodnotu chcete poskytnout, a které organizace a řečníci by se stali ideálními partnery pro Vaši akci?

Chcete-li to provést, musíte odpovědět na některé základní otázky:

• co chcete, aby jídlo s sebou bylo?
• co se lidé naučí z vaší konference?
• kdo je vaše cílové publikum?
• potřebuje vaše akce zisk? Pokud ano, jaký je tento cíl zisku?
• kolik budou vstupenky stát?
• jakou charitativní práci bude vaše konference dělat?
• kde se bude vaše akce konat?
• kolik lidí se zúčastní vaší akce?

odpovědí na tyto otázky získáte jasný obraz o cílech konference a základních prvcích potřebných k jejímu úspěchu.

úkol plánování konference #2) Vyberte formát a téma.

formát a téma vaší konference budou tvořit základ zkušeností vašich účastníků a sponzorů na vaší konferenci. Jako takový, měli byste si vybrat téma, které přiláká vaše cílové publikum a osvětlí vaši značku. Vaše téma by mělo být zřejmé účastníkům a koherentní po celou dobu akce.

zde je několik témat konference, která podnítí některé nápady:

• Cílová inovace

• cesta na vrchol

• partneři v procesu

• mise možná

• zpět do budoucnosti

jakmile budete mít téma, které bude fungovat jako váš průvodce, dalším krokem v procesu plánování konference je rozhodnout o formátu konference. Existuje tolik formátů událostí, ze kterých si můžete vybrat, a můžete také kombinovat formáty, abyste svým účastníkům poskytli jedinečný zážitek.

zde je několik formátů, které můžete začlenit do své konference:

• veletrh

• Velké semináře

• průmyslová panelová diskuse

• seminář

• kulatý stůl

• rychlost sítí ( jako Speed dating)

• gamifikační sezení

bez ohledu na formát (y) vyberete pro vaši konferenci, je důležité zvážit, co bude vaše akce odlišit od konkurence. Čím nezapomenutelnější a působivější je vaše konference, tím větší úspěch bude mít pro nadcházející roky.

úkol plánování konference #3) Nastavte svůj rozpočet.

Nyní, když máte jasnou představu o tom, jaký druh konference budete plánovat, dalším krokem je vytvořit rozpočet, aby se to všechno stalo. Existuje tolik řádkových položek, které tvoří rozpočet konference, takže je důležité zohlednit všechny z nich a pak některé za způsobené škody na cestě.

stanovení vašich fixních nákladů

v plánování konferencí je mnoho fixních nákladů, které nevyhnutelně tvoří nejvýznamnější část vašeho rozpočtu na události. Tyto náklady nejsou obvykle ovlivněny počtem účastníků na vaší akci-jsou tím, čím jsou.

příklady fixních nákladů jsou:

• místo konání akce

• zařízení (AV tech)

• placený personál

• licence a povolení

stanovení variabilních nákladů

pokud jde o plánování konferencí, existuje mnohem více variabilních nákladů než pevných. Variabilní náklady jsou všechny další věci, které závisí na vašem počtu účastníků, marketingových nákladech a všech dalších dotycích, díky nimž je vaše událost jedinečná.

Mezi příklady variabilních nákladů patří:

• stravování na účastníka

• Marketing a reklama

• dekorace

• náklady na společenské akce

• kyvadlová doprava nebo doprava

• Event staff & software pro správu dobrovolníků

• tiskové materiály

• dárky a dárky pro řečníky

jakmile budete mít jasnou představu o všech řádkových položek potřebných k tomu, aby vaše konference úspěch, můžete začít stanovit rozpočet konference. Nezapomeňte přidělit nějaké peníze navíc za jakékoli výdaje na poslední chvíli, které se objeví po cestě.

Ramping Up: 4-8 měsíců

Nyní, když máte jasnou představu o tom, co je vaše konference a všechny aktivity, které budete mít pro své účastníky, je čas začít plánovat, jak budete poskytovat tyto neuvěřitelné zážitky.

úkol plánování konference #4) Vyberte místo a nastavte datum

neexistuje konference bez místa a data. Takže teď je čas to všechno vyřešit, abyste mohli začít plánovat svou logistiku. Skvělá konference potřebuje skvělé místo. Pokud jste novým organizováním konferencí, zeptejte se ostatních organizátorů, jaká místa pro ně pracovala pro minulé události.

pokud jste našli potenciální místo, zeptejte se sami sebe:

• je toto místo přístupné?

• je to blízko vhodného ubytování?

• najdou účastníci parkování snadno?

• je velikost vhodná pro velikost publika, kterou si představujete?

• má místo konání dostupnost pro preferované datum události?

většinu času, datum události je určeno dostupností místa konání. Nicméně, pokud je datum důležitější než místo konání, budete muset upřednostnit nalezení místa, které vyhovuje tomuto datu. Jakmile máte nastavené místo/místo a datum, je čas shromáždit vojáky, aby se tato událost stala.

úkol plánování konference #5) nábor týmu dobrovolníků

každá dobrá konference potřebuje tým oddaných jednotlivců, aby věci fungovaly. Spíše než najmout celou posádku, aby to udělala pro vaši konferenci, proč nepoužít dobrovolníky? Mnoho účastníků by rád dobrovolně část svého času na sníženou konferenční lístek, nebo studenti by rádi k účasti, pokud se díváte na zapojení do průmyslu postgraduální studium.

Dobrovolníci jsou nezbytnou součástí většiny největších konferencí na světě. Tak proč nezkusit získat nějakou pomoc od motivovaných jednotlivců. Personál událostí a software pro správu dobrovolníků společnosti InitLive pomohly konferencím rekrutovat, naplánovat, spravovat, a komunikovat s dobrovolníky.

Začínáme je jednoduché; stačí vytvořit vlastní značkový dobrovolnický registrační formulář a odeslat jej na web konference. Odtud se zájemci mohou přihlásit přímo na směny, které jsou způsobilé k práci.

zde je příklad toho, jak může software pro správu dobrovolníků ovlivnit.

svět marketingu sociálních médií přešel z akce s pouze 50 zaměstnanci na více než 200 zaměstnanců. Účastnilo se 4500 účastníků, odpracováno bylo přes 600 směn a odpracováno přes 4000 hodin. Manažer událostí Jaci Feinstein shrnul tuto zkušenost slovy: „InitLive stojí za každý Dolar ,aby bylo možné zefektivnit a lépe spravovat, komunikovat, organizovat své dobrovolníky. Umožňuje vám a vašim dobrovolníkům soustředit se na to, co je opravdu důležité.“

konference plánování úkol #6) Book reproduktory a prodejci.

nyní je čas rezervovat všechny ty lidi a organizace, díky nimž bude vaše konference nezapomenutelným zážitkem. Pravděpodobně jste vytvořili seznam požadovaných řečníků a dodavatelů pro Vaši akci. Nyní je čas zajistit tyto lidi pro Vaši akci.

rezervace reproduktorů

budete chtít zajistit několik známých řečníků, stejně jako další řečníci, kteří mohou nabídnout své odborné znalosti vašim účastníkům. Zabezpečení hlavních řečníků je neuvěřitelně důležité, protože bez nich nemůžete efektivně vytvářet plán událostí a marketingové plány.

rezervace vašich prodejců

vaši prodejci jsou lidé, kteří zajistí, že účastníci budou pohodlní, krmeni a baveni, takže musíte vybrat nejlepší možné dodavatele. Existuje mnoho dodavatelů pro zajištění vaší akce, od poskytovatelů Wifi a stravování až po půjčovny zařízení a účastnický software. Je důležité sledovat smlouvy a výstupy každého dodavatele, aby se zajistilo, že při zahájení práce nebudou žádná překvapení.

úkol plánování konference #7) vyhledejte sponzory.

sponzoři jsou obrovským zdrojem příjmů, které pomáhají kompenzovat počáteční náklady na akci. Firemní sponzorství je běžnou praxí pro průmyslové konference; často, dodavatelé v oboru se budou snažit sponzorovat události. Chcete-li přilákat sponzory, je důležité vytvořit všechny různé akce a materiály dostupné pro sponzorství a poté vytvořit sponzorské balíčky, které váš tým pošle na váš seznam ideálních sponzorů.

nezapomeňte, že sponzoři by měli ze svých peněz získávat měřitelnou hodnotu, takže nezapomeňte do svých balíčků zahrnout čísla. Čím úspěšnější je akce pro vaše sponzory, tím je pravděpodobnější, že budou příští rok chtít přispět více.

Stavební vzrušení: 1-4 měsíce ven

nyní je čas, aby se všichni nadšeni vaší události. To je, když začít sdílet všechny úžasné věci, které jste naplánovali pro Vaši akci přilákat účastníky a více dobrovolníků na konferenci.

úkol plánování konference #8) Vytvořte si své webové stránky.

mnoho výrobců událostí se rozhodne vytvořit web pro konkrétní událost pro marketing a registraci účastníků. Ostatní společnosti jednoduše přidají stránky specifik událostí na své stávající firemní webové stránky. Ať už si vyberete jakýkoli způsob, všechny informace, které účastník, prodejce nebo dobrovolník potřebuje, musí být k dispozici a snadno k nalezení online.

zde jsou některé základní informace, které potřebujete na svých webových stránkách.

• datum a místo události
• klíčoví řečníci a aktivity
• vstupenka a registrační portál s platební bránou
• dobrovolnická stránka s online registrací
• informace o dodavateli a sponzoringu

úkol plánování konference #9) Propagujte svou událost.

nyní je čas začít propagovat vaši událost do vaší sítě a cílovému publiku. Čím se vaše akce odlišuje od davu? Vezměte si tuto jedinečnou prodejní nabídku a použijte ji jako základní pilíř ve všech svých marketingových snahách.

při vytváření marketingových materiálů je důležité použít vaše téma a značku k vyniknutí a vytvoření materiálu v jakémkoli médiu. Například video na sociálních médiích a YouTube může jít dlouhou cestu, ale také skvělá grafika v e-mailu. Čím více budete muset pracovat, tím více kanálů můžete prodávat.

na dnešním trhu je velmi důležité používat více kanálů k prodeji vaší události. Zde jsou marketingové kanály pro propagaci vaší akce:

• e-mailový marketing do vaší sítě

• kanály sociálních médií

• průmyslové publikace

• Google ads

• Placené sociální reklamy

být v souladu s vysílání a ujistěte se, že řídit lidi do registračních a dobrovolnických registračních formulářů. Šířením slova co nejširší, dostanete svou konferenci před více lidmi, přímo ovlivňující účast na událostech.

úkol plánování konference #10) návrh plánu.

při vyplňování slotů reproduktorů a hostitelů seminářů si ponechte návrh verze svého rozvrhu. Váš plán událostí je klíčovým nástrojem pro vás a všechny zúčastněné strany, jako jsou prodejci a dobrovolníci. Váš plán se změní, ale jak se vaše konference blíží, je důležité zpřístupnit plán konference, aby všichni ostatní museli plánovat kolem něj.

týden před konferencí

jak se vaše akce blíží, je čas se ujistit, že je vše na svém místě a každý ví, co musí udělat, aby uspořádal vaši konferenci a zajistil její úspěch. Tato fáze plánování konference je kritická a bude vyžadovat spoustu úprav a trpělivosti na poslední chvíli. Všichni ve vašem týmu, stejně jako všichni vaši řečníci, prodejci, a dobrovolníci musí mít všechny informace, které potřebují ke své nejlepší práci.

Konference Planniner Úkol #11 Odeslat Konečné Připomenutí.

jak se konference blíží, je nezbytné zajistit, aby všichni dodržovali důležité termíny a milníky. To je, když připomenutí komunikace přijde vhod pro každého. Nezapomeňte informovat lidi o průběhu Vaší akce a o všech změnách, které je třeba provést v plánu.

pokud jde o vaše dodavatele, sponzory a dobrovolníky, budete muset být v kontaktu s mnoha během posledních několika týdnů před akcí. Zvažte přiřazení zaměstnance pro každou skupinu, a požádejte je, aby svou skupinu aktualizovali o všech informacích a změnách, které mohou ovlivnit jejich práci. Dobrá komunikace zajistí, že nastavení události proběhne hladce.

úkol plánování konference #12) Dejte svým dobrovolníkům konečný přehled.

Nyní, když jste sestavili úžasný tým dobrovolníků, je důležité vybavit je veškerým výcvikem a nástroji, které potřebují k prosperitě. Dobrovolníci by měli být vyškoleni o obecných bezpečnostních předpisech a měli by absolvovat zvláštní školení týkající se rolí a odpovědností, které budou během akce pověřeni.

Toto je čas požádat své dobrovolníky, aby si stáhli dobrovolnickou aplikaci z vašeho softwaru pro správu dobrovolníků a získali přístup k jejich osobním dobrovolnickým plánům a dokumentům událostí. Tato aplikace by jim také měla umožnit odbavení na směny a přímou komunikaci se svým nadřízeným. Vaši dobrovolníci jsou lidé, kteří budou tváří vaší akce, takže čím lépe jsou vybaveni, tím lépe mohou zajistit, aby vaši účastníci měli skvělý zážitek.

po konferenci

jakmile vaše konference skončí, stále existuje několik věcí, které je třeba splnit, abyste zajistili, že příští rok nastavíte úspěch. Je tak důležité zdokumentovat a sledovat všechny úspěchy, které jste měli, a všechny nedostatky, které vznikly během vaší akce. Čím více se naučíte, tím více se můžete zlepšit.

konference plánování úkol #13) průzkum své publikum.

neexistuje žádný způsob, jak zjistit, zda se vaši účastníci dobře bavili, aniž by se jich zeptali. To je, když vám online průzkum pomůže zjistit, jak se vaše událost povedla. Vytvořte online průzkum, který se zeptá na konkrétní témata, jako je umístění, jídlo, relace a řečníci, a obecné pocity z vaší konference. Všechny problémy ve vašem průzkumu by vám měly pomoci lépe pochopit, jak můžete vylepšit svou událost.

průzkum by měl být distribuován nejdéle den nebo dva po vaší konferenci. Chcete zajistit, aby vaše událost byla stále čerstvá v mysli každého, abyste shromáždili co nejpřesnější informace.

úkol plánování konference #14) sdílejte veškeré navazující zdroje.

účastníkům konference bylo k dispozici mnoho informací a zdrojů, ale některé z těchto zdrojů mohou být nevyhnutelně ztraceny nebo zapomenuty. Nezapomeňte sdílet jakékoli zdroje a videa specifické pro události se svými účastníky prostřednictvím e-mailu a sociálních kanálů krátce po konferenci. Přirozeně chcete, aby každý získal maximální hodnotu z vaší akce, takže toto další úsilí může jít dlouhou cestu.

závěr

nyní je čas začít plánovat fantastickou událost. Tento článek by měl jednoduše působit jako odrazový můstek pro plánování konference. InitLive vám může pomoci doručit spekulativní konferenci tím, že vám pomůže vybudovat vynikající tým kvalifikovaných, loajálních & angažovaných zaměstnanců a dobrovolníků. Chcete-li se dozvědět více, klikněte sem a podívejte se na ukázku nebo prozkoumejte seznam zdrojů níže.

zdroj k prozkoumání

• průvodce inteligentní neziskovou organizací pro správu dobrovolníků. Vaši dobrovolníci hrají klíčovou roli v úspěchu vaší konference. Prozkoumejte strategie, které je nastaví na úspěch.

• virtuální konference pro neziskové organizace: Co očekávat. Máte v plánu jít dál s konferencí? Naučte se vše o vzdálených konferencích s tímto kompletním průvodcem.

• Kompletní průvodce plánováním festivalu krok za krokem pro rok 2021. Festivaly jsou pro vaše publikum další skvělou příležitostí k zapojení. Naučte se, jak naplánovat úspěšný festival s tímto podrobným průvodcem.