• Articles
• admin

conferenties zijn een belangrijk onderdeel van professionele ontwikkeling en zakelijke netwerken voor alle industrieën. Het samenbrengen van mensen van over de hele wereld in dezelfde industrie om te leren en te delen is essentieel voor innovatie. Een succesvolle conferentie kan komen in alle soorten en maten, van 200 mensen in een weekend tot 15.000 voor een week.

InitLive heeft het voorrecht gehad met vele conferenties samen te werken, waarvan sommige de grootste in hun branche zijn. Hiermee begrijpt InitLive de complexe logistieke uitdagingen en planning die gepaard gaan met het opzetten van een conferentie voor succes. Het plannen van een conferentie kan een grote onderneming zijn, maar deze stap-voor-stap checklist zal helpen ervoor te zorgen wat je van plan zal een succes zijn.

inhoudsopgave

• aan de slag: 8-12 maanden
• aan de slag: 4-8 maanden
• : 1-4 maanden
• de weken voor uw conferentie
• na de conferentie

aan de slag: 8-12 maanden

er is veel planning voor een persoonlijk conferentie-evenement. Daarom is het zo belangrijk om uw conferentieplanningsproces ruim van tevoren te starten. Het is nuttig om uw successen en tekortkomingen van uw laatste conferentie te bekijken en die informatie te gebruiken om uw planning deze keer te informeren.

Conference Planning Task # 1) Bepaal uw doelen en doelstellingen.

om een geweldige conferentie of bedrijfsevenement te plannen en uit te voeren, moet u eerst specifiek beslissen wat u probeert te bereiken. Vraag jezelf af wat voor soort conferentiebezoeker je wilt aantrekken en hoe je ervoor kunt zorgen dat de conferentie betrekking heeft op je merk. Wat voor waarde wilt u bieden, en welke organisaties en sprekers zouden ideale partners zijn voor uw evenement?

om dit te doen, moet u enkele basisvragen beantwoorden:

• wat wil je dat de afhaalmaaltijd wordt?
• Wat zullen mensen leren van uw conferentie?
• wie is uw doelgroep?
• moet uw evenement winst maken? Zo ja, wat is die winstdoelstelling?
• Hoeveel Kosten tickets?
• welk liefdadigheidswerk zal uw conferentie doen?
• Waar vindt uw evenement plaats?
• hoeveel mensen zullen uw evenement bijwonen?

door deze vragen te beantwoorden, zult u een duidelijk beeld krijgen van de doelstellingen van uw conferentie en de fundamentele elementen die nodig zijn om deze conferentie tot een succes te maken.

Conference Planning Task #2) Kies een formaat en thema.

het formaat en het thema van uw conferentie zullen de basis vormen van de ervaringen van uw deelnemers en sponsors tijdens uw conferentie. Als zodanig, moet u een thema dat uw doelgroep zal aantrekken en schijn de schijnwerpers op uw merk te kiezen. Uw thema moet duidelijk zijn voor de aanwezigen en coherent tijdens het evenement.

hier zijn een paar thema ‘ s van de conferentie om ideeën op te wekken:

• innovatie van bestemming

• reis naar de Top

• Partners In Uitvoering

• missie mogelijk

• terug naar de toekomst

als je eenmaal een thema hebt om als gids op te treden, is de volgende stap in het conferentieplanningsproces het bepalen van je conferentieformaat. Er zijn zo veel event formaten om uit te kiezen, en u kunt ook formaten combineren om een unieke ervaring voor uw bezoekers te leveren.

hier zijn enkele formaten die u kunt opnemen in uw conferentie:

• beurs

• Grote Seminars

• Industrie paneldiscussie

• Workshop

• Ronde Tafel

• Snelheid Netwerken ( Zoals Speed dating)

• Gamification Sessies

Ongeacht het formaat(s) die u selecteert voor uw conferentie, is het belangrijk om te overwegen wat uw evenement te onderscheiden van uw concurrenten. Hoe gedenkwaardiger en impactvoller uw conferentie is, hoe groter het succes zal zijn voor de komende jaren.

Conference Planning Task #3) Stel uw budget.

Nu u een duidelijk idee hebt van wat voor soort conferentie u gaat plannen, is de volgende stap om een budget op te stellen om dit allemaal mogelijk te maken. Er zijn zo veel posten die deel uitmaken van een conferentie begroting, dus het is belangrijk om rekening te houden met alle van hen en dan een aantal voor incidentele langs de weg.

vaste kosten vaststellen

er zijn veel vaste kosten in de conferentieplanning die onvermijdelijk het grootste deel van uw evenementenbudget uitmaken. Deze kosten worden doorgaans niet beïnvloed door het aantal deelnemers aan je evenement — ze zijn wat ze zijn.

voorbeelden van vaste kosten zijn::

• plaats van het evenement

• apparatuur (AV tech)

• betaald personeel

• vergunningen

het vaststellen van uw variabele kosten

er zijn veel meer variabele kosten dan vaste als het gaat om conferentieplanning. Variabele kosten zijn alle extra dingen die afhankelijk zijn van uw aantal deelnemers, marketingkosten en alle extra details die uw evenement uniek maken.

voorbeelden van variabele kosten zijn::

• Maaltijden per deelnemer

• Marketing en reclame

• Inrichting

• Sociale gebeurtenis kosten

• Shuttle vervoer service

• Event personeel & volunteer management software

• Print materialen

• Cadeaus en geschenken luidspreker

Zodra u een duidelijk inzicht hebt in alle regelitems die vereist zijn om van uw vergadering een succes te maken, kunt u beginnen om uw begroting van de conferentie. Vergeet niet om wat extra geld toe te wijzen voor alle last-minute uitgaven die langs de weg komen.

Ramping Up: 4-8 maanden uit

Nu u een duidelijk idee hebt van wat uw conferentie is en alle activiteiten die u voor uw deelnemers zult hebben, is het tijd om te beginnen met plannen hoe u deze ongelooflijke ervaringen gaat leveren.

Conference Planning Task # 4) Kies een locatie en stel een datum in

er is geen conferentie zonder locatie en datum. Dus nu is het tijd om dat allemaal geregeld, zodat u kunt beginnen met het plannen van uw logistiek. Een grote conferentie heeft een geweldige locatie nodig. Als je nieuw bent in het organiseren van conferenties, Vraag andere organisatoren welke locaties voor hen hebben gewerkt voor evenementen in het verleden.

wanneer u een potentiële locatie hebt gevonden, vraag uzelf dan af:

• is deze locatie toegankelijk?

• Is het dicht bij geschikte accommodaties?

• kunnen bezoekers gemakkelijk parkeren?

• is de grootte geschikt voor het publiek grootte die u zich voorstelt?

• is de locatie beschikbaar voor de gewenste datum van het evenement?

meestal wordt de datum van een evenement bepaald door de beschikbaarheid van een locatie. Echter, als de datum belangrijker is dan de locatie, moet u prioriteit geven aan het vinden van een locatie die geschikt is voor die datum. Zodra je je locatie / locatie en datum hebt ingesteld, is het tijd om de troepen te verzamelen om dit evenement te laten gebeuren.

Conferentieplanning taak #5) rekruteer een team van vrijwilligers

elke goede conferentie heeft een team van toegewijde personen nodig om de zaken draaiende te houden. In plaats van een hele bemanning in te huren om dit te doen voor uw conferentie, waarom geen vrijwilligers gebruiken? Veel deelnemers zouden graag vrijwillig een deel van hun tijd voor een gereduceerd conferentieticket, of studenten zouden graag deelnemen als ze op zoek zijn om betrokken te raken in de industrie na het afstuderen.

vrijwilligers zijn een essentieel onderdeel van de meeste van de grootste conferenties ter wereld. Dus waarom niet proberen om wat hulp te werven van gemotiveerde individuen. Initlive ‘ s event staff en volunteer management software hebben conferenties geholpen bij het werven, plannen, beheren en communiceren met vrijwilligers.

aan de slag gaan is eenvoudig; u hoeft alleen maar een vrijwilligersblad op maat te maken en op uw conferentiewebsite te plaatsen. Van daaruit kunnen geïnteresseerde vrijwilligers zich direct inschrijven voor ploegen die zij gekwalificeerd zijn om te werken.

hier is een voorbeeld van hoe vrijwilligersmanagementsoftware een impact kan hebben.

Social Media Marketing World ging van een evenement met slechts 50 medewerkers naar meer dan 200 medewerkers. Er waren 4.500 deelnemers, meer dan 600 ploegen gewerkt, en meer dan 4.000 uur gewerkt. Event manager Jaci Feinstein vatte de ervaring samen door te zeggen: “InitLive is elke dollar waard om je vrijwilligers te kunnen stroomlijnen en beter te kunnen beheren, communiceren en organiseren. Het stelt u en uw vrijwilligers in staat om zich te concentreren op wat echt belangrijk is.”

conferentie Planning taak # 6) boek sprekers en leveranciers.

nu is het tijd om al die mensen en organisaties te boeken die van uw conferentie een onvergetelijke ervaring zullen maken. U hebt waarschijnlijk een lijst van gewenste sprekers en leveranciers voor uw evenement gemaakt. Nu is het tijd om die mensen te beveiligen voor uw evenement.

het boeken van uw sprekers

u wilt een paar bekende keynote sprekers beveiligen, evenals andere sprekers die hun expertise aan uw aanwezigen kunnen aanbieden. Het beveiligen van uw belangrijkste sprekers is ongelooflijk belangrijk, omdat je niet effectief kunt bouwen uw evenement schema en marketing plannen zonder hen.

Booking Your Vendors

uw vendors zijn de mensen die ervoor zorgen dat de deelnemers comfortabel zijn, gevoed en vermaakt, dus u moet de best mogelijke vendors selecteren. Er zijn veel leveranciers te beveiligen voor uw evenement, van WiFi-aanbieders en cateraars tot verhuur van apparatuur en aanwezigheidssoftware. Het is belangrijk om bij te houden van elke leverancier contract en deliverables om ervoor te zorgen dat er geen verrassingen wanneer ze beginnen met werken.

Conferentieplanning taak # 7) zoeken naar sponsors.

Sponsors zijn een enorme bron van inkomsten om de initiële evenementkosten te helpen compenseren. Het collectieve sponsoring is een gemeenschappelijke praktijk voor de industrieconferenties; vaak, zullen de de industrieverkopers gebeurtenissen zoeken te sponsoren. Om sponsors aan te trekken, is het belangrijk om al diverse gebeurtenissen en materiaal Beschikbaar voor sponsoring vast te stellen en dan sponsoringspakketten voor uw team te creëren om naar uw lijst van ideale sponsors te verzenden.

onthoud dat sponsors meetbare waarde uit hun geld zouden moeten halen, dus zorg ervoor dat nummers in uw pakketten worden opgenomen. Hoe succesvoller het evenement voor uw sponsors is, des te waarschijnlijker zullen zij volgend jaar te popelen zijn om meer bij te dragen.

spanning opbouwen: 1-4 maanden

nu is het tijd om iedereen enthousiast te maken over uw evenement. Dit is het moment om te beginnen met het delen van alle verbazingwekkende dingen die je hebt gepland voor uw evenement om deelnemers en meer vrijwilligers aan te trekken voor uw conferentie.

Conference Planning Task # 8) Bouw uw website.

veel producenten van evenementen zullen ervoor kiezen om een evenement-specifieke website te bouwen voor marketing en registratie van deelnemers. Andere bedrijven zullen gewoon evenementspecifieke pagina ‘ s toevoegen aan hun bestaande bedrijfswebsite. Welke manier je ook kiest, alle informatie die een deelnemer, leverancier of vrijwilliger nodig heeft, moet online beschikbaar en gemakkelijk te vinden zijn.

hier vindt u enkele belangrijke informatie die u nodig hebt op uw website.

• datum en locatie van het evenement
• belangrijkste sprekers en activiteiten
• Ticket – en registratieportaal met betaalpoort
• een vrijwilligerspagina met online registratie
• informatie over verkopers en sponsoring

Conferentieplanning # 9) Promoot uw evenement.

nu is het tijd om uw evenement te promoten bij uw netwerk en uw doelgroep. Wat maakt uw evenement onderscheiden van de menigte? Neem die unieke sales propositie en gebruik het als een kernpijler in al uw marketing inspanningen.

bij het maken van uw marketingmateriaal is het belangrijk om uw thema en merk te gebruiken om op te vallen en materiaal te creëren in elk medium. Bijvoorbeeld, een video op sociale media en YouTube kan een lange weg te gaan, maar zo kan een grote afbeelding in een e-mail. Hoe meer je moet werken met, hoe meer kanalen U kunt de markt in.

In de huidige markt is het erg belangrijk om meerdere kanalen te gebruiken om uw evenement op de markt te brengen. Hier zijn marketingkanalen om uw evenement te promoten:

• e-mailmarketing naar uw netwerk

• Social media kanalen

• industrie publikaties

• Google-advertenties

• betaalde sociale advertenties

wees consistent met het plaatsen en zorg ervoor dat mensen naar uw registratie en vrijwilliger inschrijfformulieren rijden. Door het woord zo breed mogelijk te verspreiden, krijg je je Conferentie voor meer mensen, wat direct invloed heeft op het bijwonen van evenementen.

Conference Planning taak # 10) Ontwerp van een schema.

houd een conceptversie van uw schema bij terwijl u sprekers en presentatoren van seminars vult. Uw Evenementenschema is een belangrijk hulpmiddel voor u en al uw stakeholders, zoals leveranciers en vrijwilligers. Uw agenda zal veranderen, maar als uw conferentie nadert, is het belangrijk om uw conferentieschema beschikbaar te maken, zodat iedereen heeft om plannen rond het te maken.

de Week voor uw conferentie

naarmate uw evenement nadert, is het tijd om ervoor te zorgen dat alles op zijn plaats is, en iedereen weet wat hij moet doen om uw conferentie op te zetten en het succes ervan te garanderen. Deze fase van conferentieplanning is cruciaal en zal veel last-minute aanpassingen en geduld vereisen. Iedereen in je team en al je sprekers, leveranciers en vrijwilligers moeten alle informatie hebben die ze nodig hebben om hun beste werk te doen.

Conference Planniner Taak # 11 Stuur Laatste Herinneringen. Naarmate de conferentie dichterbij komt, is het van essentieel belang ervoor te zorgen dat iedereen zich houdt aan belangrijke deadlines en mijlpalen. Dit is wanneer herinneringen communicatie van pas komen voor iedereen. Zorg ervoor dat u mensen op de hoogte houdt van de voortgang van uw evenement en eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht in het schema.

wat uw leveranciers, sponsors en vrijwilligers betreft, zult u de laatste weken voorafgaand aan het evenement met veel contact moeten hebben. Overweeg om voor elke groep een medewerker toe te wijzen en vraag hen om hun groep op de hoogte te houden van alle informatie en wijzigingen die hun taak kunnen beïnvloeden. Goede communicatie zorgt ervoor dat de event setup soepel verloopt.

Conference Planning Task # 12) geef uw vrijwilligers het laatste overzicht.

Nu u een geweldig team van vrijwilligers hebt samengesteld, is het belangrijk om hen uit te rusten met alle training en tools die ze nodig hebben om te gedijen. Vrijwilligers moeten worden opgeleid in algemene veiligheidsvoorschriften en specifieke training krijgen over de rollen en verantwoordelijkheden die zij tijdens het evenement zullen krijgen.

dit is het moment om uw vrijwilligers te vragen om de vrijwilligers-app te downloaden van uw vrijwilligersmanagementsoftware om toegang te krijgen tot hun persoonlijke vrijwilligersplanning en evenementdocumenten. Deze app moet hen ook in staat stellen om in te checken om verschuivingen en direct te communiceren met hun supervisor. Je vrijwilligers zijn de mensen die het gezicht van je evenement zullen zijn, dus hoe beter ze uitgerust zijn, hoe beter ze ervoor kunnen zorgen dat je bezoekers een geweldige ervaring hebben.

na de conferentie

als uw conferentie voorbij is, moet u nog een aantal dingen doen om ervoor te zorgen dat u volgend jaar succesvol bent. Het is zo belangrijk om te documenteren en bijhouden van alle successen die je had en eventuele tekortkomingen die zijn ontstaan tijdens uw evenement. Hoe meer je leert, hoe meer je kunt verbeteren.

Conference Planning Task # 13) onderzoek uw publiek.

er is geen manier om te zien of uw bezoekers het naar hun zin hadden zonder het hen te vragen. Dit is wanneer een online enquãate u kan helpen te leren hoe uw evenement heeft gedaan. Maak een online enquête die vragen stelt over specifieke onderwerpen zoals locatie, eten, sessie en sprekers, en algemene gevoelens over uw conferentie. Alle problemen in uw enquête moeten u helpen beter te begrijpen hoe u uw evenement kunt verbeteren.

de enquête moet binnen een dag of twee na uw conferentie worden verspreid. U wilt ervoor zorgen dat uw evenement is nog vers in ieders gedachten om de meest nauwkeurige informatie mogelijk te verzamelen.

Conference Planning Task # 14) deel alle follow-up middelen.

er is veel informatie en bronnen beschikbaar gesteld aan uw deelnemers tijdens uw conferentie, maar sommige van deze bronnen kunnen onvermijdelijk verloren gaan of vergeten worden. Zorg ervoor dat u evenementspecifieke bronnen en video ‘ s deelt met uw bezoekers via e-mail en sociale kanalen kort na uw conferentie. U wilt natuurlijk dat iedereen de maximale waarde van uw evenement krijgt, zodat deze extra inspanning een lange weg kan gaan.

conclusie

nu is het tijd voor u om te beginnen met het plannen van een fantastische gebeurtenis. Dit artikel moet gewoon fungeren als een startpunt voor uw conferentie planning. InitLive kan u helpen een spiegelende conferentie te organiseren door u te helpen een uitstekend team van Bekwame, loyale & toegewijde medewerkers en vrijwilligers op te bouwen. Voor meer informatie, Klik hier om een demo te bekijken of bekijk de lijst met bronnen hieronder.

te onderzoeken bron

• de slimme non-profit ‘ s Guide to Volunteer Management. Uw vrijwilligers spelen een sleutelrol in het succes van uw conferentie. Verken strategieën die hen zullen opzetten voor succes.

• virtuele conferenties voor Non-profitorganisaties: wat te verwachten. Ben je van plan om op afstand te gaan met je conferentie? Leer alles over conferenties op afstand met deze complete gids.

• de complete stap-voor-stap Festivalplanningsgids voor 2021. Festivals zijn een andere grote betrokkenheid kans voor uw publiek. Leer hoe je een succesvol festival kunt plannen met deze stap-voor-stap handleiding.