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Les conférences sont une partie importante du développement professionnel et du réseautage d’affaires pour toutes les industries. Réunir des gens du monde entier dans la même industrie pour apprendre et partager est essentiel pour l’innovation. Une conférence réussie peut prendre toutes les formes et toutes les tailles, de 200 personnes sur un week-end à 15 000 pendant une semaine.

InitLive a eu le privilège de travailler avec de nombreuses conférences, dont certaines sont les plus importantes de leur industrie. Grâce à cela, InitLive comprend les défis logistiques complexes et la planification qui entrent dans la mise en place d’une conférence pour réussir. Planifier une conférence peut être une grande entreprise, mais cette liste de contrôle étape par étape vous aidera à garantir que tout ce que vous planifiez sera un succès.

Table des matières

• Mise en route: 8-12 Mois
• Montée en puissance: 4-8 Mois
• Excitation de construction: 1-4 Mois
• Les Semaines Précédant Votre Conférence
• Après la Conférence

Mise en route : Sortie de 8 à 12 mois

Une conférence en personne nécessite beaucoup de planification. C’est pourquoi il est si important de commencer votre processus de planification de conférence bien à l’avance. Il est utile de passer en revue vos succès et vos lacunes de votre dernière conférence et d’utiliser ces informations pour vous aider à planifier cette fois-ci.

Tâche de planification de la conférence #1) Établissez vos buts et objectifs.

Pour planifier et exécuter une conférence ou un événement d’entreprise exceptionnel, vous devez d’abord décider précisément de ce que vous essayez d’accomplir. Demandez-vous quel type de participant à la conférence vous souhaitez attirer, ainsi que comment vous pouvez vous assurer que la conférence est liée à votre marque. Quel type de valeur souhaitez-vous apporter, et quelles organisations et conférenciers feraient des partenaires idéaux pour votre événement?

Pour ce faire, vous devez répondre à quelques questions de base:

• Que voulez-vous que les plats à emporter soient?
• Qu’apprendront les gens de votre conférence?
• Qui est votre public cible ?
• Votre événement doit-il générer des bénéfices ? Si oui, quel est cet objectif de profit?
• Combien coûteront les billets?
• Quel travail caritatif votre conférence fera-t-elle?
• Où aura lieu votre événement ?
• Combien de personnes assisteront à votre événement?

En répondant à ces questions, vous commencerez à avoir une idée claire des objectifs de votre conférence et des éléments fondamentaux nécessaires à sa réussite.

Tâche de planification de la conférence #2) Choisissez un format et un thème.

Le format et le thème de votre conférence formeront la base des expériences de vos participants et sponsors lors de votre conférence. En tant que tel, vous devez choisir un thème qui attirera votre public cible et mettra en lumière votre marque. Votre thème doit être évident pour les participants et cohérent tout au long de l’événement.

Voici quelques thèmes de conférence pour susciter quelques idées:

• Innovation de Destination

• Voyage Au Sommet

• Partenaires En Cours

• Mission Possible

• Retour Vers Le Futur

Une fois que vous avez un thème qui vous servira de guide, la prochaine étape du processus de planification de la conférence consiste à décider du format de votre conférence. Il y a tellement de formats d’événements parmi lesquels choisir, et vous pouvez également combiner des formats pour offrir une expérience unique à vos participants.

Voici quelques formats que vous pouvez intégrer à votre conférence:

• Salon Professionnel

• Grands Séminaires

• Table Ronde de l’Industrie

• Session d’Atelier

• Table Ronde

• Mise en réseau rapide (Comme les rencontres rapides)

• Séances de Ludification

Quel que soit le format que vous choisissez pour votre conférence, il est important de considérer ce qui permettra à votre événement de se démarquer de vos concurrents. Plus votre conférence sera mémorable et percutante, plus elle connaîtra de succès pour les années à venir.

Tâche de planification de la conférence #3) Définissez votre budget.

Maintenant que vous avez une idée claire du type de conférence que vous allez planifier, la prochaine étape consiste à établir un budget pour que tout cela se produise. Il y a tellement d’éléments de ligne qui composent le budget d’une conférence, il est donc important de les comptabiliser tous, puis certains pour les faux frais en cours de route.

Établir vos coûts fixes

Il y a de nombreux coûts fixes dans la planification de la conférence qui constitueront inévitablement la partie la plus considérable de votre budget d’événement. Ces coûts ne sont généralement pas affectés par le nombre de participants à votre événement — ils sont ce qu’ils sont.

Des exemples de coûts fixes sont:

• Lieu de l’Événement

• Équipement (AV tech)

• Personnel rémunéré

• Licences et permis

Établir vos coûts variables

Il y a beaucoup plus de coûts variables que de coûts fixes en matière de planification de conférences. Les dépenses variables sont toutes les choses supplémentaires qui dépendent de votre nombre de participants, des coûts de marketing et de toutes les touches supplémentaires qui rendent votre événement unique.

Exemples de coûts variables ::

• Repas par participant

• Marketing et publicité

• Décor

• Coût de l’événement social

• Service de navette ou de transport

• Personnel de l’événement & logiciel de gestion des bénévoles

• Matériel d’impression

• Cadeaux et cadeaux pour conférenciers

Une fois que vous avez une compréhension claire de tous les postes nécessaires au succès de votre conférence, vous pouvez commencer à établir votre budget de conférence. N’oubliez pas d’allouer de l’argent supplémentaire pour toutes les dépenses de dernière minute qui surviennent en cours de route.

Montée en puissance: Sortie de 4 à 8 mois

Maintenant que vous avez une idée claire de ce qu’est votre conférence et de toutes les activités que vous aurez pour vos participants, il est temps de commencer à planifier comment vous allez offrir ces expériences incroyables.

Tâche de planification de la conférence #4) Choisissez un lieu et fixez une date

Il n’y a pas de conférence sans lieu et date. Il est donc maintenant temps de régler tout cela afin que vous puissiez commencer à planifier votre logistique. Une grande conférence a besoin d’un grand lieu. Si vous débutez dans l’organisation de conférences, demandez aux autres organisateurs quels lieux ont travaillé pour eux pour des événements passés.

Lorsque vous avez trouvé un lieu potentiel, demandez-vous:

• Ce lieu est-il accessible ?

• Est-ce à proximité de logements adaptés?

• Les participants trouveront-ils facilement un parking?

• La taille est-elle adaptée à la taille du public que vous imaginez?

• Le lieu est-il disponible pour la date de l’événement préférée?

La plupart du temps, la date d’un événement est déterminée par la disponibilité d’un lieu. Cependant, si la date est plus importante que le lieu, vous devrez donner la priorité à la recherche d’un lieu qui accepte cette date. Une fois que vous avez défini votre lieu / lieu et votre date, il est temps de rallier les troupes pour que cet événement se produise.

Tâche de planification de la conférence #5) Recrutez une équipe de bénévoles

Toute bonne conférence a besoin d’une équipe de personnes dévouées pour faire fonctionner les choses. Plutôt que d’embaucher toute une équipe pour le faire pour votre conférence, pourquoi ne pas faire appel à des bénévoles? De nombreux participants aimeraient consacrer une partie de leur temps à un billet de conférence réduit, ou les étudiants aimeraient participer s’ils souhaitent s’impliquer dans l’industrie après l’obtention du diplôme.

Les bénévoles sont un élément essentiel de la plupart des plus grandes conférences du monde. Alors pourquoi ne pas essayer de recruter de l’aide auprès d’individus motivés. Le personnel événementiel et le logiciel de gestion des bénévoles d’InitLive ont aidé les conférences à recruter, planifier, gérer et communiquer avec les bénévoles.

La mise en route est simple; il vous suffit de créer un formulaire d’inscription de bénévole personnalisé et de le poster sur le site Web de votre conférence. À partir de là, les bénévoles intéressés peuvent s’inscrire directement à des quarts de travail pour lesquels ils sont qualifiés.

Voici un exemple de la façon dont un logiciel de gestion des bénévoles peut avoir un impact.

Le monde du marketing des médias sociaux est passé d’un événement avec seulement 50 employés à plus de 200 employés. Il y avait 4 500 participants, plus de 600 équipes travaillées et plus de 4 000 heures travaillées. Jaci Feinstein, responsable de l’événement, a résumé l’expérience en disant: « InitLive vaut chaque dollar pour pouvoir rationaliser et mieux gérer, communiquer, organiser vos bénévoles. Cela vous permet, à vous et à vos bénévoles, de vous concentrer sur ce qui est vraiment important. »

Tâche de planification de la conférence #6) Conférenciers et vendeurs de livres.

Il est maintenant temps de réserver toutes les personnes et organisations qui feront de votre conférence une expérience mémorable. Vous avez probablement créé une liste d’intervenants et de fournisseurs souhaités pour votre événement. Il est maintenant temps de sécuriser ces personnes pour votre événement.

Réserver vos conférenciers

Vous voudrez obtenir quelques conférenciers bien connus, ainsi que d’autres conférenciers pouvant offrir leur expertise à vos participants. Sécuriser vos principaux intervenants est extrêmement important car vous ne pouvez pas construire efficacement votre calendrier d’événements et vos plans marketing sans eux.

Réservation de vos fournisseurs

Vos fournisseurs sont les personnes qui veilleront à ce que les participants soient à l’aise, nourris et divertis, vous devez donc sélectionner les meilleurs fournisseurs possibles. Il existe de nombreux fournisseurs à sécuriser pour votre événement, des fournisseurs de Wifi et des traiteurs à la location d’équipements et au logiciel des participants. Il est important de garder une trace du contrat et des livrables de chaque fournisseur pour s’assurer qu’il n’y a pas de surprises lorsqu’ils commencent à travailler.

Tâche de planification de la conférence #7) Rechercher des sponsors.

Les sponsors sont une énorme source de revenus pour aider à compenser les coûts initiaux de l’événement. Le parrainage d’entreprise est une pratique courante pour les conférences de l’industrie; souvent, les fournisseurs de l’industrie chercheront à parrainer des événements. Pour attirer des sponsors, il est important d’établir tous les différents événements et matériels disponibles pour le parrainage, puis de créer des forfaits de parrainage que votre équipe peut envoyer à votre liste de sponsors idéaux.

N’oubliez pas que les sponsors devraient tirer une valeur mesurable de leur argent, alors assurez-vous d’inclure des chiffres dans vos forfaits. Plus l’événement est réussi pour vos commanditaires, plus ils auront de chances de contribuer davantage l’année prochaine.

Excitation de la construction: 1 à 4 mois d’absence

Il est maintenant temps d’enthousiasmer tout le monde à propos de votre événement. C’est à ce moment que vous commencez à partager toutes les choses incroyables que vous avez planifiées pour votre événement afin d’attirer des participants et plus de bénévoles à votre conférence.

Tâche de planification de la conférence #8) Construisez votre site Web.

De nombreux producteurs d’événements choisiront de créer un site Web spécifique à l’événement pour le marketing et l’inscription des participants. D’autres entreprises ajouteront simplement des pages spécifiques à l’événement à leur site Web d’entreprise existant. Quelle que soit la façon dont vous choisissez, toutes les informations dont un participant, un fournisseur ou un bénévole a besoin doivent être disponibles et faciles à trouver en ligne.

Voici quelques informations essentielles dont vous avez besoin sur votre site Web.

• Date et lieu de l’événement
• Conférenciers et activités clés
• Portail de billets et d’inscription avec porte de paiement
• Une page de bénévolat avec inscription en ligne
• Informations sur les fournisseurs et les commandites

Tâche de planification de la conférence #9) Faites la promotion de votre événement.

Il est maintenant temps de commencer à promouvoir votre événement auprès de votre réseau et de votre public cible. Qu’est-ce qui distingue votre événement de la foule? Prenez cette proposition de vente unique et utilisez-la comme pilier central dans tous vos efforts de marketing.

Lors de la création de vos supports marketing, il est important d’utiliser votre thème et votre marque pour se démarquer et créer du matériel sur n’importe quel support. Par exemple, une vidéo sur les médias sociaux et YouTube peut aller très loin, tout comme un excellent graphique dans un e-mail. Plus vous devez travailler avec, plus vous pouvez commercialiser de canaux.

Dans le marché actuel, il est très important d’utiliser plusieurs canaux pour commercialiser votre événement. Voici les canaux marketing pour promouvoir votre événement:

• Marketing par e-mail à votre réseau

• Canaux de médias sociaux

• Publications de l’industrie

• Annonces Google

• Annonces sociales payantes

Soyez cohérent avec l’affichage et assurez-vous de conduire les gens vers vos formulaires d’inscription et d’inscription de bénévoles. En diffusant le mot aussi largement que possible, vous obtiendrez votre conférence devant plus de personnes, ce qui aura un impact direct sur la participation à l’événement.

Tâche de planification de la conférence no 10) Rédiger un calendrier.

Lorsque vous remplissez les créneaux horaires des conférenciers et des hôtes de séminaires, conservez une version préliminaire de votre emploi du temps. Votre calendrier d’événements est un outil clé pour vous et toutes vos parties prenantes, comme les fournisseurs et les bénévoles. Votre horaire changera, mais à l’approche de votre conférence, il est important de rendre votre horaire de conférence disponible afin que tout le monde doive faire des plans autour de celui-ci.

La semaine précédant votre Conférence

À l’approche de votre événement, il est temps de s’assurer que tout est en place, et chacun sait ce qu’il doit faire pour mettre en place votre conférence et en assurer le succès. Cette phase de planification de la conférence est cruciale et nécessitera beaucoup d’ajustements de dernière minute et de patience. Tous les membres de votre équipe ainsi que tous vos conférenciers, fournisseurs et bénévoles doivent disposer de toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler au mieux.

Tâche De Planificateur De conférence #11 Envoyer Des Rappels finaux.

À l’approche de la conférence, il est essentiel de s’assurer que tout le monde respecte les échéances et les jalons importants. C’est à ce moment que les communications de rappels sont utiles pour tout le monde. Assurez-vous de tenir les gens au courant de la progression de votre événement et de tout changement à apporter au calendrier.

En ce qui concerne vos fournisseurs, sponsors et bénévoles, vous devrez être en contact avec beaucoup de personnes au cours des dernières semaines précédant l’événement. Envisagez d’affecter un membre du personnel à chaque groupe et demandez-lui de tenir son groupe au courant de toutes les informations et modifications pouvant affecter son travail. De bonnes communications assureront le bon déroulement de l’événement.

Tâche de planification de la conférence #12) Donnez à vos bénévoles le résumé final.

Maintenant que vous avez réuni une équipe incroyable de bénévoles, il est important de leur donner toute la formation et les outils dont ils ont besoin pour s’épanouir. Les bénévoles devraient être formés aux règles générales de sécurité et recevoir une formation spécifique concernant les rôles et responsabilités dont ils seront chargés pendant l’événement.

C’est le moment de demander à vos bénévoles de télécharger l’application de bénévolat à partir de votre logiciel de gestion des bénévoles pour accéder à leur horaire de bénévolat personnel et à leurs documents d’événement. Cette application devrait également leur permettre de s’enregistrer aux quarts de travail et de communiquer directement avec leur superviseur. Vos bénévoles sont les personnes qui seront le visage de votre événement, donc mieux ils sont équipés, mieux ils peuvent garantir à vos participants une excellente expérience.

Après la Conférence

Une fois votre conférence terminée, il reste encore des choses à accomplir pour vous assurer de réussir l’année prochaine. Il est si important de documenter et de suivre tous les succès que vous avez eus et toutes les lacunes survenues lors de votre événement. Plus vous apprenez, plus vous pouvez vous améliorer.

Tâche de planification de la conférence #13) Sondez votre public.

Il n’y a aucun moyen de savoir si vos participants ont passé un bon moment sans leur demander. C’est à ce moment qu’un sondage en ligne peut vous aider à apprendre comment votre événement s’est déroulé. Créez un sondage en ligne qui pose des questions sur des sujets spécifiques tels que l’emplacement, la nourriture, la session et les conférenciers, et les sentiments généraux à propos de votre conférence. Tous les problèmes de votre sondage devraient vous aider à mieux comprendre comment vous pouvez améliorer votre événement.

Le sondage ne doit pas être distribué plus d’un jour ou deux après votre conférence. Vous voulez vous assurer que votre événement est encore frais dans l’esprit de tous pour collecter les informations les plus précises possibles.

Tâche de planification de la conférence no 14) Partagez toutes les ressources de suivi.

De nombreuses informations et ressources ont été mises à la disposition de vos participants tout au long de votre conférence, mais certaines de ces ressources peuvent inévitablement être perdues ou oubliées. Assurez-vous de partager toutes les ressources et vidéos spécifiques à l’événement avec vos participants par e-mail et sur les réseaux sociaux peu de temps après votre conférence. Vous voulez naturellement que tout le monde reçoive la valeur maximale de votre événement, donc cet effort supplémentaire peut aller très loin.

Conclusion

Il est maintenant temps pour vous de commencer à planifier un événement fantastique. Cet article devrait simplement servir de point de départ pour la planification de votre conférence. InitLive peut vous aider à organiser une conférence spéculaire en vous aidant à constituer une équipe exceptionnelle de personnel et de bénévoles qualifiés et loyaux &. Pour en savoir plus, cliquez ici pour regarder une démo ou explorez la liste des ressources ci-dessous.

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