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as Conferências são uma parte importante do desenvolvimento profissional e de redes de negócios para todas as indústrias. Reunir pessoas de todo o mundo no mesmo setor para aprender e compartilhar é essencial para a inovação. Uma conferência de sucesso pode vir em todas as formas e tamanhos, de 200 pessoas durante um fim de semana a 15.000 por uma semana.

InitLive teve o privilégio de trabalhar com muitas conferências, algumas das quais são as maiores em sua indústria. Por meio disso, o InitLive entende os complexos desafios logísticos e o planejamento que entram na criação de uma conferência para o sucesso. Planejar uma conferência pode ser um grande empreendimento, mas esta lista de verificação passo a passo ajudará a garantir que tudo o que você planeja seja um sucesso.

Índice

• introdução: 8-12 Meses
• incrementando: 4-8 Meses
• Construção de Emoção: 1-4 Meses
• Semanas Antes de Sua Conferência
• Após a Conferência

introdução: 8-12 meses fora

há muito planejamento que entra em um evento de conferência presencial. É por isso que é tão importante iniciar seu processo de planejamento de conferência com bastante antecedência. É útil revisar seus sucessos e deficiências de sua última conferência e usar essas informações para ajudar a informar seu planejamento desta vez.

tarefa de planejamento de conferência #1) estabeleça suas metas e objetivos.

para planejar e executar uma conferência ou evento corporativo incrível, você precisa primeiro decidir especificamente o que está tentando realizar. Pergunte a si mesmo que tipo de participante da conferência você deseja atrair, bem como como você pode se certificar de que a conferência se relaciona com sua marca. Que tipo de valor você deseja fornecer e quais organizações e palestrantes seriam parceiros ideais para o seu evento?

para fazer isso, você precisa responder a algumas perguntas básicas:

• o que você quer que o takeaway seja?
• o que as pessoas aprenderão com sua conferência?
• quem é o seu público-alvo?
• seu evento precisa gerar lucro? Em caso afirmativo, qual é essa meta de lucro?
• quanto custará os ingressos?
• que trabalho de caridade sua conferência fará?
• onde seu evento acontecerá?
• quantas pessoas participarão do seu evento?

ao responder a essas perguntas, você começará a ver uma imagem clara dos objetivos da conferência e dos elementos fundamentais necessários para torná-la um sucesso.

tarefa de planejamento de conferência #2) Escolha um formato e tema.

o formato e o tema da sua conferência formarão a base das experiências dos seus participantes e patrocinadores na sua conferência. Como tal, você deve escolher um tema que atraia seu público-alvo e destaque sua marca. Seu tema deve ser aparente para os participantes e coerente durante todo o evento.

Aqui estão alguns temas da conferência para desencadear algumas idéias:

• Destino Inovação

• Viagem Para O Topo

• Parceiros Em Andamento

• Missão Possível

• de Volta Para O Futuro

uma Vez que você tem um tema para agir como seu guia, o próximo passo na conferência do processo de planejamento é decidir o seu formato de conferência. Há tantos formatos de eventos para escolher, e você também pode combinar formatos para oferecer uma experiência única para seus participantes.

Aqui estão alguns formatos que você pode incorporar em sua conferência:

• Mostra de Comércio

• Grandes Seminários

• Indústria de Painel de Discussão

• Sessão de Workshop

• Mesa-Redonda

• Velocidade de Rede ( Como o Speed dating)

• Gamificação Sessões

Qualquer que seja o formato(s) que seleccionou para a sua conferência, é importante considerar o que vai tornar o seu evento se destacar de seus concorrentes. Quanto mais memorável e impactante for sua conferência, maior será o sucesso que ela terá nos próximos anos.

tarefa de planejamento de conferência # 3) Defina seu orçamento.Agora que você tem uma ideia clara de que tipo de conferência você estará planejando, o próximo passo é estabelecer um orçamento para que tudo aconteça. Existem tantos itens de linha que compõem um orçamento da conferência, por isso é importante contabilizar todos eles e, em seguida, alguns para incidentes ao longo do caminho.

estabelecendo seus custos fixos

existem muitos custos fixos no planejamento de conferências que inevitavelmente constituirão a parte mais considerável do seu orçamento de eventos. Esses custos normalmente não são afetados pelo número de participantes em seu evento — eles são o que são.

Exemplos de custos fixos são:

• Local do Evento

• o Equipamento (VA tech)

• Pessoal Remunerado

• Licenças e Autorizações

O estabelecimento de Seus Custos Variáveis

Há muito mais que os custos variáveis que fixo quando se trata de planejamento de conferências. Despesas variáveis são todas as coisas extras que dependem do seu número de participantes, custos de marketing e todos os toques extras que tornam seu evento único.

exemplos de custos variáveis incluem:

• Refeições por participante

• Marketing e publicidade

• Decoração

• evento Social de custo

• serviço de Transporte ou de serviço de transporte

• o pessoal do Evento & gestão de voluntários de software

• materiais de Impressão

• Brindes e presentes de alto-falante

uma Vez que você tem uma compreensão clara de todos os itens necessários para tornar a sua conferência um sucesso, você pode começar a estabelecer o orçamento da conferência. Não se esqueça de alocar algum dinheiro extra para quaisquer despesas de última hora que surgirem ao longo do caminho.

incrementando: 4-8 Meses

Agora que você tem uma idéia clara do que a sua conferência e todas as atividades que você terá para seus participantes, é hora de começar a planejar como você vai entregar essas experiências incríveis.

tarefa de planejamento de conferência # 4) Escolha um local e defina uma data

não há conferência sem local e data. Então agora é hora de resolver tudo isso para que você possa começar a planejar sua logística. Uma grande conferência precisa de um ótimo local. Se você é novo na organização de conferências, pergunte a outros organizadores quais locais trabalharam para eles em eventos anteriores.

quando você encontrar um local em potencial, pergunte a si mesmo:

• este local é acessível?

• está perto de acomodações adequadas?

• os participantes encontrarão estacionamento facilmente?

• o tamanho é adequado para o tamanho do público que você imagina?

• o local tem disponibilidade para a data do evento preferido?

na maioria das vezes, uma data do evento é determinada pela disponibilidade de um local. Contudo, se a data for mais importante do que o local, você precisará priorizar a localização de um local que acomoda essa data. Depois de definir seu local/local e data, é hora de reunir as tropas para que esse evento aconteça.

tarefa de planejamento de conferência #5) Recrute uma equipe de voluntários

toda boa Conferência precisa de uma equipe de indivíduos dedicados para manter as coisas funcionando. Em vez de contratar uma equipe inteira para fazer isso para sua conferência, por que não usar voluntários? Muitos participantes gostariam de oferecer algum do seu tempo para um ingresso de conferência reduzido, ou os alunos gostariam de participar se eles estão olhando para se envolver na indústria de pós-graduação.

os voluntários são uma parte essencial da maioria das maiores conferências do mundo. Então, por que não tentar recrutar alguma ajuda de indivíduos motivados? A equipe de eventos do InitLive e o software de gerenciamento de voluntários ajudaram as conferências a recrutar, agendar, gerenciar e se comunicar com os voluntários.

começar é simples; você só precisa criar um formulário de inscrição de Voluntários de marca personalizada e publicá-lo no site da conferência. A partir daí, os voluntários interessados podem se inscrever diretamente nos turnos em que estão qualificados para trabalhar.

aqui está um exemplo de como o software de gerenciamento de voluntários pode causar impacto.

Social Media Marketing World passou de um evento com apenas 50 funcionários para mais de 200 funcionários. Havia 4.500 participantes, mais de 600 turnos trabalhados e mais de 4.000 horas trabalhadas. O gerente de eventos Jaci Feinstein resumiu a experiência dizendo: “O InitLive vale cada dólar para ser capaz de agilizar e gerenciar melhor, comunicar, organizar seus voluntários. Ele permite que você e seus voluntários se concentrem no que é realmente importante.”

tarefa de planejamento de conferência # 6) Reserve palestrantes e fornecedores.

agora é hora de reservar todas as pessoas e organizações que farão da sua conferência uma experiência memorável. Você provavelmente criou uma lista de alto-falantes e fornecedores desejados para o seu evento. Agora é hora de garantir essas pessoas para o seu evento.

reservar seus Alto-falantes

você vai querer garantir alguns palestrantes que são bem conhecidos, bem como outros palestrantes que podem oferecer seus conhecimentos aos seus participantes. Proteger seus palestrantes principais é incrivelmente importante porque você não pode construir efetivamente sua programação de eventos e planos de marketing sem eles.

reservar seus fornecedores

seus fornecedores são as pessoas que garantirão que os participantes estejam confortáveis, alimentados e entretidos, portanto, você deve selecionar os melhores fornecedores possíveis. Existem muitos fornecedores para garantir o seu evento, desde provedores de Wi-Fi e fornecedores até aluguel de equipamentos e software de participantes. É importante acompanhar o contrato e as entregas de cada fornecedor para garantir que não haja surpresas quando eles começarem a trabalhar.

tarefa de planejamento de conferência # 7) procure patrocinadores.Os patrocinadores são uma enorme fonte de receita para ajudar a compensar os custos iniciais do evento. O patrocínio corporativo é uma prática comum para conferências do setor; muitas vezes, os fornecedores do setor procurarão patrocinar eventos. Para atrair patrocinadores, é importante estabelecer todos os vários eventos e materiais disponíveis para patrocínio e, em seguida, criar pacotes de patrocínio para sua equipe enviar para sua lista de patrocinadores ideais.

lembre-se de que os patrocinadores devem obter valor mensurável de seu dinheiro, portanto, certifique-se de incluir números em seus pacotes. Quanto mais bem sucedido o evento for para seus patrocinadores, maior a probabilidade de eles estarem ansiosos para contribuir mais no próximo ano.

emoção de construção: 1-4 meses fora

agora é hora de deixar todos animados com o seu evento. É quando começar a compartilhar todas as coisas incríveis que você planejou para o seu evento para atrair participantes e mais voluntários para a sua conferência.

tarefa de planejamento de conferência # 8) Construa seu site.

muitos produtores de eventos escolherão construir um site específico para marketing e registro de participantes. Outras empresas simplesmente adicionarão páginas específicas de eventos ao site corporativo existente. Seja qual for a maneira que você escolher, todas as informações que um participante, fornecedor ou voluntário precisa devem estar disponíveis e fáceis de encontrar online.

Aqui estão algumas informações essenciais que você precisa em seu site.

• data do Evento e a localização
• Tecla de alto-falantes e atividades
• Bilhetes e registo portal com pagamento gate
• Um voluntário página de inscrição online
• Fornecedor e patrocínio informações

Conferência de Planejamento Tarefa #9) Promover o seu evento.

agora é hora de começar a promover seu evento para sua rede e para seu público-alvo. O que faz seu evento se destacar da multidão? Tome essa proposta de vendas única e use-a como um pilar central em todos os seus esforços de marketing.

ao criar seus materiais de marketing, é importante usar seu tema e marca para se destacar e criar material em qualquer meio. Por exemplo, um vídeo nas redes sociais e no YouTube pode percorrer um longo caminho, mas também um ótimo gráfico em um e-mail. Quanto mais você tem que trabalhar, mais canais você pode comercializar.

no mercado de hoje, é muito importante usar vários canais para comercializar seu evento. Aqui são canais de marketing para promover o seu evento:

• e-Mail marketing para a sua rede

• canais de mídia Social

• publicações do Setor

• os anúncios do Google

• Pago anúncios sociais

Ser consistente com a postagem e certifique-se de que a unidade de pessoas para o seu registo e de voluntariado, formulários de inscrição. Ao espalhar a palavra o mais amplamente possível, você terá sua conferência na frente de mais pessoas, impactando diretamente a participação no evento.

tarefa de planejamento de conferência #10) elaborar um cronograma.

conforme você preenche os slots de alto-falantes e os hosts do seminário, mantenha uma versão preliminar de sua programação. Sua programação de Eventos é uma ferramenta fundamental para você e todos os seus stakeholders, como fornecedores e voluntários. Sua programação mudará, mas à medida que sua conferência se aproxima, é importante disponibilizar sua programação da conferência para que todos os outros tenham que fazer planos em torno dela.

na semana anterior à sua conferência

à medida que seu evento se aproxima, é hora de garantir que tudo esteja no lugar e que todos saibam o que precisam fazer para configurar sua conferência e garantir seu sucesso. Esta fase do planejamento da conferência é crítica e exigirá muitos ajustes e paciência de última hora. Todos na sua equipe, bem como todos os seus palestrantes, fornecedores e voluntários devem ter todas as informações de que precisam para o seu melhor trabalho.

Tarefa Do Planniner Da Conferência #11 Envie Lembretes Finais.

à medida que a conferência se aproxima, é vital garantir que todos estejam cumprindo prazos e marcos importantes. É quando as comunicações de lembretes são úteis para todos. Certifique-se de manter as pessoas atualizadas sobre o progresso do seu evento e quaisquer alterações que precisem ser feitas na programação.

quanto aos seus fornecedores, patrocinadores e voluntários, você precisará estar em contato com muito durante as últimas semanas que antecederam o evento. Considere atribuir um membro da equipe para cada grupo e peça que ele mantenha seu grupo atualizado sobre todas as informações e alterações que podem afetar seu trabalho. Boas comunicações garantirão que a configuração do evento ocorra sem problemas.

tarefa de planejamento de conferência #12) dê aos seus voluntários o resumo final. Agora que você montou uma equipe incrível de voluntários, é importante equipá-los com todo o treinamento e ferramentas de que precisam para prosperar. Os voluntários devem ser treinados em regulamentos gerais de segurança e receber treinamento específico sobre as funções e responsabilidades com as quais serão encarregados durante o evento.

este é o momento de pedir aos seus voluntários para baixar o aplicativo voluntário do seu software de gerenciamento de voluntários para acessar sua programação pessoal de voluntários e documentos de eventos. Este aplicativo também deve permitir que eles façam check-in em turnos e se comuniquem diretamente com seu supervisor. Seus voluntários são as pessoas que serão o rosto do seu evento, então quanto mais bem equipados eles estiverem, melhor eles podem garantir que seus participantes tenham uma ótima experiência.

após a Conferência

depois que sua conferência terminar, ainda há algumas coisas a serem realizadas para garantir que você configure o próximo ano para o sucesso. É tão importante documentar e acompanhar todos os sucessos que você teve e quaisquer deficiências que surgiram durante o seu evento. Quanto mais você aprende, mais você pode melhorar.

tarefa de planejamento de conferência #13) pesquise seu público.

não há como saber se seus participantes se divertiram sem perguntar. É quando uma pesquisa on-line pode ajudá-lo a aprender como seu evento aconteceu. Crie uma pesquisa on-line que faça perguntas sobre tópicos específicos, como localização, Comida, sessão e palestrantes, e sentimentos gerais sobre sua conferência. Todos os problemas em sua pesquisa devem ajudá-lo a entender melhor como você pode melhorar seu evento.

a pesquisa deve ser distribuída no máximo um ou dois dias após a conferência. Você quer garantir que seu evento ainda esteja fresco na mente de todos para coletar as informações mais precisas possíveis.

tarefa de planejamento de conferência # 14) compartilhe quaisquer recursos de acompanhamento.

havia muitas informações e recursos disponibilizados aos seus participantes durante a conferência, mas alguns desses recursos podem inevitavelmente ser perdidos ou esquecidos. Certifique-se de compartilhar todos os recursos e vídeos específicos do evento com seus participantes por e-mail e canais sociais logo após a conferência. Você naturalmente quer que todos recebam o valor máximo do seu evento, então esse esforço extra pode percorrer um longo caminho.

Conclusão

Agora é hora de você começar a planejar um evento fantástico. Este artigo deve simplesmente atuar como um ponto de partida para o planejamento da conferência. InitLive pode ajudá-lo a entregar uma conferência especular, ajudando você a construir uma excelente equipe de qualificados, leais & funcionários comprometidos e voluntários. Para saber mais, Clique aqui para assistir a uma demonstração ou explorar a lista de recursos abaixo.

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