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Konferenzen sind ein wichtiger Bestandteil der beruflichen Entwicklung und Business-Networking für alle Branchen. Menschen aus der ganzen Welt in derselben Branche zusammenzubringen, um zu lernen und sich auszutauschen, ist für Innovationen unerlässlich. Eine erfolgreiche Konferenz kann in allen Formen und Größen stattfinden, von 200 Personen an einem Wochenende bis zu 15.000 für eine Woche.

InitLive hatte das Privileg, mit vielen Konferenzen zusammenzuarbeiten, von denen einige die größten in ihrer Branche sind. Dadurch versteht InitLive die komplexen logistischen Herausforderungen und die Planung, die für den Erfolg einer Konferenz erforderlich sind. Die Planung einer Konferenz kann ein großes Unterfangen sein, aber diese Schritt-für-Schritt-Checkliste hilft sicherzustellen, dass alles, was Sie planen, ein Erfolg wird.

Inhaltsverzeichnis

• Erste Schritte: 8-12 Monate aus
• Hochfahren: 4-8 Monate aus
• Aufregung aufbauen: 1-4 Monate
• Die Wochen vor Ihrer Konferenz
• Nach der Konferenz

Erste Schritte: 8-12 Monate aus

Es gibt eine Menge Planung, die in eine persönliche Konferenzveranstaltung geht. Deshalb ist es so wichtig, Ihren Konferenzplanungsprozess frühzeitig zu beginnen. Es ist hilfreich, Ihre Erfolge und Mängel von Ihrer letzten Konferenz zu überprüfen und diese Informationen zu verwenden, um Ihre Planung diesmal zu informieren.

Konferenzplanungsaufgabe #1) Legen Sie Ihre Ziele fest.

Um eine großartige Konferenz oder Firmenveranstaltung zu planen und durchzuführen, müssen Sie zunächst genau entscheiden, was Sie erreichen möchten. Fragen Sie sich, welche Art von Konferenzteilnehmer Sie anziehen möchten und wie Sie sicherstellen können, dass sich die Konferenz auf Ihre Marke bezieht. Welchen Mehrwert möchten Sie bieten und welche Organisationen und Referenten wären ideale Partner für Ihre Veranstaltung?

Dazu müssen Sie einige grundlegende Fragen beantworten:

• Was willst du zum Mitnehmen sein?
• Was werden die Menschen von Ihrer Konferenz lernen?
• Wer ist Ihre Zielgruppe?
• Muss Ihre Veranstaltung einen Gewinn machen? Wenn ja, was ist das Gewinnziel?
• Wie viel kosten die Tickets?
• Welche gemeinnützige Arbeit wird Ihre Konferenz leisten?
• Wo findet Ihre Veranstaltung statt?
• Wie viele Personen werden an Ihrer Veranstaltung teilnehmen?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, erhalten Sie ein klares Bild Ihrer Konferenzziele und der grundlegenden Elemente, die für einen Erfolg erforderlich sind.

Konferenzplanung Aufgabe #2) Wählen Sie ein Format und Thema.

Das Format und das Thema Ihrer Konferenz bilden die Grundlage für die Erfahrungen Ihrer Teilnehmer und Sponsoren auf Ihrer Konferenz. Daher sollten Sie ein Thema wählen, das Ihre Zielgruppe anzieht und Ihre Marke ins Rampenlicht rückt. Ihr Thema sollte für die Teilnehmer offensichtlich und während der gesamten Veranstaltung kohärent sein.

Hier sind einige Konferenzthemen, um einige Ideen zu wecken:

• Destination Innovation

• Reise an die Spitze

• Partner in Arbeit

• Mission möglich

• Zurück in die Zukunft

Sobald Sie ein Thema als Leitfaden haben, besteht der nächste Schritt im Konferenzplanungsprozess darin, Ihr Konferenzformat festzulegen. Es stehen so viele Veranstaltungsformate zur Auswahl, und Sie können auch Formate kombinieren, um Ihren Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis zu bieten.

Hier sind einige Formate, die Sie in Ihre Konferenz integrieren können:

• Messe

• Große Seminare

• Industrie-Podiumsdiskussion

• Workshop-Sitzung

• Runder Tisch

• Speed Networking ( Wie Speed Dating)

• Gamification-Sitzungen

Unabhängig davon, welches Format Sie für Ihre Konferenz auswählen, ist es wichtig zu überlegen, was Ihre Veranstaltung von Ihren Mitbewerbern abhebt. Je unvergesslicher und wirkungsvoller Ihre Konferenz ist, desto größer ist der Erfolg, den sie in den kommenden Jahren haben wird.

Konferenzplanungsaufgabe # 3) Legen Sie Ihr Budget fest.

Nun, da Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Art von Konferenz Sie planen, besteht der nächste Schritt darin, ein Budget festzulegen, damit alles möglich ist. Es gibt so viele Werbebuchungen, die ein Konferenzbudget ausmachen, daher ist es wichtig, alle und dann einige für Nebenkosten auf dem Weg zu berücksichtigen.

Festlegung Ihrer Fixkosten

Es gibt viele Fixkosten in der Konferenzplanung, die unweigerlich den größten Teil Ihres Veranstaltungsbudgets ausmachen werden. Diese Kosten werden normalerweise nicht von der Anzahl der Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung beeinflusst — sie sind das, was sie sind.

Beispiele für Fixkosten sind:

• Veranstaltungsort

• Ausrüstung (AV tech)

• Bezahltes Personal

• Lizenzen und Genehmigungen

Variable Kosten festlegen

Bei der Konferenzplanung fallen deutlich mehr variable als feste Kosten an. Variable Ausgaben sind all die zusätzlichen Dinge, die von Ihrer Teilnehmerzahl, den Marketingkosten und all den zusätzlichen Details abhängen, die Ihre Veranstaltung einzigartig machen.

Beispiele für variable Kosten sind:

• Verpflegung pro Teilnehmer

• Marketing und Werbung

• Dekor

• Kosten für gesellschaftliche Veranstaltungen

• Shuttle- oder Transportservice

• Veranstaltungspersonal & Volunteer Management Software

• Druckmaterialien

• Giveaways und Speaker Geschenke

Sobald Sie ein klares Verständnis aller Werbebuchungen haben, die für den Erfolg Ihrer Konferenz erforderlich sind, können Sie mit der Festlegung Ihres Konferenzbudgets beginnen. Vergessen Sie nicht, etwas mehr Geld für alle Last-Minute-Ausgaben, die auf dem Weg kommen, zuzuteilen.

Hochfahren: 4-8 Monate aus

Jetzt, da Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Ihre Konferenz ist und welche Aktivitäten Sie für Ihre Teilnehmer haben werden, ist es an der Zeit, mit der Planung zu beginnen, wie Sie diese unglaublichen Erlebnisse liefern werden.

Konferenzplanungsaufgabe # 4) Wählen Sie einen Ort und legen Sie ein Datum fest

Es gibt keine Konferenz ohne Veranstaltungsort und Datum. Jetzt ist es also an der Zeit, alles in Ordnung zu bringen, damit Sie mit der Planung Ihrer Logistik beginnen können. Eine großartige Konferenz braucht einen großartigen Veranstaltungsort. Wenn Sie neu in der Organisation von Konferenzen sind, fragen Sie andere Organisatoren, welche Veranstaltungsorte für vergangene Veranstaltungen für sie gearbeitet haben.

Wenn Sie einen potenziellen Veranstaltungsort gefunden haben, fragen Sie sich:

• Ist dieser Veranstaltungsort zugänglich?

• Ist es in der Nähe geeigneter Unterkünfte?

• Werden die Teilnehmer leicht Parkplätze finden?

• Ist die Größe für die Publikumsgröße geeignet, die Sie sich vorstellen?

• Ist der Veranstaltungsort für den gewünschten Veranstaltungstermin verfügbar?

Meistens, Ein Veranstaltungstermin wird durch die Verfügbarkeit eines Veranstaltungsortes bestimmt. Wenn das Datum jedoch wichtiger ist als der Veranstaltungsort, müssen Sie Prioritäten setzen, um einen Veranstaltungsort zu finden, der diesem Datum entspricht. Sobald Sie Ihren Veranstaltungsort / Ort und Ihr Datum festgelegt haben, ist es Zeit, die Truppen zu sammeln, um dieses Ereignis zu ermöglichen.

Konferenzplanungsaufgabe #5) Rekrutiere ein Team von Freiwilligen

Jede gute Konferenz braucht ein Team engagierter Personen, um die Dinge am Laufen zu halten. Anstatt eine ganze Crew für Ihre Konferenz einzustellen, warum nicht Freiwillige einsetzen? Viele Teilnehmer würden gerne einen Teil ihrer Zeit für ein reduziertes Konferenzticket zur Verfügung stellen, oder Studenten würden gerne teilnehmen, wenn sie sich nach dem Abschluss in der Branche engagieren möchten.

Freiwillige sind ein wesentlicher Bestandteil der meisten der größten Konferenzen der Welt. Warum also nicht versuchen, Hilfe von motivierten Personen zu rekrutieren. Die Veranstaltungspersonal- und Freiwilligenmanagementsoftware von InitLive hat Konferenzen dabei geholfen, Freiwillige zu rekrutieren, zu planen, zu verwalten und mit ihnen zu kommunizieren.

Der Einstieg ist einfach; Sie müssen nur ein benutzerdefiniertes Anmeldeformular für Freiwillige erstellen und es auf Ihrer Konferenzwebsite veröffentlichen. Von dort aus können sich interessierte Freiwillige direkt für Schichten anmelden, für die sie qualifiziert sind.

Hier ist ein Beispiel, wie Freiwilligenmanagement-Software Wirkung zeigen kann.

Die Social Media Marketing World hat sich von einer Veranstaltung mit nur 50 Mitarbeitern zu mehr als 200 Mitarbeitern entwickelt. Es gab 4.500 Teilnehmer, mehr als 600 Schichten und über 4.000 Arbeitsstunden. Eventmanager Jaci Feinstein fasste die Erfahrung mit den Worten zusammen: „InitLive ist jeden Dollar wert, um Ihre Freiwilligen rationalisieren und besser verwalten, kommunizieren und organisieren zu können. Es ermöglicht Ihnen und Ihren Freiwilligen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.“

Konferenzplanung Aufgabe #6) Buch Lautsprecher und Anbieter.

Jetzt ist es an der Zeit, all die Menschen und Organisationen zu buchen, die Ihre Konferenz zu einem unvergesslichen Erlebnis machen. Sie haben wahrscheinlich eine Liste der gewünschten Referenten und Anbieter für Ihre Veranstaltung erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, diese Leute für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.

Buchung Ihrer Referenten

Sie möchten sich einige bekannte Hauptredner sowie andere Redner sichern, die Ihren Teilnehmern ihr Fachwissen anbieten können. Die Sicherung Ihrer Hauptredner ist unglaublich wichtig, da Sie ohne sie Ihren Veranstaltungsplan und Ihre Marketingpläne nicht effektiv erstellen können.

Buchung Ihrer Anbieter

Ihre Anbieter sind die Personen, die dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer wohl fühlen, gefüttert und unterhalten werden. Es gibt viele Anbieter, die Sie für Ihre Veranstaltung sichern können, von WLAN-Anbietern und Caterern bis hin zu Ausrüstungsverleih und Teilnehmersoftware. Es ist wichtig, den Vertrag und die Leistungen jedes Anbieters im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass es zu Beginn der Arbeit keine Überraschungen gibt.

Konferenzplanung Aufgabe #7) Suche nach Sponsoren.

Sponsoren sind eine enorme Einnahmequelle, um die anfänglichen Veranstaltungskosten auszugleichen. Firmensponsoring ist eine gängige Praxis für Branchenkonferenzen; Oft werden Branchenanbieter versuchen, Veranstaltungen zu sponsern. Um Sponsoren zu gewinnen, ist es wichtig, alle verschiedenen Veranstaltungen und Materialien für das Sponsoring zu etablieren und dann Sponsoring-Pakete für Ihr Team zu erstellen, um Ihre Liste der idealen Sponsoren zu senden.

Denken Sie daran, dass Sponsoren einen messbaren Wert aus ihrem Geld ziehen sollten. Je erfolgreicher die Veranstaltung für Ihre Sponsoren ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie im nächsten Jahr mehr beitragen möchten.

Building Excitement: 1-4 Months Out

Jetzt ist es an der Zeit, alle für Ihre Veranstaltung zu begeistern. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie all die erstaunlichen Dinge teilen können, die Sie für Ihre Veranstaltung geplant haben, um Teilnehmer und mehr Freiwillige für Ihre Konferenz zu gewinnen.

Konferenzplanung Aufgabe #8) Erstellen Sie Ihre Website.

Viele Veranstaltungsproduzenten werden sich dafür entscheiden, eine veranstaltungsspezifische Website für Marketing und Teilnehmerregistrierung zu erstellen. Andere Unternehmen fügen ihrer bestehenden Unternehmenswebsite einfach Ereignisspezifikseiten hinzu. Wie auch immer Sie sich entscheiden, Alle Informationen, die ein Teilnehmer, Anbieter oder Freiwilliger benötigt, müssen online verfügbar und leicht zu finden sein.

Hier sind einige Kerninformationen, die Sie auf Ihrer Website benötigen.

• Datum und Ort der Veranstaltung
• Hauptredner und Aktivitäten
• Ticket- und Registrierungsportal mit Zahlungseingang
• Eine Freiwilligenseite mit Online-Registrierung
• Informationen zu Anbietern und Sponsoring

Konferenzplanungsaufgabe # 9) Bewerben Sie Ihre Veranstaltung.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Veranstaltung in Ihrem Netzwerk und bei Ihrer Zielgruppe bekannt zu machen. Was hebt Ihre Veranstaltung von der Masse ab? Nehmen Sie dieses einzigartige Verkaufsargument und nutzen Sie es als Kernsäule in all Ihren Marketingbemühungen.

Bei der Erstellung Ihrer Marketingmaterialien ist es wichtig, Ihr Thema und Ihre Marke zu verwenden, um sich abzuheben und Material in jedem Medium zu erstellen. Zum Beispiel kann ein Video in sozialen Medien und YouTube einen langen Weg zurücklegen, aber auch eine großartige Grafik in einer E-Mail. Je mehr Sie arbeiten müssen, desto mehr Kanäle können Sie vermarkten.

Auf dem heutigen Markt ist es sehr wichtig, mehrere Kanäle zu nutzen, um Ihre Veranstaltung zu vermarkten. Hier sind Marketing-Kanäle, um Ihre Veranstaltung zu fördern:

• E-Mail-Marketing für Ihr Netzwerk

• Social Media Kanäle

• Branchenpublikationen

• Google Anzeigen

• Bezahlte soziale Anzeigen

Seien Sie konsistent mit dem Posten und stellen Sie sicher, dass Sie die Leute zu Ihren Registrierungs- und Anmeldeformularen für Freiwillige führen. Indem Sie das Wort so weit wie möglich verbreiten, erhalten Sie Ihre Konferenz vor mehr Menschen, was sich direkt auf die Teilnahme an Veranstaltungen auswirkt.

Konferenzplanungsaufgabe #10) Erstellen Sie einen Zeitplan.

Behalten Sie beim Ausfüllen von Sprecherplätzen und Seminarveranstaltern einen Entwurf Ihres Zeitplans bei. Ihr Veranstaltungsplan ist ein wichtiges Instrument für Sie und alle Ihre Stakeholder, wie Anbieter und Freiwillige. Ihr Zeitplan wird sich ändern, aber wenn sich Ihre Konferenz nähert, ist es wichtig, Ihren Konferenzplan verfügbar zu machen, damit alle anderen Pläne dafür machen müssen.

Die Woche vor Ihrer Konferenz

Wenn sich Ihre Veranstaltung nähert, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist und jeder weiß, was er tun muss, um Ihre Konferenz einzurichten und ihren Erfolg sicherzustellen. Diese Phase der Konferenzplanung ist kritisch und erfordert viele Anpassungen in letzter Minute und Geduld. Jeder in Ihrem Team sowie alle Ihre Referenten, Anbieter und Freiwilligen müssen über alle Informationen verfügen, die er für seine beste Arbeit benötigt.

Conference Planniner Task #11 Letzte Erinnerungen senden.

Wenn sich die Konferenz nähert, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle wichtige Fristen und Meilensteine einhalten. Dies ist, wenn Erinnerungen für alle nützlich sein können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Leute über den Fortschritt Ihrer Veranstaltung und alle Änderungen, die am Zeitplan vorgenommen werden müssen, auf dem Laufenden halten.

Was Ihre Lieferanten, Sponsoren und Freiwilligen betrifft, müssen Sie in den letzten Wochen vor der Veranstaltung mit vielen in Kontakt stehen. Erwägen Sie, jeder Gruppe einen Mitarbeiter zuzuweisen, und bitten Sie ihn, seine Gruppe über alle Informationen und Änderungen auf dem Laufenden zu halten, die sich auf seine Arbeit auswirken können. Eine gute Kommunikation sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.

Konferenzplanungsaufgabe #12) Geben Sie Ihren Freiwilligen den letzten Überblick.

Nun, da Sie ein erstaunliches Team von Freiwilligen zusammengestellt haben, ist es wichtig, sie mit allen Schulungen und Werkzeugen auszustatten, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Freiwillige sollten in allgemeinen Sicherheitsvorschriften geschult werden und spezifische Schulungen zu den Rollen und Verantwortlichkeiten erhalten, mit denen sie während der Veranstaltung beauftragt werden.

Dies ist die Zeit, um Ihre Freiwilligen zu bitten, die freiwillige App von Ihrem Freiwilligen-Management-Software herunterladen, um ihre persönlichen Freiwilligen Zeitplan und Event-Dokumente zugreifen. Diese App sollte es ihnen auch ermöglichen, Schichten einzuchecken und direkt mit ihrem Vorgesetzten zu kommunizieren. Ihre Freiwilligen sind die Menschen, die das Gesicht Ihrer Veranstaltung sein werden, Je besser sie ausgestattet sind, desto besser können sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer eine großartige Erfahrung machen.

Nach der Konferenz

Sobald Ihre Konferenz vorbei ist, gibt es noch einige Dinge zu tun, um sicherzustellen, dass Sie im nächsten Jahr für den Erfolg einrichten. Es ist so wichtig, alle Erfolge und Mängel, die während Ihrer Veranstaltung aufgetreten sind, zu dokumentieren und zu verfolgen. Je mehr Sie lernen, desto mehr können Sie verbessern.

Konferenzplanungsaufgabe #13) Befragen Sie Ihr Publikum.

Es gibt keine Möglichkeit festzustellen, ob Ihre Teilnehmer eine gute Zeit hatten, ohne sie zu fragen. In diesem Fall kann Ihnen eine Online-Umfrage helfen, herauszufinden, wie sich Ihre Veranstaltung entwickelt hat. Erstellen Sie eine Online-Umfrage, die Fragen zu bestimmten Themen wie Ort, Essen, Sitzung und Referenten sowie allgemeine Gefühle zu Ihrer Konferenz stellt. Alle Probleme in Ihrer Umfrage sollten Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Sie Ihre Veranstaltung verbessern können.

Die Umfrage sollte nicht länger als ein oder zwei Tage nach Ihrer Konferenz verteilt werden. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung in jedermanns Kopf noch frisch ist, um möglichst genaue Informationen zu sammeln.

Konferenzplanung Aufgabe #14) Teilen Sie alle Follow-up-Ressourcen.

Während der gesamten Konferenz wurden Ihren Teilnehmern viele Informationen und Ressourcen zur Verfügung gestellt, aber einige dieser Ressourcen können unweigerlich verloren gehen oder vergessen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie kurz nach Ihrer Konferenz veranstaltungsspezifische Ressourcen und Videos über E-Mail und soziale Kanäle mit Ihren Teilnehmern teilen. Sie möchten natürlich, dass jeder den maximalen Nutzen aus Ihrer Veranstaltung zieht, sodass dieser zusätzliche Aufwand einen langen Weg zurücklegen kann.

Jetzt können Sie mit der Planung eines fantastischen Events beginnen. Dieser Artikel sollte lediglich als Ausgangspunkt für Ihre Konferenzplanung dienen. InitLive kann Ihnen helfen, eine spiegelnde Konferenz zu veranstalten, indem es Ihnen hilft, ein hervorragendes Team von qualifizierten, loyalen & engagierten Mitarbeitern und Freiwilligen aufzubauen. Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier, um eine Demo anzusehen, oder erkunden Sie die Liste der Ressourcen unten.

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