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컨퍼런스는 모든 산업 분야의 전문성 개발 및 비즈니스 네트워킹의 중요한 부분입니다. 같은 업계에서 전 세계의 사람들을 모아 배우고 공유하는 것은 혁신에 필수적입니다. 성공적인 회의는 주 동안 15,000 에 주말에 200 명의 사람들에서 모든 모양 및 크기,들어올 수 있다.

이니트라이브는 많은 컨퍼런스와 함께 일할 수 있는 특권을 누렸으며,그 중 일부는 업계 최대 규모이다. 이를 통해,이니트라이브는 성공을 위한 컨퍼런스를 준비하는 복잡한 물류 문제 및 계획을 이해하고 있습니다. 회의를 계획하는 것은 큰 사업이 될 수 있지만,이 단계별 체크리스트는 성공이 될 것입니다 계획 무엇이든 보장하는 데 도움이됩니다.

목차

• 시작하기:8-12 개월 아웃
• 램핑 업:4-8 개월 아웃
• 건물 흥분: 1-4 개월 초과
• 회의 전 주
• 회의 후

시작하기:8-12 개월 아웃

대면 회의 이벤트에 들어가는 계획이 많이 있습니다. 그래서 사전에 회의 계획 프로세스를 시작 하는 것이 중요 하다. 당신의 마지막 회의에서 당신의 성공 그리고 결손을 검토하고 당신의 계획이 이번에 주변에 알리는 것을 돕도록 그 정보를 이용하는 것이 도움이 된다.

회의 계획 과제#1)목표와 목표를 설정합니다.

놀라운 회의 또는 기업 행사를 계획하고 실행하려면 먼저 달성하려는 것을 구체적으로 결정해야합니다. 어떤 타입의 회의 참석자를 너가 끌 싶는 까 물으십시요,너가 회의가 너의 상표에 관련시킨다 것 을 확인할 수 있는 까 라고아울러. 어떤 종류의 가치를 제공 하 시겠습니까,그리고 조직 및 스피커 이벤트에 대 한 이상적인 파트너를 만들 것 이라고?

이 작업을 수행하려면 몇 가지 기본적인 질문에 대답해야합니다:

• 당신은 테이크 아웃이 될 하시겠습니까?
• 사람들은 회의에서 무엇을 배울 것인가?
• 타겟 고객은 누구입니까?
• 이벤트는 이익을 설정해야합니까? 그렇다면,그 이익 목표는 무엇인가?
• 티켓 비용은 얼마입니까?
• 컨퍼런스는 어떤 자선 활동을 할 것입니까?
• 이벤트는 어디에서 발생합니까?
• 얼마나 많은 사람들이 당신의 행사에 참석할 것입니까?

이러한 질문에 답함으로써,당신은 당신의 회의 목표와 그것을 성공하기 위해 필요한 기초 요소의 명확한 그림을 볼 시작합니다.

회의 계획 작업#2)형식과 테마를 선택합니다.

컨퍼런스의 형식과 주제는 컨퍼런스에서 참석자 및 스폰서의 경험의 기초를 형성합니다. 이와 같이,당신은 당신의 광고 타깃을 끌고 당신의 상표에 스포트라이트를 빛날 주제를 선택해야 한다. 너의 주제는 사건을 통하여 출석자 그리고 응집성에 명백해야 한다.

여기에 몇 가지 아이디어를 촉발하는 몇 가지 회의 테마가 있습니다:

• 목적지 혁신

• 정상에 여행

• 진행 중인 파트너

• 미션 가능

• 미래로 돌아 가기

너는 너의 가이드로 행동할 것이다 주제가 있으면 하자마자,회의 계획 과정안에 다음 단계는 너의 회의 체재를 결정한것을 이다. 이 선택할 수있는 많은 이벤트 형식이 있습니다,당신은 또한 당신의 참석자에 대한 독특한 경험을 제공하기 위해 형식을 결합 할 수 있습니다.

컨퍼런스에 통합할 수 있는 몇 가지 형식은 다음과 같습니다:

• 무역 박람회

• 대규모 세미나

• 산업 패널 토론

• 워크숍 세션

• 라운드 테이블

• 스피드 네트워킹(스피드 데이트와 같은)

• 게임 화 세션

어떤 형식(들)당신이 당신의 회의에 대한 선택,그것은 당신의 경쟁자에서 눈에 띄는 이벤트를 만들 것입니다 무엇을 고려하는 것이 중요합니다. 더 기억에 남는 하 고 영향력 있는 회의 장차 몇 년 동안 있을 것 이다 더 큰 성공.

회의 계획 작업#3)예산을 설정합니다.

이제 당신은 당신이 계획 할 회의의 종류에 대한 명확한 생각을 가지고,다음 단계는 모든 일이 일어날 수 있도록 예산을 설정하는 것입니다. 회의 예산을 구성하는 너무 많은 광고 항목이 있으므로 모든 항목을 고려한 다음 일부 항목을 부수적으로 고려하는 것이 중요합니다.

고정 비용 설정

회의 계획에는 필연적으로 이벤트 예산의 가장 중요한 부분을 차지하는 많은 고정 비용이 있습니다. 이 비용은 너의 사건에 출석자의 수에의해 전형적으로 영향을 받지 않는다-이는 것 이다.

고정 비용의 예는 다음과 같습니다:

• 이벤트 장소

• 장비(유명 기술)

• 유료 직원

• 라이센스 및 허가

가변 비용 설정

회의 계획과 관련하여 고정 비용보다 훨씬 더 많은 가변 비용이 있습니다. 가변 비용은 참석자 수,마케팅 비용 및 이벤트를 고유하게 만드는 모든 추가 접촉에 따라 달라지는 모든 추가 사항입니다.

가변 비용의 예는 다음과 같습니다:

• 참석자 당 식사

• 마케팅 및 광고

• 장식

• 사교 행사 비용

• 셔틀 또는 교통 서비스

• 이벤트 직원&자원봉사 관리 소프트웨어

• 인쇄 자료

• 경품 및 스피커 선물

컨퍼런스를 성공시키는 데 필요한 모든 광고 항목을 명확하게 이해하면 컨퍼런스 예산을 설정할 수 있습니다. 길을 따라 올 어떤 막판 비용에 대한 몇 가지 여분의 돈을 할당하는 것을 잊지 마십시오.

최대 증가:4-8 개월 아웃

이제 컨퍼런스가 무엇인지,그리고 참석자들을 위한 모든 활동에 대한 명확한 아이디어를 얻었으니,이제 이러한 놀라운 경험을 어떻게 전달할 것인지 계획해야 할 때입니다.

회의 계획 작업#4)위치를 선택하고 날짜 설정

장소 및 날짜 없이는 회의가 없습니다. 그래서 지금은 당신이 당신의 물류 계획을 시작할 수 있도록 모든 정리 것을 얻을 수있는 시간이다. 훌륭한 회의에는 훌륭한 장소가 필요합니다. 너가 편성 회의에 새롭,무슨 개최지가 과거 사건을 위해 그들을 위해 일한 다른 조직자에게 물으십시요.

당신이 잠재적 인 장소를 발견 한 경우,자신에게 물어:

• 이 장소에 액세스 할 수 있습니까?

• 그것은 적당한 설비에 가깝습니까?

• 참석자는 쉽게 주차를 찾을 수 있습니까?

• 크기는 당신이 상상하는 경청자 크기를 위해 적당합니까?

• 장소는 선호하는 이벤트 날짜에 대한 가용성이 있습니까?

대부분의 시간,이벤트 날짜는 장소의 가용성에 의해 결정된다. 그러나,날짜가 개최지 보다는 더 중요한 경우에,당신은 그 날짜를 수용하는 개최지를 찾아내는 우선순위를 매길 필요가 있을 것이다. 당신은 당신의 장소/위치 및 날짜를 설정 한 후,이 이벤트가 일어날 수 있도록 군대를 재편성하는 시간이다.

회의 계획 과제#5)자원 봉사자 팀 모집

모든 훌륭한 회의에는 일을 계속 진행하기 위해 헌신적 인 개인 팀이 필요합니다. 오히려 너의 회의를 위해 이것을 하기 위하여 전체 대원을 고용하십시요,자원 봉사자를 이용하지 않는가 위하여 왜? 많은 참석자 감소 회의 티켓에 대 한 그들의 시간의 일부를 자원 봉사 하 고 싶어요 또는 학생 들은 졸업 후 산업에 참여 하 고 찾고 있다면 참여 하 고 싶어요.

자원봉사자는 세계 최대 규모의 컨퍼런스에서 필수적인 부분입니다. 이렇게 동기를 주는 개인에게서 약간 도움을 보충한것을 해보지 않기 위하여 왜. 초기화 라이브의 이벤트 직원 및 자원 봉사 관리 소프트웨어는 회의 모집,일정,관리 및 자원 봉사자들과 의사 소통을 도왔다.

시작은 간단하다;당신은 사용자 정의 브랜드 자원 봉사 가입 양식을 작성하고 회의 웹 사이트에 게시해야합니다. 거기에서 관심있는 자원 봉사자들은 일할 자격이있는 교대에 직접 가입 할 수 있습니다.

다음은 자원봉사 관리 소프트웨어가 어떻게 영향을 미칠 수 있는지에 대한 예입니다.

소셜 미디어 마케팅 세계는 50 직원 만있는 이벤트에서 200 직원 이상으로 증가했습니다. 4,500 명의 참석자,600 개 이상의 교대 근무,4,000 시간 이상 근무했습니다. 이벤트 매니저 자시 파인 스타 인은 말함으로써 경험을 요약,”초기화 라이브는 합리화하고 더 나은 관리 할 수 있도록 모든 달러 가치가있다,의사 소통,자원 봉사자를 구성. 그것은 당신과 당신의 자원 봉사자가 정말로 중요한 것에 집중할 수있게합니다.”

회의 계획 작업#6)책 스피커 및 공급 업체.

이제 회의를 기억에 남는 경험으로 만들 모든 사람들과 조직을 예약 할 때입니다. 너는 아마 너의 사건을 위해 원한 국회의장 그리고 납품업자의 명부를 창조했다. 이제 귀하의 이벤트에 대 한 그 사람들을 확보 하는 시간 이다.

스피커 예약

참석자에게 전문 지식을 제공 할 수있는 다른 연사뿐만 아니라 잘 알려진 몇 명의 기조 연설자를 확보하고 싶을 것입니다. 당신이 효과적으로 그들없이 이벤트 일정 및 마케팅 계획을 구축 할 수 없기 때문에 메인 스피커를 확보하는 것은 매우 중요하다.

공급 업체 예약

공급 업체는 참석자가 편안하고,먹이를주고,즐겁게 지낼 수있는 사람들이므로 가능한 최고의 공급 업체를 선택해야합니다. 무선 랜 제공 업체 및 요리사에서 장비 대여 및 참석자 소프트웨어에 이르기까지 이벤트에 대한 보안을 위해 많은 공급 업체가 있습니다. 각 공급 업체의 계약 및 결과물을 추적하여 작업을 시작할 때 놀라움이 없는지 확인하는 것이 중요합니다.

회의 계획 작업#7)스폰서를 검색합니다.

스폰서는 초기 이벤트 비용을 상쇄하는 데 도움이되는 거대한 수입원입니다. 법인 후원은 기업 회의를 위해 일반적 연습 이다;수시로,기업 납품업자는 사건을 후원하기 위하여 볼 것이다. 후원을 위해 유효한 모든 각종 사건 및 물자를 설치하고 이상적인 후원자의 너의 명부에 보내기 위하여 그때 너의 팀을 위해 후원 포장을 창조하는것은 후원자를 끌 위하여는,중요하다.

스폰서는 자신의 돈에서 측정 값을 받고 있어야 기억,그래서 당신의 패키지에 숫자를 포함해야합니다. 성공적인 사건은 너의 후원자를 위해 이으면,더 할 것 같다 내년에 공헌하게 열망할 것이다.

건물 흥분:1-4 개월 아웃

이제 모든 사람들이 이벤트에 대해 흥분 할 때입니다. 이것은 당신이 당신의 회의에 참석자와 더 많은 자원 봉사자를 유치하기 위해 이벤트에 대한 계획 한 모든 놀라운 일을 공유 시작할 때입니다.

회의 계획 작업#8)웹 사이트를 구축하십시오.

많은 이벤트 제작자가 마케팅 및 참석자 등록을 위해 이벤트 관련 웹 사이트를 구축하기로 선택합니다. 다른 회사는 단순히 기존 기업 웹 사이트에 이벤트 세부 페이지를 추가합니다. 어느 방법을 선택하든 참석자,공급 업체 또는 자원 봉사자의 모든 정보를 온라인으로 쉽게 찾을 수 있어야합니다.

여기 당신이 당신의 웹사이트에 필요로 하는 정보의 몇몇 중핵 조각은 있다.

• 행사 날짜 및 장소
• 주요 연사 및 활동
• 지불 게이트가있는 티켓 및 등록 포털
• 온라인 등록이 포함 된 자원 봉사 페이지
• 공급 업체 및 후원 정보

회의 계획 작업#9)이벤트를 홍보하십시오.

이제 네트워크 및 타겟 고객에게 이벤트를 홍보 할 시간입니다. 무엇이 당신의 이벤트를 군중에서 밖으로 서? 저 유일한 판매 건의안을 가지고 가고 모든 너의 시장 효과안에 중핵 기둥으로 이용하십시요.

마케팅 자료를 만들 때 테마와 브랜드를 사용하여 어떤 매체에서든 눈에 띄고 자료를 만드는 것이 중요합니다. 예를 들어,소셜 미디어와 유튜브의 비디오는 먼 길을 갈 수 있지만 이메일에는 훌륭한 그래픽이 있습니다. 더 많은 작업을 해야,더 많은 채널에서 시장 수 있습니다.

오늘날 시장에서는 이벤트를 마케팅하기 위해 여러 채널을 사용하는 것이 매우 중요합니다. 이벤트를 홍보하는 마케팅 채널은 다음과 같습니다:

• 귀하의 네트워크에 이메일 마케팅

• 소셜 미디어 채널

• 산업 간행물

• 구글 광고

• 유료 소셜 광고

게시와 일치 하 고 등록 및 자원 봉사 가입 양식에 사람들을 드라이브 있는지 확인. 가능한 한 널리 단어를 확산함으로써,당신은 직접 이벤트 출석에 영향을 미치는,더 많은 사람들 앞에서 회의를 얻을 수 있습니다.

회의 계획 작업#10)일정 초안을 작성합니다.

발표자 슬롯과 세미나 호스트를 채울 때 일정 초안 버전을 유지합니다. 이벤트 일정은 공급 업체 및 자원 봉사자와 같은 귀하와 모든 이해 관계자를위한 핵심 도구입니다. 너의 계획은 변화할 것이다,그러나 너의 회의가 접근하는 때,너의 회의 계획을 이용할 수 있게 하는것은 중요하다 그래서 모두는 그것의 주위에 계획을 만들어야 한다.

컨퍼런스 전 주

이벤트가 다가옴에 따라 모든 것이 제자리에 있는지 확인해야 할 때이며 모든 사람이 컨퍼런스를 설정하고 성공을 보장하기 위해해야 할 일을 알고 있습니다. 회의 계획의 이 단계는 긴요하 많은 막판 조정 및 끈기를 요구할 것이다. 모든 스피커,공급 업체 및 자원 봉사자 뿐만 아니라 당신의 팀에 모두 그들은 그들의 최고의 작품에 필요한 모든 정보가 있어야 합니다.

회의 계획 작업#11 최종 알림을 보냅니다.

회의가 다가옴에 따라 모든 사람이 중요한 기한과 이정표를 충족하는지 확인하는 것이 중요합니다. 이 때 알림 통신 모두에 대 한 편리. 이벤트 진행 상황 및 일정에 필요한 변경 사항에 대해 사용자를 계속 업데이트해야 합니다.

당신의 공급 업체에 관해서는,스폰서,자원 봉사자,당신은 이벤트에 이르는 지난 몇 주 동안 많은 접촉을해야합니다. 각 그룹에 대 한 직원을 할당 하는 것을 고려 하 고 모든 정보 및 그들의 작업에 영향을 미칠 수 있는 변경 사항에 업데이트 된 그들의 그룹을 유지 하도록 요청. 좋은 커뮤니케이션은 사건 체제가 매끄럽게 간ㄴ다는 것을 지킬 것이다.

회의 계획 과제#12)자원봉사자들에게 최종 개요를 제시한다.

이제 당신은 자원 봉사자의 놀라운 팀을 조립 한,그것은 그들이 번창하는 데 필요한 모든 훈련과 도구를 장비하는 것이 중요합니다. 자원봉사자는 일반 안전 규정에 대한 교육을 받아야 하며,행사 기간 동안 맡게 될 역할과 책임에 관한 구체적인 교육을 받아야 한다.

자원 봉사자에게 자원 봉사 관리 소프트웨어에서 자원 봉사 앱을 다운로드하여 개인 자원 봉사 일정 및 이벤트 문서에 액세스하도록 요청할 때입니다. 이 응용 프로그램은 또한 그들이 체크 인 변화에 자신의 상사와 직접 통신 할 수 있도록해야한다. 당신의 자원 봉사자는 이벤트의 얼굴이 될 것입니다 사람들,그래서 더 나은 그들이 장착,더 나은 그들은 당신의 참석자가 좋은 경험을 보장 할 수 있습니다.

컨퍼런스 후

컨퍼런스가 끝나면 내년에 성공을 위해 설정해야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 너가 있은 모든 성공 및 너의 사건동안에 일어난 어떤 결점을 문서화하고 추적하는것은 이렇게 중요하다. 더 당신이 배울,더 당신이 향상시킬 수 있습니다.

회의 계획 과제#13)청중을 조사하십시오.

참석자에게 묻지 않고 즐거운 시간을 보냈는지 알 수있는 방법이 없습니다. 이 때 온라인 설문 조사를 통해 이벤트가 어떻게 진행되었는지 알 수 있습니다. 위치,음식,세션 및 연사와 같은 특정 주제와 회의에 대한 일반적인 감정에 대해 질문하는 온라인 설문 조사를 만듭니다. 설문조사의 모든 문제는 이벤트를 개선할 수 있는 방법을 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다.

설문 조사는 회의 후 하루나 이틀을 넘지 않아야합니다. 당신은 당신의 이벤트가 가능한 가장 정확한 정보를 수집하기 위해 모든 사람의 마음에 여전히 신선한 있는지 확인하려면.

회의 계획 작업#14)후속 리소스를 공유합니다.

회의 내내 참석자에게 제공되는 많은 정보와 리소스가 있었지만 이러한 리소스 중 일부는 필연적으로 손실되거나 잊혀 질 수 있습니다. 회의 직후 이메일 및 소셜 채널을 통해 참석자와 이벤트 관련 리소스 및 비디오를 공유하십시오. 너는 자연적으로 모두를 너의 사건에서 최대값을 받는 원한다,그래서 이 여분 노력은 긴 방법 갈 수 있는다.

결론

이제 환상적인 이벤트를 계획 할 시간입니다. 이 기사는 너의 회의 계획을 위해 뛰어오르는 떨어져 점으로 간단하게 행동해야 한다. 초기화 라이브는 숙련 된,충성&헌신적 인 직원과 자원 봉사자의 뛰어난 팀을 구축 할 수 있도록하여 반사 회의를 제공 할 수 있습니다. 자세한 내용을 보려면 여기를 클릭하여 데모를 보거나 아래 리소스 목록을 살펴보십시오.

탐색할 자료

• 자원 봉사 관리에 대한 스마트 비영리 가이드. 자원봉사자들은 컨퍼런스의 성공에 중요한 역할을 합니다. 성공을 위해 그(것)들을 위로 놓을 전략을 탐구하십시오.

• 비영리 단체를위한 가상 컨퍼런스:무엇을 기대합니다. 당신은 당신의 회의 원격 갈 계획입니까? 이 완전한 가이드와 함께 원격 회의에 대한 모든 것을 알아보십시오.

• 2021 년을위한 완전한 단계별 축제 계획 가이드. 축제는 청중을위한 또 다른 좋은 참여 기회입니다. 이 단계별 가이드를 통해 성공적인 축제를 계획하는 방법에 대해 알아보십시오.