• Articles
• admin

a konferenciák fontos részét képezik a szakmai fejlődésnek és az üzleti hálózatépítésnek minden iparág számára. Az innovációhoz elengedhetetlen, hogy a világ minden tájáról egyazon iparágba tartozó embereket összehozzuk a tanulás és a megosztás érdekében. Egy sikeres konferencia mindenféle formában és méretben jöhet, 200 embertől egy hétvégén át 15 000-ig egy hétig.

az InitLive számos konferenciával dolgozott együtt, amelyek közül néhány a legnagyobb az iparágban. Ezen keresztül az InitLive megérti a komplex logisztikai kihívásokat és a tervezést, amelyek a sikeres konferencia felállításához vezetnek. A konferencia megtervezése nagy vállalkozás lehet, de ez a lépésenkénti ellenőrzőlista segít abban, hogy bármi is legyen, sikeres lesz.

Tartalomjegyzék

• első lépések: 8-12 hónap Out
• Ramping Up: 4-8 hónap Out
• építési izgalom: 1-4 hónap
• a konferencia előtti hetek
• a konferencia után

első lépések: 8-12 hónap ki

van egy csomó tervezés, hogy bemegy egy személyes konferencia esemény. Ezért olyan fontos, hogy jó előre megkezdje a konferencia tervezési folyamatát. Hasznos, ha áttekinti a legutóbbi konferencia sikereit és hiányosságait, és ezeket az információkat felhasználja arra, hogy ezúttal tájékoztassa a tervezést.

konferencia tervezési feladat #1) Határozza meg céljait.

egy csodálatos konferencia vagy vállalati esemény megtervezéséhez és végrehajtásához először el kell döntenie, hogy pontosan mit próbál elérni. Kérdezd meg magadtól, hogy milyen típusú konferencia résztvevőt szeretne vonzani, valamint hogyan győződhet meg arról, hogy a konferencia a márkájához kapcsolódik. Milyen értéket szeretne biztosítani, és mely szervezetek és előadók ideális Partnerei az eseménynek?

ehhez meg kell válaszolnia néhány alapvető kérdést:

• Mi legyen az elvihető?
• mit fognak tanulni az emberek a konferenciáról?
• ki a célközönség?
• kell-e az eseménynek profitot termelnie? Ha igen, mi az a profitcél?
• mennyibe kerülnek a jegyek?
• milyen jótékonysági munkát végez a konferencia?
• hol kerül sor az eseményre?
• hány ember vesz részt az eseményen?

ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásával világos képet kap a konferencia célkitűzéseiről és a siker eléréséhez szükséges alapelemekről.

konferencia tervezési feladat #2) Válasszon formátumot és témát.

a konferencia formátuma és témája képezi a résztvevők és a szponzorok tapasztalatait a konferencián. Mint ilyen, olyan témát kell választania, amely vonzza a célközönséget, és rávilágít a márka reflektorfényére. A témának nyilvánvalónak kell lennie a résztvevők számára, és koherensnek kell lennie az esemény során.

íme néhány konferencia témák szikra néhány ötletet:

• cél innováció

• utazás a csúcsra

• folyamatban lévő partnerek

• küldetés lehetséges

• vissza a jövőbe

ha van egy témája, amely útmutatóként szolgál, a konferencia tervezési folyamatának következő lépése a konferencia formátumának eldöntése. Olyan sok eseményformátum közül lehet választani, és kombinálhatja a formátumokat is, hogy egyedülálló élményt nyújtson a résztvevők számára.

íme néhány formátum, amelyet beépíthet a konferenciájába:

• kiállítás

• nagy szemináriumok

• ipari panelbeszélgetés

• Workshop ülés

• kerekasztal

• Speed Networking ( mint a Speed dating)

• Gamification Sessions

bármilyen formátumot is választ a konferenciához, fontos megfontolni, hogy mi teszi az eseményt kiemelkedővé a versenytársak közül. Minél emlékezetesebb és hatásosabb a konferencia, annál nagyobb sikere lesz az elkövetkező években.

konferencia tervezési feladat # 3) Állítsa be a költségvetést.

most, hogy világos elképzelése van arról, hogy milyen konferenciát tervez, a következő lépés egy költségvetés létrehozása, hogy mindez megtörténjen. Olyan sok sor van, amelyek a konferencia költségvetését alkotják, ezért fontos, hogy mindegyiket figyelembe vegyük, majd néhányat az út mentén.

a fix költségek létrehozása

a konferencia tervezésében sok állandó költség van, amelyek elkerülhetetlenül az esemény költségvetésének legjelentősebb részét teszik ki. Ezeket a költségeket általában nem befolyásolja az eseményen résztvevők száma-azok, amik.

példák az állandó költségekre:

• rendezvény helyszín

• berendezések (AV tech)

• Fizetett személyzet

• engedélyek és engedélyek

létrehozása a változó költségek

vannak sokkal több változó költségek, mint Fix is, amikor a konferencia tervezés. A változó költségek minden olyan extra dolog, amely a résztvevők számától, a marketing költségektől és az összes extra érintéstől függ, amelyek egyedivé teszik az eseményt.

a változó költségek példái a következők:

• étkezés résztvevőnként

• Marketing és reklám

• dekoráció

• társadalmi esemény költsége

• transzfer vagy szállítási szolgáltatás

• Esemény személyzet & önkéntes menedzsment szoftver

• nyomtatási anyagok

• ajándékok és hangszóró ajándékok

ha van egy világos megértése a sorok szükséges ahhoz, hogy a Konferencia sikeres, akkor kezdődik, hogy létrehozza a konferencia költségvetés. Ne felejtsd el, hogy oszt egy kis extra pénzt minden last-minute költségek, hogy jöjjön fel az út mentén.

Ramping Up: 4-8 Months Out

most, hogy világos elképzelése van arról, hogy mi a konferencia és az összes tevékenység, amelyet a résztvevők számára tart, itt az ideje, hogy elkezdje tervezni, hogyan fogja átadni ezeket a hihetetlen élményeket.

konferencia tervezési feladat #4) Válasszon helyet és állítson be dátumot

nincs konferencia helyszín és dátum nélkül. Tehát most itt az ideje, hogy mindent elrendezzen, hogy elkezdhesse a logisztika tervezését. Egy nagy konferenciának nagyszerű helyszínre van szüksége. Ha még nem ismeri a konferenciák szervezését, kérdezze meg más szervezőket, hogy milyen helyszínek működtek számukra a múltbeli eseményeknél.

Ha találtál egy lehetséges helyszínt, kérdezd meg magadtól:

• megközelíthető ez a hely?

• közel van a megfelelő szálláshoz?

• a résztvevők könnyen megtalálják a parkolást?

• a méret megfelel az Ön által elképzelt közönségméretnek?

• rendelkezésre áll-e a helyszín az előnyben részesített esemény dátumához?

az idő nagy részében, az esemény dátumát a helyszín elérhetősége határozza meg. Azonban, ha a dátum fontosabb, mint a helyszín, prioritásként kell kezelnie az adott dátumnak megfelelő helyszín megtalálását. Miután beállította a helyszínt/helyet és a dátumot, itt az ideje, hogy összegyűjtse a csapatokat, hogy ez az esemény megtörténjen.

konferencia tervezési feladat #5) toborozni egy csapat önkéntes

minden jó konferencia szüksége van egy csapat elkötelezett egyének, hogy a dolgok fut. Ahelyett, hogy egy egész legénységet bérelne fel erre a konferenciára, miért nem használ önkénteseket? Sok résztvevő szívesen önként jelentkezne egy csökkentett konferenciajegyre, vagy a hallgatók szívesen részt vennének, ha az érettségi után szeretnének részt venni az iparban.

az önkéntesek a világ legnagyobb konferenciáinak elengedhetetlen részét képezik. Akkor miért nem próbálja meg toborozni a motivált egyének segítségét. Az InitLive rendezvényszemélyzete és önkéntes menedzsment szoftvere segített a konferenciák toborzásában, ütemezésében, kezelésében és az önkéntesekkel való kommunikációban.

a kezdés egyszerű; csak létre kell hoznia egy egyedi márkás önkéntes regisztrációs űrlapot, és fel kell tennie a konferencia webhelyére. Onnan, az érdeklődő önkéntesek közvetlenül regisztrálhatnak a műszakokra, amelyek képesek dolgozni.

íme egy példa arra, hogyan lehet az önkéntes menedzsment szoftver hatással.

a közösségi média Marketing világa egy csak 50 alkalmazottal rendelkező eseményről több mint 200 alkalmazottra vált. 4500 résztvevő volt, több mint 600 műszakban dolgozott, és több mint 4000 órát dolgozott. Jaci Feinstein, a rendezvény vezetője a következőket mondta: “az InitLive minden dollárt megér, hogy képes legyen racionalizálni és jobban kezelni, kommunikálni, megszervezni önkénteseit. Ez lehetővé teszi, hogy Ön és önkéntesei arra összpontosítsanak, ami igazán fontos.”

konferencia tervezési feladat # 6) könyv hangszórók és szállítók.

itt az ideje, hogy lefoglalja mindazokat az embereket és szervezeteket, akik emlékezetes élményt nyújtanak a konferenciának. Valószínűleg létrehozott egy listát a kívánt előadókról és szállítókról az eseményhez. Itt az ideje, hogy biztosítsa ezeket az embereket az eseményéhez.

hangszórók foglalása

akkor eldönthetjük, hogy biztosítsa néhány vitaindító előadók, hogy jól ismert, valamint más hangszórók, akik tud nyújtani a szakértelem, hogy a résztvevők. A fő hangszórók biztosítása hihetetlenül fontos, mert nélkülük nem lehet hatékonyan felépíteni az esemény ütemezését és marketingterveit.

a szállítók foglalása

az eladók azok az emberek, akik biztosítják, hogy a résztvevők kényelmesek, táplálottak és szórakoztatóak legyenek, ezért ki kell választania a lehető legjobb eladókat. Számos gyártó biztosítja az eseményt, a Wifi szolgáltatóktól és a vendéglátóktól a berendezések kölcsönzéséig és a résztvevő szoftverekig. Fontos, hogy nyomon kövessük az egyes szállítók szerződéseit és teljesítéseit annak biztosítása érdekében, hogy ne legyenek meglepetések a munka megkezdésekor.

konferencia tervezési feladat #7) szponzorok keresése.

a szponzorok hatalmas bevételi forrást jelentenek az esemény kezdeti költségeinek ellensúlyozására. A vállalati szponzorálás az ipari konferenciák általános gyakorlata; gyakran az ipari gyártók szponzorálni fogják az eseményeket. A szponzorok vonzása érdekében fontos, hogy létrehozza a szponzoráláshoz rendelkezésre álló összes eseményt és anyagot, majd szponzori csomagokat hozzon létre csapata számára, amelyeket elküldhet az ideális szponzorok listájára.

ne feledje, hogy a szponzoroknak mérhető értéket kell szerezniük a pénzükből, ezért győződjön meg róla, hogy számokat tartalmaz a csomagokban. Minél sikeresebb az esemény a szponzorok számára, annál valószínűbb, hogy a következő évben többet fognak hozzájárulni.

épület izgalom: 1-4 hónap ki

most itt az ideje, hogy mindenki izgatott az esemény. Ekkor kezdje el megosztani az összes csodálatos dolgot, amelyet az eseményre tervezett, hogy vonzza a résztvevőket és több önkéntest a konferenciára.

konferencia tervezési feladat # 8) Építsd meg a honlapon.

sok rendezvénygyártó úgy dönt, hogy eseményspecifikus weboldalt készít a marketinghez és a résztvevők regisztrációjához. Más vállalatok egyszerűen hozzáadják az esemény sajátosságait a meglévő vállalati webhelyükhöz. Bármelyik módszert is választja, minden olyan információnak, amelyet a résztvevőnek, az eladónak vagy az önkéntesnek szüksége van, elérhetőnek és könnyen megtalálhatónak kell lennie az interneten.

Íme néhány alapvető információ, amire szüksége van a webhelyén.

• esemény dátuma és helye
• kulcsfontosságú előadók és tevékenységek
• jegy-és regisztrációs portál fizetési kapuval
• önkéntes oldal online regisztrációval
• szállítói és szponzorálási információk

konferencia tervezési feladat #9) hirdesse az eseményt.

most itt az ideje, hogy elkezdje népszerűsíteni az eseményt a hálózat és a célközönség számára. Mi teszi az eseményt kiemelkedővé a tömegből? Vegye ezt az egyedi értékesítési ajánlatot, és használja azt minden marketing erőfeszítésének alappilléreként.

a marketinganyagok létrehozásakor fontos, hogy a témát és a márkát használja, hogy kitűnjön és bármilyen médiumban készítsen anyagot. Például egy videó a közösségi médiában és a YouTube-on hosszú utat tehet meg, de egy nagyszerű grafika is lehet egy e-mailben. Minél többet kell dolgoznia, annál több csatornát tud piacra dobni.

a mai piacon nagyon fontos, hogy több csatornát használjon az esemény forgalmazásához. Itt vannak marketing csatornák az esemény népszerűsítésére:

• e-mail marketing a hálózathoz

• közösségi média csatornák

• ipari kiadványok

• Google ads

• Fizetett közösségi hirdetések

legyen összhangban a kiküldetéssel, és ügyeljen arra, hogy az embereket a regisztrációs és önkéntes regisztrációs űrlapokra vezesse. Azáltal, hogy a szót a lehető legszélesebb körben terjeszti, több ember előtt kapja meg konferenciáját, közvetlenül befolyásolva az esemény látogatottságát.

konferencia tervezési feladat #10) ütemterv készítése.

amikor kitölti a hangszórók helyét és a szeminárium házigazdáit, tartsa meg a menetrend tervezetét. Az esemény ütemezése kulcsfontosságú eszköz az Ön és az összes érdekelt fél számára, mint például a szállítók és az önkéntesek. Az ütemterv megváltozik, de a konferencia közeledtével fontos, hogy elérhetővé tegye a konferencia ütemtervét, így mindenki másnak terveket kell készítenie körülötte.

a konferencia előtti héten

az esemény közeledtével itt az ideje, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden a helyén van, és mindenki tudja, mit kell tennie a konferencia felállításához és sikerének biztosításához. A konferencia tervezésének ez a szakasza kritikus fontosságú, és sok last-minute kiigazítást és türelmet igényel. A csapat minden tagjának, valamint az összes előadónak, szállítónak és önkéntesnek rendelkeznie kell minden szükséges információval a legjobb munkájához.

Conference Planniner 11.Feladat Utolsó Emlékeztetők Küldése.

a konferencia közeledtével létfontosságú, hogy mindenki betartsa a fontos határidőket és mérföldköveket. Ez az, amikor az emlékeztetők kommunikációja mindenki számára hasznos. Győződjön meg róla, hogy az embereket naprakészen tartja az esemény előrehaladásáról és az ütemtervben végrehajtandó módosításokról.

ami a szállítókat, a szponzorokat és az önkénteseket illeti, az esemény előtti utolsó hetekben sok kapcsolatot kell tartania. Fontolja meg, hogy minden csoporthoz hozzárendeljen egy munkatársat, és kérje meg őket, hogy folyamatosan tájékoztassák a csoportot minden olyan információról és változásról, amely befolyásolhatja a munkájukat. A jó kommunikáció biztosítja, hogy az esemény beállítása zökkenőmentesen menjen.

konferencia tervezési feladat #12) adja meg önkénteseinek a végső lepusztulást.

most, hogy összeállítottál egy csodálatos önkéntes csapatot, fontos, hogy felkészítsd őket minden képzésre és eszközre, amire szükségük van a boldoguláshoz. Az önkénteseket ki kell képezni az általános biztonsági előírásokra, és speciális képzésben kell részesíteni azokat a szerepeket és felelősségeket, amelyekkel az esemény során megbízják őket.

itt az ideje, hogy kérje meg önkénteseit, hogy töltsék le az önkéntes alkalmazást az önkéntes menedzsment szoftverből, hogy hozzáférjenek személyes önkéntes ütemtervükhöz és eseménydokumentumaikhoz. Ennek az alkalmazásnak lehetővé kell tennie számukra, hogy bejelentkezzenek a műszakokba, és közvetlenül kommunikáljanak a felettesükkel. Az önkéntesek az emberek, hogy lesz az arca a rendezvény, így a jobban felszerelt vannak, annál jobban tudják biztosítani a résztvevők egy nagy élmény.

a konferencia után

miután a konferencia véget ért, még mindig van néhány dolog, amit el kell végezni annak biztosítása érdekében, hogy a következő évben sikeres legyen. Nagyon fontos, hogy dokumentálja és nyomon kövesse az összes sikert, és az esemény során felmerült hiányosságokat. Minél többet tanulsz, annál többet tudsz javítani.

konferencia tervezési feladat #13) felmérés a közönség.

nincs mód megmondani, hogy a résztvevők jól érezték-e magukat anélkül, hogy megkérdeznék őket. Ez az, amikor egy online felmérés segít megtanulni, hogyan történt az esemény. Hozzon létre egy online felmérést, amely kérdéseket tesz fel olyan konkrét témákkal kapcsolatban, mint a helyszín, az étel, az ülés és az előadók, valamint a konferenciával kapcsolatos általános érzések. A felmérés összes problémájának segítenie kell abban, hogy jobban megértse, hogyan javíthatja eseményét.

a felmérést legfeljebb egy-két nappal a konferencia után kell elosztani. Biztosítani szeretné, hogy eseménye még mindig friss legyen mindenki fejében, hogy a lehető legpontosabb információkat Gyűjtse össze.

konferencia tervezési feladat #14) ossza meg a nyomon követési forrásokat.

sok információ és erőforrás állt a résztvevők rendelkezésére a konferencia során, de ezek közül néhány elkerülhetetlenül elveszett vagy feledésbe merült. Ne felejtsen el minden eseményspecifikus erőforrást és videót megosztani a résztvevőkkel e-mailben és közösségi csatornákon keresztül röviddel a konferencia után. Természetesen azt akarja, hogy mindenki megkapja a maximális értéket az eseményéből, így ez az extra erőfeszítés hosszú utat jelenthet.

következtetés

itt az ideje, hogy elkezdj egy fantasztikus eseményt tervezni. Ennek a cikknek egyszerűen ugrási pontként kell működnie a konferencia tervezésében. Az InitLive segíthet egy látványos konferencia lebonyolításában azáltal, hogy segít egy képzett, hűséges & elkötelezett munkatársakból és önkéntesekből álló kiemelkedő csapat felépítésében. Többet tanulni, kattintson ide egy bemutató megtekintéséhez, vagy fedezze fel az alábbi források listáját.

forrás a felfedezéshez

• az intelligens Nonprofit útmutató az önkéntes menedzsmenthez. Az önkéntesek kulcsszerepet játszanak a konferencia sikerében. Fedezze fel azokat a stratégiákat, amelyek felállítják őket a sikerhez.

• virtuális konferenciák Nonprofit Szervezeteknek: mi várható. Távmunkát tervez a konferenciával? Tudjon meg mindent a távoli konferenciákról ezzel a teljes útmutatóval.

• a teljes lépésenkénti Fesztiváltervezési útmutató 2021-re. A fesztiválok egy másik nagyszerű eljegyzési lehetőség a közönség számára. Ismerje meg, hogyan tervezzen egy sikeres fesztivált ezzel a lépésről lépésre.