• Articles
• admin

konferenser är en viktig del av professionell utveckling och affärsnätverk för alla branscher. Att samla människor från hela världen i samma bransch för att lära sig och dela är viktigt för innovation. En lyckad konferens kan komma i alla former och storlekar, från 200 personer över en helg till 15 000 i en vecka.

InitLive har haft förmånen att arbeta med många konferenser, varav några är de största i sin bransch. Genom detta förstår InitLive de komplexa logistiska utmaningarna och planeringen som går in i att skapa en konferens för framgång. Att planera en konferens kan vara ett stort företag, men den här steg-för-steg-checklistan hjälper dig att se till att allt du planerar blir en framgång.

Innehållsförteckning

• komma igång: 8-12 månader ut
• rampa upp: 4-8 månader ut
• bygga spänning: 1-4 månader ut
• veckorna före din konferens
• efter konferensen

komma igång: 8-12 månader ut

det finns mycket planering som går in i ett personligt konferensevenemang. Det är därför det är så viktigt att starta din konferensplaneringsprocess i god tid. Det är bra att granska dina framgångar och brister från din senaste konferens och använda den informationen för att informera din planering den här gången.

konferensplanering Uppgift #1) fastställa dina mål och syften.

för att planera och genomföra en fantastisk konferens eller företagsevenemang måste du först bestämma specifikt vad du försöker åstadkomma. Fråga dig själv vilken typ av konferensdeltagare du vill locka, samt hur du kan se till att konferensen relaterar till ditt varumärke. Vilken typ av värde vill du ge, och vilka organisationer och talare skulle göra idealiska partners för ditt evenemang?

för att göra detta måste du svara på några grundläggande frågor:

• Vad vill du att takeaway ska vara?
• vad kommer folk att lära av er konferens?
• Vem är din målgrupp?
• behöver ditt evenemang göra vinst? Om så är fallet, vad är det vinstmålet?
• hur mycket kostar biljetter?
• vilket välgörenhetsarbete kommer din konferens att göra?
• var kommer ditt evenemang att äga rum?
• hur många kommer att delta i ditt evenemang?

genom att svara på dessa frågor kommer du att börja se en tydlig bild av dina konferensmål och de grundläggande elementen som behövs för att göra det till en framgång.

konferensplanering Uppgift # 2) Välj ett format och tema.

din konferens format och tema kommer att ligga till grund för dina deltagares och sponsorers upplevelser på din konferens. Som sådan bör du välja ett tema som kommer att locka din målgrupp och lysa rampljuset på ditt varumärke. Ditt tema ska vara uppenbart för deltagarna och sammanhängande under hela evenemanget.

här är några konferensteman för att gnista några ideer:

• Destination Innovation

• resan till toppen

• Partners In Progress

• uppdrag möjligt

• tillbaka till framtiden

när du har ett tema att fungera som din guide är nästa steg i konferensplaneringsprocessen att bestämma ditt konferensformat. Det finns så många evenemangsformat att välja mellan, och du kan också kombinera format för att leverera en unik upplevelse för dina deltagare.

här är några format som du kan införliva i din konferens:

• Mässa

• stora seminarier

• bransch paneldiskussion

• Workshop Session

• runda bordet

• Speed Networking (som Speed dating)

• Gamification sessioner

oavsett vilket format du väljer för din konferens är det viktigt att överväga vad som gör att ditt evenemang sticker ut från dina konkurrenter. Ju mer minnesvärd och effektfull din konferens är, desto större framgång kommer den att ha i många år framöver.

konferensplanering Uppgift # 3) Ställ in din budget.

nu när du har en klar uppfattning om vilken typ av konferens du planerar är nästa steg att skapa en budget för att allt ska hända. Det finns så många poster som utgör en konferens budget så det är viktigt att redogöra för dem alla och sedan några för oförutsedda på vägen.

upprätta dina fasta kostnader

det finns många fasta kostnader i konferensplanering som oundvikligen kommer att utgöra den mest betydande delen av din evenemangsbudget. Dessa kostnader påverkas vanligtvis inte av antalet deltagare på ditt evenemang — de är vad de är.

exempel på fasta kostnader är:

• evenemangsplats

• utrustning (av tech)

• betald personal

• licenser och tillstånd

fastställa dina rörliga kostnader

det finns mycket mer rörliga kostnader än fasta när det gäller konferensplanering. Rörliga kostnader är alla extra saker som beror på ditt antal deltagare, marknadsföringskostnader och alla extra detaljer som gör ditt evenemang unikt.

exempel på rörliga kostnader inkluderar:

• måltider per deltagare

• marknadsföring och reklam

• inredning

• kostnad för sociala evenemang

• Shuttle eller transporttjänst

• evenemangspersonal & programvara för volontärhantering

• tryckta material

• Giveaways och högtalare gåvor

när du har en klar förståelse för alla radposter som krävs för att göra din konferens till en framgång kan du börja skapa din konferensbudget. Glöm inte att tilldela lite extra pengar för alla sista minuten-utgifter som kommer upp på vägen.

rampa upp: 4-8 månader ut

nu när du har en klar uppfattning om vad din konferens är och alla aktiviteter du kommer att ha för dina deltagare är det dags att börja planera hur du ska leverera de otroliga upplevelserna.

konferensplanering Uppgift #4) Välj en plats och ange ett datum

det finns ingen konferens utan en plats och datum. Så nu är det dags att få allt ordnat så att du kan börja planera din logistik. En bra konferens behöver en bra plats. Om du är ny på att organisera konferenser, fråga andra arrangörer vilka arenor som har fungerat för dem för tidigare evenemang.

när du har hittat en potentiell plats, fråga dig själv:

• är denna plats tillgänglig?

• är det nära till lämpligt boende?

• kommer deltagarna att hitta parkering lätt?

• är storleken lämplig för publikstorleken du föreställer dig?

• har platsen tillgänglighet för det önskade evenemangsdatumet?

för det mesta bestäms ett evenemangsdatum av en platsens tillgänglighet. I alla fall, om datumet är viktigare än platsen, du måste prioritera att hitta en plats som rymmer det datumet. När du har satt din plats/plats och datum är det dags att samla trupperna för att få denna händelse att hända.

konferensplanering uppgift # 5) rekrytera ett team av volontärer

varje bra konferens behöver ett team av dedikerade individer för att hålla saker igång. Istället för att anställa en hel besättning för att göra detta för din konferens, varför inte använda volontärer? Många deltagare skulle älska att frivilligt en del av sin tid för en reducerad konferensbiljett, eller studenter skulle älska att delta om de tittar på att engagera sig i branschen efter examen.

volontärer är en viktig del av de flesta av de största konferenserna i världen. Så varför inte försöka rekrytera lite hjälp från motiverade individer. Initlives evenemangspersonal och volontärhanteringsprogramvara har hjälpt konferenser att rekrytera, schemalägga, hantera och kommunicera med volontärer.

att komma igång är enkelt; du måste bara skapa ett anpassat registreringsformulär för volontärer och skicka det till din konferenswebbplats. Därifrån kan intresserade volontärer registrera sig direkt för skift som de är kvalificerade att arbeta.

här är ett exempel på hur volontär programvara kan göra en inverkan.

Social Media Marketing World gick från ett evenemang med endast 50 anställda till mer än 200 anställda. Det fanns 4500 deltagare, mer än 600 Skift arbetade och över 4000 timmar arbetade. Event manager Jaci Feinstein sammanfattade upplevelsen genom att säga, ”InitLive är värt varje dollar för att kunna effektivisera och bättre hantera, kommunicera, organisera dina volontärer. Det gör att du och dina volontärer kan fokusera på det som verkligen är viktigt.”

konferens planering Uppgift # 6) Boka högtalare och leverantörer.

nu är det dags att boka alla de människor och organisationer som kommer att göra din konferens till en minnesvärd upplevelse. Du har sannolikt skapat en lista över önskade högtalare och leverantörer för ditt evenemang. Nu är det dags att säkra dessa människor för ditt evenemang.

boka dina högtalare

du kommer att vilja säkra några huvudtalare som är välkända, liksom andra talare som kan erbjuda sin expertis till dina deltagare. Att säkra dina huvudhögtalare är oerhört viktigt eftersom du inte effektivt kan bygga ditt evenemangsschema och marknadsföringsplaner utan dem.

boka dina leverantörer

dina leverantörer är de människor som kommer att se till att deltagarna är bekväma, matade och underhållna, så du måste välja de bästa leverantörerna som möjligt. Det finns många leverantörer att säkra för ditt evenemang, från Wifi-leverantörer och cateringfirmor till uthyrning av utrustning och deltagarprogramvara. Det är viktigt att hålla reda på varje leverantörs kontrakt och leveranser för att säkerställa att det inte finns några överraskningar när de börjar arbeta.

konferensplanering uppgift # 7) Sök efter sponsorer.

sponsorer är en enorm inkomstkälla för att kompensera initiala händelsekostnader. Företags sponsring är en vanlig praxis för branschkonferenser; ofta kommer branschleverantörer att se till att sponsra evenemang. För att locka sponsorer är det viktigt att etablera alla olika evenemang och material som är tillgängliga för sponsring och sedan skapa sponsringspaket för ditt team att skicka till din lista över ideala sponsorer.

kom ihåg att sponsorer ska få mätbart värde ur sina pengar, så se till att inkludera siffror i dina paket. Ju mer framgångsrikt evenemanget är för dina sponsorer, desto mer sannolikt kommer de att vara angelägna om att bidra mer nästa år.

bygga spänning: 1-4 månader ut

nu är det dags att få alla glada över ditt evenemang. Det här är när du ska börja dela alla fantastiska saker du har planerat för ditt evenemang för att locka deltagare och fler volontärer till din konferens.

konferensplanering uppgift # 8) Bygg din webbplats.

många evenemangsproducenter väljer att bygga en evenemangsspecifik webbplats för marknadsföring och deltagarregistrering. Andra företag kommer helt enkelt att lägga till händelsespecifikationssidor på sin befintliga företagswebbplats. Oavsett hur du väljer måste all information som en deltagare, leverantör eller volontär behöver vara tillgänglig och lätt att hitta online.

här är några grundläggande bitar av information du behöver på din webbplats.

• evenemangsdatum och plats
• nyckeltalare och aktiviteter
• biljett-och registreringsportal med betalningsport
• en volontärsida med online-registrering
• information om leverantör och sponsring

Konferensplaneringsuppgift #9) marknadsför ditt evenemang.

nu är det dags att börja marknadsföra ditt evenemang till ditt nätverk och till din målgrupp. Vad gör ditt evenemang sticker ut från mängden? Ta det unika försäljningsförslaget och använd det som en kärnpelare i alla dina marknadsföringsinsatser.

när du skapar ditt marknadsföringsmaterial är det viktigt att använda ditt tema och varumärke för att sticka ut och skapa material i vilket medium som helst. Till exempel kan en video på sociala medier och YouTube gå långt men det kan också en bra grafik i ett e-postmeddelande. Ju mer du måste arbeta med, desto fler kanaler kan du marknadsföra.

på dagens marknad är det mycket viktigt att använda flera kanaler för att marknadsföra ditt evenemang. Här är marknadsföringskanaler för att marknadsföra ditt evenemang:

• e-postmarknadsföring till ditt nätverk

• sociala medier

• bransch publikationer

• Google ads

• betalda sociala annonser

var konsekvent med utstationering och se till att driva människor till din registrering och volontär registreringsformulär. Genom att sprida ordet så brett som möjligt får du din konferens framför fler människor, vilket direkt påverkar evenemangets närvaro.

konferensplanering uppgift #10) utarbeta ett schema.

när du fyller högtalare spelautomater och seminarievärdar, hålla ett utkast till version av ditt schema. Ditt evenemangsschema är ett viktigt verktyg för dig och alla dina intressenter, som leverantörer och volontärer. Ditt schema kommer att förändras, men när din konferens närmar sig är det viktigt att göra ditt konferensschema tillgängligt så att alla andra måste planera runt det.

veckan före din konferens

när ditt evenemang närmar sig är det dags att se till att allt är på plats, och alla vet vad de behöver göra för att ställa in din konferens och säkerställa dess framgång. Denna fas av konferensplanering är kritisk och kommer att kräva mycket justeringar i sista minuten och tålamod. Alla i ditt team samt alla dina högtalare, leverantörer och volontärer måste ha all information de behöver för sitt bästa arbete.

Konferens Planniner Uppgift #11 Skicka Slutliga Påminnelser.

när konferensen närmar sig är det viktigt att se till att alla uppfyller viktiga tidsfrister och milstolpar. Det är då påminnelser kommunikation komma till hands för alla. Se till att hålla folk uppdaterade om evenemangets framsteg och eventuella ändringar som behöver göras i schemat.

när det gäller dina leverantörer, sponsorer och volontärer måste du vara i kontakt med mycket under de senaste veckorna fram till evenemanget. Överväg att tilldela en anställd för varje grupp och be dem att hålla sin grupp uppdaterad om all information och ändringar som kan påverka deras jobb. Bra kommunikation kommer att säkerställa att händelseinställningen går smidigt.

konferensplanering uppgift #12) ge dina volontärer den slutliga rundown.

nu när du har samlat ett fantastiskt team av volontärer är det viktigt att utrusta dem med all utbildning och verktyg de behöver för att trivas. Volontärer bör utbildas i allmänna säkerhetsbestämmelser och få särskild utbildning om de roller och ansvarsområden de kommer att få i uppdrag under evenemanget.

det här är dags att be dina volontärer att ladda ner volontärprogrammet från din volontärhanteringsprogramvara för att få tillgång till deras personliga volontärschema och evenemangsdokument. Denna app bör också tillåta dem att checka in på skift och kommunicera direkt med sin handledare. Dina volontärer är de människor som kommer att vara ansiktet på ditt evenemang, så ju bättre utrustade de är, desto bättre kan de se till att dina deltagare får en fantastisk upplevelse.

efter konferensen

när din konferens är över finns det fortfarande några saker att göra för att säkerställa att du ställer in nästa år för framgång. Det är så viktigt att dokumentera och spåra alla framgångar du hade och eventuella brister som uppstod under ditt evenemang. Ju mer du lär dig, desto mer kan du förbättra.

konferensplanering uppgift #13) undersökning din publik.

det finns inget sätt att berätta om dina deltagare hade det bra utan att fråga dem. Det här är när en onlineundersökning kan hjälpa dig att lära dig hur ditt evenemang gjorde. Skapa en onlineundersökning som ställer frågor om specifika ämnen som plats, mat, session och högtalare och allmänna känslor om din konferens. Alla problem i din undersökning bör hjälpa dig att bättre förstå hur du kan förbättra ditt evenemang.

undersökningen ska delas ut högst en dag eller två efter din konferens. Du vill se till att ditt evenemang fortfarande är friskt i allas sinne för att samla in så exakt information som möjligt.

konferensplanering uppgift #14) dela eventuella uppföljningsresurser.

det fanns mycket information och resurser tillgängliga för dina deltagare under hela konferensen, men vissa av dessa resurser kan oundvikligen gå förlorade eller glömda. Se till att dela alla evenemangsspecifika resurser och videor med dina deltagare via e-post och sociala kanaler strax efter konferensen. Du vill naturligtvis att alla ska få det maximala värdet från ditt evenemang, så denna extra ansträngning kan gå långt.

slutsats

nu är det dags för dig att börja planera en fantastisk händelse. Denna artikel ska helt enkelt fungera som en hoppningspunkt för din konferensplanering. InitLive kan hjälpa dig att leverera en specialkonferens genom att hjälpa dig att bygga ett enastående team av skickliga, lojala & engagerade personal och volontärer. Om du vill veta mer, Klicka här för att titta på en demo eller utforska listan över resurser nedan.

resurs att utforska

• Smart ideell Guide till Volontärhantering. Dina volontärer spelar en nyckelroll i din konferens framgång. Utforska strategier som kommer att ställa upp dem för framgång.

• virtuella konferenser för ideella organisationer: vad du kan förvänta dig. Planerar du att gå på distans med din konferens? Lär dig allt om fjärrkonferenser med den här kompletta guiden.

• den kompletta steg-för-steg Festivalplaneringsguiden för 2021. Festivaler är en annan stor engagemangsmöjlighet för din publik. Lär dig hur du planerar en framgångsrik festival med den här steg-för-steg-guiden.