• Articles
• admin

konferencer er en vigtig del af faglig udvikling og forretningsnetværk for alle brancher. At bringe mennesker sammen fra hele verden i samme branche for at lære og dele er afgørende for innovation. En vellykket konference kan komme i alle former og størrelser, fra 200 personer over en uge til 15.000 i en uge.

InitLive har haft det privilegium at arbejde med mange konferencer, hvoraf nogle er de største i deres branche. Gennem dette forstår InitLive de komplekse logistiske udfordringer og planlægning, der går i at oprette en konference for succes. Planlægning af en konference kan være en stor virksomhed, men denne trinvise tjekliste hjælper med at sikre, at uanset hvad du planlægger, bliver en succes.

Indholdsfortegnelse

• Kom godt i gang: 8-12 måneder ude
• rampe op: 4-8 måneder ude
• bygning spænding: 1-4 måneder ud
• ugerne før din konference
• efter konferencen

Kom godt i gang: 8-12 måneder ud

der er en masse planlægning, der går ind i en personlig konference begivenhed. Derfor er det så vigtigt at starte din konference planlægningsproces i god tid. Det er nyttigt at gennemgå dine succeser og mangler fra din sidste konference og bruge disse oplysninger til at hjælpe med at informere din planlægning denne gang.

konference planlægning opgave #1) etablere dine mål og målsætninger.

for at planlægge og udføre en fantastisk konference eller firmaarrangement skal du først beslutte specifikt, hvad du prøver at opnå. Spørg dig selv, hvilken type konferencedeltager du vil tiltrække, samt hvordan du kan sikre dig, at konferencen vedrører dit brand. Hvilken slags værdi vil du give, og hvilke organisationer og højttalere ville være ideelle partnere til dit arrangement?

for at gøre dette skal du besvare nogle grundlæggende spørgsmål:

• Hvad vil du have, at afhentningen skal være?
• hvad vil folk lære af din konference?
• Hvem er din målgruppe?
• har dit arrangement brug for at slå et overskud? Hvis ja, hvad er dette profitmål?
• hvor meget vil billetter koste?
• hvad velgørende arbejde vil din konference gøre?
• Hvor finder dit arrangement sted?
• hvor mange mennesker vil deltage i dit arrangement?

ved at besvare disse spørgsmål vil du begynde at se et klart billede af dine konferencemål og de grundlæggende elementer, der er nødvendige for at gøre det til en succes.

konference planlægning opgave #2) Vælg et format og tema.

din konferences format og tema vil danne grundlag for dine deltageres og sponsorers oplevelser på din konference. Som sådan skal du vælge et tema, der vil tiltrække din målgruppe og skinne fokus på dit brand. Dit tema skal være tydeligt for deltagerne og sammenhængende under hele arrangementet.

her er et par konference temaer til at udløse nogle ideer:

• Destination Innovation

• Rejsen til toppen

• partnere i gang

• Mission mulig

• tilbage til fremtiden

når du har et tema til at fungere som din guide, er det næste trin i konferenceplanlægningsprocessen at beslutte dit konferenceformat. Der er så mange begivenhedsformater at vælge imellem, og du kan også kombinere formater for at levere en unik oplevelse for dine deltagere.

her er et par formater, som du kan indarbejde i din konference:

• Messe

• Store seminarer

• industri paneldiskussion

• Værkstedssession

• Round Table

• Hastighedsnetværk ( som Speed dating)

• Gamification sessioner

uanset hvilket format(er) du vælger til din konference, er det vigtigt at overveje, hvad der får din begivenhed til at skille sig ud fra dine konkurrenter. Jo mere mindeværdig og effektfuld din konference er, jo større succes vil den have i de kommende år.

konference planlægning opgave #3) Indstil dit budget.

nu hvor du har en klar ide om, hvilken slags konference du planlægger, er det næste skridt at etablere et budget for at få det hele til at ske. Der er så mange linjeposter, der udgør et konferencebudget, så det er vigtigt at redegøre for dem alle og derefter nogle for tilfældige undervejs.

oprettelse af dine faste omkostninger

der er mange faste omkostninger i konferenceplanlægning, der uundgåeligt udgør den mest betydelige del af dit begivenhedsbudget. Disse omkostninger påvirkes typisk ikke af antallet af deltagere på dit arrangement — de er, hvad de er.

eksempler på faste omkostninger er:

• Event mødested

• udstyr (av tech)

• lønnet personale

• licenser og tilladelser

etablering af dine Variable omkostninger

der er meget flere variable omkostninger end faste, når det kommer til konferenceplanlægning. Variable udgifter er alle de ekstra ting, der afhænger af dit antal deltagere, marketingomkostninger og alle de ekstra detaljer, der gør din begivenhed unik.

eksempler på variable omkostninger inkluderer:

• måltider pr. deltager

• markedsføring og reklame

• indretning

• omkostninger til Social begivenhed

• Shuttle eller transport service

• Event personale & Frivilligt arbejde

• Print materialer

• gaver og højttaler gaver

når du har en klar forståelse af alle de linjeposter, der kræves for at gøre din konference til en succes, kan du begynde at etablere dit konferencebudget. Glem ikke at tildele nogle ekstra penge til eventuelle udgifter i sidste øjeblik, der kommer op undervejs.

Ramping Up: 4-8 måneder ud

nu hvor du har en klar ide om, hvad din konference er og alle de aktiviteter, du vil have for dine deltagere, er det tid til at begynde at planlægge, hvordan du skal levere disse utrolige oplevelser.

Konferenceplanlægningsopgave #4) Vælg en placering og indstil en dato

der er ingen konference uden et sted og en dato. Så nu er det tid til at få det hele sorteret, så du kan begynde at planlægge din logistik. En stor konference har brug for et godt sted. Hvis du er ny til at organisere konferencer, så spørg andre arrangører, hvilke spillesteder der har arbejdet for dem til tidligere begivenheder.

når du har fundet et potentielt sted, spørg dig selv:

• er dette sted tilgængeligt?

• er det tæt på passende indkvartering?

• vil deltagerne finde parkering nemt?

• er størrelsen velegnet til den publikumsstørrelse, du forestiller dig?

• har spillestedet tilgængelighed til den foretrukne begivenhedsdato?

det meste af tiden, en begivenhedsdato bestemmes af et steds tilgængelighed. Imidlertid, hvis datoen er vigtigere end mødestedet, du bliver nødt til at prioritere at finde et sted, der imødekommer den dato. Når du har dit sted/sted og dato indstillet, er det tid til at samle tropperne for at få denne begivenhed til at ske.

Konferenceplanlægningsopgave #5) rekrutter et team af frivillige

enhver god konference har brug for et team af dedikerede individer for at holde tingene kørende. I stedet for at ansætte en hel besætning til at gøre dette til din konference, hvorfor ikke bruge frivillige? Mange deltagere ville elske at frivilligt noget af deres tid til en reduceret konferencebillet, eller studerende ville elske at deltage, hvis de ser på at blive involveret i branchens post-eksamen.

frivillige er en væsentlig del af de fleste af de største konferencer i verden. Så hvorfor ikke prøve at rekruttere hjælp fra motiverede individer. Initlives event-personale og frivillige ledelsesprogrammer har hjulpet konferencer med at rekruttere, planlægge, styre og kommunikere med frivillige.

Kom godt i gang er enkel; du skal bare oprette en brugerdefineret branded frivillig tilmeldingsformular og sende den til din konferenceside. Derfra, interesserede frivillige kan tilmelde sig direkte til skift, de er kvalificerede til at arbejde.

her er et eksempel på, hvordan frivillige ledelsesprogrammer kan gøre en forskel.

Social Media Marketing verden gik fra en begivenhed med kun 50 medarbejdere til mere end 200 medarbejdere. Der var 4.500 deltagere, mere end 600 skift arbejdede og over 4.000 timer arbejdede. Event manager Jaci Feinstein opsummerede oplevelsen ved at sige, “InitLive er hver dollar værd for at være i stand til at strømline og bedre styre, kommunikere, organisere dine frivillige. Det giver dig og dine frivillige mulighed for at fokusere på det, der virkelig er vigtigt.”

konference planlægning opgave #6) bog højttalere og leverandører.

nu er det tid til at booke alle de mennesker og organisationer, der vil gøre din konference til en mindeværdig oplevelse. Du har sandsynligvis oprettet en liste over ønskede højttalere og leverandører til din begivenhed. Nu er det tid til at sikre disse mennesker til din begivenhed.

Booking af dine højttalere

du ønsker at sikre et par hovedtalere, der er velkendte, såvel som andre talere, der kan tilbyde deres ekspertise til dine deltagere. Sikring af dine hovedtalere er utroligt vigtigt, fordi du ikke effektivt kan opbygge din begivenhedsplan og marketingplaner uden dem.

Booking dine leverandører

dine leverandører er de mennesker, der vil sikre, at deltagerne er komfortable, fodret, og underholdt, så du skal vælge de bedst mulige leverandører. Der er mange leverandører at sikre til dit arrangement, fra internetudbydere og cateringfirmaer til leje af udstyr og deltagerprogrammer. Det er vigtigt at holde styr på hver leverandørs kontrakt og leverancer for at sikre, at der ikke er nogen overraskelser, når de begynder at arbejde.

konference planlægning opgave #7) Søg efter sponsorer.

sponsorer er en enorm indtægtskilde for at hjælpe med at udligne de oprindelige begivenhedsomkostninger. Corporate sponsorering er en almindelig praksis for industri konferencer; ofte vil industri leverandører søger at sponsorere begivenheder. For at tiltrække sponsorer er det vigtigt at etablere alle de forskellige begivenheder og materiale, der er tilgængeligt til sponsorering, og derefter oprette sponsorpakker, som dit team kan sende til din liste over ideelle sponsorer.

Husk, at sponsorer skal få målbar værdi ud af deres penge, så sørg for at medtage numre i dine pakker. Jo mere vellykket begivenheden er for dine sponsorer, jo mere sandsynligt vil de være ivrige efter at bidrage mere næste år.

bygning spænding: 1-4 måneder ud

nu er det tid til at få alle begejstrede for dit arrangement. Dette er hvornår du skal begynde at dele alle de fantastiske ting, du har planlagt til din begivenhed for at tiltrække deltagere og flere frivillige til din konference.

konference planlægning opgave #8) Byg din hjemmeside.

mange begivenhedsproducenter vælger at opbygge en begivenhedsspecifik hjemmeside til markedsføring og deltagerregistrering. Andre virksomheder vil blot tilføje event specifics sider til deres eksisterende corporate hjemmeside. Uanset hvilken måde du vælger, skal alle de oplysninger, som en deltager, leverandør eller frivillig har brug for, være tilgængelige og nemme at finde online.

her er nogle centrale stykker information, du har brug for på din hjemmeside.

• Begivenhedsdato og placering
• nøglehøjttalere og aktiviteter
• billet-og registreringsportal med betalingsport
• en frivillig side med online registrering
• information om leverandør og sponsorering

Konferenceplanlægningsopgave #9) promover dit arrangement.

nu er det tid til at begynde at promovere din begivenhed til dit netværk og til din målgruppe. Hvad får din begivenhed til at skille sig ud fra mængden? Tag det unikke salgsforslag og brug det som en kernesøjle i al din marketingindsats.

når du opretter dit marketingmateriale, er det vigtigt at bruge dit tema og brand til at skille sig ud og skabe materiale i ethvert medium. For eksempel kan en video på sociale medier og YouTube gå langt, men det kan også en god grafik i en e-mail. Jo mere du skal arbejde med, jo flere kanaler kan du markedsføre.

i dagens marked er det meget vigtigt at bruge flere kanaler til at markedsføre din begivenhed. Her er marketingkanaler til at promovere din begivenhed:

• e-mail marketing til dit netværk

• sociale mediekanaler

• industri publikationer

• Google ads

• betalte sociale annoncer

vær konsekvent med udstationering og sørg for at køre folk til din registrering og frivillige tilmeldingsformularer. Ved at sprede ordet så bredt som muligt får du din konference foran flere mennesker, der direkte påvirker begivenhedsdeltagelsen.

konference planlægning opgave #10) udkast til en tidsplan.

når du fylder højttalere slots og seminar værter, holde et udkast til version af din tidsplan. Din begivenhedsplan er et vigtigt værktøj for dig og alle dine interessenter, som leverandører og frivillige. Din tidsplan ændres, men når din konference nærmer sig, er det vigtigt at gøre din konferenceplan tilgængelig, så alle andre skal lave planer omkring den.

ugen før din konference

når dit arrangement nærmer sig, er det tid til at sikre, at alt er på plads, og alle ved, hvad de skal gøre for at oprette din konference og sikre dens succes. Denne fase af konferenceplanlægning er kritisk og vil kræve en masse justeringer i sidste øjeblik og tålmodighed. Alle på dit team samt alle dine højttalere, leverandører og frivillige skal have alle de oplysninger, de har brug for til deres bedste arbejde.

Konference Planniner Opgave #11 Send Endelige Påmindelser.

når konferencen nærmer sig, er det vigtigt at sikre, at alle overholder vigtige deadlines og milepæle. Dette er, når påmindelser kommunikation kommer i handy for alle. Sørg for at holde folk opdateret om din begivenheds fremskridt og eventuelle ændringer, der skal foretages i tidsplanen.

hvad angår dine leverandører, sponsorer og frivillige, skal du være i kontakt med meget i løbet af de sidste par uger frem til arrangementet. Overvej at tildele en medarbejder til hver gruppe, og bede dem om at holde deres gruppe opdateret om alle de oplysninger og ændringer, der kan påvirke deres job. God kommunikation sikrer, at begivenhedsopsætningen går glat.

Konferenceplanlægningsopgave #12) giv dine frivillige den endelige oversigt.

nu hvor du har samlet et fantastisk team af frivillige, er det vigtigt at udstyre dem med al den træning og værktøjer, de har brug for for at trives. Frivillige skal trænes i generelle sikkerhedsbestemmelser og modtage specifik træning vedrørende de roller og ansvarsområder, de får til opgave under arrangementet.

dette er tiden til at bede dine frivillige om at hente volunteer-appen fra dit frivillige administrationsprogram for at få adgang til deres personlige frivillige tidsplan og begivenhedsdokumenter. Denne app skal også give dem mulighed for at tjekke ind på skift og kommunikere direkte med deres vejleder. Dine frivillige er de mennesker, der vil være ansigtet på din begivenhed, så jo bedre udstyret de er, jo bedre kan de sikre, at dine deltagere får en god oplevelse.

efter konferencen

når din konference er slut, er der stadig nogle ting at opnå for at sikre, at du opretter næste år for succes. Det er så vigtigt at dokumentere og spore alle de succeser, du havde, og eventuelle mangler, der opstod under din begivenhed. Jo mere du lærer, jo mere kan du forbedre.

konference planlægning opgave #13) undersøgelse dit publikum.

der er ingen måde at fortælle, om dine deltagere havde det godt uden at spørge dem. Dette er, når en online undersøgelse kan hjælpe dig med at lære, hvordan din begivenhed gjorde. Opret en online undersøgelse, der stiller spørgsmål om specifikke emner som placering, mad, session og højttalere og generelle følelser omkring din konference. Alle problemerne i din spørgeundersøgelse skal hjælpe dig med bedre at forstå, hvordan du kan forbedre din begivenhed.

undersøgelsen skal ikke distribueres mere end en dag eller to efter din konference. Du vil sikre dig, at din begivenhed stadig er frisk i alles sind for at indsamle de mest nøjagtige oplysninger.

Konferenceplanlægningsopgave #14) Del eventuelle opfølgningsressourcer.

der blev stillet en masse information og ressourcer til rådighed for dine deltagere under hele din konference, men nogle af disse ressourcer kan uundgåeligt gå tabt eller glemt. Sørg for at dele alle begivenhedsspecifikke ressourcer og videoer med dine deltagere via e-mail og sociale kanaler kort efter din konference. Du ønsker naturligvis, at alle skal modtage den maksimale værdi fra din begivenhed, så denne ekstra indsats kan gå langt.

konklusion

nu er det tid for dig at begynde at planlægge en fantastisk begivenhed. Denne artikel skal simpelthen fungere som et springpunkt for din konferenceplanlægning. InitLive kan hjælpe dig med at levere en spejlkonference ved at hjælpe dig med at opbygge et fremragende team af dygtige, loyale & engagerede medarbejdere og frivillige. For at lære mere, Klik her for at se en demo eller udforske listen over ressourcer nedenfor.

ressource til at udforske

• Smart Nonprofit ‘ s Guide til frivillig ledelse. Dine frivillige spiller en central rolle i din konference succes. Udforsk strategier, der vil sætte dem op for succes.

• virtuelle konferencer til nonprofitorganisationer: hvad man kan forvente. Planlægger du at gå fjernt med din konference? Lær alt om fjernkonferencer med denne komplette guide.

• den komplette trin-for-trin Festivalplanlægningsvejledning til 2021. Festivaler er en anden stor engagement mulighed for dit publikum. Lær hvordan du planlægger en vellykket festival med denne trinvise vejledning.