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Las conferencias son una parte importante del desarrollo profesional y la creación de redes de negocios para todas las industrias. Reunir a personas de todo el mundo en la misma industria para aprender y compartir es esencial para la innovación. Una conferencia exitosa puede venir en todas las formas y tamaños, desde 200 personas durante un fin de semana hasta 15,000 durante una semana.

InitLive ha tenido el privilegio de trabajar con muchas conferencias, algunas de las cuales son las más grandes de su industria. A través de esto, InitLive comprende los complejos desafíos logísticos y la planificación que se requieren para organizar una conferencia con éxito. Planificar una conferencia puede ser una gran empresa, pero esta lista de verificación paso a paso ayudará a garantizar que lo que planifique sea un éxito.

Tabla de Contenidos

• Primeros pasos: De 8 a 12 Meses
• Aumento gradual: De 4 a 8 Meses
• : 1-4 Meses
• Las Semanas Antes De La Conferencia
• Después de la Conferencia

Primeros pasos: De 8 a 12 meses

Hay mucha planificación para un evento de conferencia en persona. Por eso es tan importante comenzar el proceso de planificación de la conferencia con suficiente antelación. Es útil revisar sus éxitos y deficiencias de su última conferencia y usar esa información para ayudar a informar su planificación esta vez.

Tarea de Planificación de conferencias # 1) Establezca sus metas y objetivos.

Para planificar y ejecutar una conferencia o evento corporativo increíble, primero debe decidir específicamente lo que está tratando de lograr. Pregúntese qué tipo de asistente a una conferencia desea atraer, así como cómo puede asegurarse de que la conferencia se relacione con su marca. ¿Qué tipo de valor desea proporcionar, y qué organizaciones y oradores serían socios ideales para su evento?

Para hacer esto, debe responder algunas preguntas básicas:

• ¿Cuál quieres que sea la comida para llevar?
• ¿Qué aprenderán las personas de su conferencia?
• ¿Quién es su público objetivo?
• ¿Su evento necesita obtener beneficios? Si es así, ¿cuál es ese objetivo de ganancias?
• ¿Cuánto costarán las entradas?
• ¿Qué obra de caridad hará su conferencia?
• ¿Dónde tendrá lugar su evento?
• ¿Cuántas personas asistirán a tu evento?

Al responder a estas preguntas, comenzará a ver una imagen clara de los objetivos de su conferencia y los elementos fundamentales necesarios para que sea un éxito.

Tarea de planificación de conferencias # 2) Elija un formato y un tema.

El formato y el tema de su conferencia formarán la base de las experiencias de sus asistentes y patrocinadores en su conferencia. Como tal, debes elegir un tema que atraiga a tu público objetivo y destaque a tu marca. Su tema debe ser evidente para los asistentes y coherente a lo largo del evento.

Aquí hay algunos temas de la conferencia para despertar algunas ideas:

• Innovación en Destinos

• Viaje A La Cima

• Socios En Curso

• Misión Posible

• Regreso Al Futuro

Una vez que tenga un tema que le sirva de guía, el siguiente paso en el proceso de planificación de la conferencia es decidir el formato de su conferencia. Hay muchos formatos de eventos para elegir, y también puede combinar formatos para ofrecer una experiencia única a sus asistentes.

Aquí hay algunos formatos que puede incorporar en su conferencia:

• Feria de Muestras

• Seminarios de Gran Tamaño

• Mesa Redonda de la Industria

• Sesión del Taller

• Mesa Redonda

• Redes de velocidad ( Como Citas rápidas)

• Sesiones de Gamificación

Sea cual sea el formato que seleccione para su conferencia, es importante considerar qué hará que su evento destaque de sus competidores. Cuanto más memorable e impactante sea su conferencia, mayor será el éxito que tendrá en los próximos años.

Tarea de Planificación de conferencias # 3) Establezca su presupuesto.

Ahora que tiene una idea clara de qué tipo de conferencia va a planificar, el siguiente paso es establecer un presupuesto para que todo suceda. Hay tantas partidas que componen el presupuesto de una conferencia, por lo que es importante contabilizarlas todas y algunas para imprevistos en el camino.

Establecer sus costos fijos

Hay muchos costos fijos en la planificación de conferencias que inevitablemente constituirán la parte más considerable del presupuesto de su evento. Por lo general, estos costos no se ven afectados por el número de asistentes a su evento, sino que son lo que son.

Ejemplos de costes fijos son:

• Lugar del Evento

• Equipo (Tecnología audiovisual)

• Personal remunerado

• Licencias y permisos

Establecer sus Costos variables

Hay muchos más costos variables que fijos cuando se trata de la planificación de conferencias. Los gastos variables son todas las cosas adicionales que dependen de su número de asistentes, los costos de marketing y todos los detalles adicionales que hacen que su evento sea único.

Los ejemplos de costes variables incluyen:

• Comidas por asistente

• Marketing y publicidad

• Decoración

• Costo del evento social

• Servicio de lanzadera o transporte

• Personal de eventos & software de gestión de voluntarios

• Materiales de impresión

• Regalos y regalos para oradores

Una vez que tenga una comprensión clara de todos los elementos de línea necesarios para que su conferencia sea un éxito, puede comenzar a establecer su presupuesto de conferencia. No se olvide de asignar un poco de dinero extra para cualquier gasto de último minuto que surja en el camino.

Aumento gradual: 4-8 Meses

Ahora que tiene una idea clara de lo que es su conferencia y todas las actividades que tendrá para sus asistentes, es hora de comenzar a planificar cómo va a ofrecer esas increíbles experiencias.

Tarea de planificación de conferencias # 4) Elija una ubicación y establezca una fecha

No hay conferencia sin lugar y fecha. Así que ahora es el momento de resolver todo eso para que pueda comenzar a planificar su logística. Una gran conferencia necesita un gran lugar. Si es nuevo en la organización de conferencias, pregunte a otros organizadores qué lugares han funcionado para ellos en eventos pasados.

Cuando haya encontrado un lugar potencial, pregúntese:

• ¿Este lugar es accesible?

• ¿Está cerca de un alojamiento adecuado?

• ¿Los asistentes encontrarán estacionamiento fácilmente?

• ¿El tamaño es adecuado para el tamaño de audiencia que imaginas?

• ¿El lugar tiene disponibilidad para la fecha de evento preferida?

La mayoría de las veces, la fecha de un evento está determinada por la disponibilidad del lugar. Sin embargo, si la fecha es más importante que el lugar, deberá priorizar la búsqueda de un lugar que se adapte a esa fecha. Una vez que haya establecido su lugar/ubicación y fecha, es hora de reunir a las tropas para que este evento suceda.

Tarea de planificación de conferencias # 5) Reclute un equipo de voluntarios

Toda buena conferencia necesita un equipo de personas dedicadas para mantener las cosas en funcionamiento. En lugar de contratar a un equipo entero para hacer esto para su conferencia, ¿por qué no usar voluntarios? A muchos asistentes les encantaría ofrecer parte de su tiempo para un boleto de conferencia reducido, o a los estudiantes les encantaría participar si están buscando involucrarse en la industria después de la graduación.

Los voluntarios son una parte esencial de la mayoría de las conferencias más grandes del mundo. Entonces, ¿por qué no tratar de reclutar algo de ayuda de personas motivadas? El personal de eventos y el software de gestión de voluntarios de InitLive han ayudado a las conferencias a reclutar, programar, administrar y comunicarse con voluntarios.

Comenzar es simple; solo tiene que crear un formulario de inscripción de voluntario con marca personalizada y publicarlo en el sitio web de su conferencia. A partir de ahí, los voluntarios interesados pueden inscribirse directamente en los turnos para los que están calificados.

Aquí hay un ejemplo de cómo el software de gestión de voluntarios puede tener un impacto.

El mundo del Marketing en redes sociales pasó de ser un evento con solo 50 empleados a más de 200. Hubo 4.500 asistentes, más de 600 turnos trabajados y más de 4.000 horas trabajadas. La gerente de eventos, Jaci Feinstein, resumió la experiencia diciendo: «InitLive vale cada dólar para poder optimizar y administrar, comunicar y organizar mejor a sus voluntarios. Le permite a usted y a sus voluntarios centrarse en lo que es realmente importante.»

Tarea de Planificación de Conferencias # 6) Libro de oradores y vendedores.

Ahora es el momento de reservar a todas aquellas personas y organizaciones que harán de su conferencia una experiencia memorable. Es probable que haya creado una lista de oradores y proveedores deseados para su evento. Ahora es el momento de asegurar a esas personas para su evento.

Reservar sus oradores

Querrá obtener algunos oradores principales que sean bien conocidos, así como otros oradores que puedan ofrecer su experiencia a sus asistentes. Asegurar a tus oradores principales es increíblemente importante porque no puedes construir de manera efectiva tu calendario de eventos y planes de marketing sin ellos.

Reservar a sus proveedores

Sus proveedores son las personas que se asegurarán de que los asistentes se sientan cómodos, alimentados y entretenidos, por lo que debe seleccionar los mejores proveedores posibles. Hay muchos proveedores que proteger para su evento, desde proveedores de Wifi y catering hasta alquiler de equipos y software para asistentes. Es importante hacer un seguimiento del contrato y los entregables de cada proveedor para garantizar que no haya sorpresas cuando comiencen a trabajar.

Tarea de Planificación de Conferencias # 7) Buscar patrocinadores.

Los patrocinadores son una gran fuente de ingresos para ayudar a compensar los costos iniciales del evento. El patrocinio corporativo es una práctica común para las conferencias de la industria; a menudo, los proveedores de la industria buscarán patrocinar eventos. Para atraer patrocinadores, es importante establecer todos los diversos eventos y materiales disponibles para el patrocinio y luego crear paquetes de patrocinio para que su equipo los envíe a su lista de patrocinadores ideales.

Recuerde que los patrocinadores deben obtener un valor medible de su dinero, así que asegúrese de incluir números en sus paquetes. Cuanto más exitoso sea el evento para sus patrocinadores, más probable es que estén ansiosos por contribuir más el próximo año.

Crear emoción: de 1 a 4 meses

Ahora es el momento de entusiasmar a todos con tu evento. Este es el momento de comenzar a compartir todas las cosas increíbles que ha planeado para su evento para atraer asistentes y más voluntarios a su conferencia.

Tarea de Planificación de conferencias # 8) Cree su sitio web.

Muchos productores de eventos elegirán crear un sitio web específico para eventos para marketing y registro de asistentes. Otras compañías simplemente agregarán páginas específicas de eventos a su sitio web corporativo existente. Cualquiera que sea la forma que elija, toda la información que un asistente, proveedor o voluntario necesita debe estar disponible y fácil de encontrar en línea.

Aquí hay algunas piezas básicas de información que necesita en su sitio web.

• Fecha y lugar del evento
• Oradores y actividades clave
• Portal de entradas y registro con puerta de pago
• Una página de voluntarios con inscripción en línea
• Información de proveedores y patrocinadores

Tarea de Planificación de conferencias #9) Promocione su evento.

Ahora es el momento de comenzar a promocionar su evento a su red y a su público objetivo. ¿Qué hace que su evento destaque entre la multitud? Toma esa propuesta de ventas única y úsala como un pilar central en todos tus esfuerzos de marketing.

Al crear sus materiales de marketing, es importante usar su tema y marca para destacar y crear material en cualquier medio. Por ejemplo, un video en las redes sociales y YouTube puede recorrer un largo camino, pero también puede hacerlo un gran gráfico en un correo electrónico. Cuanto más tengas que trabajar, más canales podrás comercializar.

En el mercado actual, es muy importante utilizar múltiples canales para comercializar su evento. Aquí hay canales de marketing para promocionar su evento:

• Marketing por correo electrónico a su red

• Canales de redes sociales

• Publicaciones de la industria

• Anuncios de Google

• Anuncios sociales pagados

Sea coherente con la publicación y asegúrese de llevar a las personas a sus formularios de registro y registro de voluntarios. Al difundir la palabra lo más ampliamente posible, tendrá su conferencia frente a más personas, lo que impactará directamente en la asistencia al evento.

Tarea de Planificación de conferencias # 10) Elabore un calendario.

Mientras llena los espacios para oradores y anfitriones de seminarios, mantenga una versión preliminar de su horario. Su calendario de eventos es una herramienta clave para usted y para todas las partes interesadas, como proveedores y voluntarios. Su horario cambiará, pero a medida que se acerque su conferencia, es importante que esté disponible para que todos los demás tengan que hacer planes al respecto.

La semana anterior a Su Conferencia

A medida que se acerca su evento, es hora de asegurarse de que todo esté en su lugar, y todos saben lo que deben hacer para configurar su conferencia y garantizar su éxito. Esta fase de la planificación de la conferencia es crítica y requerirá muchos ajustes de última hora y paciencia. Todos los miembros de su equipo, así como todos sus oradores, proveedores y voluntarios, deben tener toda la información que necesitan para su mejor trabajo.

Planificador de Conferencias Tarea # 11 Enviar Recordatorios Finales.

A medida que se acerca la conferencia, es vital asegurarse de que todos cumplan con los plazos e hitos importantes. Aquí es cuando las comunicaciones de recordatorios son útiles para todos. Asegúrate de mantener a la gente actualizada sobre el progreso de tu evento y cualquier cambio que se deba hacer en el calendario.

En cuanto a sus proveedores, patrocinadores y voluntarios, tendrá que estar en contacto con muchos durante las últimas semanas previas al evento. Considere asignar un miembro del personal para cada grupo y pídales que mantengan a su grupo actualizado sobre toda la información y los cambios que pueden afectar su trabajo. Las buenas comunicaciones garantizarán que la configuración del evento se realice sin problemas.

Tarea de Planificación de conferencias # 12) Dele a sus voluntarios el resumen final.

Ahora que ha reunido a un increíble equipo de voluntarios, es importante equiparlos con toda la capacitación y las herramientas que necesitan para prosperar. Los voluntarios deben recibir capacitación sobre las normas generales de seguridad y recibir capacitación específica sobre las funciones y responsabilidades que se les asignarán durante el evento.

Este es el momento de pedir a sus voluntarios que descarguen la aplicación para voluntarios de su software de gestión de voluntarios para acceder a su calendario personal de voluntarios y a los documentos del evento. Esta aplicación también debería permitirles registrarse en los turnos y comunicarse directamente con su supervisor. Sus voluntarios son las personas que serán la cara de su evento, por lo que cuanto mejor equipados estén, mejor podrán garantizar que sus asistentes tengan una gran experiencia.

Después de la Conferencia

Una vez que su conferencia haya terminado, todavía hay algunas cosas que lograr para asegurarse de que el próximo año tenga éxito. Es muy importante documentar y rastrear todos los éxitos que tuvo y cualquier deficiencia que surgió durante su evento. Cuanto más aprendas, más podrás mejorar.

Tarea de Planificación de conferencias # 13) Encueste a su audiencia.

No hay forma de saber si los asistentes se lo pasaron bien sin preguntarles. Esto es cuando una encuesta en línea puede ayudarte a saber cómo fue tu evento. Cree una encuesta en línea que haga preguntas sobre temas específicos como ubicación, comida, sesión y oradores, y sentimientos generales sobre su conferencia. Todos los problemas de tu encuesta deberían ayudarte a entender mejor cómo puedes mejorar tu evento.

La encuesta no debe distribuirse más de un día o dos después de la conferencia. Desea asegurarse de que su evento esté fresco en la mente de todos para recopilar la información más precisa posible.

Tarea de Planificación de conferencias # 14) Comparta cualquier recurso de seguimiento.

Hubo mucha información y recursos disponibles para los asistentes a lo largo de la conferencia, pero algunos de esos recursos pueden perderse u olvidarse inevitablemente. Asegúrese de compartir los recursos y videos específicos del evento con sus asistentes a través de correo electrónico y canales sociales poco después de la conferencia. Naturalmente, desea que todos reciban el máximo valor de su evento, por lo que este esfuerzo adicional puede ser de gran ayuda.

Conclusión

Ahora es el momento de empezar a planificar un evento fantástico. Este artículo debería servir simplemente de punto de partida para la planificación de su conferencia. InitLive puede ayudarlo a ofrecer una conferencia especular al ayudarlo a construir un equipo excepcional de personal y voluntarios calificados y leales & comprometidos. Para obtener más información, haga clic aquí para ver una demostración o explorar la lista de recursos a continuación.

Recurso para explorar

• Guía para la Gestión de Voluntarios de Smart Sin Fines de Lucro. Sus voluntarios desempeñan un papel clave en el éxito de su conferencia. Explorar estrategias para el éxito.

• Conferencias Virtuales para Organizaciones sin fines de Lucro: Qué esperar. ¿Está planeando ir a distancia con su conferencia? Aprenda todo sobre conferencias remotas con esta guía completa.

• La Guía Completa de Planificación de Festivales Paso a Paso para 2021. Los festivales son otra gran oportunidad de participación para tu audiencia. Aprende a planificar un festival exitoso con esta guía paso a paso.