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Le conferenze sono una parte importante dello sviluppo professionale e del business networking per tutti i settori. Riunire persone provenienti da tutto il mondo nello stesso settore per imparare e condividere è essenziale per l’innovazione. Una conferenza di successo può venire in tutte le forme e dimensioni, da 200 persone durante un fine settimana a 15.000 per una settimana.

InitLive ha avuto il privilegio di lavorare con molte conferenze, alcune delle quali sono le più grandi del loro settore. Attraverso questo, InitLive comprende le complesse sfide logistiche e la pianificazione che vanno nella creazione di una conferenza per il successo. Pianificazione di una conferenza può essere una grande impresa, ma questo step-by-step lista di controllo contribuirà a garantire tutto ciò che si prevede sarà un successo.

Sommario

• Guida introduttiva: 8-12 mesi fuori
• Ramping Up: 4-8 mesi fuori
• Building Excitement: 1-4 Mesi fuori
• Le settimane prima della conferenza
• Dopo la conferenza

Guida introduttiva: 8-12 mesi fuori

C’è un sacco di pianificazione che va in un evento di conferenza di persona. Ecco perché è così importante iniziare il processo di pianificazione della conferenza con largo anticipo. E ‘ utile per rivedere i vostri successi e le carenze dalla vostra ultima conferenza e utilizzare tali informazioni per aiutare a informare la vostra pianificazione questa volta.

Conferenza Pianificazione Task #1) Stabilire i vostri obiettivi e gli obiettivi.

Per pianificare ed eseguire una straordinaria conferenza o un evento aziendale, devi prima decidere in modo specifico cosa stai cercando di realizzare. Chiedetevi che tipo di partecipante alla conferenza che si desidera attirare, così come come è possibile assicurarsi che la conferenza si riferisce al vostro marchio. Che tipo di valore vuoi fornire e quali organizzazioni e relatori renderebbero i partner ideali per il tuo evento?

Per fare ciò, è necessario rispondere ad alcune domande di base:

• Cosa vuoi che sia l’asporto?
• Cosa impareranno le persone dalla tua conferenza?
• Chi è il tuo target di riferimento?
• Il vostro evento ha bisogno di girare un profitto? In tal caso, qual è l’obiettivo di profitto?
• Quanto costano i biglietti?
• Quale opera caritatevole farà la vostra conferenza?
• Dove si svolgerà il tuo evento?
• Quante persone parteciperanno al tuo evento?

Rispondendo a queste domande, si inizierà a vedere un quadro chiaro degli obiettivi della conferenza e gli elementi fondamentali necessari per renderlo un successo.

Attività di pianificazione della conferenza # 2) Scegliere un formato e un tema.

Il formato e il tema della tua conferenza costituiranno la base delle esperienze dei partecipanti e degli sponsor alla tua conferenza. Come tale, si dovrebbe scegliere un tema che attirerà il vostro target di riferimento e brillare i riflettori sul vostro marchio. Il tuo tema dovrebbe essere evidente ai partecipanti e coerente durante l’evento.

Ecco alcuni temi della conferenza per suscitare alcune idee:

• Destinazione Innovazione

• Viaggio Verso La Cima

• Partner In Corso

• Missione Possibile

• Ritorno Al Futuro

una Volta che si dispone di un tema di agire come guida, il passo successivo nella conferenza processo di pianificazione è quello di decidere il formato della conferenza. Ci sono così tanti formati di eventi tra cui scegliere, e si può anche combinare i formati per offrire un’esperienza unica per i partecipanti.

Ecco alcuni formati che puoi incorporare nella tua conferenza:

• fiera

• Seminari

• nell’Industria del Pannello di Discussione

• Sessione di Workshop

• Tavola Rotonda

• Velocità di Rete ( Come Speed dating)

• Gamification Sessioni

Qualsiasi formato(s) si seleziona per il vostro congresso, è importante considerare ciò che renderà il vostro evento di distinguersi dalla concorrenza. Il più memorabile e di impatto la vostra conferenza è, il maggiore successo avrà per gli anni a venire.

Conferenza Pianificazione Task #3) Impostare il budget.

Ora che avete una chiara idea di che tipo di conferenza si pianificherà, il passo successivo è quello di stabilire un budget per far sì che tutto accada. Ci sono così tante voci che compongono un bilancio conferenza quindi è importante tenere conto di tutti loro e poi alcuni per spese accessorie lungo la strada.

Stabilire i costi fissi

Ci sono molti costi fissi nella pianificazione della conferenza che inevitabilmente costituiscono la parte più considerevole del budget dell’evento. Questi costi non sono in genere influenzati dal numero di partecipanti al tuo evento: sono ciò che sono.

Esempi di costi fissi sono:

• la Sede dell’Evento

• Attrezzature (AV tech)

• Personale Retribuito

• Licenze e Permessi

Stabilire il Vostro Costi Variabili

Ci sono molte più variabili costi fissi quando si tratta di conferenza di pianificazione. Le spese variabili sono tutte le cose extra che dipendono dal numero di partecipanti, dai costi di marketing e da tutti i tocchi extra che rendono unico il tuo evento.

Esempi di costi variabili includono:

• Pasti per partecipante

• Marketing e pubblicità

• Arredamento

• evento Sociale costo

• Navetta o servizio di trasporto

• personale per Eventi & volontario software di gestione

• i materiali di Stampa

• Omaggi e doni altoparlante

una Volta che avete una chiara comprensione di tutti gli elementi necessari per fare del vostro evento un successo, si può cominciare a stabilire il vostro budget per conferenze. Non dimenticare di assegnare qualche soldo extra per eventuali spese dell’ultimo minuto che si presentano lungo la strada.

Dilagare: 4-8 mesi fuori

Ora che avete una chiara idea di ciò che la vostra conferenza è e tutte le attività che avrete per i vostri partecipanti, è il momento di iniziare a pianificare come si sta andando a consegnare quelle esperienze incredibili.

Attività di pianificazione della conferenza # 4) Scegli una posizione e imposta una data

Non esiste una conferenza senza una sede e una data. Così ora è il momento di ottenere che tutto risolto in modo da poter iniziare a pianificare la vostra logistica. Una grande conferenza ha bisogno di un grande luogo. Se sei nuovo nell’organizzazione di conferenze, chiedi ad altri organizzatori quali luoghi hanno lavorato per loro per eventi passati.

Quando hai trovato un potenziale luogo, chiediti:

• Questo luogo è accessibile?

• È vicino ad alloggi adatti?

• I partecipanti troveranno facilmente il parcheggio?

• La dimensione è adatta alla dimensione del pubblico che immagini?

• La sede ha disponibilità per la data dell’evento preferita?

La maggior parte delle volte, una data dell’evento è determinata dalla disponibilità di una sede. Tuttavia, se la data è più importante della sede, è necessario dare la priorità alla ricerca di una sede che ospita tale data. Una volta impostato il luogo/luogo e la data, è il momento di radunare le truppe per far accadere questo evento.

Conference Planning Task #5) Recluta un team di volontari

Ogni buona conferenza ha bisogno di un team di persone dedicate per mantenere le cose in esecuzione. Piuttosto che assumere un intero equipaggio per fare questo per la vostra conferenza, perché non utilizzare volontari? Molti partecipanti vorrebbero offrire volontariamente un po ‘ del loro tempo per un biglietto ridotto per la conferenza, o gli studenti vorrebbero partecipare se stanno cercando di essere coinvolti nel settore post-laurea.

I volontari sono una parte essenziale della maggior parte delle più grandi conferenze del mondo. Quindi, perché non cercare di reclutare qualche aiuto da individui motivati. Lo staff di eventi di InitLive e il software di gestione dei volontari hanno aiutato le conferenze a reclutare, pianificare, gestire e comunicare con i volontari.

Iniziare è semplice; devi solo creare un modulo di iscrizione volontario personalizzato e pubblicarlo sul tuo sito web della conferenza. Da lì, i volontari interessati possono iscriversi direttamente per i turni che sono qualificati per lavorare.

Ecco un esempio di come il software di gestione dei volontari può avere un impatto.

Il social Media Marketing World è passato da un evento con solo 50 dipendenti a più di 200 dipendenti. C’erano 4.500 partecipanti, più di 600 turni lavorati e oltre 4.000 ore lavorate. Il responsabile dell’evento Jaci Feinstein ha riassunto l’esperienza dicendo: “InitLive vale ogni dollaro per essere in grado di semplificare e gestire meglio, comunicare, organizzare i tuoi volontari. Consente a te e ai tuoi volontari di concentrarti su ciò che è veramente importante.”

Conferenza pianificazione Compito #6) Altoparlanti libro e fornitori.

Ora è il momento di prenotare tutte quelle persone e organizzazioni che renderanno la tua conferenza un’esperienza memorabile. Probabilmente hai creato un elenco di relatori e fornitori desiderati per il tuo evento. Ora è il momento di proteggere quelle persone per il tuo evento.

Prenotare i relatori

Si vuole garantire alcuni relatori che sono ben noti, così come altri relatori che possono offrire la loro esperienza ai partecipanti. Proteggere i tuoi relatori principali è incredibilmente importante perché non puoi costruire efficacemente il tuo programma di eventi e i tuoi piani di marketing senza di loro.

Prenota i tuoi venditori

I tuoi venditori sono le persone che faranno in modo che i partecipanti siano comodi, nutriti e intrattenuti, quindi devi selezionare i migliori venditori possibili. Ci sono molti fornitori per garantire per il vostro evento, da fornitori di Wifi e ristoratori a noleggio di attrezzature e software partecipante. È importante tenere traccia del contratto e dei risultati finali di ciascun fornitore per garantire che non ci siano sorprese quando iniziano a lavorare.

Attività di pianificazione della conferenza # 7) Ricerca di sponsor.

Gli sponsor sono un’enorme fonte di entrate per aiutare a compensare i costi iniziali degli eventi. La sponsorizzazione aziendale è una pratica comune per le conferenze del settore; spesso, i fornitori del settore cercheranno di sponsorizzare eventi. Per attirare sponsor, è importante stabilire tutti i vari eventi e materiale disponibile per la sponsorizzazione e quindi creare pacchetti di sponsorizzazione per il tuo team da inviare alla tua lista di sponsor ideali.

Ricorda che gli sponsor dovrebbero ottenere un valore misurabile dai loro soldi, quindi assicurati di includere i numeri nei tuoi pacchetti. Più successo l’evento è per i tuoi sponsor, più è probabile che saranno desiderosi di contribuire di più l’anno prossimo.

Building Excitement: 1-4 mesi fuori

Ora è il momento di ottenere tutti entusiasti del vostro evento. Questo è quando iniziare a condividere tutte le cose incredibili che hai pianificato per il tuo evento per attirare partecipanti e più volontari alla tua conferenza.

Attività di pianificazione della conferenza # 8) Costruisci il tuo sito web.

Molti produttori di eventi sceglieranno di creare un sito Web specifico per l’evento per il marketing e la registrazione dei partecipanti. Altre aziende semplicemente aggiungeranno pagine specifiche dell’evento al loro sito Web aziendale esistente. In qualunque modo tu scelga, tutte le informazioni di cui un partecipante, un fornitore o un volontario ha bisogno devono essere disponibili e facili da trovare online.

Ecco alcune informazioni fondamentali di cui hai bisogno sul tuo sito web.

• Data e luogo dell’evento
• Relatori e attività chiave
• Portale di biglietteria e registrazione con gate di pagamento
• Una pagina di volontariato con registrazione online
• Informazioni sul fornitore e sulla sponsorizzazione

Attività di pianificazione della conferenza #9) Promuovi il tuo evento.

Ora è il momento di iniziare a promuovere il tuo evento alla tua rete e al tuo pubblico di destinazione. Cosa distingue il tuo evento dalla folla? Prendi quella proposta di vendita unica e usala come pilastro principale in tutti i tuoi sforzi di marketing.

Quando si creano i materiali di marketing, è importante utilizzare il tema e il marchio per distinguersi e creare materiale in qualsiasi mezzo. Ad esempio, un video sui social media e YouTube può andare un lungo cammino, ma così può una grande grafica in una e-mail. Più devi lavorare, più canali puoi commercializzare.

Nel mercato di oggi, è molto importante utilizzare più canali per commercializzare il vostro evento. Qui ci sono canali di marketing per promuovere il tuo evento:

• l’Email marketing per la vostra rete

• canali di Social media

• pubblicazioni di Settore

• annunci Google

• sociale Pagata annunci

Essere coerente con distacco e assicurarsi di guidare la gente al vostro registrazione e di volontariato moduli d’iscrizione. Diffondendo la parola il più ampiamente possibile, avrai la tua conferenza di fronte a più persone, influenzando direttamente la partecipazione agli eventi.

Attività di pianificazione della conferenza # 10) Redigere un programma.

Mentre riempi gli slot degli altoparlanti e gli host dei seminari, mantieni una bozza del tuo programma. Il tuo programma di eventi è uno strumento chiave per te e per tutti i tuoi stakeholder, come fornitori e volontari. Il tuo programma cambierà, ma man mano che la tua conferenza si avvicina, è importante rendere disponibile il tuo programma di conferenza in modo che tutti gli altri debbano fare piani attorno ad esso.

La settimana prima della tua conferenza

Mentre il tuo evento si avvicina, è il momento di assicurarsi che tutto sia a posto e tutti sanno cosa devono fare per impostare la tua conferenza e garantirne il successo. Questa fase di pianificazione della conferenza è fondamentale e richiederà un sacco di aggiustamenti dell’ultimo minuto e pazienza. Tutti i membri del tuo team e tutti i relatori, i fornitori e i volontari devono avere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio.

Conferenza Planniner Compito #11 Invia promemoria finali.

Con l’avvicinarsi della conferenza, è fondamentale garantire che tutti rispettino scadenze e pietre miliari importanti. Questo è quando promemoria comunicazioni tornare utile per tutti. Assicurati di tenere le persone aggiornate sui progressi del tuo evento e su eventuali modifiche che devono essere apportate al programma.

Per quanto riguarda i fornitori, gli sponsor e i volontari, dovrai essere in contatto con molti durante le ultime settimane che precedono l’evento. Prendere in considerazione l’assegnazione di un membro dello staff per ogni gruppo, e chiedere loro di mantenere il loro gruppo aggiornato su tutte le informazioni e le modifiche che possono influenzare il loro lavoro. Una buona comunicazione garantirà la configurazione dell’evento senza intoppi.

Attività di pianificazione della conferenza # 12) Dai ai tuoi volontari la carrellata finale.

Ora che hai riunito un incredibile team di volontari, è importante dotarli di tutta la formazione e gli strumenti di cui hanno bisogno per prosperare. I volontari dovrebbero essere formati sulle norme generali di sicurezza e ricevere una formazione specifica riguardante i ruoli e le responsabilità che saranno incaricati durante l’evento.

Questo è il momento di chiedere ai tuoi volontari di scaricare l’app di volontariato dal tuo software di gestione dei volontari per accedere al loro programma di volontariato personale e ai documenti dell’evento. Questa applicazione dovrebbe anche consentire loro di check-in per turni e comunicare direttamente con il loro supervisore. I tuoi volontari sono le persone che saranno il volto del tuo evento, quindi più sono equipaggiati, meglio possono garantire ai tuoi partecipanti una grande esperienza.

Dopo la Conferenza

Una volta che la conferenza è finita, ci sono ancora alcune cose da realizzare per essere sicuri di impostare il prossimo anno per il successo. È così importante documentare e tenere traccia di tutti i successi che hai avuto e di eventuali carenze emerse durante il tuo evento. Più impari, più puoi migliorare.

Conference Planning Task #13) Esamina il tuo pubblico.

Non c’è modo di dire se i partecipanti hanno avuto un buon tempo senza chiedere loro. Questo è quando un sondaggio online può aiutare a imparare come il vostro evento ha fatto. Crea un sondaggio online che pone domande su argomenti specifici come posizione, cibo, sessione e relatori e sentimenti generali sulla tua conferenza. Tutti i problemi nella tua indagine dovrebbero aiutarti a capire meglio come puoi migliorare il tuo evento.

Il sondaggio deve essere distribuito non più di un giorno o due dopo la conferenza. Vuoi assicurarti che il tuo evento sia ancora fresco nella mente di tutti per raccogliere le informazioni più accurate possibili.

Attività di pianificazione della conferenza # 14) Condividere eventuali risorse di follow-up.

C’erano molte informazioni e risorse messe a disposizione dei partecipanti durante la conferenza, ma alcune di queste risorse potrebbero inevitabilmente essere perse o dimenticate. Assicurati di condividere risorse e video specifici per eventi con i tuoi partecipanti tramite e-mail e canali social poco dopo la conferenza. Naturalmente vuoi che tutti ricevano il valore massimo dal tuo evento, quindi questo sforzo extra può fare molto.

Conclusione

Ora è il momento per voi di iniziare a pianificare un evento fantastico. Questo articolo dovrebbe semplicemente agire come un punto di salto-off per la pianificazione della conferenza. InitLive può aiutarti a organizzare una conferenza speculare aiutandoti a creare un team eccezionale di personale e volontari qualificati e fedeli &. Per saperne di più, clicca qui per guardare una demo o esplorare l’elenco delle risorse qui sotto.

Risorsa da esplorare

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