• Articles
• admin

konferenssit ovat tärkeä osa ammatillista kehitystä ja yritysten verkostoitumista kaikilla toimialoilla. Innovaatioiden kannalta on olennaisen tärkeää tuoda ihmisiä eri puolilta maailmaa samalle alalle oppimaan ja jakamaan. Onnistuneita konferensseja voi tulla kaikenmuotoisia ja-kokoisia, 200 ihmisestä viikonlopun aikana 15 000: een viikoksi.

InitLive on saanut työskennellä monissa konferensseissa, joista osa on alansa suurimpia. Näin InitLive ymmärtää ne monimutkaiset logistiset haasteet ja suunnittelun, jotka liittyvät menestyskonferenssin perustamiseen. Suunnittelu konferenssi voi olla suuri hanke, mutta tämä askel-askeleelta tarkistuslista auttaa varmistamaan, mitä suunnittelet on menestys.

Sisällysluettelo

• aloitus: 8-12 kuukautta pois
• ylösajo: 4-8 kuukautta pois
• Kiihtelysvaaran rakentaminen: 1-4 kuukautta
• konferenssia edeltävät viikot
• konferenssin jälkeen

aloittaminen: 8-12 kuukautta pois

on paljon suunnittelua, joka menee henkilökohtaiseen konferenssitapahtumaan. Siksi on tärkeää aloittaa konferenssin suunnitteluprosessi hyvissä ajoin. On hyödyllistä tarkastella onnistumisia ja puutteita edellisen konferenssin ja käyttää näitä tietoja auttaa tiedottamaan suunnitteluun tällä kertaa.

konferenssin suunnittelutehtävä #1)aseta tavoitteesi ja tavoitteesi.

mahtavan konferenssin tai yritystapahtuman suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi on ensin päätettävä tarkkaan, mitä yrittää saavuttaa. Kysy itseltäsi, millaisen konferenssin osanottajan haluat houkutella, sekä miten voit varmistaa, että konferenssi liittyy brändiisi. Millaista arvoa haluat tarjota, ja mitkä organisaatiot ja puhujat olisivat ihanteellisia yhteistyökumppaneita tapahtumallesi?

tätä varten sinun on vastattava joihinkin peruskysymyksiin.:

• mitä haluat noutoruoasta?
• mitä ihmiset oppivat konferenssistasi?
• kuka on kohdeyleisösi?
• tarvitseeko tapahtumasi kääntyä voitolliseksi? Jos on, niin mikä tuo tuottotavoite on?
• paljonko liput maksavat?
• mitä hyväntekeväisyystyötä konferenssisi tekee?
• missä tapahtumasi järjestetään?
• kuinka monta ihmistä tilaisuuteen osallistuu?

näihin kysymyksiin vastaamalla saat selkeän kuvan konferenssisi tavoitteista ja sen onnistumisen edellyttämistä perustekijöistä.

konferenssin suunnittelutehtävä #2) Valitse muoto ja teema.

konferenssisi muoto ja teema muodostavat perustan osallistujiesi ja sponsoreidesi kokemuksille konferenssissasi. Sinällään, sinun pitäisi valita teema, joka houkuttelee kohdeyleisön ja loistaa valokeilassa brändin. Teemasi pitäisi olla ilmeinen osallistujille ja johdonmukainen koko tapahtuman.

Tässä muutamia konferenssiteemoja, jotka herättävät ajatuksia:

• Kohdeinnovaatio

• matka huipulle

• käynnissä olevat kumppanit

• tehtävä mahdollinen

• Paluu tulevaisuuteen

kun sinulla on teema toimia oppaana, seuraava askel konferenssin suunnitteluprosessissa on päättää konferenssin muoto. On niin monia tapahtumaformaatteja valita, ja voit myös yhdistää formaatteja tarjota ainutlaatuisen kokemuksen osallistujille.

Tässä muutamia formaatteja, jotka voit sisällyttää konferenssiisi:

• Messut

• suuret Seminaarit

• teollisuuden paneelikeskustelu

• Työpajajakso

• pyöreä pöytä

• Speed Networking ( kuten Speed dating)

• Pelillistämissessiot

riippumatta muoto(t) valitset oman konferenssin, on tärkeää pohtia, mikä tekee tapahtuma erottuu kilpailijoista. Mitä mieleenpainuvampi ja vaikuttavampi konferenssinne on, sitä suurempi menestys sillä on tulevina vuosina.

konferenssin suunnittelutehtävä #3) Aseta budjetti.

nyt kun sinulla on selkeä käsitys siitä, millaista konferenssia suunnittelet, seuraava askel on laatia budjetti, jotta kaikki toteutuu. On niin monia budjettikohtia, jotka muodostavat konferenssin talousarvion, joten on tärkeää ottaa huomioon ne kaikki ja sitten joitakin satunnaisia matkan varrella.

kiinteiden kustannusten määrittäminen

konferenssisuunnittelussa on monia kiinteitä kustannuksia, jotka väistämättä muodostavat suurimman osan tapahtumabudjetistasi. Näihin kustannuksiin ei yleensä vaikuta tapahtumasi osallistujamäärä-ne ovat mitä ovat.

esimerkkejä kiinteistä kustannuksista ovat:

• tapahtumapaikka

• laitteet (AV tech)

• palkattu henkilöstö

• luvat ja luvat

muuttuvien kustannusten määrittäminen

konferenssien suunnittelussa on paljon enemmän muuttuvia kuin kiinteitä kustannuksia. Muuttuvat kulut ovat kaikki ylimääräiset asiat, jotka riippuvat osallistujamäärästä, markkinointikuluista ja kaikista ylimääräisistä kosketuksista, jotka tekevät tapahtumastasi ainutlaatuisen.

esimerkkejä muuttuvista kustannuksista ovat:

• ateriat osallistujaa kohden

• markkinointi ja mainonta

• sisustus

• sosiaalisen tapahtuman kustannukset

• kuljetuspalvelu

• Tapahtumahenkilökunta & vapaaehtoisten johtamisohjelmisto

• tulostusmateriaalit

• kylkiäisiä ja puhujalahjoja

kun sinulla on selkeä käsitys kaikista budjettikohdista, joita tarvitaan konferenssin onnistumiseen, voit alkaa laatia konferenssibudjettiasi. Älä unohda jakaa ylimääräistä rahaa viime hetken kuluihin, joita matkan varrella tulee.

Ramping Up: 4-8 kk Out

nyt kun sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä konferenssisi on ja mitä kaikkea toimintaa sinulla on osallistujillesi, on aika alkaa suunnitella, miten aiot tuottaa nuo uskomattomat kokemukset.

konferenssin suunnittelutehtävä #4) Valitse paikka ja aseta päivämäärä

konferenssia ei ole ilman paikkaa ja päivämäärää. Joten nyt on aika saada se kaikki kuntoon, jotta voit alkaa suunnitella logistiikkaasi. Suuri konferenssi tarvitsee hyvän paikan. Jos olet uusi konferenssien järjestämisessä, kysy muilta järjestäjiltä, mitkä paikat ovat toimineet heille aiemmissa tapahtumissa.

kun olet löytänyt mahdollisen keikkapaikan, kysy itseltäsi:

• onko tämä paikka esteetön?

• onko se lähellä sopivia majoituspaikkoja?

• löytävätkö osallistujat pysäköintipaikan helposti?

• sopiiko koko kuvittelemaasi yleisömäärään?

• onko tapahtumapaikalla saatavilla haluamasi tapahtumapäivä?

useimmiten tapahtumapäivä määräytyy tapahtumapaikan saatavuuden mukaan. Kuitenkin, jos päivämäärä on tärkeämpää kuin paikka, sinun täytyy priorisoida löytää paikka, joka mahtuu kyseisen päivämäärän. Kun sinulla on paikka / sijainti ja päivämäärä asetettu, on aika koota joukot tehdä tämä tapahtuma tapahtuu.

konferenssin suunnittelutehtävä #5) rekrytoi vapaaehtoisten joukko

jokainen hyvä konferenssi tarvitsee omistautuneen ryhmän pitämään asiat käynnissä. Sen sijaan, että palkkaisit koko miehistön tekemään tämän konferenssiasi varten, miksi et käyttäisi vapaaehtoisia? Monet osallistujat haluaisivat vapaaehtoisesti osan ajastaan alennettuun konferenssilippuun, tai opiskelijat haluaisivat osallistua, jos he haluavat osallistua alalle valmistumisen jälkeen.

vapaaehtoiset ovat olennainen osa useimpia maailman suurimpia konferensseja. Miksi et siis yrittäisi värvätä apua motivoituneilta ihmisiltä? Initliven tapahtumahenkilökunta ja vapaaehtoisten johtamisohjelmisto ovat auttaneet konferensseja rekrytoimaan, aikatauluttamaan, hallitsemaan ja kommunikoimaan vapaaehtoisten kanssa.

aloittaminen on helppoa; sinun tarvitsee vain luoda räätälöity vapaaehtoisten ilmoittautumislomake ja lähettää se konferenssisi verkkosivuille. Sieltä kiinnostuneet vapaaehtoiset voivat ilmoittautua suoraan heille päteviin työvuoroihin.

tässä on esimerkki siitä, miten vapaaehtoishallintaohjelmisto voi vaikuttaa.

sosiaalisen median Markkinointimaailma muuttui tapahtumasta, jossa oli vain 50 työntekijää, yli 200 työntekijään. Osallistujia oli 4 500, työvuoroja yli 600 ja työtunteja yli 4 000. Tapahtumapäällikkö Jaci Feinstein tiivisti kokemuksen sanomalla: ”InitLive on jokaisen dollarin arvoinen voidakseen virtaviivaistaa ja paremmin hallita, kommunikoida, järjestää vapaaehtoisia. Se antaa sinulle ja vapaaehtoisille mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää.”

konferenssin suunnittelutehtävä #6) kirja kaiuttimet ja toimittajat.

nyt on aika varata kaikki ne ihmiset ja organisaatiot, jotka tekevät konferenssistasi ikimuistoisen kokemuksen. Olet todennäköisesti luonut listan halutuista puhujista ja myyjistä tapahtumaasi varten. Nyt on aika turvata nuo ihmiset tapahtumaasi varten.

puhujien varaaminen

haluat varmistaa muutaman tunnetun pääpuhujan sekä muita puhujia, jotka voivat tarjota asiantuntemustaan osallistujillesi. Turvaaminen pääkaiuttimet on uskomattoman tärkeää, koska et voi tehokkaasti rakentaa tapahtuman aikataulu ja markkinointisuunnitelmia ilman niitä.

booking your Vendors

your vendors are the people who will ensure that attendes are comfortable, fed, and entertained, so you must select the best vendors possible. On olemassa monia myyjiä turvata tapahtumaasi, Wifi tarjoajat ja pitopalvelut laitteiden vuokraus ja attende ohjelmisto. On tärkeää seurata kunkin toimittajan sopimus ja toimitukset varmistaa, ettei yllätyksiä, kun he aloittavat työt.

konferenssin suunnittelutehtävä #7) Etsi sponsoreita.

sponsorit ovat valtava tulonlähde, joka auttaa tasoittamaan tapahtuman alkukustannuksia. Yritysten sponsorointi on yleinen käytäntö alan konferensseissa; usein alan myyjät etsivät sponsoroida tapahtumia. Sponsoreiden houkuttelemiseksi on tärkeää luoda kaikki erilaiset tapahtumat ja sponsorointiin käytettävissä oleva materiaali ja luoda sitten sponsorointipaketteja tiimillesi, jonka voit lähettää ihanteellisten sponsoreiden listallesi.

muista, että sponsoreiden pitäisi saada rahoistaan mitattavissa olevaa arvoa, joten muista sisällyttää numerot paketteihisi. Mitä menestyksekkäämpi tapahtuma on sponsoreillesi, sitä todennäköisemmin he ovat innokkaita lahjoittamaan enemmän ensi vuonna.

Rakennusjännitys: 1-4 kuukautta pois

nyt on aika saada kaikki innostumaan tapahtumastasi. Tämä on kun alkaa jakaa kaikki uskomattomia asioita olet suunnitellut oman tapahtuman houkutella osallistujia ja enemmän vapaaehtoisia konferenssiin.

konferenssin suunnittelutehtävä #8)Rakenna verkkosivustosi.

monet tapahtumatuottajat päättävät rakentaa tapahtumakohtaisen verkkosivuston markkinointia ja osallistujarekisteröintiä varten. Muut yritykset yksinkertaisesti lisätä tapahtuman yksityiskohtia sivuja niiden nykyisten yritysten verkkosivuilla. Riippumatta siitä, miten valitset, kaikki tiedot, joita osallistuja, myyjä, tai vapaaehtoinen tarvitsee, on oltava saatavilla ja helppo löytää verkossa.

Tässä muutamia keskeisiä tietoja, joita tarvitset verkkosivustollasi.

• tapahtumapäivä ja-paikka
• Avainpuhujat ja-aktiviteetit
• lippu-ja ilmoittautumisportaali maksuportilla
• vapaaehtoissivu Online-ilmoittautumisella
• myyjä-ja sponsoritiedot

Konferenssisuunnittelutehtävä #9) Mainosta tapahtumaasi.

nyt on aika alkaa mainostaa tapahtumaa verkostollesi ja kohdeyleisöllesi. Mikä saa tapahtumasi erottumaan joukosta? Ota tämä ainutlaatuinen myyntiehdotus ja käytä sitä peruspilarina kaikissa markkinointiponnisteluissasi.

markkinointimateriaalia luotaessa on tärkeää käyttää teemaa ja brändiä erottuakseen ja luodakseen materiaalia millä tahansa välineellä. Esimerkiksi video sosiaalisessa mediassa ja YouTubessa voi mennä pitkälle, mutta niin voi Suuri grafiikka sähköpostissa. Mitä enemmän on töitä, sitä enemmän kanavia voi markkinoida.

nykymarkkinoilla on erittäin tärkeää käyttää useita kanavia tapahtuman markkinointiin. Tässä on markkinointikanavia, joilla voit mainostaa tapahtumaasi:

• sähköpostimarkkinointi verkostoosi

• sosiaalisen median kanavat

• teollisuuden julkaisut

• Google ads

• maksetut sosiaaliset mainokset

ole johdonmukainen lähettämistä ja varmista, että ajaa ihmisiä teidän rekisteröinti ja vapaaehtoinen Rekisteröityminen lomakkeet. Levittämällä sanaa mahdollisimman laajalti saat konferenssisi useamman ihmisen edessä, mikä vaikuttaa suoraan tapahtuman läsnäoloon.

konferenssin suunnittelutehtävä #10) Laadi aikataulu.

kun täytät puhujapaikkoja ja seminaarien isäntiä, pidä kalenteristasi luonnos. Tapahtumakalenterisi on keskeinen työkalu sinulle ja kaikille sidosryhmillesi, kuten myyjille ja vapaaehtoisille. Aikataulusi muuttuu, mutta konferenssisi lähestyessä on tärkeää, että konferenssisi aikataulu on saatavilla, joten kaikkien muiden on tehtävä suunnitelmia sen ympärille.

viikkoa ennen Konferenssianne

tapahtumanne lähestyessä on aika varmistaa, että kaikki on kunnossa, ja kaikki tietävät, mitä heidän on tehtävä järjestääkseen konferenssinne ja varmistaakseen sen menestyksen. Tämä konferenssin suunnitteluvaihe on kriittinen ja vaatii paljon viime hetken muutoksia ja kärsivällisyyttä. Jokaisella tiimissäsi sekä kaikilla puhujilla, myyjillä ja vapaaehtoisilla on oltava kaikki tiedot, joita he tarvitsevat parhaaseen työhönsä.

Konferenssin Suunnittelijatehtävä #11 Lähetä Viimeiset Muistutukset.

konferenssin lähestyessä on tärkeää varmistaa, että kaikki noudattavat tärkeitä määräaikoja ja välitavoitteita. Silloin muistutusviestit ovat käteviä kaikille. Muista pitää ihmiset ajan tasalla tapahtumasi etenemisestä ja aikatauluun tehtävistä muutoksista.

myyjien, sponsoreiden ja vapaaehtoisten kanssa pitää olla paljon tekemisissä tapahtumaa edeltävien viime viikkojen aikana. Harkitse työntekijän palkkaamista kuhunkin ryhmään ja pyydä heitä pitämään ryhmänsä ajan tasalla kaikista tiedoista ja muutoksista, jotka voivat vaikuttaa heidän työhönsä. Hyvä viestintä varmistaa tapahtuman sujuvuuden.

konferenssin suunnittelutehtävä #12) Anna vapaaehtoisillesi loppurutistus.

nyt kun olet koonnut mahtavan joukon vapaaehtoisia, on tärkeää antaa heille kaikki koulutus ja työkalut, joita he tarvitsevat menestyäkseen. Vapaaehtoisille on annettava koulutusta yleisistä turvallisuusmääräyksistä ja heille on annettava erityiskoulutusta rooleista ja vastuista, jotka heille tapahtuman aikana annetaan.

nyt on aika pyytää vapaaehtoisia lataamaan vapaaehtoissovellus vapaaehtoisten hallintaohjelmistosta, jotta he pääsisivät käsiksi henkilökohtaisiin vapaaehtoisten aikatauluihin ja tapahtuma-asiakirjoihin. Tämän sovelluksen pitäisi myös mahdollistaa heille lähtöselvitys vuoroihin ja kommunikoida suoraan esimiehensä kanssa. Vapaaehtoiset ovat ihmisiä, jotka ovat kasvot tapahtuman, joten paremmin varustettuja ne ovat, paremmin he voivat varmistaa osallistujille on hieno kokemus.

konferenssin jälkeen

kun konferenssisi on ohi, on vielä joitakin asioita saavutettavana, jotta varmistat, että asetut ensi vuonna menestykseen. On niin tärkeää dokumentoida ja seurata kaikki onnistumiset sinulla oli ja mahdolliset puutteet, jotka syntyivät tapahtuman aikana. Mitä enemmän oppii, sitä enemmän voi kehittyä.

konferenssin suunnittelutehtävä #13)Kartoita yleisösi.

ei voi tietää, oliko osallistujilla hauskaa kysymättä heiltä. Silloin verkkokyselyn avulla voit selvittää, miten tapahtumasi sujui. Luo verkkokysely, jossa kysytään tiettyjä aiheita, kuten sijainti, ruoka, istunto ja puhujat, ja yleisiä tunteita konferenssista. Kaikkien kyselysi ongelmien pitäisi auttaa sinua ymmärtämään paremmin, miten voit parantaa tapahtumaasi.

kysely tulee jakaa viimeistään päivän tai kahden kuluttua konferenssista. Haluat varmistaa, että tapahtumasi on vielä tuoreena kaikkien mielessä, jotta saat kerättyä mahdollisimman tarkkaa tietoa.

konferenssin suunnittelutehtävä #14)Jaa mahdolliset seurantaresurssit.

osallistujille annettiin paljon tietoa ja resursseja koko konferenssinne ajan, mutta osa näistä resursseista saattaa väistämättä kadota tai unohtua. Varmista, että jaat kaikki tapahtumakohtaiset resurssit ja videot osallistujillesi sähköpostin ja sosiaalisten kanavien kautta pian konferenssisi jälkeen. Haluat luonnollisesti, että kaikki saavat maksimiarvon tapahtumastasi, joten tällä ylimääräisellä vaivalla voi päästä pitkälle.

johtopäätös

nyt on aika alkaa suunnitella fantastista tapahtumaa. Tämän artikkelin pitäisi yksinkertaisesti toimia hyppäys-off kohta konferenssin suunnitteluun. InitLive voi auttaa sinua järjestämään specular-konferenssin auttamalla sinua rakentamaan erinomaisen tiimin ammattitaitoisesta, uskollisesta & sitoutuneesta henkilökunnasta ja vapaaehtoisista. Jos haluat lisätietoja, klikkaa tästä katsoaksesi demon tai tutki alla olevaa resurssilistaa.

tutkittava resurssi

• Smart Nonprofit ’ s Guide to Volunteer Management. Vapaaehtoiset ovat avainasemassa konferenssinne onnistumisessa. Tutustu strategioita, jotka asettavat ne menestykseen.

• Virtuaalikonferenssit voittoa tavoittelemattomille yrityksille: mitä odottaa. Aiotko ottaa etäisyyttä konferenssiisi? Opi kaikki etäkonferensseista tämän täydellisen oppaan avulla.

• täydellinen vaiheittainen festivaalin suunnitteluopas vuodelle 2021. Festivaalit ovat toinen suuri sitoutuminen mahdollisuus yleisöllesi. Opi suunnittelemaan onnistunut festivaali tämän askel-askeleelta opas.