13 lucruri pe care nu ar trebui să le scrieți niciodată într-un e-mail de lucru
eticheta e-mailului este o artă delicată și una importantă de stăpânit, având în vedere că americanii obișnuiți își verifică e-mailul de lucru de trei ore pe zi și e-mailul personal de două ore pe zi, potrivit studiului de utilizare a e-mailului Adobe din 2019. Și acum, când mulți oameni lucrează de la distanță pentru a ajuta la oprirea răspândirii COVID-19, putem presupune destul de mult că există chiar mai multe e-mailuri decât de obicei trimise în timpul zilei de lucru. Deci, să fie conștienți: Când folosiți o judecată slabă într-un e-mail către șeful, colegul sau clientul dvs., ați creat o înregistrare digitală a greșelii dvs. care ar putea reveni să vă muște.
după cum spune Jacqueline Whitmore, expert în etichetă și fondator al școlii de Protocol din Palm Beach: „un e-mail este un document permanent care poate fi ținut împotriva ta.”
un alt motiv pentru care miza este mare: „e-mailurile pot fi transmise oricui; pot fi chiar postate pe Internet pentru ca publicul să le vadă”, avertizează antrenorul Executiv Anne Marie Segal.
în timp ce greșelile de scriere sunt un lucru, există unele greșeli flagrante pe care oamenii le fac atunci când scriu e-mailuri de lucru. Aceste 13 lucruri nu ar trebui să apară niciodată într-un e-mail profesional.
‘ are sens asta?
această întrebare aparent inofensivă poate fi condescendentă, spune Jules Hirst, expert în etichetă și coautor al The Power of Civility: Top Experts Reveal the Secrets to Social Capital. În schimb, dacă trebuie să abordați subiecte complexe într-un e-mail, Hirst recomandă această limbă: „dacă aveți întrebări, să discutăm acest lucru la telefon.”
„evident”
folosirea acestui cuvânt te poate face să pari condescendent, spune Dianna Booher, fondator și CEO al firmei de comunicare Booher Research Institute. De asemenea, dacă ceva ar fi cu adevărat evident, de ce ați trimite un e-mail despre asta în primul rând?
Emoji
dacă nu lucrați la o companie super-casual, fețele zâmbitoare, încruntările și alte emoticoane nu reușesc testul de etichetă prin e-mail. „Nu doriți să tratați e-mailul profesional ca pe un mesaj text”, explică Whitmore.
‘LOL’
în mod similar, acronime precum LOL, LMK și TTYL sunt cel mai bine salvate pentru mesaje text—nu e-mailuri către clienți. Excepția ar fi dacă ați trimite un e-mail la BFF de lucru.
toate capacele
nimănui nu-i place să fie țipat. E-mailurile cu propoziții sau fraze cu majuscule sunt practic echivalentul digital al acestora.
toate literele mici
e-mailurile profesionale trebuie păstrate cât mai lustruite și formale. Asta înseamnă că folosind doar litere mici, sau gramatica săraci, este un mare nu-nu.
Salutări informale
în e-mailurile introductive, salutările informale precum „bună acolo” sau „Hei” sunt mult prea întâmplătoare. În schimb, Hirst recomandă utilizarea „Stimate domn sau doamnă..”
răspundeți la un e-mail de lucru? „Vă recomand să urmați conducerea celeilalte persoane”, spune Whitmore. „Dacă cealaltă persoană scrie „Dragă Jacqueline”, aș reflecta salutul acelei persoane.”
” noroc „
ca un salut informal, o semnare informală poate trimite un mesaj greșit, spune Whitmore, care recomandă utilizarea unei închideri mai formale, cum ar fi” salutări”, „călduros” sau „toate cele bune”.”
glume
dacă nu trimiteți e-mailuri celor mai apropiați prieteni de lucru care sunt familiarizați cu simțul umorului, nu riscați lucruri amuzante. Umorul, în special sarcasmul, nu se traduce de obicei bine prin e-mail, spune Segal. „Problema cu glumele din e-mailuri este că nu aveți același cadru de referință pe care l-ați avea în persoană atunci când faceți o glumă”, spune Segal. „Îți lipsește același context pe care l-ai avea față în față.”
„renunț”
în acest caz, eticheta de e-mail reflectă eticheta de birou. Pur și simplu, „există anumite subiecte care necesită conversație în persoană, iar o demisie este una dintre ele”, spune Whitmore.
avertismentul? „Un e-mail oficial de demisie ar trebui trimis după ce ai o conversație cu șeful tău și ar trebui să specifice data de încheiere a angajării tale”, spune Segal.
Gossip
Gossiping despre co-lucrătorilor este întotdeauna o idee proastă, deoarece poate afecta nu numai relatiile cu colegii, dar, de asemenea, rănit reputația, spune cariera și afaceri-eticheta vorbitor Karen Litzinger. Cu toate acestea, un număr de oameni fac încă greșeala de a răspândi zvonuri pe canale digitale precum Slack, Gchat sau e-mail.
‘trebuie să vorbim…’
dacă aveți un dezacord cu un coleg de muncă sau vedeți potențialul pentru unul, antrenorul de carieră Farnoosh Brock recomandă deconectarea conversației. După cum subliniază acest articol, intențiile dvs. pot fi interpretate greșit într-un e-mail. „Ultimul lucru de care aveți nevoie este o comunicare greșită prin e-mail pentru a înrăutăți lucrurile”, spune Brock.
‘corectează-mă dacă greșesc…’
asta înseamnă că ești mai deștept decât cealaltă persoană, ceea ce cu siguranță nu va fi primit bine.
înainte de a lovi trimite
ceea ce poate părea inofensiv pentru tine ar putea scufunda adevăratele intenții, motiv pentru care eticheta de e-mail trebuie să fie pe lista ta de must-știe. Dar oricât de mult ne bazăm pe e—mail, nu este perfect-la fel ca oamenii. Ai putea folosi ceva ajutor asigurându-vă că eticheta de birou este de până la prizat? Alăturați-vă Monster gratuit astăzi. În calitate de membru, veți primi sfaturi despre carieră, informații despre locul de muncă și sfaturi pentru căutarea unui loc de muncă trimise direct în căsuța de e-mail, astfel încât să fiți mereu la punct. Și promitem că va fi fără emoji.