13 rzeczy, których nigdy nie powinieneś pisać w e-mailu służbowym
Etykieta e-mailowa to delikatna Sztuka i ważna do opanowania, biorąc pod uwagę, że przeciętni Amerykanie sprawdzają e-mail służbowy Trzy plus godziny dziennie, a osobisty e-mail dwie plus godziny dziennie, zgodnie z badaniem użycia poczty e-mail Adobe 2019. A teraz, gdy wiele osób pracuje zdalnie, aby powstrzymać rozprzestrzenianie się COVID-19, możemy założyć, że w ciągu dnia roboczego wysyłanych jest jeszcze więcej e-maili niż zwykle. Więc bądź świadomy: Kiedy używasz złej oceny w wiadomości e-mail do szefa, współpracownika lub klienta, utworzyłeś cyfrowy zapis błędu, który może wrócić, aby cię ugryźć.
jak mówi Jacqueline Whitmore, znawczyni etykiety i założycielka Szkoły protokołów w Palm Beach: „e-mail to stały dokument, który może być przechowywany przeciwko tobie.”
kolejny powód, dla którego stawka jest wysoka:” e-maile mogą być przekazywane każdemu; mogą być nawet publikowane w Internecie, aby opinia publiczna mogła je zobaczyć”, ostrzega trener wykonawczy Anne Marie Segal.
chociaż literówki to jedno, są pewne skandaliczne błędy, które ludzie popełniają pisząc e-maile służbowe. Te 13 rzeczy nigdy nie powinny pojawić się w profesjonalnym e-mailu.
’ czy to ma sens?”
to pozornie nieszkodliwe pytanie może wydać się protekcjonalne, mówi Jules Hirst, znawca etykiety i współautor potęgi uprzejmości: najlepsi eksperci ujawniają sekrety kapitału społecznego. Zamiast tego, jeśli chcesz zająć się złożonymi tematami w wiadomości e-mail, Hirst zaleca ten język: „Jeśli masz jakieś pytania, omówmy to przez telefon.”
„oczywiście”
używanie tego słowa może również sprawić, że będziesz wyglądać protekcjonalnie, mówi Dianna Booher, założycielka i dyrektor generalny firmy komunikacyjnej Booher Research Institute. Ponadto, jeśli coś było naprawdę oczywiste, dlaczego w ogóle wysyłałeś maila o tym?
emotikony
jeśli nie pracujesz w super casualowej firmie, uśmiechnięte buźki, zmarszczki i inne emotikony nie przechodzą testu etykiety e-mailowej. „Nie chcesz traktować profesjonalnej poczty e-mail jak wiadomości tekstowej”, wyjaśnia Whitmore.
’LOL’
podobnie akronimy, takie jak LOL, LMK i TTYL, są najlepiej zapisywane dla wiadomości tekstowych—Nie e-maili do klientów. Wyjątek stanowi wysyłanie wiadomości e-mail do swojego zawodowego przyjaciela.
wszystkie czapki
nikt nie lubi jak się na niego krzyczy. E-maile ze zdaniami lub zwrotami pisanymi wielkimi literami są w zasadzie cyfrowym odpowiednikiem tego.
wszystkie małe litery
profesjonalne e-maile powinny być jak najbardziej dopracowane i formalne. Oznacza to, że używanie tylko małych liter, lub słaba gramatyka, jest dużym Nie-Nie.
nieformalne pozdrowienia
w e-mailach wprowadzających nieformalne pozdrowienia, takie jak „Cześć” lub „Hej”, są zbyt przypadkowe. Zamiast tego Hirst zaleca użycie „Drogi Panie lub Pani .”
odpowiadasz na maila służbowego? „Zalecam podążanie za wskazówkami drugiej osoby” – mówi Whitmore. „Jeśli ta druga osoba napisze: 'Droga Jacqueline’, będę odzwierciedlać pozdrowienia tej osoby.”
’Cheers’
jak nieformalne pozdrowienie, nieformalne podpisanie może wysłać złą wiadomość, mówi Whitmore, który zaleca użycie bardziej formalnego zakończenia, takiego jak” pozdrawiam”,” serdecznie „lub” Wszystkiego najlepszego.”
dowcipy
o ile nie wysyłasz e-maili do najbliższych znajomych z pracy, którzy znają twoje poczucie humoru, nie ryzykuj żadnych zabawnych rzeczy. Humor, zwłaszcza sarkazm, zwykle nie przekłada się dobrze przez e-mail, mówi Segal. „Problem z żartami w wiadomościach e-mail polega na tym, że nie masz takiego samego punktu odniesienia, jak w przypadku osobistego żartowania”, mówi Segal. „Brakuje ci tego samego kontekstu, w którym mielibyśmy kontakt twarzą w twarz.”
’odchodzę’
w tym przypadku etykieta e-mail odzwierciedla Etykietę biura. Mówiąc prościej,” istnieją pewne tematy, które wymagają osobistej rozmowy, a rezygnacja jest jedną z nich”, mówi Whitmore.
zastrzeżenie? „Wiadomość e-mail z formalną rezygnacją powinna zostać wysłana po rozmowie z szefem.powinna ona określać datę zakończenia zatrudnienia” – mówi Segal.
plotki
plotkowanie o współpracownikach jest zawsze złym pomysłem, ponieważ może uszkodzić nie tylko relacje z kolegami, ale także reputację, mówi Karen Litzinger, mówczyni o karierze i biznesie. Niemniej jednak wiele osób nadal popełnia błąd rozprzestrzeniania plotek w kanałach cyfrowych, takich jak Slack, Gchat lub e-mail.
„musimy porozmawiać …”
jeśli masz spór ze współpracownikiem lub widzisz potencjał, trener kariery farnoosh Brock zaleca wyłączenie rozmowy. Jak wskazuje ten artykuł, twoje intencje mogą być błędnie zinterpretowane w wiadomości e-mail. „Ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, to nieporozumienie za pośrednictwem poczty e-mail, aby pogorszyć sprawę”, mówi Brock.
„popraw mnie, jeśli się mylę…”
to oznacza, że jesteś mądrzejszy od drugiej osoby, co na pewno nie zostanie dobrze przyjęte.
zanim klikniesz wyślij
to, co może wydawać ci się nieszkodliwe, może zatopić twoje prawdziwe intencje, dlatego Etykieta e-mail musi znaleźć się na twojej liście must-knows. Ale tak bardzo, jak polegamy na e-mailu, nie jest idealny-tak jak ludzie. Czy przydałaby ci się pomoc w upewnieniu się, że etykieta w biurze jest odpowiednia do tabaki? Dołącz do Monster za darmo już dziś. Jako członek będziesz otrzymywać porady dotyczące kariery, informacje o miejscu pracy i wskazówki dotyczące poszukiwania pracy wysyłane bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą, dzięki czemu zawsze będziesz na miejscu. I obiecujemy, że będzie wolny od emoji.