13 věcí, které byste nikdy neměli psát do pracovního e-mailu
e-mailová etiketa je delikátní umění a ta, která je důležitá pro zvládnutí, vzhledem k tomu, že průměrní Američané kontrolují svůj pracovní e-mail tři plus hodiny denně a osobní e-mail dvě plus hodiny denně, podle studie 2019 Adobe Email Usage Study. A teď, když mnoho lidí pracuje na dálku, aby pomohlo zastavit šíření COVID-19, můžeme do značné míry předpokládat, že během pracovního dne je odesíláno ještě více e-mailů, než je obvyklé. Takže buďte si vědomi: Když použijete špatný úsudek v e-mailu svému šéfovi, spolupracovníkovi nebo klientovi, vytvořili jste digitální záznam své chyby, který by se mohl vrátit, aby vás kousl.
jak říká Jacqueline Whitmore, odbornice na etiketu a zakladatelka protokolární školy v Palm Beach: „E-mail je trvalý dokument, který lze proti vám držet.“
další důvod, proč jsou sázky vysoké: „e-maily mohou být předány komukoli; mohou být dokonce zveřejněny na internetu, aby je veřejnost viděla,“ varuje výkonná trenérka Anne Marie Segal.
zatímco překlepy jsou jedna věc, existují některé nehorázné chyby, které lidé dělají při psaní pracovních e-mailů. Tyto 13 věci by se nikdy neměly zobrazovat v profesionálním e-mailu.
‚dává to smysl?“
tato zdánlivě neškodná otázka může vypadat jako blahosklonná, říká Jules Hirst, odborník na etiketu a spoluautor knihy The Power of Civility: špičkoví odborníci odhalují tajemství sociálního kapitálu. Místo toho, pokud potřebujete řešit složitá témata v e-mailu, Hirst doporučuje tento jazyk: „pokud máte nějaké dotazy, pojďme o tom diskutovat po telefonu.“
„samozřejmě“
použití tohoto slova může také způsobit, že budete vypadat blahosklonně, říká Dianna Booher, zakladatelka a generální ředitelka komunikační firmy Booher Research Institute. Taky, kdyby něco bylo skutečně zřejmé, proč byste o tom vůbec posílali e-mail?
Emojis
pokud nepracujete v super neformální společnosti, smajlíky, zamračení a další emotikony selžou v testu e-mailové etikety. „Nechcete zacházet s profesionálním e-mailem jako s textovou zprávou,“ vysvětluje Whitmore.
‚ LOL ‚
podobně jsou zkratky jako LOL, LMK a TTYL nejlépe uloženy pro textové zprávy-ne e-maily klientům. Výjimkou by bylo, kdybyste posílali e-mail na své pracovní BFF.
všechny čepice
nikdo nemá rád, když na něj někdo křičí. E-maily s větami nebo frázemi ve všech velkých písmenech jsou v podstatě digitálním ekvivalentem.
všechna malá písmena
profesionální e-maily by měly být co nejleštěnější a nejformálnější. To znamená používat pouze malá písmena, nebo špatná gramatika, je velké ne-ne.
Neformální pozdravy
v úvodních e-mailech jsou neformální pozdravy jako „Ahoj“ nebo „Hej“ příliš neformální. Namísto, Hirst doporučuje používat “ Vážený pane nebo paní .“
odpovídáte na pracovní e-mail? „Doporučuji sledovat vedení druhé osoby,“ říká Whitmore. „Pokud druhá osoba píše:“ drahá Jacqueline, “ zrcadlil bych pozdrav této osoby.“
„na zdraví“
stejně jako neformální pozdrav může neformální odhlášení poslat špatnou zprávu, říká Whitmore, který doporučuje použít formálnější uzavření, jako je „s pozdravem“, „srdečně“ nebo „vše nejlepší.“
vtipy
Pokud nejste e-mailem své nejbližší pracovní kamarády, kteří jsou obeznámeni s vaším smyslem pro humor, neriskujte žádné vtipné věci. Humor, zejména sarkasmus, obvykle se přes e-mail nepřekládá dobře, říká Segal. „Problém s vtipy v e-mailech je, že nemáte stejný referenční rámec, jako byste měli osobně při vtipu,“ říká Segal. „Chybí vám stejný kontext, jaký byste měli tváří v tvář.“
‚ukončím‘
v tomto případě e-mailová etiketa zrcadlí kancelářskou etiketu. Jednoduše řečeno, „existují určité předměty, které vyžadují osobní rozhovor.“, a rezignace je jedním z nich, “ říká Whitmore.
námitka? „Formální rezignační e-mail by měl být zaslán po rozhovoru se svým šéfem a měl by specifikovat datum ukončení vašeho zaměstnání,“ říká Segal.
drby
klábosení o spolupracovnících je vždy špatný nápad, protože může poškodit nejen vaše vztahy s kolegy, ale také poškodit vaši pověst, říká mluvčí kariéry a obchodní etikety Karen Litzinger. Nicméně, řada lidí stále dělá tu chybu, že šíří zvěsti přes digitální kanály, jako je Slack, Gchat, nebo e-mail.
„musíme mluvit …“
pokud máte nesouhlas se spolupracovníkem nebo vidíte potenciál pro jednoho, kariérní trenér Farnoosh Brock doporučuje konverzaci offline. Jak tento článek zdůrazňuje, vaše záměry mohou být nesprávně interpretovány v e-mailu. „Poslední věc, kterou potřebujete, je nesprávná komunikace prostřednictvím e-mailu, aby to bylo ještě horší,“ říká Brock.
‚opravte mě, jestli se mýlím …‘
to znamená, že jste chytřejší než druhá osoba, což rozhodně nebude přijato dobře.
než stisknete odeslat
to, co se vám může zdát neškodné, by mohlo potopit vaše skutečné záměry, a proto e-mailová etiketa musí být na vašem seznamu must-knows. Ale i když se spoléháme na e-mail, není to dokonalé – stejně jako lidé. Mohl byste použít nějakou pomoc ujistěte se, že vaše kancelář etiketa je až šňupací tabák? Připojte se k Monster zdarma ještě dnes. Jako člen, získáte kariérní poradenství, postřehy na pracovišti, a tipy pro hledání zaměstnání zaslané přímo do vaší doručené pošty, takže jste vždy na místě. A slibujeme, že to bude bez emodži.