13 dolog, amit soha nem szabad írni egy munkahelyi e-mailbe
az e-mail etikett kényes művészet, és fontos elsajátítani, figyelembe véve, hogy az átlagos amerikaiak napi három plusz órát, a személyes e-maileket pedig napi két plusz órát ellenőrzik, az Adobe e-mail Használati tanulmánya szerint. Most, hogy sokan távolról dolgoznak a COVID-19 terjedésének megállításában, nagyjából feltételezhetjük, hogy a szokásosnál még több e-mailt küldenek a munkanap során. Tehát légy tudatában: Ha rossz ítéletet használ a főnökének, munkatársának vagy ügyfelének küldött e-mailben, létrehozott egy digitális rekordot a hibájáról, amely visszatérhet, hogy megharapjon.
ahogy Jacqueline Whitmore, az etikett szakértője és a Palm Beach-i Protokolliskola alapítója fogalmaz: “az e-mail egy állandó dokumentum, amelyet ellened lehet tartani.”
egy másik ok, amiért nagy a tét: “az e-maileket bárkinek továbbíthatják; akár az interneten is közzétehetik, hogy a nyilvánosság láthassa” – figyelmezteti Anne Marie Segal ügyvezető edző.
míg a helyesírási hibák egy dolog, vannak olyan súlyos hibák, amelyeket az emberek munkahelyi e-mailek írásakor követnek el. Ezek 13 a dolgok soha nem jelenhetnek meg professzionális e-mailben.
‘ van ennek értelme?’
ez a látszólag ártalmatlan kérdés leereszkedőnek tűnhet, mondja Jules Hirst, etikett szakértő, a The Power of Civility: Top Experts Reveal the Secrets to Social Capital társszerzője. Ehelyett, ha összetett témákkal kell foglalkoznia egy e-mailben, Hirst ezt a nyelvet javasolja: “ha bármilyen kérdése van, beszéljük meg ezt telefonon.”
“nyilvánvalóan”
ennek a szónak a használata szintén leereszkedőnek tűnhet, mondja Dianna Booher, a Booher Research Institute kommunikációs cég alapítója és vezérigazgatója. Szintén, ha valami valóban nyilvánvaló lenne, miért küldene erről e-mailt?
hangulatjelek
hacsak nem szuper alkalmi cégnél dolgozik, a mosolygó arcok, a homlokát ráncolva és más hangulatjelek nem felelnek meg az e-mail etikett tesztnek. “Nem akarja úgy kezelni a professzionális e-maileket, mint egy szöveges üzenetet” – magyarázza Whitmore.
‘LOL’
Hasonlóképpen, az olyan rövidítések, mint a LOL, az LMK és a TTYL, a legjobban a szöveges üzenetekhez menthetők, nem pedig az ügyfeleknek küldött e—mailekhez. A kivétel az lenne, ha e-mailt küldene a munkahelyi BFF-nek.
ALL CAPS
senki sem szereti, ha kiabálnak. Az összes nagybetűvel ellátott mondatokkal vagy kifejezésekkel ellátott e-mailek alapvetően ennek digitális megfelelője.
minden kisbetűs
A professzionális e-maileket a lehető legtisztább és formálisabb formában kell tartani. Ez azt jelenti, hogy csak kisbetűket használ, vagy rossz nyelvtan, nagy nem-nem.
informális üdvözletek
a bevezető e-mailekben az olyan informális üdvözletek, mint a “szia” vagy a “Hé”, túlságosan hétköznapiak. Helyette, Hirst javasolja a “Kedves Mr .vagy Mrs..”
válasz egy munkahelyi e-mailre? “Azt javaslom, hogy kövesse a másik ember vezetését” – mondja Whitmore. “Ha a másik ember azt írja: “kedves Jacqueline”, tükrözném az illető üdvözletét.”
“Cheers”
mint egy informális üdvözlet, egy informális kijelentkezés is rossz üzenetet küldhet, mondja Whitmore, aki azt javasolja, hogy használjon formálisabb zárást, például “üdvözlettel”, “melegen” vagy ” minden jót.”
viccek
hacsak nem küldesz e-mailt a legközelebbi munkatársaidnak, akik ismerik a humorérzékedet, ne kockáztass semmilyen vicces dolgot. Humor, különösen a szarkazmus, általában nem fordít jól e-mailben, mondja Segal. “Az e-mailekben szereplő viccekkel az a probléma, hogy nincs ugyanaz a referenciakeret, mint személyesen, amikor viccet készít” – mondja Segal. “Hiányzik az a kontextus, amellyel szemtől szembe kellene néznie.”
‘kiléptem’
ebben az esetben az e-mail etikett tükrözi az irodai etikettet. Egyszerűen fogalmazva:” vannak bizonyos témák, amelyek személyes beszélgetést igényelnek, és a lemondás az egyik ” -mondja Whitmore.
A figyelmeztetés? “A hivatalos lemondási e-mailt a főnökével folytatott beszélgetés után kell elküldeni, és meg kell adnia a munkaviszony befejezésének dátumát” – mondja Segal.
Gossip
a munkatársakról való pletykálás mindig rossz ötlet, mivel nemcsak a kollégákkal való kapcsolatait, hanem a hírnevét is károsíthatja, mondja Karen Litzinger karrier-és üzleti etikett-előadó. Ennek ellenére sokan még mindig elkövetik azt a hibát, hogy olyan digitális csatornákon terjesztik a pletykákat, mint a Slack, a Gchat vagy az e-mail.
‘beszélnünk kell…’
ha nézeteltérése van egy munkatársával, vagy látja a lehetőséget, Farnoosh Brock karrieredző azt javasolja, hogy vegye le a beszélgetést offline állapotban. Amint ez a cikk rámutat, szándékait e-mailben félre lehet értelmezni. “Az utolsó dolog, amire szüksége van, az e-mailben történő téves kommunikáció, hogy még rosszabbá tegye a helyzetet” – mondja Brock.
‘javíts ki, ha tévedek…’
ez azt jelenti, hogy okosabb vagy a másiknál, amit biztosan nem fogadnak jól.
mielőtt megnyomná a küldést
ami ártalmatlannak tűnhet, elsüllyesztheti valódi szándékait, ezért az e-mail etikettnek szerepelnie kell a kötelező ismeretek listáján. De bármennyire is támaszkodunk az e—mailre, ez nem tökéletes-csakúgy, mint az emberek. Tudna használni egy kis segítséget ügyelve az irodai etikett akár tubák? Csatlakozz Monster ingyen ma. Tagként karrier-tanácsokat, munkahelyi betekintést és álláskeresési tippeket kap közvetlenül a postaládájába, így mindig a ponton van. Ígérjük, hogy emoji-mentes lesz.