13 asioita sinun ei pitäisi koskaan kirjoittaa työ sähköposti
Email etiketti on herkkä taidetta, ja yksi, joka on tärkeää hallita, ottaen huomioon keskimääräinen amerikkalaiset tarkistaa työsähköpostia kolme plus tuntia päivässä ja henkilökohtainen sähköposti kaksi plus tuntia päivässä, mukaan 2019 Adobe sähköpostin käyttö tutkimus. Ja nyt kun monet ihmiset tekevät etätyötä auttaakseen COVID-19: n leviämisen pysäyttämisessä, voimme aika lailla olettaa, että sähköposteja lähetetään työpäivän aikana jopa tavallista enemmän. Joten ole tietoinen: Kun käytät huonoa harkintaa sähköpostissa pomollesi, työkaverillesi tai asiakkaallesi, olet luonut virheestäsi digitaalisen tallennuksen, joka voi palata puremaan sinua.
kuten Jacqueline Whitmore, etikettiasiantuntija ja Palm Beachin Protokollakoulun perustaja asian ilmaisee: ”sähköposti on pysyvä asiakirja, jota voidaan pitää sinua vastaan.”
toinen syy, miksi panokset ovat korkeat:” sähköposteja voi välittää kenelle tahansa; niitä voi jopa lähettää internetiin yleisön nähtäväksi”, varoittaa päävalmentaja Anne Marie Segal.
vaikka kirjoitusvirheet ovat yksi asia, on joitain räikeitä virheitä, joita ihmiset tekevät kirjoittaessaan työsähköposteja. Näitä 13 asiaa ei pitäisi koskaan näkyä ammattilaisen sähköpostissa.
” onko siinä järkeä?”
tämä näennäisen harmiton kysymys voi vaikuttaa alentavalta, sanoo Jules Hirst, etikettiasiantuntija ja kanssakirjoittaja teoksessa The Power of Civility: Top Experts Reveal the Secrets to Social Capital. Sen sijaan jos sähköpostissa pitää käsitellä monimutkaisia aiheita, Hirst suosittelee tätä kieltä: ”jos sinulla on kysyttävää, keskustellaan tästä puhelimessa.”
’ilmeisesti’
tämän sanan käyttäminen voi myös saada sinut näyttämään alentuvalta, sanoo Dianna Booher, viestintäyritys Booher Research Instituten perustaja ja toimitusjohtaja. Lisäksi, jos jokin olisi todella ilmeistä, miksi lähettäisit sähköpostia siitä ylipäätään?
Emojit
ellei työskentele superhommifirmassa, hymiöt, rypyt ja muut hymiöt reputtavat sähköpostietikettitestissä. ”Ammattimaista sähköpostia ei kannata käsitellä kuin tekstiviestiä”, Whitmore selittää.
” LOL ”
vastaavasti lyhenteet kuten LOL, LMK ja TTYL tallennetaan parhaiten tekstiviesteihin—ei sähköposteihin asiakkaille. Poikkeuksena olisi, jos olisit lähettämässä sähköpostia työpaikallesi BFF.
Kaikki CAPS
kukaan ei pidä huutamisesta. Sähköpostit, joissa on lauseita tai lauseita kaikilla isoilla kirjaimilla, ovat periaatteessa digitaalinen vastine sille.
kaikki pienet kirjaimet
Ammattilaissähköpostit tulee pitää mahdollisimman kiillotettuina ja virallisina. Se tarkoittaa, että käyttämällä vain pieniä kirjaimia, tai huono kielioppi, on suuri no-no.
epäviralliset tervehdykset
alustavissa sähköposteissa epäviralliset tervehdykset, kuten ”Hei siellä” tai ”Hei”, ovat aivan liian rentoja. Sen sijaan Hirst suosittelee käyttämään sanaa ” Hyvä herra tai rouva .”
vastaatko työsähköpostiin? ”Suosittelen seuraamaan toisen esimerkkiä”, Whitmore sanoo. ”Jos toinen kirjoittaa: ’rakas Jacqueline’, peilaisin hänen tervehdystään.”
”Kippis”
epävirallisen tervehdyksen tavoin epävirallinen kuittaus voi lähettää väärän viestin, sanoo Whitmore, joka suosittelee käyttämään muodollisempaa loppulausetta, kuten ”best regards”, ”warmly” tai ”all the best.”
Vitsit
ellet lähetä sähköpostia lähimmille työkavereillesi, jotka tuntevat huumorintajusi, älä riskeeraa mitään hassuja juttuja. Huumori, varsinkaan sarkasmi, ei yleensä käänny hyvin sähköpostin yli, Segal sanoo. ”Sähköpostien vitseissä on se ongelma, että sinulla ei ole samanlaista viitekehystä kuin vitsiä tehtäessä olisi kasvotusten”, Segal sanoo. ”Sinulla ei ole samaa kontekstia kuin kasvotusten.”
’I quit’
tässä tapauksessa sähköpostietiketti peilaa toimiston etikettiä. Yksinkertaisesti sanottuna” on tiettyjä aiheita, jotka vaativat henkilökohtaista keskustelua, ja eroaminen on yksi niistä”, Whitmore sanoo.
the caveat? ”Virallinen eroposti pitäisi lähettää sen jälkeen, kun on keskustellut pomon kanssa, ja siinä pitäisi ilmoittaa työsuhteen Päättymispäivä”, Segal sanoo.
Juoruaminen
työkavereista Juoruaminen on aina huono idea, sillä se voi vahingoittaa paitsi ihmissuhteita myös mainetta, sanoo ura-ja bisnesetikettipuhuja Karen Litzinger. Siitä huolimatta, monet ihmiset tekevät edelleen virheen levittää huhuja digitaalisia kanavia, kuten Slack, Gchat, tai sähköposti.
”we need to talk…”
jos sinulla on erimielisyyksiä työkaverin kanssa tai näet sellaisen mahdollisuuden, uravalmentaja Farnoosh Brock suosittelee keskustelun viemistä offline-tilaan. Kuten tässä artikkelissa todetaan, aikeesi voidaan tulkita väärin sähköpostissa. ”Viimeinen asia, mitä tarvitset on väärinkäsitys sähköpostitse pahentaa tilannetta”, Brock sanoo.
”Correct me if I’ m wrong… ”
tämä viittaa siihen, että olet fiksumpi kuin toinen, jota ei varmasti oteta hyvin vastaan.
ennen kuin osut lähetä
se, mikä saattaa näyttää harmittomalta, voi upottaa todelliset aikeesi, minkä vuoksi sähköpostietiketin on oltava must-knows-listallasi. Mutta niin paljon kuin luotammekin sähköpostiin, se ei ole täydellinen-aivan kuten ihmiset. Tarvitsetteko apua etiketin varmistamisessa? Liity Monster ilmaiseksi tänään. Jäsenenä saat uraneuvontaa, työpaikan oivalluksia ja työnhakuvinkkejä suoraan sähköpostiisi, joten olet aina asialla. Lupaamme, että se on emojiton.