13 dingen die je nooit moet schrijven in een e-mail voor het werk
e-mailetiquette is een delicate kunst, en een die belangrijk is om onder de knie, gezien de gemiddelde Amerikanen controleren hun werk e-mail drie-plus uur per dag en persoonlijke e-mail twee-plus uur per dag, volgens de 2019 Adobe e-mail Usage Study. En nu veel mensen op afstand werken om te helpen de verspreiding van COVID-19 te stoppen, kunnen we vrijwel aannemen dat er tijdens de werkdag nog meer e-mails dan normaal worden verzonden. Dus wees bewust: Als je slecht beoordelingsvermogen gebruikt in een e-mail naar je baas, collega of klant, heb je een digitaal record van je fout gemaakt dat je zou kunnen bijten.
zoals Jacqueline Whitmore, etiquette expert en oprichter van de Protocol School Of Palm Beach, het zegt: “een e-mail is een permanent document dat tegen je kan worden gehouden.”
een andere reden waarom de inzet hoog is: “e-mails kunnen naar iedereen worden doorgestuurd; ze kunnen zelfs op het Internet worden geplaatst zodat het publiek ze kan zien”, waarschuwt executive coach Anne Marie Segal.
hoewel typefouten één ding zijn, zijn er enkele flagrante fouten die mensen maken bij het schrijven van werkmails. Deze 13 dingen mogen nooit verschijnen in een professionele e-mail.
‘ is dat logisch?’
deze schijnbaar onschuldige vraag kan neerbuigend overkomen, zegt Jules Hirst, etiquette-expert en coauteur van The Power of Civility: Top-Experts onthullen de geheimen van het Sociaal Kapitaal. In plaats daarvan, als je nodig hebt om complexe onderwerpen in een e-mail, Hirst raadt deze taal: “als je vragen hebt, laten we dit bespreken op de telefoon.”
‘uiteraard’
het gebruik van dit woord kan u ook neerbuigend doen lijken, zegt Dianna Booher, oprichter en CEO van communicatiebedrijf Booher Research Institute. Als iets echt duidelijk was, waarom zou je er dan een e-mail over sturen?
emoji ‘ s
tenzij u bij een super-casual bedrijf werkt, slagen smileygezichten, fronsen en andere emoticons niet in de e-etiquette-test. “Je wilt professionele e-mail niet als een sms-bericht behandelen”, legt Whitmore uit.
‘ LOL ‘
evenzo kunnen acroniemen zoals LOL, LMK en TTYL het beste worden opgeslagen voor tekstberichten—niet voor e-mails naar clients. De uitzondering zou zijn als u een e-mail naar uw werk BFF.
Alle CAPS
niemand vindt het leuk om uitgescholden te worden. E-mails met zinnen of zinsdelen in alle hoofdletters zijn eigenlijk het digitale equivalent daarvan.
alle kleine letters
professionele e-mails moeten zo gepolijst en formeel mogelijk worden bewaard. Dat betekent dat het gebruik van alleen kleine letters, of slechte grammatica, is een grote no-no.
informele begroetingen
in inleidende e-mails zijn informele begroetingen zoals “Hi there” of “Hey” veel te casual. In plaats daarvan, Hirst raadt het gebruik van ” Dear Mr. of Mrs .”
reageren op een zakelijke e-mail? “Ik raad aan om het voorbeeld van de ander te volgen”, zegt Whitmore. “Als de andere persoon schrijft,’ beste Jacqueline, ‘ zou ik de Groet van die persoon spiegelen.”
‘Cheers’
net als bij een informele begroeting kan een informele aftekening de verkeerde boodschap afgeven, zegt Whitmore, die een formelere afsluiting aanbeveelt zoals ” met vriendelijke groet,” “warm,” of ” all the best.”
Jokes
tenzij u e-mailen naar uw naaste collega ‘ s die bekend zijn met uw gevoel voor humor, riskeer geen grappige dingen. Humor, vooral sarcasme, is meestal niet goed te vertalen via e-mail, zegt Segal. “Het probleem met grappen in e-mails is dat je niet hetzelfde referentiekader als je zou hebben in persoon bij het maken van een grap,” Segal zegt. “Je mist dezelfde context die je van aangezicht tot aangezicht zou hebben.”
‘I quit’
in dit geval, e-mail etiquette mirrors office etiquette. Simpel gezegd,” Er zijn bepaalde onderwerpen die een persoonlijk gesprek vereisen, en een ontslag is een van hen, ” zegt Whitmore.
het voorbehoud? “Een formele ontslag e-mail moet worden verzonden nadat u een gesprek met uw baas, en het moet de einddatum van uw dienstverband te specificeren,” Segal zegt.Geroddel
roddelen over collega ’s is altijd een slecht idee, omdat het niet alleen je relaties met collega’ s kan schaden, maar ook je reputatie kan schaden, aldus Karen Litzinger, spreker voor carrià re en zakelijke etiquette. Niettemin, een aantal mensen nog steeds de fout van het verspreiden van geruchten over digitale kanalen zoals Slack, Gchat, of e-mail.
‘we moeten praten…’
Als u een meningsverschil hebt met een medewerker, of de mogelijkheid ziet voor een medewerker, raadt carrièrecoach Farnoosh Brock aan het gesprek offline te voeren. Zoals dit artikel erop wijst, kunnen uw intenties verkeerd worden geïnterpreteerd in een e-mail. “Het laatste wat je nodig hebt is een miscommunicatie via e-mail om de zaken erger te maken,” Brock zegt.
‘ corrigeer me als ik het mis heb…’
dit impliceert dat u slimmer bent dan de andere persoon, die zeker niet goed zal worden ontvangen.
voordat u op send
klikt, kan wat voor u ongevaarlijk lijkt uw ware intenties doen zinken.daarom moet e-mailetiquette op uw lijst van must-knows staan. Maar hoezeer we ook vertrouwen op e—mail, het is niet perfect-net als mensen. Kan je wat hulp gebruiken om ervoor te zorgen dat je kantooretiquette klopt? Word vandaag gratis lid van Monster. Als lid krijg je carrièreadvies, inzichten op de werkplek en tips voor het zoeken naar werk rechtstreeks naar je inbox, zodat je altijd op de hoogte bent. En we beloven dat het emoji-vrij zal zijn.