como criar um orçamento de folha de pagamento
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as empresas usam orçamentos de folha de pagamento para prever despesas salariais para o próximo ano. Esses orçamentos também incluem despesas relacionadas, como impostos federais sobre a folha de pagamento, benefícios para funcionários e despesas com horas extras.
como tal, um orçamento detalhado e preciso da folha de pagamento ajudará uma empresa a gerenciar despesas e tomar decisões comerciais importantes.
mas o processo de definição deste orçamento pode ser demorado e complexo. Há muito a considerar ao criar um orçamento de folha de pagamento, então vamos dividi-lo em etapas fáceis e gerenciáveis para você.
por que criar um orçamento de folha de pagamento vale a pena
vamos dar uma olhada nos benefícios de criar um orçamento de folha de pagamento:
a folha de pagamento é uma despesa significativa
a folha de pagamento geralmente equivale a 20-30% da receita bruta da empresa. Representa uma parte significativa do orçamento geral. Portanto, é importante que você gerencie o orçamento da folha de pagamento com rapidez.
gastos excessivos e gastos insuficientes na folha de pagamento podem causar problemas. O gasto excessivo reduz suas margens de lucro, enquanto o gasto insuficiente pode significar que você não está promovendo o crescimento. Seu orçamento de folha de pagamento deve aumentar à medida que o negócio se expande, afinal.
um orçamento ajuda você a permanecer no caminho certo
um orçamento de folha de Pagamento ajuda você a manter a saúde financeira da empresa. Em particular, ter um orçamento que divida adequadamente cada despesa associada à folha de pagamento o ajudará a permanecer dentro de seus limites.
quando se trata de decisões-chave, como se você será capaz de fazer uma nova contratação ou dar a alguém um aumento, você saberá exatamente se a empresa pode pagar ou não.Além disso, se você precisar reduzir despesas, terá uma ideia de onde fazer cortes e/ou como gerenciar as despesas da folha de pagamento com mais eficiência.
você permanecerá em conformidade com os requisitos legais
projetar impostos sobre a folha de pagamento e benefícios dos funcionários é uma parte fundamental da criação de um orçamento de folha de pagamento, para que você tenha uma sólida compreensão dos pagamentos obrigatórios que você precisa fazer com antecedência.
isso significa que você pode ter certeza de ter os fundos disponíveis para cumprir esses requisitos legais. Não fazer isso pode resultar em penalidades desnecessárias. Por exemplo, se você arquivar formulários de impostos federais trimestrais atrasados, poderá enfrentar uma multa de até 15% do imposto não pago.
o investimento necessário para criar um orçamento de folha de pagamento
criar um orçamento de folha de pagamento pode ser demorado, dependendo da sua abordagem e do tamanho da empresa. Há muitas informações para a fonte, ou seja, dados de funcionários e registros de folha de pagamento.
a boa notícia é que você pode acelerar esse processo usando um software de folha de pagamento, como o Gusto.
o Gusto executa e rastreia a folha de pagamento automaticamente e oferece outros recursos úteis, como o depósito de impostos em seu nome. Você pode acessar e baixar relatórios com todas as informações necessárias para criar um orçamento de folha de pagamento, como informações de ganhos para cada funcionário e totais de benefícios.
software de folha de pagamento, é claro, requer um investimento financeiro. O pacote principal da Gusto custa um preço base de US $39 por mês mais US $6 por mês por funcionário.
no entanto, você pode achar que isso vale o investimento, pois o software de folha de pagamento pode aumentar drasticamente a eficiência. Isso é importante considerando o fato de que muitos dos processos envolvidos na folha de pagamento são trabalhosos se realizados manualmente.
9 Passos para criar um orçamento de folha de pagamento
para criar um orçamento de folha de pagamento, você precisa coletar os dados certos e fazer várias projeções significativas.
a verdade é que existem muitas variáveis que você pode precisar levar em consideração. Mas depois de saber todos os itens que você precisa incluir no orçamento da folha de pagamento, você terá certeza de acertar.
#1 – Liste todos os funcionários
primeiro, reúna uma lista de todos que a empresa paga. Isso inclui todos os diferentes tipos de posições, incluindo posições remotas e temporárias, bem como aqueles que trabalham no local.
não se esqueça de se incluir na lista. Além disso, observe que você pode querer manter os trabalhadores contratados separados, pois seus cálculos para esses trabalhadores serão diferentes, uma vez que você não pagará impostos por eles ou benefícios a eles.
a menos que você seja uma startup, é improvável que você tenha que fazer esta lista do zero. Esperançosamente, você tem registros detalhados de funcionários disponíveis e é apenas uma questão de reunir as informações.
muitas ferramentas de RH armazenam registros de funcionários. Alguns até economizarão seu tempo oferecendo sistemas de autoatendimento. Em outras palavras, os funcionários inserem as informações mais atualizadas no próprio banco de dados.
#2 – listar salários base de Funcionários
em seguida, você precisará anotar a taxa de pagamento para cada membro da equipe e o número de horas que eles trabalham a cada mês. Use esses números para calcular seus rendimentos mensais e anuais projetados. Se você já usa o software de folha de pagamento, pode agilizar o processo puxando dados históricos.
Quando o cálculo da base de dados de vencimentos, existem alguns aspectos a ter em conta para garantir que suas estimativas são precisas para o próximo ano:
- Aumenta ou aumentos de salário
- Obrigatória aumentos salariais, por exemplo, um aumento do salário mínimo
- Previsível terminações, e.g. funcionários aposentados
- novas contratações ou funcionários adicionais que podem ser necessários
- alterações no horário de trabalho existente devido a mudanças operacionais
#3 – estime as despesas com horas extras
considere cuidadosamente o número de horas extras para ser o mais preciso possível.
algumas posições podem ser mais propensas a exigir horas extras do que outras. Você também precisará levar em consideração as flutuações sazonais, bem como eventos que aumentarão as horas extras no próximo ano. Por exemplo, pode haver um novo lançamento de produto que requer mais horas de pessoal.
quando se trata de números, há mais algumas coisas que você precisa levar em consideração. Por lei federal, se um trabalhador faz mais de 40 horas em uma semana, eles têm direito a 1,5 x pagar em suas horas extras.
você também precisará examinar os requisitos do estado. Alguns estados têm regras de horas extras ligeiramente diferentes. Por exemplo, na Califórnia, se os funcionários trabalham mais de 12 horas em um dia ou mais de oito horas no sétimo dia consecutivo, então eles têm direito a pagamento em dobro.
além disso, pode haver políticas da empresa em relação ao pagamento de horas extras ou pagamento de prêmio, ou seja, aumento das taxas quando os funcionários trabalham horas ou dias indesejáveis.
#4 – estime bônus e comissões se aplicável
existem diferentes tipos de bônus que você pode precisar levar em consideração, dependendo da política da empresa.
bônus ou comissões baseados em desempenho, por exemplo, para a equipe de vendas, são difíceis de estimar, pois não são garantidos. A melhor coisa que você pode fazer aqui é criar uma média com base no desempenho de um funcionário nos anos anteriores, ou o que os funcionários em uma função específica alcançaram nos anos anteriores.
outros tipos de bônus podem ser bônus de férias ou anuais. Eles podem ser baseados na antiguidade. Ou com base no número de anos que um funcionário serviu. Você precisará aproveitar diferentes bônus que sua empresa oferece para garantir que você não perca nada fora do orçamento.
#5 – Benefícios dos funcionários do projeto
provavelmente haverá benefícios obrigatórios que você deve incluir no orçamento. Na maioria dos estados, os empregadores devem cobrir o seguro de compensação dos trabalhadores. Existem também outros requisitos em certos estados ou mesmo cidades ou condados, como Seguro de invalidez ou licença parental paga.
certifique-se de verificar os regulamentos estaduais para se manter em conformidade. E fique de olho em qualquer nova legislação.
há também uma série de benefícios voluntários que você pode precisar considerar, dependendo da empresa. Estes podem ser:
- Um plano de 401k
- seguro de Vida
- assistência Médica, dentária, e a visão de seguros
- Um Programa de Assistência ao Empregado (PAE)
- UMA Conta de Gastos Flexíveis (FSA)
- UMA Saúde de Reembolso Arranjo (HRA)
#6 – Calcular Folha de pagamento Tributos
Cada empregador deve pagar federal de impostos de folha de pagamento. Observe que outros impostos estaduais ou locais sobre a folha de pagamento também podem ser aplicados. O imposto de renda, o medicare e os pagamentos da previdência social devem ser retidos do salário do empregado a cada mês e pagos às autoridades competentes. Os empregadores também devem pagar sua parte dos impostos sobre a folha de pagamento (que não vêm dos salários dos funcionários), incluindo Previdência social, medicare, desemprego federal e contribuições para o desemprego estadual.
as taxas de imposto estão sujeitas a alterações, portanto, mantenha-se atualizado.
quando se trata de realmente arquivar esses impostos, se você não quer o aborrecimento ou você está preocupado que você vai cometer erros, então muitas ferramentas de folha de pagamento, como Gusto, pode calcular automaticamente e arquivar impostos sobre a folha de pagamento em seu nome.
#7-Total seu orçamento de folha de pagamento
você pode ter uma certa maneira de exibir seus totais. Por exemplo, você pode estar usando uma ferramenta de orçamento ou software de folha de pagamento ou uma combinação dos dois que farão os cálculos para você e fornecerão um relatório. Ou talvez você esteja usando uma planilha, talvez com base em um modelo.
de qualquer forma, você precisa ver um detalhamento dos diferentes totais de despesas para que as pessoas certas possam utilizar as informações para tomar decisões de Negócios Inteligentes. Bem como o total geral, incluem totais para salários brutos, horas extras, benefícios, bônus e impostos.
quando você tem os totais, você pode querer adicionar uma porcentagem para despesas inesperadas. Por exemplo, pode haver uma interrupção inesperada ou, como vimos recentemente, interrupção devido a eventos globais.
#8 – Revise seu orçamento de folha de pagamento
o benchmark para despesas de folha de pagamento é geralmente 20-30% da receita bruta da empresa. No entanto, algumas indústrias, como as indústrias de serviços e hospitalidade, podem ter um orçamento de folha de pagamento de 50% que não diminui os lucros. Procure o orçamento padrão da folha de pagamento para o seu setor para ver como seu orçamento se acumula.
existem outras razões pelas quais comparar o orçamento da folha de pagamento com os ganhos projetados é uma boa ideia. Primeiro, você poderá se exercitar se puder pagar novas contratações. Se houver espaço no orçamento para isso, é uma grande vantagem, pois novas contratações podem ajudar no crescimento dos negócios.
ou, se o orçamento da folha de pagamento projetado for muito alto, você poderá fazer alterações que terão impacto no exercício. Por exemplo, você pode querer criar programas de incentivo para aumentar a produtividade dos funcionários ou reavaliar as horas extras.
#9 – Acompanhe as despesas da folha de pagamento
você deve acompanhar suas despesas reais da folha de pagamento ao longo do ano e compará-las às suas projeções. Isso ajudará a empresa a permanecer dentro de seus limites ao considerar Bônus, horas extras e assim por diante.
naturalmente, existem muitas outras razões para monitorar e manter registros da folha de pagamento. Por exemplo, se precisar de uma auditoria. E, claro, seus registros o ajudarão a criar o orçamento da folha de pagamento para o próximo ano.
a maneira mais fácil de manter os registros da folha de pagamento é usar uma ferramenta de folha de pagamento como o Gusto. Ele rastreia as horas, o tempo de folga, os salários de cada indivíduo e mantém automaticamente todos os registros para você em um só lugar.
Dicas Finais para criar um orçamento de folha de pagamento
se você deseja criar e gerenciar o orçamento de folha de pagamento como um profissional, aqui estão as coisas finais que você precisa saber:
- Use uma agência temporária para trabalhadores sazonais? Não se esqueça de incluir seus salários mais os custos administrativos envolvidos no uso da agência no orçamento.
- você pode querer criar uma estratégia de folha de pagamento documentada com base no orçamento. Por exemplo, defina uma meta financeira (aumento ou diminuição) para o orçamento para o próximo ano.
- certifique-se de que quaisquer alterações nas despesas da folha de pagamento sejam sustentáveis e não tenham um efeito prejudicial em outro lugar. Por exemplo, tirar um bônus anual de férias ao qual os funcionários estão acostumados pode afetar gravemente o moral.
- deixe freelancers e contratados fora do orçamento da folha de pagamento. Eles não têm os mesmos requisitos financeiros que outros funcionários assalariados.
próximos passos
depois de criar e revisar seu orçamento de folha de pagamento, o próximo passo é se reunir com as pessoas relevantes e fazer com que elas também vejam. Estes podem ser os chefes de Nível C, equipe de RH, Contabilidade e/ou departamento.
desta forma, você pode discutir e implementar quaisquer alterações necessárias. Então, é claro, você deve continuar a manter bons registros e tentar manter seu orçamento como mencionado acima.
como temos certeza de que você está ciente, profissionais de RH ocupados têm muitas tarefas a serem realizadas em cima da administração da folha de pagamento. Então, se você gostaria de simplificar mais processos de RH, então você pode estar interessado em nosso guia para o melhor software de RH. Nós vamos dar-lhe o low-down sobre as ferramentas que irão ajudá-lo a agilizar o recrutamento, gestão de RH, PTO, folha de Pagamento, Relatórios, e muito mais.