Come creare un budget Payroll
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Le aziende utilizzano i budget del libro paga per prevedere le spese salariali per il prossimo anno. Questi bilanci includono anche le spese correlate come le tasse federali sui salari, benefici per i dipendenti, e le spese straordinarie.
In quanto tale, un budget retributivo dettagliato e accurato aiuterà un’azienda a gestire le uscite e prendere importanti decisioni aziendali.
Ma il processo di impostazione di questo budget può essere lungo e complesso. C’è molto da considerare quando si crea un budget per le buste paga, quindi lo suddivideremo in passaggi facili e gestibili per te.
Perché la creazione di un bilancio del libro paga è valsa la pena
Diamo un’occhiata ai vantaggi della creazione di un bilancio del libro paga:
Il libro paga è una spesa significativa
Il libro paga di solito ammonta al 20-30% delle entrate lorde della società. Costituisce una parte significativa del bilancio complessivo. Pertanto, è importante gestire il budget del libro paga in modo meticoloso.
Sia la spesa eccessiva che la sottoutilizzazione sul libro paga possono causare problemi. L’eccesso di spesa taglia i margini di profitto, mentre la sottoutilizzazione può significare che non riesci a promuovere la crescita. Il budget del libro paga dovrebbe aumentare come il business si espande, dopo tutto.
Un budget ti aiuta a rimanere in pista
Un budget del libro paga ti aiuta a mantenere la salute finanziaria dell’azienda. In particolare, avere un budget che scompone correttamente ogni spesa associata al libro paga ti aiuterà a rimanere entro i tuoi limiti.
Quando si tratta di decisioni chiave, come ad esempio se sarete in grado di fare un nuovo noleggio o dare a qualcuno un aumento, saprete esattamente se l’azienda può permetterselo o no.
Inoltre, se avete bisogno di ridurre le spese, avrete un’idea di dove fare tagli e/o come gestire le spese del libro paga in modo più efficiente.
Rimarrai conforme ai requisiti legali
La proiezione delle imposte sui salari e dei benefici per i dipendenti è una parte fondamentale della creazione di un budget per le buste paga, quindi avrai una solida comprensione dei pagamenti obbligatori che devi effettuare in anticipo.
Ciò significa che puoi assicurarti di avere i fondi disponibili per conformarti a questi requisiti legali. Non farlo può comportare sanzioni inutili. Ad esempio, se si file trimestrale federale forme di imposta sui salari in ritardo, si potrebbe affrontare una multa fino al 15% della tassa non pagata.
L’investimento necessario per creare un budget per le buste paga
La creazione di un budget per le buste paga può richiedere molto tempo a seconda dell’approccio e delle dimensioni dell’azienda. Ci sono molte informazioni da fonte, cioè dati dei dipendenti e record del libro paga.
La buona notizia è che puoi accelerare questo processo usando il software payroll, come Gusto.
Gusto corre e tiene traccia del libro paga automaticamente, e offre altre caratteristiche utili, come le tasse di deposito a vostro nome. È possibile accedere e scaricare i report con tutte le informazioni necessarie per creare un budget del libro paga, come le informazioni sui guadagni per ciascun dipendente e i totali dei benefici.
Payroll software, ovviamente, richiede un investimento finanziario. Il pacchetto Core di Gusto costa un prezzo base di $39 al mese più $6 al mese per dipendente.
Tuttavia, potresti scoprire che questo vale l’investimento in quanto il software payroll può aumentare drasticamente l’efficienza. Questo è importante considerando il fatto che molti dei processi coinvolti nel libro paga sono ad alta intensità di lavoro se effettuati manualmente.
9 Passi per creare un budget Payroll
Per creare un budget payroll è necessario raccogliere i dati giusti e fare diverse proiezioni significative.
La verità è che ci sono molte variabili che potresti dover considerare. Ma una volta che conosci tutti gli elementi che devi includere nel budget del libro paga, sarai sicuro di farlo bene.
#1 – Elenca tutti i dipendenti
In primo luogo, metti insieme un elenco di tutti quelli che l’azienda paga. Ciò include tutti i diversi tipi di posizioni, comprese le posizioni remote e temporanee, nonché quelle che lavorano in loco.
Non dimenticare di includere te stesso nella lista. Inoltre, nota che potresti voler tenere separati i lavoratori a contratto, poiché i tuoi calcoli per questi lavoratori saranno diversi dato che non pagherai le tasse per loro o i benefici a loro.
A meno che tu non sia una startup, è improbabile che dovrai creare questa lista da zero. Speriamo che tu abbia a disposizione record dettagliati dei dipendenti ed è solo una questione di raccolta delle informazioni.
Molti strumenti HR archiviano i record dei dipendenti. Alcuni anche risparmiare tempo, offrendo sistemi self-service. In altre parole, i dipendenti inseriscono le informazioni più aggiornate nel database.
#2 – Lista Stipendi base dei dipendenti
Successivamente, è necessario notare il tasso di retribuzione per ogni membro del personale, e il numero di ore di lavoro ogni mese. Utilizzare queste cifre per calcolare i loro redditi mensili e annuali previsti. Se si utilizza già il software del libro paga è possibile semplificare il processo tirando i dati storici.
Quando si calcolano i salari di base, ci sono alcuni ulteriori aspetti da tenere in considerazione per garantire che le stime siano accurate per il prossimo anno:
- Aumenti o aumenti salariali
- Aumenti salariali obbligatori, ad esempio un salario minimo più elevato
- Cessazioni prevedibili, ad esempio dipendenti in pensione
- Nuove assunzioni o personale aggiuntivo che potrebbe essere richiesto
- Modifiche alle ore di personale esistenti a causa di cambiamenti operativi
#3 – Stima delle spese straordinarie
Considera attentamente il numero di ore straordinarie per essere il più preciso possibile.
Alcune posizioni possono avere maggiori probabilità di richiedere straordinari rispetto ad altre. Dovrai anche tenere conto delle fluttuazioni stagionali e degli eventi che aumenteranno le ore di straordinario nel prossimo anno. Ad esempio, potrebbe esserci un lancio di un nuovo prodotto che richiede più ore di personale.
Quando si tratta di numeri, ci sono alcune altre cose che devi considerare. Per legge federale, se un lavoratore fa più di 40 ore in una settimana, hanno diritto a 1.5 x pagare il loro straordinario.
Dovrai anche esaminare i requisiti dello stato. Alcuni stati hanno regole di straordinario leggermente diverse. Ad esempio, in California, se i dipendenti lavorano più di 12 ore al giorno o più di otto ore il settimo giorno consecutivo, hanno diritto a una paga doppia.
Inoltre, ci possono essere politiche aziendali per quanto riguarda il pagamento degli straordinari o il pagamento dei premi, vale a dire aumento dei tassi quando i dipendenti lavorano ore o giorni indesiderati.
#4 – Stima bonus e commissioni se applicabile
Ci sono diversi tipi di bonus potrebbe essere necessario fattore a seconda della politica aziendale.
I bonus o le commissioni basati sulle prestazioni, ad esempio per il personale di vendita, sono difficili da stimare in quanto non sono garantiti. La cosa migliore che puoi fare qui è creare una media basata sulle prestazioni di un dipendente negli anni precedenti o su ciò che i dipendenti in un particolare ruolo hanno raggiunto negli anni precedenti.
Altri tipi di bonus possono essere vacanze o bonus annuali. Possono essere basati sull’anzianità. O in base al numero di anni in cui un dipendente ha prestato servizio. Avrete bisogno di lucidare su diversi bonus la vostra azienda offre per essere sicuri di non perdere nulla fuori dal bilancio.
#5 – Benefici ai dipendenti del progetto
Probabilmente ci saranno benefici obbligatori che devi includere nel budget. Nella maggior parte degli stati, i datori di lavoro devono coprire l’assicurazione di compensazione dei lavoratori. Ci sono anche ulteriori requisiti in alcuni stati o anche città o contee, come l’assicurazione invalidità o il congedo parentale retribuito.
Assicurati di controllare le normative statali per rimanere conformi. E tenere d’occhio per qualsiasi nuova legislazione.
Ci sono anche una serie di benefici volontari che potrebbe essere necessario considerare a seconda della società. Questi possono essere:
- Un piano 401k
- assicurazione Vita
- Medico, dentale, la visione e l’assicurazione
- Un Programma di Assistenza ai Dipendenti (EAP)
- UN Conto di Spesa Flessibile (FSA)
- Salute Rimborso Disposizione (HRA)
#6 – Calcolare le Imposte sui salari
Ogni datore di lavoro deve pagare federale le imposte sui salari. Si noti che possono essere applicate anche altre imposte statali o locali sui salari.
Imposta sul reddito, medicare, e pagamenti di sicurezza sociale devono essere trattenuti dal salario del dipendente ogni mese e pagati alle autorità competenti.
I datori di lavoro devono anche pagare la loro parte delle tasse sui salari (che non provengono dai salari dei dipendenti), tra cui social security, medicare, disoccupazione federale e contributi di disoccupazione statale.
Le aliquote fiscali sono soggette a modifiche, quindi assicurati di rimanere aggiornato.
Quando si tratta di archiviare effettivamente queste tasse, se non si desidera il fastidio o si è preoccupati di commettere errori, molti strumenti del libro paga, come Gusto, possono calcolare e archiviare automaticamente le tasse sui salari per proprio conto.
#7 – Totale del budget del libro paga
Potresti avere un certo modo di visualizzare i tuoi totali. Ad esempio, potresti utilizzare uno strumento di budgeting o un software payroll o una combinazione dei due che eseguirà i calcoli per te e fornirà un rapporto. O forse stai usando un foglio di calcolo, forse basato su un modello.
In entrambi i casi, è necessario visualizzare una ripartizione dei diversi totali di spesa in modo che le persone giuste possano utilizzare le informazioni per prendere decisioni aziendali intelligenti. Così come il totale complessivo, includere i totali per salari lordi, straordinari, benefici, bonus e tasse.
Quando hai i totali, potresti voler aggiungere una percentuale per le spese impreviste. Ad esempio, potrebbe esserci una cessazione inaspettata o, come abbiamo visto di recente, un’interruzione dovuta a eventi globali.
#8 – Rivedere il budget del libro paga
Il punto di riferimento per le spese del libro paga è generalmente 20-30% delle entrate lorde della società. Tuttavia, alcune industrie, come le industrie di servizi e ospitalità, possono avere un budget del libro paga del 50% che non diminuisce i profitti. Cerca il budget standard per il tuo settore per vedere come si accumula il tuo budget.
Ci sono ulteriori motivi per cui confrontare il budget del libro paga con i guadagni previsti è una buona idea. In primo luogo, sarete in grado di capire se si può permettere nuove assunzioni. Se c’è spazio nel bilancio per questo è un vantaggio enorme come nuove assunzioni possono aiutare la crescita del business.
Oppure, se il budget del libro paga previsto è troppo alto, hai la possibilità di apportare modifiche che avranno un impatto sull’esercizio finanziario. Ad esempio, è possibile creare programmi di incentivazione per aumentare la produttività dei dipendenti o rivalutare le ore di straordinario.
#9 – Track Payroll Expenses
È necessario tenere traccia delle spese effettive del libro paga per tutto l’anno e confrontarli con le proiezioni. Aiuterà l’azienda a rimanere entro i suoi limiti quando considera i bonus, gli straordinari e così via.
Naturalmente, ci sono molti altri motivi per monitorare e tenere un registro del libro paga. Ad esempio, se è necessario un audit. E, naturalmente, i tuoi record ti aiuteranno a creare il budget del libro paga per il prossimo anno.
Il modo più semplice per mantenere i record del libro paga è quello di utilizzare uno strumento di libro paga come Gusto. Tiene traccia delle ore di ogni individuo, tempo libero, salari, e mantiene automaticamente tutti i record per voi in un unico luogo.
Suggerimenti finali per la creazione di un bilancio del libro paga
Se si desidera creare e gestire il bilancio del libro paga come un professionista, qui ci sono le cose finali che dovete sapere:
- Utilizzare un’agenzia temporanea per i lavoratori stagionali? Non dimenticare di includere i loro salari più i costi amministrativi coinvolti nell’utilizzo dell’agenzia nel bilancio.
- Si potrebbe desiderare di creare una strategia di libro paga documentata in base al budget. Ad esempio, impostare un obiettivo finanziario (un aumento o una diminuzione) per il budget per il prossimo anno.
- Assicurarsi che eventuali modifiche alle spese del libro paga siano sostenibili e non abbiano un effetto dannoso altrove. Ad esempio, togliere un bonus annuale per le vacanze a cui i dipendenti sono abituati potrebbe influire gravemente sul morale.
- Lascia liberi professionisti e appaltatori fuori dal budget del libro paga. Non hanno gli stessi requisiti finanziari di altri dipendenti.
Passi successivi
Una volta creato e rivisto il budget del libro paga, il passo successivo è quello di riunirsi con le persone rilevanti e farle dare un’occhiata. Questi possono essere il livello C, team HR, contabilità, e/o capi reparto.
In questo modo è possibile discutere e implementare eventuali modifiche necessarie. Poi, naturalmente, si dovrebbe continuare a mantenere buoni record e cercare di attenersi al vostro budget come menzionato sopra.
Come siamo sicuri che tu sia a conoscenza, i professionisti HR impegnati hanno molti compiti da svolgere in cima alla gestione dei salari. Quindi, se desideri semplificare ulteriori processi HR, potresti essere interessato alla nostra guida al miglior software HR. Ti daremo il low-down sugli strumenti che ti aiuteranno a semplificare il reclutamento, gestione delle risorse umane, PTO, libro paga, reporting, e altro ancora.