hur man skapar en Lönebudget
avslöjande: detta innehåll är läsarstöd, vilket innebär att om du klickar på några av våra länkar kan vi tjäna en provision.
företag använder lönebudgetar för att förutse lönekostnader för det kommande året. Dessa budgetar inkluderar också relaterade utgifter som federala löneskatter, personalförmåner och övertidskostnader.
som sådan kommer en detaljerad och korrekt lönebudget att hjälpa ett företag att hantera utgifter och fatta viktiga affärsbeslut.
men processen med att ställa in denna budget kan vara tidskrävande och komplex. Det finns mycket att tänka på när du skapar en lönebudget, så vi delar upp den i enkla, hanterbara steg för dig.
varför skapa en Lönebudget är värt det
Låt oss ta en titt på fördelarna med att skapa en lönebudget:
lön är en betydande kostnad
lön uppgår vanligtvis till 20-30% av företagets bruttointäkter. Det utgör en betydande del av den totala budgeten. Därför är det viktigt att du hanterar lönebudgeten snabbt.
både överskridande och underutgifter på löner kan orsaka problem. Överskridande nedskärningar i dina vinstmarginaler, medan underutgifter kan innebära att du misslyckas med att främja tillväxt. Din lönebudget bör öka när verksamheten expanderar, trots allt.
en Budget hjälper dig att hålla dig på rätt spår
en lönebudget hjälper dig att upprätthålla företagets ekonomiska hälsa. I synnerhet att ha en budget som korrekt bryter ner varje kostnad i samband med lön kommer att hjälpa dig att hålla dig inom dina gränser.
när det gäller viktiga beslut, till exempel om du kommer att kunna göra en ny hyra eller ge någon en höjning, vet du exakt om företaget har råd med det eller inte.
dessutom, om du behöver minska kostnaderna, har du en uppfattning om var du ska göra nedskärningar och/eller hur du hanterar lönekostnaderna mer effektivt.
du kommer att följa lagkraven
att projicera löneskatter och anställningsförmåner är en viktig del av att skapa en lönebudget, så du har en gedigen förståelse för de obligatoriska betalningarna du behöver göra i förväg.
detta innebär att du kan se till att du har tillgängliga medel för att uppfylla dessa lagkrav. Att inte göra det kan leda till onödiga påföljder. Om du till exempel lämnar kvartalsvisa federala löneskatteformulär sent kan du få böter på upp till 15% av den obetalda skatten.
investeringen som behövs för att skapa en Lönebudget
att skapa en lönebudget kan vara tidskrävande beroende på ditt tillvägagångssätt och företagets storlek. Det finns mycket information att källa, dvs anställdas data och löneposter.
den goda nyheten är att du kan påskynda denna process med löneprogramvara, till exempel Gusto.
Gusto kör och spårar löne automatiskt, och erbjuder andra användbara funktioner, såsom arkivering skatter för din räkning. Du kan komma åt och ladda ner rapporter med all information du behöver för att skapa en lönebudget, till exempel inkomstinformation för varje anställd och förmåner.
löneprogramvara kräver naturligtvis en finansiell investering. Gustos kärnpaket kostar ett baspris på $39 per månad plus $6 per månad per anställd.
du kan dock upptäcka att detta är värt investeringen eftersom löneprogramvaran kan öka effektiviteten drastiskt. Detta är viktigt med tanke på att många av de processer som är involverade i lönelistan är arbetsintensiva om de utförs manuellt.
9 steg för att skapa en Lönebudget
för att skapa en lönebudget måste du samla in rätt data och göra flera betydande prognoser.
sanningen är att det finns många variabler Du kan behöva faktor i. Men när du vet alla objekt som du behöver för att inkludera i lönebudgeten, kommer du vara säker på att få det rätt.
# 1-Lista alla anställda
först sätta ihop en lista över alla företaget betalar. Detta inkluderar alla olika typer av positioner, inklusive avlägsna och tillfälliga positioner samt de som arbetar på plats.
glöm inte att inkludera dig själv på listan. Observera också att du kanske vill hålla kontraktsarbetare separata, eftersom dina beräkningar för dessa arbetare kommer att vara olika med tanke på att du inte betalar skatt för dem eller fördelar för dem.
om du inte är en start, är det osannolikt att du måste göra den här listan från början. Förhoppningsvis har du detaljerade anställdas register tillgängliga och det handlar bara om att samla informationen.
många HR-verktyg lagrar anställdas poster. Vissa kommer även att spara tid genom att erbjuda självbetjäningssystem. Med andra ord matar anställda in den mest aktuella informationen i databasen själva.
# 2-Lista anställdas baslöner
Därefter måste du notera lönesatsen för varje anställd och antalet timmar de arbetar varje månad. Använd dessa siffror för att beräkna deras beräknade månatliga och årliga inkomster. Om du redan använder löneprogramvara kan du effektivisera processen genom att dra historiska data.
vid beräkning av baslöner finns det några ytterligare aspekter att ta hänsyn till för att säkerställa att dina uppskattningar är korrekta för det kommande året:
- höjningar eller löneökningar
- obligatoriska löneökningar, t. ex. en högre minimilön
- förutsebara uppsägningar, t. ex. pensionerade anställda
- nyanställda eller ytterligare personal som kan krävas
- ändringar av befintliga personal timmar på grund av operativa förändringar
#3 – uppskatta övertidskostnader
Tänk noga på antalet övertidstimmar för att vara så exakt som möjligt.
vissa positioner kan vara mer benägna att kräva Övertid än andra. Du måste också faktor i säsongsvariationer, liksom händelser som kommer att öka övertidstimmar under det kommande året. Till exempel kan det finnas en ny produktlansering som kräver mer personal timmar.
när det gäller siffrorna finns det några fler saker du behöver faktor i. Enligt federal lag, om en arbetare gör mer än 40 timmar i veckan, har de rätt till 1,5 x lön på övertid.
du måste också titta på statliga krav. Vissa stater har lite olika övertidsregler. Till exempel, i Kalifornien, om anställda arbetar över 12 timmar på en dag eller över åtta timmar på den sjunde raka dagen, har de rätt till dubbeltidslön.
dessutom kan det finnas företagspolicyer avseende övertidslön eller premielön, dvs. ökade priser när anställda arbetar oönskade timmar eller dagar.
# 4-uppskatta bonusar och provisioner om tillämpligt
det finns olika typer av bonusar du kan behöva faktor i beroende på företagets policy.
prestationsbaserade bonusar eller provisioner, säger för säljare, är svåra att uppskatta eftersom de inte garanteras. Det bästa du kan göra här är att skapa ett genomsnitt baserat på en anställds prestationer under tidigare år, eller vad anställda i en viss roll har uppnått tidigare år.
andra typer av bonusar kan vara semester eller årliga bonusar. De kan vara baserade på anställning. Eller baserat på antalet år en anställd har tjänstgjort. Du måste buffra på olika bonusar som ditt företag erbjuder för att se till att du inte missar något utanför budgeten.
# 5-projekt ersättningar till anställda
det kommer sannolikt att vara obligatoriska förmåner som du måste inkludera i budgeten. I de flesta stater måste arbetsgivare täcka arbetstagarnas ersättningsförsäkring. Det finns också ytterligare krav i vissa stater eller till och med städer eller län, såsom handikappförsäkring eller betald föräldraledighet.
var noga med att kontrollera statliga regler för att hålla dig kompatibel. Håll utkik efter ny lagstiftning.
det finns också ett antal frivilliga förmåner som du kan behöva överväga beroende på företaget. Dessa kan vara:
- en 401k plan
- livförsäkring
- medicinsk, dental och vision försäkring
- en anställd Assistance Program (EAP)
- en flexibel utgifterna konto (FSA)
- en hälsa ersättning arrangemang (HRA)
#6 – beräkna löneskatter
varje arbetsgivare måste betala federala löneskatter. Observera att andra statliga eller lokala löneskatter också kan gälla.
inkomstskatt, medicare och sociala avgifter måste hållas kvar från arbetstagarens lön varje månad och betalas till berörda myndigheter.
arbetsgivare måste också betala sin del av löneskatter (som inte kommer från anställdas löner), inklusive social trygghet, medicare, federal arbetslöshet och statliga arbetslöshetsavgifter.
skattesatserna kan ändras så se till att du håller dig uppdaterad.
när det gäller att faktiskt lämna in dessa skatter, om du inte vill ha besväret eller du är orolig kommer du att göra fel, då kan många löneverktyg, som Gusto, automatiskt beräkna och arkivera löneskatter för dina räkning.
# 7-Totalt din Lönebudget
du kan ha ett visst sätt att visa dina summor. Du kan till exempel använda ett budgeteringsverktyg eller löneprogramvara eller en kombination av de två som gör beräkningarna åt dig och ger en rapport. Eller kanske du använder ett kalkylblad, kanske baserat på en mall.
hur som helst måste du se en uppdelning av de olika utgiftssummorna så att rätt personer kan använda informationen för att fatta smarta affärsbeslut. Förutom den totala summan, inkludera summor för bruttolöner, Övertid, förmåner, bonusar och skatter.
när du har summorna kanske du vill lägga till en procentsats för oväntade utgifter. Till exempel kan det finnas en oväntad uppsägning eller, som vi har sett nyligen, störningar på grund av globala händelser.
# 8-granska din Lönebudget
riktmärket för lönekostnader är i allmänhet 20-30% av företagets bruttointäkter. Vissa branscher, som service-och gästfrihetsindustrin, kan dock ha en lönebudget på 50% som inte minskar vinsten. Slå upp standardlönebudgeten för din bransch för att se hur din budget staplar upp.
det finns ytterligare skäl till varför det är bra att jämföra lönebudgeten med beräknade intäkter. Först kommer du att kunna träna om du har råd med nyanställda. Om det finns utrymme i budgeten för detta är det ett stort plus eftersom nyanställda kan hjälpa företagens tillväxt.
eller, om den beräknade lönebudgeten är för hög, har du möjlighet att göra ändringar som kommer att påverka budgetåret. Du kanske till exempel vill skapa incitamentsprogram för att öka anställdas produktivitet eller omvärdera övertidstimmar.
# 9-spåra lönekostnader
du måste spåra dina faktiska lönekostnader under hela året och jämföra dem med dina prognoser. Det hjälper företaget att hålla sig inom sina gränser när man överväger bonusar, övertid och så vidare.
naturligtvis finns det många ytterligare skäl att övervaka och föra register över löner. Till exempel om det behövs en revision. Och naturligtvis kommer dina poster att hjälpa dig att skapa lönebudgeten för nästa år.
det enklaste sättet att hålla löneposter är att använda ett löneverktyg som Gusto. Den spårar varje individs timmar, ledighet, löner, och automatiskt håller alla poster för dig på ett ställe.
slutliga Tips för att skapa en Lönebudget
om du vill skapa och hantera lönebudgeten som ett proffs, här är de sista sakerna du behöver veta:
- använd en temp byrå för säsongsarbetare? Glöm inte att inkludera deras löner plus de administrativa kostnaderna för att använda byrån i budgeten.
- du kanske vill skapa en dokumenterad lönestrategi baserad på budgeten. Ange till exempel ett ekonomiskt mål (en ökning eller minskning) för budgeten för det kommande året.
- se till att eventuella ändringar i lönekostnaderna är hållbara och inte kommer att ha någon skadlig effekt någon annanstans. Att ta bort en årlig semesterbonus som anställda är vana vid kan till exempel påverka moralen allvarligt.
- lämna frilansare och entreprenörer ur lönebudgeten. De har inte samma ekonomiska krav som andra tjänstemän.
nästa steg
när du har skapat och granskat din lönebudget är nästa steg att träffas med relevanta personer och få dem att ta en titt också. Dessa kan vara C-nivå, HR-team, redovisning och/eller avdelningschefer.
på så sätt kan du diskutera och genomföra nödvändiga ändringar. Då bör du naturligtvis fortsätta att hålla bra register och försöka hålla fast vid din budget som nämnts ovan.
som vi är säkra på att du är medveten har upptagna HR-proffs många uppgifter att utföra utöver löneadministrationen. Så om du vill förenkla ytterligare HR-processer kan du vara intresserad av vår guide till den bästa HR-programvaran. Vi ger dig låg ner på de verktyg som hjälper dig att effektivisera rekrytering, HR-hantering, PTO, lön, rapportering, och mer.