14 marca, 2022

Jak utworzyć budżet płac

ujawnienie: Ta treść jest obsługiwana przez czytelników, co oznacza, że jeśli klikniesz na niektóre z naszych linków, możemy zarobić prowizję.

firmy wykorzystują budżety wynagrodzeń do prognozowania wydatków wynagrodzeń na nadchodzący rok. Budżety te obejmują również powiązane wydatki, takie jak federalne podatki od wynagrodzeń, świadczenia pracownicze i koszty nadgodzin.

w związku z tym szczegółowy i dokładny budżet wynagrodzeń pomoże firmie zarządzać wydatkami i podejmować ważne decyzje biznesowe.

ale proces ustalania tego budżetu może być czasochłonny i złożony. Podczas tworzenia budżetu płac należy wziąć pod uwagę wiele czynników, więc podzielimy go na proste, łatwe w zarządzaniu kroki.

dlaczego warto stworzyć budżet na listy płac

przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z tworzenia budżetu na listy płac:

listy płac to znaczący wydatek

listy płac zwykle wynoszą 20-30% przychodów brutto firmy. Stanowi znaczną część ogólnego budżetu. Dlatego ważne jest, aby starannie zarządzać budżetem płac.

zarówno nadmierne, jak i niedostateczne wydatki na liście płac mogą powodować problemy. Nadmierne wydatki obniżają marże zysku, podczas gdy niedostateczne wydatki mogą oznaczać, że nie wspierasz wzrostu. W końcu twój budżet na płace powinien rosnąć wraz z rozwojem firmy.

a Budget Helps you keep on Track

a payroll budget helps you keep the business ’ s financial health. W szczególności, mając budżet, który właściwie rozkłada każdy wydatek związany z listą płac, pomoże Ci utrzymać się w swoich granicach.

jeśli chodzi o kluczowe decyzje, takie jak to, czy będziesz w stanie dokonać nowego zatrudnienia lub dać komuś podwyżkę, będziesz dokładnie wiedział, czy firma może sobie na to pozwolić, czy nie.

co więcej, jeśli chcesz zmniejszyć wydatki, będziesz miał pomysł, gdzie dokonać cięć i / lub jak efektywniej zarządzać wydatkami na listy płac.

zachowasz zgodność z wymogami prawnymi

projektowanie podatków od wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych jest kluczowym elementem tworzenia budżetu na wynagrodzenia, więc będziesz mieć solidną wiedzę na temat obowiązkowych płatności, które musisz dokonać z góry.

oznacza to, że możesz upewnić się, że masz dostępne środki, aby spełnić te wymogi prawne. Niezastosowanie się do tego może skutkować niepotrzebnymi karami. Na przykład, jeśli złożysz kwartalne formularze federalnego podatku od wynagrodzeń z opóźnieniem, możesz zostać ukarany grzywną w wysokości do 15% niezapłaconego podatku.

inwestycje potrzebne do stworzenia budżetu płac

Tworzenie budżetu płac może być czasochłonne w zależności od podejścia i wielkości firmy. Jest wiele informacji do pozyskania, tj. dane pracowników i listy płac.

dobrą wiadomością jest to, że możesz przyspieszyć ten proces za pomocą oprogramowania płacowego, takiego jak Gusto.

Gusto automatycznie uruchamia i śledzi listy płac oraz oferuje inne przydatne funkcje, takie jak składanie podatków w Twoim imieniu. Możesz uzyskiwać dostęp i pobierać raporty ze wszystkimi informacjami potrzebnymi do utworzenia budżetu wynagrodzeń, takimi jak informacje o zarobkach dla każdego pracownika i sumy świadczeń.

oprogramowanie płacowe wymaga oczywiście inwestycji finansowych. Pakiet podstawowy Gusto kosztuje podstawową cenę 39 USD miesięcznie plus 6 USD miesięcznie za pracownika.

jednak może się okazać, że jest to warte inwestycji, ponieważ oprogramowanie płacowe może drastycznie zwiększyć wydajność. Jest to ważne, biorąc pod uwagę fakt, że wiele procesów związanych z płacami jest pracochłonnych, jeśli są przeprowadzane ręcznie.

9 kroków do utworzenia budżetu płac

aby utworzyć budżet płac, musisz zebrać odpowiednie dane i wykonać kilka znaczących prognoz.

prawda jest taka, że istnieje wiele zmiennych, które możesz potrzebować wziąć pod uwagę. Ale gdy już znasz wszystkie elementy, które musisz uwzględnić w budżecie na listy płac, na pewno zrobisz to dobrze.

#1-Lista wszystkich pracowników

najpierw ułóż listę wszystkich, których firma płaci. Obejmuje to wszystkie różne rodzaje stanowisk, w tym stanowiska zdalne i tymczasowe, a także te, które pracują na miejscu.

nie zapomnij wpisać się na listę. Pamiętaj również, że możesz chcieć rozdzielić pracowników kontraktowych, ponieważ twoje obliczenia dla tych pracowników będą różne, biorąc pod uwagę, że nie będziesz płacił za nich podatków ani świadczeń.

chyba że jesteś startupem, mało prawdopodobne, że będziesz musiał zrobić tę listę od zera. Mam nadzieję, że masz dostęp do szczegółowych danych pracowników i to tylko kwestia zestawiania informacji.

wiele narzędzi HR przechowuje rekordy pracowników. Niektóre z nich oszczędzają nawet czas, oferując systemy samoobsługowe. Innymi słowy, pracownicy sami wprowadzają do bazy danych najbardziej aktualne informacje.

# 2-Lista wynagrodzeń Podstawowych Pracowników

następnie musisz zwrócić uwagę na stawkę wynagrodzenia dla każdego pracownika i liczbę godzin pracy każdego miesiąca. Wykorzystaj te dane do obliczenia prognozowanych miesięcznych i rocznych dochodów. Jeśli korzystasz już z oprogramowania płacowego, możesz usprawnić proces, pobierając dane historyczne.

przy obliczaniu płac bazowych należy wziąć pod uwagę kilka innych aspektów, aby upewnić się, że szacunki są dokładne na nadchodzący rok:

  • podwyżki lub podwyżki płac
  • obowiązkowe podwyżki płac, np. wyższa płaca minimalna
  • przewidywane zakończenie, np. pracownicy przechodzący na emeryturę
  • nowi pracownicy lub dodatkowy personel, który może być wymagany
  • zmiany w istniejących godzinach pracy ze względu na zmiany operacyjne

#3 – oszacuj koszty nadgodzin

dokładnie zastanów się nad liczbą nadgodzin, aby być jak najbardziej precyzyjnym.

niektóre stanowiska mogą wymagać nadgodzin niż inne. Będziesz także musiał wziąć pod uwagę wahania sezonowe, a także wydarzenia, które zwiększą liczbę nadgodzin w nadchodzącym roku. Na przykład wprowadzenie nowego produktu może wymagać większej liczby godzin pracy.

jeśli chodzi o liczby, jest jeszcze kilka rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę. Zgodnie z Prawem Federalnym, jeśli pracownik przepraca więcej niż 40 godzin w tygodniu, ma prawo do 1,5 x wynagrodzenia za nadgodziny.

musisz również przyjrzeć się wymaganiom stanu. Niektóre stany mają nieco inne zasady nadgodzin. Na przykład w Kalifornii, jeśli pracownicy pracują ponad 12 godzin dziennie lub ponad 8 godzin siódmego dnia z rzędu, mają prawo do podwójnego wynagrodzenia.

ponadto mogą istnieć zasady dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny lub składki, tj. zwiększone stawki, gdy pracownicy pracują niepożądane godziny lub dni.

# 4-oszacuj premie i prowizje, jeśli mają zastosowanie

istnieją różne rodzaje bonusów, które możesz potrzebować uwzględnić w zależności od polityki firmy.

premie lub prowizje oparte na wynikach, powiedzmy dla pracowników sprzedaży, są trudne do oszacowania, ponieważ nie są gwarantowane. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić tutaj, jest stworzenie średniej na podstawie wyników pracownika w poprzednich latach lub tego, co pracownicy w danej roli osiągnęli w poprzednich latach.

innymi rodzajami bonusów mogą być premie wakacyjne lub roczne. Mogą być oparte na stażu pracy. Lub na podstawie liczby lat pracy pracownika. Będziesz musiał wzbogacić się o różne bonusy, które oferuje Twoja firma, aby upewnić się, że nie przegapisz niczego poza budżetem.

#5 – Świadczenia dla pracowników projektu

prawdopodobnie będą obowiązkowe świadczenia, które musisz uwzględnić w budżecie. W większości państw pracodawcy muszą pokrywać ubezpieczenie od wynagrodzeń pracowników. W niektórych państwach, a nawet w miastach lub powiatach obowiązują dodatkowe wymogi, takie jak ubezpieczenie na wypadek niepełnosprawności lub płatny urlop rodzicielski.

pamiętaj, aby sprawdzić przepisy państwowe, aby zachować zgodność. I miej oko na nowe przepisy.

istnieje również szereg dobrowolnych korzyści, które możesz rozważyć w zależności od firmy. Mogą to być:

  • plan 401k
  • ubezpieczenie na życie
  • ubezpieczenie medyczne, dentystyczne i wzrokowe
  • Program Pomocy dla pracowników (EAP)
  • elastyczne konto wydatków (FSA)
  • Umowa zwrotu kosztów zdrowotnych (HRA)

#6 – Oblicz podatki od wynagrodzeń

każdy pracodawca musi płacić federalne podatki od wynagrodzeń. Należy pamiętać, że mogą również obowiązywać inne państwowe lub lokalne podatki od wynagrodzeń.

podatek dochodowy, medicare i składki na ubezpieczenie społeczne muszą być co miesiąc potrącane z wynagrodzenia pracownika i wypłacane odpowiednim władzom.

pracodawcy muszą również płacić swoją część podatków od wynagrodzeń (które nie pochodzą z wynagrodzeń pracowników), w tym ubezpieczenia społecznego, opieki medycznej, bezrobocia federalnego i składek na bezrobocie stanowe.

stawki podatkowe mogą ulec zmianie, więc upewnij się, że jesteś na bieżąco.

jeśli chodzi o faktycznie składanie tych podatków, jeśli nie chcesz kłopotów lub obawiasz się, że popełnisz błędy, wiele narzędzi płacowych, takich jak Gusto, może automatycznie obliczyć i złożyć podatki od wynagrodzeń w Twoim imieniu.

#7-suma Twojego budżetu na listy płac

możesz mieć pewien sposób wyświetlania swoich kwot. Na przykład możesz używać narzędzia do budżetowania lub oprogramowania do płac lub kombinacji tych dwóch, które wykonają obliczenia za Ciebie i dostarczą raport. A może używasz arkusza kalkulacyjnego, być może opartego na szablonie.

tak czy inaczej, musisz zobaczyć podział różnych kwot wydatków, aby właściwi ludzie mogli wykorzystać te informacje do podejmowania mądrych decyzji biznesowych. Oprócz ogólnej sumy, obejmują sumy płac brutto, nadgodzin, świadczeń, premii i podatków.

gdy masz sumy, możesz dodać procent za nieoczekiwane wydatki. Na przykład może nastąpić nieoczekiwane zakończenie lub, jak widzieliśmy ostatnio, zakłócenie spowodowane wydarzeniami globalnymi.

# 8-sprawdź swój budżet na listy płac

punktem odniesienia dla wydatków na listy płac jest zazwyczaj 20-30% przychodów brutto firmy. Jednak niektóre branże, takie jak branża usługowa i hotelarska, mogą mieć budżet płacowy w wysokości 50%, który nie zmniejsza zysków. Sprawdź standardowy budżet płac dla swojej branży, aby zobaczyć, jak się układa Twój budżet.

istnieją kolejne powody, dla których porównywanie budżetu wynagrodzeń z prognozowanymi zarobkami jest dobrym pomysłem. Po pierwsze, będziesz w stanie sprawdzić, czy stać Cię na nowych pracowników. Jeśli jest na to miejsce w budżecie, jest to ogromny plus, ponieważ nowi pracownicy mogą pomóc w rozwoju biznesu.

lub, jeśli przewidywany budżet płac jest zbyt wysoki, masz możliwość wprowadzania zmian, które będą miały wpływ w ciągu roku budżetowego. Na przykład możesz chcieć stworzyć programy motywacyjne w celu zwiększenia wydajności pracowników lub ponownej oceny godzin nadliczbowych.

#9-śledź wydatki na listy płac

musisz śledzić rzeczywiste wydatki na listy płac przez cały rok i porównywać je z prognozami. Pomoże to firmie utrzymać się w swoich granicach, rozważając premie, nadgodziny i tak dalej.

oczywiście istnieje wiele innych powodów, aby monitorować i prowadzić ewidencję płac. Na przykład, jeśli konieczne jest przeprowadzenie audytu. I, oczywiście, Twoje dane pomogą Ci stworzyć budżet płac na przyszły rok.

najprostszym sposobem prowadzenia dokumentacji płacowej jest użycie narzędzia płacowego, takiego jak Gusto. Śledzi godziny pracy każdej osoby, Czas Wolny, płace i automatycznie przechowuje wszystkie zapisy dla Ciebie w jednym miejscu.

Ostatnie wskazówki dotyczące tworzenia budżetu płac

jeśli chcesz tworzyć i zarządzać budżetem płac jak profesjonalista, oto ostatnie rzeczy, które musisz wiedzieć:

  • korzystać z Agencji Pracy Tymczasowej dla pracowników sezonowych? Nie zapomnij uwzględnić ich wynagrodzenia plus koszty administracyjne związane z korzystaniem z agencji w budżecie.
  • możesz chcieć stworzyć udokumentowaną strategię płac w oparciu o budżet. Na przykład ustal cel finansowy (zwiększenie lub zmniejszenie) budżetu na nadchodzący rok.
  • upewnij się, że wszelkie zmiany w kosztach wynagrodzeń są trwałe i nie będą miały szkodliwego wpływu na inne miejsca. Na przykład odebranie rocznej premii urlopowej, do której są przyzwyczajeni pracownicy, może poważnie wpłynąć na morale.
  • Zostaw freelancerów i kontrahentów z budżetu płac. Nie mają takich samych wymagań finansowych jak inni pracownicy najemni.

kolejne kroki

po utworzeniu i przejrzeniu budżetu płac następnym krokiem jest spotkanie z odpowiednimi osobami i poproszenie ich o sprawdzenie. Może to być poziom C, zespół HR, Księgowość i/lub szefowie działów.

w ten sposób możesz omówić i wdrożyć wszelkie niezbędne zmiany. Następnie, oczywiście, powinieneś nadal utrzymywać dobre rekordy i starać się trzymać swojego budżetu, jak wspomniano powyżej.

jak jesteśmy pewni, że wiesz, zapracowani profesjonaliści HR mają wiele zadań do wykonania oprócz administracji płacowej. Jeśli więc chcesz uprościć dalsze procesy HR, możesz zainteresować się naszym Przewodnikiem po najlepszym oprogramowaniu HR. Przedstawimy Ci narzędzia, które pomogą Ci usprawnić rekrutację, zarządzanie zasobami ludzkimi, PTO, płace, raportowanie i wiele innych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.