jak vytvořit mzdový rozpočet
zveřejnění: tento obsah je podporován čtečkou, což znamená, že pokud kliknete na některé z našich odkazů, můžeme získat provizi.
společnosti používají mzdové rozpočty k předpovědi mzdových výdajů na příští rok. Tyto rozpočty zahrnují také související výdaje, jako jsou federální daně ze mzdy, zaměstnanecké výhody a náklady na přesčasy.
podrobný a přesný mzdový rozpočet jako takový pomůže společnosti řídit výdaje a činit důležitá obchodní rozhodnutí.
ale proces nastavení tohoto rozpočtu může být časově náročný a složitý. Při vytváření mzdového rozpočtu je třeba hodně zvážit, takže jej rozdělíme na jednoduché a zvládnutelné kroky pro vás.
proč vytvoření mzdového rozpočtu stojí za to
pojďme se podívat na výhody vytváření mzdového rozpočtu:
mzda je významný náklad
mzda obvykle činí 20-30% hrubých příjmů společnosti. Tvoří významnou část celkového rozpočtu. Proto je důležité, abyste pečlivě spravovali mzdový rozpočet.
Jak nadměrné výdaje, tak nedostatečné výdaje na mzdy mohou způsobit problémy. Nadměrné výdaje snižují vaše ziskové marže, zatímco nedostatečné výdaje mohou znamenat, že nedokážete podpořit růst. Váš mzdový rozpočet by se měl zvýšit, jak se podnikání rozšiřuje, po všem.
Rozpočet vám pomůže zůstat na trati
mzdový Rozpočet vám pomůže udržet finanční zdraví podniku. Zejména mít rozpočet, který správně rozloží každý náklad spojený s výplatní listinou, vám pomůže zůstat ve vašich limitech.
pokud jde o klíčová rozhodnutí, například zda budete moci provést nový pronájem nebo někomu zvýšit plat, budete přesně vědět, zda si to společnost může dovolit nebo ne.
navíc, pokud potřebujete snížit výdaje, budete mít představu o tom, kde provádět škrty a / nebo jak efektivněji spravovat mzdové náklady.
zůstanete v souladu se zákonnými požadavky
projektování daní ze mzdy a zaměstnaneckých výhod je klíčovou součástí vytváření mzdového rozpočtu, takže budete mít solidní znalosti o povinných platbách, které musíte provést předem.
to znamená, že se můžete ujistit, že máte k dispozici finanční prostředky pro splnění těchto zákonných požadavků. Pokud tak neučiníte, může to mít za následek zbytečné sankce. Pokud například podáte čtvrtletní federální formuláře daně ze mzdy pozdě, můžete čelit pokutě až 15% nezaplacené daně.
investice potřebné k vytvoření mzdového rozpočtu
vytvoření mzdového rozpočtu může být časově náročné v závislosti na vašem přístupu a velikosti společnosti. Existuje spousta informací, které lze získat, tj. údaje o zaměstnancích a mzdové záznamy.
dobrou zprávou je, že tento proces můžete urychlit pomocí mzdového softwaru, jako je Gusto.
Gusto běží a sleduje mzdy automaticky, a nabízí další užitečné funkce, jako je například podání daní vaším jménem. Můžete přistupovat a stahovat zprávy se všemi informacemi, které potřebujete k vytvoření mzdového rozpočtu, jako jsou informace o příjmech pro každého zaměstnance a součty výhod.
mzdový software samozřejmě vyžaduje finanční investici. Základní balíček Gusto stojí základní cenu 39 $měsíčně plus 6 $měsíčně na zaměstnance.
možná však zjistíte, že to stojí za investici, protože mzdový software může drasticky zvýšit efektivitu. To je důležité s ohledem na skutečnost, že mnoho procesů zapojených do mezd je pracných, pokud se provádí ručně.
9 kroků k vytvoření mzdového rozpočtu
Chcete-li vytvořit mzdový rozpočet, musíte shromáždit správná data a provést několik významných projekcí.
pravdou je, že existuje mnoho proměnných, které budete muset zohlednit. Ale jakmile znáte všechny položky, které je třeba zahrnout do mzdového rozpočtu, určitě to napravíte.
#1-Seznam všech zaměstnanců
nejprve sestavte seznam všech, které společnost platí. To zahrnuje všechny různé typy pozic, včetně vzdálených a dočasných pozic, jakož i těch, kteří pracují na místě.
nezapomeňte se zahrnout do seznamu. Všimněte si také, že možná budete chtít udržet smluvní pracovníky oddělené, protože vaše výpočty pro tyto pracovníky se budou lišit vzhledem k tomu,že za ně nebudete platit daně ani výhody.
Pokud nejste startup, je nepravděpodobné, že budete muset tento seznam Vytvořit od nuly. Doufejme, že máte k dispozici podrobné záznamy o zaměstnancích a je to jen otázka shromažďování informací.
mnoho HR nástrojů ukládá záznamy zaměstnanců. Někteří vám dokonce ušetří čas tím, že nabízejí samoobslužné systémy. Jinými slovy, zaměstnanci zadávají nejaktuálnější informace do databáze sami.
#2-seznam zaměstnanců základní platy
Dále budete muset poznamenat míru mzdy pro každého zaměstnance a počet hodin, které pracují každý měsíc. Tyto údaje použijte k výpočtu předpokládaných měsíčních a ročních příjmů. Pokud již používáte mzdový software, můžete proces zefektivnit vytažením historických dat.
při výpočtu základní mzdy je třeba vzít v úvahu několik dalších aspektů, aby byly vaše odhady přesné pro nadcházející rok:
- zvýšení nebo zvýšení platů
- povinné zvýšení platů, např. vyšší minimální mzda
- předvídatelné ukončení, např. odcházející zaměstnanci
- noví zaměstnanci nebo další zaměstnanci, kteří mohou být požadováni
- změny stávajících pracovních hodin v důsledku provozních změn
#3 – odhad nákladů na přesčasy
pečlivě zvažte počet přesčasových hodin, abyste byli co nejpřesnější.
některé pozice mohou s větší pravděpodobností vyžadovat přesčasy než jiné. Budete také muset zohlednit sezónní výkyvy, stejně jako události, které v příštím roce zvýší přesčasové hodiny. Například by mohlo dojít k uvedení nového produktu na trh, který vyžaduje více hodin zaměstnanců.
pokud jde o čísla, je třeba zohlednit několik dalších věcí. Podle federálního zákona, pokud pracovník vykoná více než 40 hodin týdně, mají nárok na 1,5 násobek odměny za přesčasy.
budete se také muset podívat na státní požadavky. Některé státy mají mírně odlišná pravidla přesčasů. Například v Kalifornii, pokud zaměstnanci pracují více než 12 hodin denně nebo více než osm hodin sedmý den v řadě, pak mají nárok na dvojnásobnou mzdu.
kromě toho mohou existovat zásady společnosti týkající se odměny za přesčasy nebo prémie, tj. zvýšené sazby, když zaměstnanci pracují nežádoucí hodiny nebo dny.
#4-odhad bonusy a provize v případě potřeby
existují různé typy bonusů, které budete muset zohlednit v závislosti na zásadách společnosti.
bonusy nebo provize založené na výkonu, řekněme pro prodejní pracovníky, je obtížné odhadnout, protože nejsou zaručeny. Nejlepší věc, kterou můžete udělat, je vytvořit průměr na základě výkonu zaměstnance v předchozích letech nebo toho, čeho zaměstnanci v určité roli dosáhli v předchozích letech.
jiné typy bonusů mohou být prázdninové nebo roční bonusy. Mohou být založeny na senioritě. Nebo na základě počtu let, které zaměstnanec sloužil. Budete muset buff up na různé bonusy, které vaše společnost nabízí, aby vám nic nezmeškáte z rozpočtu.
#5-zaměstnanecké výhody projektu
pravděpodobně budou povinné výhody, které musíte zahrnout do rozpočtu. Ve většině států musí zaměstnavatelé hradit pojištění odškodnění zaměstnanců. Existují také další požadavky v některých státech nebo dokonce městech nebo krajích, jako je pojištění pro případ invalidity nebo placená rodičovská dovolená.
nezapomeňte zkontrolovat státní předpisy, aby zůstaly v souladu. A dávejte pozor na každou novou legislativu.
existuje také řada dobrovolných výhod, které možná budete muset zvážit v závislosti na společnosti. Mohou to být:
- plán 401k
- životní pojištění
- zdravotní, zubní a zrakové pojištění
- program pomoci zaměstnancům (EAP)
- flexibilní výdajový účet (FSA)
- ujednání o úhradě zdravotní péče (HRA)
#6 – Vypočítejte daně ze mzdy
každý zaměstnavatel musí platit federální daně ze mzdy. Všimněte si, že se mohou vztahovat i jiné Státní nebo místní daně ze mzdy.
daň z příjmu, zdravotní péče a platby sociálního zabezpečení musí být každý měsíc sráženy ze mzdy zaměstnance a vypláceny příslušným orgánům.
zaměstnavatelé musí také platit svou část daní ze mzdy (které nepocházejí ze mzdy zaměstnanců), včetně sociálního zabezpečení, medicare, federální nezaměstnanosti a státních příspěvků v nezaměstnanosti.
daňové sazby se mohou změnit, takže se ujistěte, že zůstanete v obraze.
pokud jde o skutečně podání těchto daní, pokud nechcete, aby se hádka nebo máte obavy, že uděláte chyby, pak mnoho mzdových nástrojů, jako je Gusto, může automaticky vypočítat a podat daně ze mzdy vaším jménem.
#7-celkový váš mzdový rozpočet
můžete mít určitý způsob zobrazení součtů. Například, můžete použít rozpočtový nástroj nebo mzdový software nebo kombinaci dvou, které pro vás provedou výpočty a poskytnou zprávu. Nebo možná používáte tabulku, možná na základě šablony.
Ať tak či onak, musíte vidět rozpis různých součtů výdajů, aby správní lidé mohli tyto informace využít k inteligentnímu podnikání. Stejně jako celkový součet, zahrnují součty hrubých mezd, přesčasů, dávek, bonusů a daní.
pokud máte součty, možná budete chtít přidat procento pro neočekávané výdaje. Například může dojít k neočekávanému ukončení nebo, jak jsme nedávno viděli, narušení v důsledku globálních událostí.
#8-Zkontrolujte svůj mzdový rozpočet
měřítko mzdových nákladů je obecně 20-30% hrubých příjmů společnosti. Některá průmyslová odvětví, například odvětví služeb a pohostinství, však mohou mít mzdový rozpočet ve výši 50%, který nesnižuje zisky. Podívejte se na standardní mzdový rozpočet pro vaše odvětví, abyste zjistili, jak se váš rozpočet hromadí.
existují další důvody, proč je dobré srovnávat mzdový rozpočet s předpokládaným výdělkem. Za prvé, budete moci pracovat, pokud si můžete dovolit nové najímá. Pokud je v rozpočtu prostor, je to obrovské plus, protože nové najímání může pomoci růstu podnikání.
nebo, pokud je plánovaný mzdový rozpočet příliš vysoký, máte možnost provádět změny, které budou mít dopad na rozpočtový rok. Můžete například vytvořit motivační programy ke zvýšení produktivity zaměstnanců nebo přehodnocení přesčasových hodin.
#9-Sledujte mzdové náklady
musíte sledovat své skutečné mzdové náklady po celý rok a porovnat je s projekcemi. Pomůže společnosti zůstat v mezích při zvažování bonusů, přesčasů a tak dále.
samozřejmě existuje mnoho dalších důvodů pro sledování a vedení záznamů o mzdách. Například pokud je třeba provést audit. A samozřejmě vaše záznamy vám pomohou vytvořit mzdový rozpočet na příští rok.
nejjednodušší způsob, jak vést mzdové záznamy, je použít mzdový nástroj, jako je Gusto. Sleduje hodiny každého jednotlivce, volno, mzdy a automaticky uchovává všechny záznamy pro vás na jednom místě.
závěrečné Tipy pro vytvoření mzdového rozpočtu
pokud chcete vytvořit a spravovat mzdový rozpočet jako profesionál, zde jsou poslední věci, které potřebujete vědět:
- použít dočasnou agenturu pro sezónní pracovníky? Nezapomeňte do rozpočtu zahrnout jejich mzdy plus administrativní náklady spojené s používáním agentury.
- možná budete chtít vytvořit zdokumentovanou mzdovou strategii založenou na rozpočtu. Například stanovte finanční cíl (zvýšení nebo snížení) pro rozpočet na příští rok.
- ujistěte se, že jakékoli změny mzdových nákladů jsou udržitelné a nebudou mít škodlivý účinek jinde. Například odebrání ročního bonusu za dovolenou, na který jsou zaměstnanci zvyklí, by mohlo vážně ovlivnit morálku.
- nechte volné pracovníky a dodavatele mimo mzdový rozpočet. Nemají stejné finanční požadavky jako ostatní zaměstnanci.
další kroky
jakmile vytvoříte a zkontrolujete svůj mzdový rozpočet, dalším krokem je spojit se s příslušnými lidmi a nechat je podívat se také. Mohou to být C-level, HR tým, účetnictví a / nebo vedoucí oddělení.
tímto způsobem můžete diskutovat a implementovat všechny potřebné změny. Pak byste samozřejmě měli i nadále udržovat dobré záznamy a snažit se držet svého rozpočtu, jak je uvedeno výše.
Jak jsme si jisti, že jste si vědomi, zaneprázdnění HR profesionálové mají mnoho úkolů provádět na vrcholu mzdové správy. Pokud tedy chcete zjednodušit další HR procesy, možná vás bude zajímat náš průvodce nejlepším HR softwarem. Dáme vám low-down na nástroje, které vám pomohou zefektivnit nábor, řízení lidských zdrojů, PTO, mzdy, reporting, a více.