How to Create a Payroll Budget
Disclosure: this content is reader-supported, which means if you click on some of our links that we may are a commission.
yritykset käyttävät palkkabudjetteja ennustaakseen tulevan vuoden palkkakuluja. Nämä talousarviot sisältävät myös liittyvät kulut, kuten liittovaltion työnantajamaksut, työsuhde-etuudet, ja ylityökulut.
yksityiskohtainen ja tarkka palkkabudjetti auttaa yritystä hallitsemaan menoja ja tekemään tärkeitä liiketoiminnallisia päätöksiä.
tämän talousarvion laatiminen voi kuitenkin olla aikaa vievää ja monimutkaista. Palkanlaskentabudjettia luotaessa on paljon mietittävää, joten hajotamme sen sinulle helppoihin, hallittaviin vaiheisiin.
miksi palkkabudjetin luominen kannattaa
Katsotaanpa palkkabudjetin luomisen hyötyjä:
palkkasumma on merkittävä kulu
palkkasumma on yleensä 20-30% yrityksen bruttotuloista. Se muodostaa merkittävän osan kokonaisbudjetista. Siksi on tärkeää, että voit hallita palkanlaskenta fastidiously.
sekä palkanylitys että alikäyttö voivat aiheuttaa ongelmia. Liikakäyttö leikkaa voittomarginaaleja, kun taas alikäyttö voi tarkoittaa, että et ole edistää kasvua. Palkkabudjettisi pitäisi kasvaa, kun liiketoiminta laajenee.
budjetti auttaa pysymään raiteilla
palkkabudjetti auttaa ylläpitämään yrityksen taloudellista kuntoa. Erityisesti ottaa budjetti, joka oikein hajottaa jokaisen liittyvät kulut palkanlaskenta auttaa sinua pysymään rajoissa.
kun on kyse keskeisistä päätöksistä, kuten siitä, pystytkö tekemään uuden palkkauksen tai antamaan jollekin palkankorotuksen, tiedät tarkalleen, onko yrityksellä varaa siihen vai ei.
lisäksi, jos kuluja pitää karsia, on käsitys siitä, mistä leikkauksia voi tehdä ja / tai miten palkkakuluja voi hoitaa tehokkaammin.
pysyt lain vaatimusten mukaisena
työnantajamaksujen ja työsuhde-etuuksien projisointi on keskeinen osa palkkabudjetin luomista, joten sinulla on vankka käsitys pakollisista maksuista, jotka sinun on suoritettava etukäteen.
tämä tarkoittaa, että voit varmistaa, että sinulla on käytössäsi varat näiden lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Laiminlyönnistä voi seurata turhia rangaistuksia. Esimerkiksi, jos tiedosto neljännesvuosittain liittovaltion työnantajamaksu lomakkeet myöhässä, voit joutua sakko jopa 15% maksamattomasta verosta.
palkkabudjetin luomiseen tarvittava investointi
palkkabudjetin luominen voi olla aikaa vievää riippuen lähestymistavasta ja yrityksen koosta. Lähdetietoja on paljon, eli työntekijätietoja ja palkkatietoja.
hyvä uutinen on, että voit nopeuttaa tätä prosessia palkanlaskentaohjelmistolla, kuten Gusto.
Gusto toimii ja seuraa palkanlaskenta automaattisesti, ja tarjoaa muita hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten veroilmoituksen puolestasi. Voit käyttää ja ladata raportteja, joissa on kaikki tiedot, joita tarvitset palkkabudjetin luomiseen, kuten ansiotiedot jokaiselle työntekijälle ja etuuksien kokonaismäärät.
Palkanlaskentaohjelmisto vaatii tietysti rahallisen panostuksen. Gusto ydin paketti maksaa perushinta $39 kuukaudessa plus $6 kuukaudessa per työntekijä.
saatat kuitenkin huomata, että tämä kannattaa, sillä palkanlaskentaohjelmisto voi merkittävästi lisätä tehokkuutta. Tämä on tärkeää ottaen huomioon, että monet palkanlaskentaan liittyvät prosessit ovat työvoimavaltaisia, jos ne toteutetaan manuaalisesti.
9 vaihetta palkkabudjetin luomiseksi
palkkabudjetin luomiseksi on kerättävä oikeat tiedot ja tehtävä useita merkittäviä ennusteita.
totuus on, että on monia muuttujia, jotka sinun on ehkä otettava huomioon. Mutta kun tiedät kaikki kohteet sinun täytyy sisällyttää palkkabudjettiin, voit olla varma saada se oikein.
#1-listaa kaikki työntekijät
ensin, kootkaa lista kaikista, joille yritys maksaa. Tähän sisältyvät kaikki erityyppiset työtehtävät, myös etätyöt ja väliaikaiset työtehtävät sekä paikan päällä työskentelevät.
älä unohda ottaa itseäsi mukaan listalle. Huomaa myös, että saatat haluta pitää sopimustyöntekijät erillään, koska näiden työntekijöiden laskelmat ovat erilaisia, koska et maksa veroja tai etuja heille.
ellet ole startup, on epätodennäköistä, että joudut tekemään tämän listan tyhjästä. Toivottavasti sinulla on tarkat työntekijätiedot saatavilla ja se on vain asia kerätä tietoja.
monet HR-työkalut tallentavat työntekijöiden tietoja. Jotkut jopa säästävät aikaasi tarjoamalla itsepalvelujärjestelmiä. Toisin sanoen työntekijät syöttävät itse ajantasaisimmat tiedot tietokantaan.
#2-lista työntekijöiden peruspalkat
seuraavaksi on ilmoitettava kunkin työntekijän palkkataso ja heidän kuukausittain tekemiensä työtuntien määrä. Käytä näitä lukuja laskiessasi heidän ennakoituja kuukausi-ja vuositulojaan. Jos käytät jo palkanlaskenta-ohjelmistoa, voit virtaviivaistaa prosessia vetämällä historiallisia tietoja.
peruspalkkoja laskettaessa on otettava huomioon vielä muutama seikka, jotta arviosi ovat tarkkoja tulevalle vuodelle:
- korotukset tai palkankorotukset
- pakolliset palkankorotukset, esim. korkeampi minimipalkka
- ennakoitavissa olevat irtisanomiset, esim. eläkkeelle jäävät työntekijät
- Uudet palkkaajat tai ylimääräinen henkilöstö, jota voidaan tarvita
- muutokset olemassa oleviin työtunteihin operatiivisten muutosten vuoksi
#3 – arvio Ylityökuluista
harkitse ylityötuntien määrää huolellisesti, jotta se olisi mahdollisimman tarkka.
jotkut työtehtävät saattavat vaatia ylitöitä muita todennäköisemmin. Sinun on myös otettava huomioon kausivaihtelut sekä tapahtumat, jotka lisäävät ylityötunteja tulevana vuonna. Voisi olla esimerkiksi uusi tuotelanseeraus, joka vaatisi lisää henkilötunteja.
kun kyse on luvuista,on vielä muutama asia, jotka pitää huomioida. Liittovaltion lain mukaan, jos työntekijä tekee yli 40 tuntia viikossa, he ovat oikeutettuja 1,5 x palkka heidän ylitöistä.
myös valtion vaatimuksia on tutkittava. Joissakin osavaltioissa on hieman erilaiset ylityösäännöt. Esimerkiksi Kaliforniassa, jos työntekijät työskentelevät yli 12 tuntia päivässä tai yli kahdeksan tuntia seitsemäntenä peräkkäisenä päivänä, heillä on oikeus kaksinkertaiseen palkkaan.
lisäksi yhtiöllä voi olla ylityökorvauksia tai palkkiopalkkioita koskevia linjauksia, ts. lisääntynyt määrä, kun työntekijät työskentelevät ei-toivottuja tunteja tai päiviä.
#4-arvioi mahdolliset bonukset ja palkkiot
on olemassa erityyppisiä bonuksia, jotka sinun on otettava huomioon riippuen yrityksen politiikasta.
tulospalkkioita tai palkkioita vaikkapa myyntihenkilöstön osalta on vaikea arvioida, koska niitä ei ole taattu. Parasta, mitä tässä voi tehdä, on luoda keskiarvo, joka perustuu työntekijän aikaisempiin suorituksiin tai siihen, mitä tietyssä roolissa olevat työntekijät ovat saavuttaneet aiempina vuosina.
muunlaiset bonukset voivat olla loma-tai vuosibonuksia. Ne voivat perustua virkaikään. Tai sen perusteella, kuinka monta vuotta työntekijä on palvellut. Sinun täytyy puskuroida erilaisia bonuksia yrityksesi tarjoaa varmistaa, et menetä mitään pois budjetista.
#5-hankkeen Työsuhde-etuudet
on todennäköisesti pakollisia etuuksia, jotka sinun on sisällytettävä talousarvioon. Useimmissa valtioissa työnantajien on korvattava työntekijöiden korvausvakuutus. Joissakin osavaltioissa tai jopa kaupungeissa tai maakunnissa on myös lisävaatimuksia, kuten työkyvyttömyysvakuutus tai palkallinen vanhempainvapaa.
muista tarkistaa valtion säädökset, jotta ne pysyvät vaatimusten mukaisina. Pitäkää silmällä uutta lainsäädäntöä.
on myös useita vapaaehtoisia etuuksia, joita sinun on ehkä harkittava yrityksestä riippuen. Nämä voivat olla:
- A 401k plan
- henkivakuutus
- sairaanhoito -, hammashoito-ja näkövakuutus
- työntekijöiden avustusohjelma (EAP)
- joustava kulutili (FSA)
- Terveyskorvausjärjestely (HRA)
#6 – laske työnantajamaksut
jokaisen työnantajan on maksettava liittovaltion työnantajamaksut. Huomaa, että myös muita valtion tai paikallisia työnantajamaksuja voidaan soveltaa.
tulovero -, lääke-ja sosiaaliturvamaksut on pidätettävä työntekijän palkasta kuukausittain ja maksettava asianomaisille viranomaisille.
työnantajien on myös maksettava osuutensa työnantajamaksuista (jotka eivät tule työntekijöiden palkoista), mukaan lukien sosiaaliturva, medicare, liittovaltion työttömyys ja valtion työttömyysmaksut.
veroprosentit voivat muuttua, joten muista pysyä ajan tasalla.
kun on kyse näiden verojen kirjaamisesta, jos et halua vaivaa tai olet huolissasi, että teet virheitä, niin monet palkanlaskentatyökalut, kuten Gusto, voivat automaattisesti laskea ja arkistoida työnantajamaksut puolestasi.
#7-yhteensä Palkkabudjettisi
sinulla voi olla tietty tapa näyttää loppusummasi. Saatat esimerkiksi käyttää budjetointityökalua tai palkanlaskentaohjelmistoa tai näiden kahden yhdistelmää, joka tekee laskelmat puolestasi ja antaa raportin. Tai ehkä käytät taulukkolaskenta, ehkä perustuu malliin.
kummin tahansa, sinun on nähtävä erittely eri kulujen loppusummista, jotta oikeat ihmiset voivat hyödyntää tietoja tehdäkseen fiksuja liiketoimintapäätöksiä. Kokonaissumman lisäksi sisältävät bruttopalkat, ylityöt, edut, bonukset ja verot.
kun sinulla on loppusummat, saatat haluta lisätä prosenttiosuuden odottamattomista menoista. Esimerkiksi, siellä voi olla odottamaton sulkeminen tai, kuten olemme nähneet viime aikoina, häiriöitä johtuu maailmanlaajuisista tapahtumista.
#8-Tarkista Palkkabudjettisi
palkkakulujen viitearvo on yleensä 20-30% yrityksen bruttotuloista. Kuitenkin joillakin toimialoilla, kuten palvelu-ja ravintola-aloilla, saattaa olla palkkabudjetti 50%, joka ei vähennä voittoja. Etsi standardi palkanlaskenta budjetti oman teollisuuden nähdä, miten budjetti Pinot ylös.
on muitakin syitä, miksi palkkabudjetin vertaaminen ennustettuihin ansioihin on hyvä idea. Ensin voi treenata, onko varaa uusiin palkkauksiin. Jos budjetissa on tilaa tälle, se on valtava plussa, sillä uudet palkkaukset voivat tukea liiketoiminnan kasvua.
tai jos ennakoitu palkkabudjetti on liian suuri, sinulla on mahdollisuus tehdä muutoksia, joilla on vaikutusta tilikauden aikana. Saatat esimerkiksi haluta luoda kannustinohjelmia työntekijöiden tuottavuuden lisäämiseksi tai arvioida ylityötunteja uudelleen.
#9-Track palkkakulut
sinun on seurattava todellisia palkkakulujasi koko vuoden ajalta ja verrattava niitä ennusteisiisi. Se auttaa yritystä pysymään rajoissaan harkittaessa bonuksia, ylitöitä ja niin edelleen.
on luonnollisesti monia muitakin syitä seurata ja pitää kirjaa palkanlaskennasta. Esimerkiksi, jos tarvitaan auditointia. Tietonne auttavat teitä luomaan ensi vuoden palkkabudjetin.
helpoin tapa pitää palkkatietoja on käyttää Palkkatyökalua, kuten Gusto. Se seuraa kunkin henkilön tuntia, vapaata, palkat, ja automaattisesti pitää kaikki tiedot sinulle yhdessä paikassa.
lopulliset vinkit palkkabudjetin luomiseen
jos haluat luoda ja hallita palkkabudjettia ammattilaisen tavoin, tässä ovat viimeiset asiat, jotka sinun tulee tietää:
- vuokratyövoimaa kausityöntekijöille? Älä unohda sisällyttää heidän palkkansa plus hallintokulut mukana käyttämällä viraston talousarvioon.
- haluat ehkä luoda budjettiin perustuvan dokumentoidun palkanlaskentastrategian. Aseta esimerkiksi taloudellinen tavoite (korotus tai lasku) tulevan vuoden budjetille.
- varmista, että palkkakulujen muutokset ovat kestäviä eivätkä vaikuta haitallisesti muualla. Esimerkiksi työntekijöiden käyttämän vuosilomapalkkion poistaminen voisi vaikuttaa vakavasti moraaliin.
- jätä freelancerit ja urakoitsijat pois palkkabudjetista. Heillä ei ole samoja taloudellisia vaatimuksia kuin muilla toimihenkilöillä.
seuraavat vaiheet
kun olet luonut ja tarkistanut palkkabudjettisi, seuraava askel on kokoontua relevanttien ihmisten kanssa ja saada heidätkin katsomaan. Nämä voivat olla C-tason, HR-tiimin, kirjanpidon ja/tai osastopäälliköitä.
näin voit keskustella ja toteuttaa tarvittavat muutokset. Silloin kannattaa tietysti pitää yllä hyviä ennätyksiä ja yrittää pitää kiinni budjetistaan, kuten edellä mainittiin.
kuten varmasti tiedätte, kiireisillä HR-ammattilaisilla on monia tehtäviä hoidettavanaan palkkahallinnon lisäksi. Joten jos haluat yksinkertaistaa edelleen HR-prosesseja, saatat olla kiinnostunut oppaastamme parhaaseen HR-ohjelmistoon. Annamme sinulle vähän alas työkaluja, jotka auttavat sinua virtaviivaistaa rekrytointi, HR management, PTO, palkanlaskenta, raportointi, ja paljon muuta.