Cómo crear un Presupuesto de Nómina
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Las empresas utilizan los presupuestos de nómina para pronosticar los gastos salariales para el próximo año. Estos presupuestos también incluyen gastos relacionados, como impuestos federales sobre la nómina, beneficios para empleados y gastos de horas extras.
Como tal, un presupuesto de nómina detallado y preciso ayudará a una empresa a administrar los gastos y tomar decisiones comerciales importantes.
Pero el proceso de establecer este presupuesto puede llevar mucho tiempo y ser complejo. Hay mucho que considerar al crear un presupuesto de nómina, por lo que lo desglosaremos en pasos fáciles y manejables para usted.
Por qué Vale la Pena Crear un Presupuesto de Nómina
Echemos un vistazo a los beneficios de crear un presupuesto de nómina:
La nómina es un gasto significativo
La nómina generalmente asciende al 20-30% de los ingresos brutos de la empresa. Constituye una parte importante del presupuesto general. Por lo tanto, es importante que administre el presupuesto de nómina meticulosamente.
Tanto los gastos excesivos como los gastos insuficientes en nómina pueden causar problemas. El gasto excesivo reduce sus márgenes de beneficio, mientras que el gasto insuficiente puede significar que no está fomentando el crecimiento. Después de todo, su presupuesto de nómina debería aumentar a medida que el negocio se expande.
Un Presupuesto Le ayuda a Mantenerse en el buen camino
Un presupuesto de nómina le ayuda a mantener la salud financiera de la empresa. En particular, tener un presupuesto que desglosa adecuadamente cada gasto asociado con la nómina le ayudará a mantenerse dentro de sus límites.
Cuando se trata de decisiones clave, como si podrá contratar a alguien o darle un aumento, sabrá exactamente si la empresa puede pagarlo o no.
Además, si necesita reducir gastos, tendrá una idea de dónde hacer recortes y/o cómo administrar los gastos de nómina de manera más eficiente.
Seguirá Cumpliendo con los Requisitos Legales
Proyectar los impuestos sobre la nómina y los beneficios para empleados es una parte clave de la creación de un presupuesto de nómina, por lo que tendrá una sólida comprensión de los pagos obligatorios que debe realizar por adelantado.
Esto significa que puede asegurarse de tener los fondos disponibles para cumplir con estos requisitos legales. No hacerlo puede resultar en sanciones innecesarias. Por ejemplo, si presenta los formularios trimestrales de impuestos federales sobre la nómina con retraso, podría enfrentar una multa de hasta el 15% del impuesto no pagado.
La Inversión Necesaria para Crear un Presupuesto de Nómina
Crear un presupuesto de nómina puede llevar mucho tiempo dependiendo de su enfoque y el tamaño de la empresa. Hay mucha información para obtener, es decir, datos de empleados y registros de nómina.
La buena noticia es que puede acelerar este proceso utilizando software de nómina, como Gusto.
Gusto ejecuta y rastrea la nómina automáticamente, y ofrece otras funciones útiles, como presentar impuestos en su nombre. Puede acceder y descargar informes con toda la información que necesita para crear un presupuesto de nómina, como información de ganancias para cada empleado y totales de beneficios.
El software de nómina, por supuesto, requiere una inversión financiera. El paquete básico de Gusto cuesta un precio base de 3 39 por mes más 6 6 por mes por empleado.
Sin embargo, es posible que valga la pena invertir en esto, ya que el software de nómina puede aumentar drásticamente la eficiencia. Esto es importante teniendo en cuenta el hecho de que muchos de los procesos involucrados en la nómina son intensivos en mano de obra si se llevan a cabo manualmente.
9 Pasos para crear un Presupuesto de Nómina
Para crear un presupuesto de nómina, necesita recopilar los datos correctos y hacer varias proyecciones significativas.
La verdad es que hay muchas variables que puede necesitar tener en cuenta. Pero una vez que sepa todos los elementos que necesita incluir en el presupuesto de nómina, estará seguro de hacerlo bien.
#1-Enumere a todos los empleados
Primero, prepare una lista de todos los que paga la empresa. Esto incluye todos los diferentes tipos de puestos, incluidos los puestos remotos y temporales, así como los que trabajan en el lugar.
No olvides incluirte en la lista. Además, tenga en cuenta que es posible que desee mantener separados a los trabajadores contratados, ya que sus cálculos para estos trabajadores serán diferentes, ya que no pagará impuestos por ellos ni beneficios para ellos.
A menos que seas una startup, es poco probable que tengas que hacer esta lista desde cero. Con suerte, tiene registros detallados de empleados disponibles y solo es cuestión de recopilar la información.
Muchas herramientas de recursos humanos almacenan registros de empleados. Algunos incluso le ahorrarán tiempo al ofrecer sistemas de autoservicio. En otras palabras, los empleados ingresan la información más actualizada en la base de datos por sí mismos.
#2-Enumere los salarios base de los empleados
A continuación, deberá anotar la tasa de pago para cada miembro del personal y la cantidad de horas que trabajan cada mes. Utilice estas cifras para calcular sus ingresos mensuales y anuales proyectados. Si ya utiliza software de nómina, puede agilizar el proceso extrayendo datos históricos.
Al calcular los salarios base, hay algunos aspectos adicionales a tener en cuenta para garantizar que sus estimaciones sean precisas para el próximo año:
- Aumentos o aumentos salariales
- Aumentos salariales obligatorios, por ejemplo, un salario mínimo más elevado
- Rescisiones previsibles, por ejemplo: empleados que se jubilan
- Nuevas contrataciones o personal adicional que pueda ser necesario
- Cambios en las horas de trabajo existentes debido a cambios operativos
#3 – Estimar los gastos de horas extraordinarias
Considere cuidadosamente el número de horas extraordinarias para ser lo más preciso posible.
Es más probable que algunos puestos requieran horas extras que otros. También tendrás que tener en cuenta las fluctuaciones estacionales, así como los eventos que aumentarán las horas extras en el próximo año. Por ejemplo, podría haber un lanzamiento de un nuevo producto que requiera más horas de personal.
Cuando se trata de números, hay algunas cosas más que necesita tener en cuenta. Por ley federal, si un trabajador hace más de 40 horas a la semana, tiene derecho a 1,5 veces el pago de sus horas extras.
También deberá consultar los requisitos del estado. Algunos estados tienen reglas de horas extras ligeramente diferentes. Por ejemplo, en California, si los empleados trabajan más de 12 horas en un día o más de ocho horas en el séptimo día consecutivo, tienen derecho a una paga doble.
Además, puede haber políticas de la empresa con respecto al pago de horas extras o el pago de primas, p. ej. aumento de las tasas cuando los empleados trabajan horas o días indeseables.
#4 – Estimar Bonos y Comisiones si corresponde
Hay diferentes tipos de bonos que puede tener en cuenta dependiendo de la política de la compañía.
Las bonificaciones o comisiones basadas en el rendimiento, por ejemplo, para el personal de ventas, son difíciles de estimar, ya que no están garantizadas. Lo mejor que puede hacer aquí es crear un promedio basado en el desempeño de un empleado en años anteriores, o lo que los empleados en un puesto en particular han logrado en años anteriores.
Otros tipos de bonos pueden ser bonos de vacaciones o anuales. Pueden basarse en la antigüedad. O basado en el número de años que un empleado ha servido. Tendrás que mejorar los diferentes bonos que ofrece tu empresa para asegurarte de no perderte nada fuera del presupuesto.
#5-Beneficios para empleados del Proyecto
Es probable que haya beneficios obligatorios que debe incluir en el presupuesto. En la mayoría de los estados, los empleadores deben cubrir el seguro de compensación de trabajadores. También hay requisitos adicionales en ciertos estados o incluso ciudades o condados, como el seguro por discapacidad o la licencia parental remunerada.
Asegúrese de verificar las regulaciones estatales para mantenerse en cumplimiento. Y esté atento a cualquier nueva legislación.
También hay una serie de beneficios voluntarios que puede necesitar considerar dependiendo de la compañía. Estos pueden ser:
- Un plan 401k
- Seguro de vida
- Seguro médico, dental y de la vista
- Un Programa de Asistencia al Empleado (EAP)
- Una Cuenta de Gastos Flexibles (FSA)
- Un Acuerdo de Reembolso de Salud (HRA)
#6 – Calcular Impuestos sobre la nómina
Cada empleador debe pagar impuestos federales sobre la nómina. Tenga en cuenta que también se pueden aplicar otros impuestos estatales o locales sobre la nómina.
Los pagos de impuestos sobre la renta, medicare y seguro social deben retenerse del salario del empleado cada mes y pagarse a las autoridades pertinentes.
Los empleadores también deben pagar su parte de los impuestos sobre la nómina (que no provienen de los salarios de los empleados), incluidas las contribuciones al seguro social, medicare, desempleo federal y desempleo estatal.
Las tasas de impuestos están sujetas a cambios, así que asegúrese de mantenerse al día.
Cuando se trata de presentar realmente estos impuestos, si no quieres problemas o te preocupa que cometas errores, muchas herramientas de nómina, como Gusto, pueden calcular y presentar impuestos de nómina automáticamente en tu nombre.
#7-Total de Su Presupuesto de Nómina
Es posible que tenga una cierta forma de mostrar sus totales. Por ejemplo, puede estar utilizando una herramienta de presupuesto o un software de nómina o una combinación de los dos que harán los cálculos por usted y proporcionarán un informe. O tal vez estás usando una hoja de cálculo, tal vez basada en una plantilla.
De cualquier manera, debe ver un desglose de los diferentes totales de gastos para que las personas adecuadas puedan utilizar la información para tomar decisiones empresariales inteligentes. Además del total general, incluya los totales de salarios brutos, horas extras, beneficios, bonificaciones e impuestos.
Cuando tenga los totales, es posible que desee agregar un porcentaje para gastos inesperados. Por ejemplo, puede haber una terminación inesperada o, como hemos visto recientemente, una interrupción debido a eventos globales.
#8-Revise Su Presupuesto de Nómina
El punto de referencia para los gastos de nómina generalmente es del 20-30% de los ingresos brutos de la compañía. Sin embargo, algunas industrias, como las de servicios y hospitalidad, pueden tener un presupuesto de nómina del 50% que no disminuye las ganancias. Busque el presupuesto de nómina estándar para su industria para ver cómo se acumula su presupuesto.
Hay otras razones por las que comparar el presupuesto de nómina con los ingresos proyectados es una buena idea. En primer lugar, podrá hacer ejercicio si puede permitirse nuevas contrataciones. Si hay espacio en el presupuesto para esto, es una gran ventaja, ya que las nuevas contrataciones pueden ayudar al crecimiento del negocio.
O, si el presupuesto de nómina proyectado es demasiado alto, tiene la capacidad de hacer cambios que tendrán un impacto durante el año financiero. Por ejemplo, es posible que desee crear programas de incentivos para aumentar la productividad de los empleados o reevaluar las horas extraordinarias.
#9-Seguimiento de los gastos de nómina
Debe realizar un seguimiento de sus gastos de nómina reales durante todo el año y compararlos con sus proyecciones. Ayudará a la compañía a mantenerse dentro de sus límites al considerar bonificaciones, horas extras, etc.
Naturalmente, hay muchas otras razones para monitorear y mantener registros de nómina. Por ejemplo, si es necesario realizar una auditoría. Y, por supuesto, sus registros lo ayudarán a crear el presupuesto de nómina para el próximo año.
La forma más fácil de mantener los registros de nómina es usar una herramienta de nómina como Gusto. Realiza un seguimiento de las horas, el tiempo libre y los salarios de cada individuo, y mantiene automáticamente todos los registros en un solo lugar.
Consejos finales para crear un Presupuesto de Nómina
Si desea crear y administrar el presupuesto de nómina como un profesional, aquí están las cosas finales que necesita saber:
- ¿Usar una agencia temporal para trabajadores de temporada? No olvide incluir sus salarios más los costos administrativos involucrados en el uso de la agencia en el presupuesto.
- Es posible que desee crear una estrategia de nómina documentada basada en el presupuesto. Por ejemplo, establezca una meta financiera (un aumento o disminución) para el presupuesto para el próximo año.
- Asegúrese de que cualquier cambio en los gastos de nómina sea sostenible y no tenga un efecto perjudicial en otros lugares. Por ejemplo, quitar un bono anual de vacaciones al que los empleados están acostumbrados podría afectar gravemente la moral.
- Dejar a los trabajadores independientes y contratistas fuera del presupuesto de nómina. No tienen los mismos requisitos financieros que el resto del personal asalariado.
Próximos pasos
Una vez que haya creado y revisado su presupuesto de nómina, el siguiente paso es reunirse con las personas relevantes y hacer que también le echen un vistazo. Estos pueden ser el nivel C, el equipo de recursos humanos, la contabilidad y/o los jefes de departamento.
De esta manera puede discutir e implementar los cambios necesarios. Luego, por supuesto, debe continuar manteniendo buenos registros y tratar de atenerse a su presupuesto como se mencionó anteriormente.
Como seguro que sabe, los profesionales de recursos humanos ocupados tienen muchas tareas que realizar además de la administración de nóminas. Por lo tanto, si desea simplificar aún más los procesos de recursos humanos, puede estar interesado en nuestra guía sobre el mejor software de recursos humanos. Le daremos información detallada sobre las herramientas que lo ayudarán a optimizar la contratación, la gestión de recursos humanos, la toma de fuerza, la nómina, los informes y más.