So erstellen Sie ein Gehaltsabrechnungsbudget
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Unternehmen verwenden Lohnbudgets, um die Gehaltsausgaben für das kommende Jahr zu prognostizieren. Diese Budgets enthalten auch damit verbundene Ausgaben wie Bundeslohnsteuern, Leistungen an Arbeitnehmer und Überstundenkosten.
Daher hilft ein detailliertes und genaues Gehaltsabrechnungsbudget einem Unternehmen, Ausgaben zu verwalten und wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Die Festlegung dieses Budgets kann jedoch zeitaufwändig und komplex sein. Bei der Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets ist viel zu beachten, daher werden wir es für Sie in einfache, überschaubare Schritte unterteilen.
Warum sich die Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets lohnt
Werfen wir einen Blick auf die Vorteile der Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets:
Die Gehaltsabrechnung ist ein erheblicher Aufwand
Die Gehaltsabrechnung beträgt normalerweise 20-30% des Bruttoumsatzes des Unternehmens. Es macht einen erheblichen Teil des Gesamtbudgets aus. Daher ist es wichtig, dass Sie das Gehaltsbudget sorgfältig verwalten.
Sowohl Über- als auch Unterausgaben für die Gehaltsabrechnung können Probleme verursachen. Überausgaben reduzieren Ihre Gewinnmargen, während Unterausgaben bedeuten können, dass Sie das Wachstum nicht fördern. Ihr Gehaltsbudget sollte steigen, wenn das Unternehmen expandiert.
Ein Budget hilft Ihnen, auf Kurs zu bleiben
Ein Lohnbudget hilft Ihnen, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu erhalten. Insbesondere ein Budget, das jede mit der Gehaltsabrechnung verbundene Ausgabe ordnungsgemäß aufschlüsselt, hilft Ihnen dabei, innerhalb Ihrer Grenzen zu bleiben.
Wenn es um wichtige Entscheidungen geht, z. B. ob Sie eine neue Einstellung vornehmen oder jemandem eine Gehaltserhöhung geben können, wissen Sie genau, ob sich das Unternehmen dies leisten kann oder nicht.
Wenn Sie Ihre Ausgaben reduzieren müssen, haben Sie außerdem eine Vorstellung davon, wo Sie Kürzungen vornehmen und / oder wie Sie die Lohnkosten effizienter verwalten können.
Sie halten die gesetzlichen Anforderungen ein
Die Projektion von Lohnsteuern und Leistungen an Arbeitnehmer ist ein wesentlicher Bestandteil der Erstellung eines Lohnbudgets, sodass Sie ein solides Verständnis für die obligatorischen Zahlungen haben, die Sie im Voraus leisten müssen.
Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen können, dass Sie über die erforderlichen Mittel verfügen, um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Andernfalls kann dies zu unnötigen Strafen führen. Wenn Sie beispielsweise vierteljährliche Lohnsteuerformulare des Bundes verspätet einreichen, können Sie mit einer Geldstrafe von bis zu 15% der unbezahlten Steuer rechnen.
Die für die Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets erforderlichen Investitionen
Die Erstellung eines Gehaltsabrechnungsbudgets kann je nach Ansatz und Unternehmensgröße zeitaufwändig sein. Es gibt viele Informationen zu beschaffen, z. B. Mitarbeiterdaten und Gehaltsabrechnungen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie diesen Prozess mit einer Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto beschleunigen können.
Gusto führt und verfolgt die Gehaltsabrechnung automatisch und bietet weitere nützliche Funktionen, z. B. die Einreichung von Steuern in Ihrem Namen. Sie können auf Berichte mit allen Informationen zugreifen und diese herunterladen, die Sie zum Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets benötigen, z. B. Verdienstinformationen für jeden Mitarbeiter und Leistungssummen.
Lohnbuchhaltungssoftware erfordert natürlich eine finanzielle Investition. Das Kernpaket von Gusto kostet einen Grundpreis von 39 USD pro Monat plus 6 USD pro Monat und Mitarbeiter.
Sie können jedoch feststellen, dass dies die Investition wert ist, da Gehaltsabrechnungssoftware die Effizienz drastisch steigern kann. Dies ist wichtig, wenn man bedenkt, dass viele der Prozesse in der Gehaltsabrechnung arbeitsintensiv sind, wenn sie manuell durchgeführt werden.
9 Schritte zum Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets
Um ein Gehaltsabrechnungsbudget zu erstellen, müssen Sie die richtigen Daten sammeln und mehrere wichtige Projektionen erstellen.
Die Wahrheit ist, es gibt viele Variablen, die Sie berücksichtigen müssen. Sobald Sie jedoch alle Elemente kennen, die Sie in das Gehaltsbudget aufnehmen müssen, werden Sie sicher sein, dass Sie es richtig machen.
# 1 – Alle Mitarbeiter auflisten
Stellen Sie zunächst eine Liste aller Mitarbeiter zusammen, die das Unternehmen bezahlt. Dazu gehören alle Arten von Positionen, einschließlich Remote-und temporäre Positionen sowie diejenigen, die vor Ort arbeiten.
Vergessen Sie nicht, sich selbst in die Liste aufzunehmen. Beachten Sie auch, dass Sie Vertragsarbeiter möglicherweise getrennt halten möchten, da Ihre Berechnungen für diese Arbeitnehmer unterschiedlich sind, da Sie keine Steuern für sie oder Leistungen an sie zahlen.
Wenn Sie kein Startup sind, ist es unwahrscheinlich, dass Sie diese Liste von Grund auf neu erstellen müssen. Hoffentlich haben Sie detaillierte Mitarbeiterunterlagen zur Verfügung und es ist nur eine Frage der Zusammenstellung der Informationen.
Viele HR-Tools speichern Mitarbeiterdatensätze. Einige sparen Ihnen sogar Zeit, indem Sie Self-Service-Systeme anbieten. Mit anderen Worten, die Mitarbeiter geben die aktuellsten Informationen selbst in die Datenbank ein.
# 2 – Grundgehälter der Mitarbeiter auflisten
Als nächstes müssen Sie den Lohnsatz für jeden Mitarbeiter und die Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat notieren. Verwenden Sie diese Zahlen, um ihre projizierten monatlichen und jährlichen Einkommen zu berechnen. Wenn Sie bereits eine Abrechnungssoftware verwenden, können Sie den Prozess optimieren, indem Sie historische Daten abrufen.
Bei der Berechnung des Grundlohns sind einige weitere Aspekte zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen für das kommende Jahr korrekt sind:
- Lohnerhöhungen
- Obligatorische Lohnerhöhungen, z.B. ein höherer Mindestlohn
- Absehbare Kündigungen, z. ausscheiden von Mitarbeitern
- Neueinstellungen oder zusätzliches Personal, das möglicherweise erforderlich ist
- Änderungen der bestehenden Personalstunden aufgrund betrieblicher Änderungen
#3 – Schätzen Sie die Überstundenkosten
Berücksichtigen Sie die Anzahl der Überstunden sorgfältig, um so genau wie möglich zu sein.
Einige Positionen erfordern möglicherweise mehr Überstunden als andere. Sie müssen auch saisonale Schwankungen sowie Ereignisse berücksichtigen, die die Überstunden im kommenden Jahr erhöhen. Zum Beispiel könnte es eine neue Produkteinführung geben, die mehr Personalstunden erfordert.
Wenn es um die Zahlen geht, gibt es noch ein paar Dinge, die Sie berücksichtigen müssen. Laut Bundesgesetz hat ein Arbeitnehmer, der mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet, Anspruch auf das 1,5-fache seiner Überstunden.
Sie müssen sich auch mit den staatlichen Anforderungen befassen. Einige Staaten haben etwas andere Überstundenregeln. Wenn Mitarbeiter in Kalifornien beispielsweise mehr als 12 Stunden am Tag oder am siebten Tag in Folge mehr als acht Stunden arbeiten, haben sie Anspruch auf doppelte Bezahlung.
Darüber hinaus kann es Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Überstundenvergütung oder Prämienvergütung geben, z. erhöhte Raten, wenn Mitarbeiter unerwünschte Stunden oder Tage arbeiten.
# 4 – Schätzen Sie gegebenenfalls Boni und Provisionen
Je nach Unternehmensrichtlinie müssen Sie möglicherweise verschiedene Arten von Boni berücksichtigen.
Leistungsabhängige Boni oder Provisionen, z. B. für Vertriebsmitarbeiter, sind schwer abzuschätzen, da sie nicht garantiert sind. Das Beste, was Sie hier tun können, ist, einen Durchschnitt zu erstellen, der auf der Leistung eines Mitarbeiters in den vergangenen Jahren basiert oder darauf, was Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle in den vergangenen Jahren erreicht haben.
Andere Arten von Boni können Urlaubs- oder Jahresboni sein. Sie können auf dem Dienstalter basieren. Oder basierend auf der Anzahl der Jahre, die ein Mitarbeiter gedient hat. Sie müssen verschiedene Boni verbessern, die Ihr Unternehmen anbietet, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen, was außerhalb des Budgets liegt.
# 5 – Project Employee Benefits
Es wird wahrscheinlich obligatorische Leistungen geben, die Sie in das Budget aufnehmen müssen. In den meisten Staaten müssen Arbeitgeber eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abschließen. Darüber hinaus gibt es in bestimmten Bundesländern oder sogar Städten oder Landkreisen weitere Anforderungen, wie z. B. eine Invalidenversicherung oder bezahlte Elternzeit.
Überprüfen Sie unbedingt die staatlichen Vorschriften, um konform zu bleiben. Und halten Sie Ausschau nach neuen Gesetzen.
Es gibt auch eine Reihe von freiwilligen Leistungen, die Sie je nach Unternehmen in Betracht ziehen müssen. Diese können sein:
- Ein 401k-Plan
- Lebensversicherung
- Kranken-, Zahn- und Sehversicherung
- Ein Mitarbeiterhilfeprogramm (EAP)
- Ein flexibles Ausgabenkonto (FSA)
- Eine Gesundheitsrückerstattungsvereinbarung (HRA)
#6 – Berechnen Sie die Lohnsteuern
Jeder Arbeitgeber muss die Lohnsteuer des Bundes zahlen. Beachten Sie, dass auch andere staatliche oder lokale Lohnsteuern anfallen können.
Einkommensteuer-, Medicare- und Sozialversicherungszahlungen müssen jeden Monat vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten und an die zuständigen Behörden gezahlt werden.
Arbeitgeber müssen auch ihren Teil der Lohnsteuern (die nicht aus den Löhnen der Arbeitnehmer stammen) zahlen, einschließlich Sozialversicherung, Medicare, Bundesarbeitslosigkeit und staatliche Arbeitslosenbeiträge.
Steuersätze können sich ändern, also bleiben Sie auf dem Laufenden.
Wenn es darum geht, diese Steuern tatsächlich einzureichen, wenn Sie den Ärger nicht wollen oder besorgt sind, dass Sie Fehler machen, dann können viele Gehaltsabrechnungstools wie Gusto Lohnsteuern automatisch berechnen und in Ihrem Namen einreichen.
# 7 – Summe Ihres Lohnbudgets
Möglicherweise haben Sie eine bestimmte Art, Ihre Summen anzuzeigen. Sie können beispielsweise ein Budgetierungstool oder eine Gehaltsabrechnungssoftware oder eine Kombination aus beiden verwenden, die die Berechnungen für Sie durchführt und einen Bericht bereitstellt. Oder Sie verwenden eine Tabelle, die möglicherweise auf einer Vorlage basiert.
In jedem Fall müssen Sie eine Aufschlüsselung der verschiedenen Ausgabensummen sehen, damit die richtigen Personen die Informationen nutzen können, um kluge Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dazu gehören neben der Gesamtsumme auch Summen für Bruttolöhne, Überstunden, Leistungen, Boni und Steuern.
Wenn Sie die Summen haben, möchten Sie möglicherweise einen Prozentsatz für unerwartete Ausgaben hinzufügen. Zum Beispiel kann es zu einer unerwarteten Beendigung oder, wie wir kürzlich gesehen haben, zu Störungen aufgrund globaler Ereignisse kommen.
# 8 – Überprüfen Sie Ihr Gehaltsbudget
Der Richtwert für die Lohnkosten liegt im Allgemeinen bei 20-30% des Bruttoumsatzes des Unternehmens. Einige Branchen, wie die Dienstleistungs- und Gastgewerbebranche, verfügen jedoch möglicherweise über ein Gehaltsbudget von 50%, das die Gewinne nicht beeinträchtigt. Schauen Sie sich das Standard-Lohnbudget für Ihre Branche an, um zu sehen, wie sich Ihr Budget stapelt.
Es gibt weitere Gründe, warum der Vergleich des Lohnbudgets mit dem prognostizierten Ergebnis eine gute Idee ist. Zunächst können Sie herausfinden, ob Sie sich Neueinstellungen leisten können. Wenn das Budget dafür Platz bietet, ist dies ein großes Plus, da Neueinstellungen das Geschäftswachstum unterstützen können.
Wenn das geplante Lohnbudget zu hoch ist, können Sie Änderungen vornehmen, die sich auf das Geschäftsjahr auswirken. Sie können beispielsweise Anreizprogramme erstellen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern oder Überstunden neu zu bewerten.
# 9 – Verfolgen Sie die Lohnkosten
Sie müssen Ihre tatsächlichen Lohnkosten das ganze Jahr über verfolgen und mit Ihren Projektionen vergleichen. Es wird dem Unternehmen helfen, innerhalb seiner Grenzen zu bleiben, wenn es um Boni, Überstunden usw. geht.
Natürlich gibt es viele weitere Gründe, die Gehaltsabrechnung zu überwachen und aufzuzeichnen. Zum Beispiel, wenn ein Audit erforderlich ist. Und natürlich helfen Ihnen Ihre Unterlagen bei der Erstellung des Gehaltsbudgets für das nächste Jahr.
Der einfachste Weg, Gehaltsabrechnungen zu führen, ist die Verwendung eines Gehaltsabrechnungstools wie Gusto. Es verfolgt die Stunden, die Freizeit und die Löhne jedes Einzelnen und speichert automatisch alle Aufzeichnungen für Sie an einem Ort.
Letzte Tipps zum Erstellen eines Gehaltsabrechnungsbudgets
Wenn Sie das Gehaltsabrechnungsbudget wie ein Profi erstellen und verwalten möchten, finden Sie hier die letzten Dinge, die Sie wissen müssen:
- Verwenden Sie eine Zeitarbeitsfirma für Saisonarbeiter? Vergessen Sie nicht, ihre Löhne zuzüglich der Verwaltungskosten für die Nutzung der Agentur in das Budget aufzunehmen.
- Möglicherweise möchten Sie eine dokumentierte Abrechnungsstrategie basierend auf dem Budget erstellen. Legen Sie beispielsweise ein finanzielles Ziel (eine Erhöhung oder Verringerung) für das Budget für das kommende Jahr fest.
- Stellen Sie sicher, dass Änderungen an den Lohnkosten nachhaltig sind und sich nicht nachteilig auf andere Stellen auswirken. Zum Beispiel könnte das Wegnehmen eines jährlichen Urlaubsbonus, an den Mitarbeiter gewöhnt sind, die Moral stark beeinträchtigen.
- Lassen Sie Freiberufler und Auftragnehmer aus dem Lohnbudget. Sie haben nicht die gleichen finanziellen Anforderungen wie andere Angestellte.
Nächste Schritte
Sobald Sie Ihr Lohnbudget erstellt und überprüft haben, besteht der nächste Schritt darin, sich mit den relevanten Personen zu treffen und sie ebenfalls einen Blick darauf werfen zu lassen. Dies können die C-Level-, HR-Team-, Buchhaltungs- und / oder Abteilungsleiter sein.
Auf diese Weise können Sie alle notwendigen Änderungen besprechen und umsetzen. Dann sollten Sie natürlich weiterhin gute Aufzeichnungen führen und versuchen, sich wie oben erwähnt an Ihr Budget zu halten.
Wie Sie sicher wissen, haben vielbeschäftigte HR-Profis neben der Lohnbuchhaltung viele Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie also weitere HR-Prozesse vereinfachen möchten, interessiert Sie vielleicht unser Leitfaden zur besten HR-Software. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Tools, mit denen Sie Rekrutierung, Personalmanagement, PTO, Gehaltsabrechnung, Reporting und mehr optimieren können.