aan te maken Hoe maak je een Payroll Budget
openbaarmaking: deze inhoud wordt door de lezer ondersteund, wat betekent dat als u op een aantal van onze links klikt, we een commissie kunnen verdienen.
bedrijven gebruiken loonbudgetten om de salariskosten voor het komende jaar te voorspellen. Deze budgetten omvatten ook gerelateerde uitgaven zoals federale loonbelasting, personeelsbeloningen en overwerkkosten.
als zodanig zal een gedetailleerd en nauwkeurig loonbudget een bedrijf helpen bij het beheer van de uitgaven en het nemen van belangrijke zakelijke beslissingen.
maar het proces om dit budget vast te stellen kan tijdrovend en complex zijn. Er is veel te overwegen bij het maken van een payroll budget, dus we splitsen het in eenvoudige, beheersbare stappen voor u.
waarom het creëren van een Payroll Budget de moeite waard is
laten we eens kijken naar de voordelen van het creëren van een payroll budget:
Payroll is een aanzienlijke uitgave
Payroll bedraagt gewoonlijk 20-30% van de bruto-omzet van het bedrijf. Het vormt een aanzienlijk deel van de totale begroting. Daarom is het belangrijk dat u het payroll budget nauwgezet beheert.
zowel overbesteding als onderbesteding op de loonlijst kan problemen veroorzaken. Overbesteding bezuinigingen in uw winstmarges, terwijl onderbesteding kan betekenen dat je niet in staat om de groei te bevorderen. Uw payroll budget moet toenemen als het bedrijf groeit, immers.
een Budget helpt u op koers te blijven
een payroll budget helpt u de financiële gezondheid van het bedrijf te behouden. In het bijzonder, met een budget dat goed breekt elke kosten in verband met payroll zal u helpen binnen uw grenzen te blijven.
als het gaat om belangrijke beslissingen, zoals of u in staat zult zijn om een nieuwe aanstelling te maken of iemand een opslag te geven, weet u precies of het bedrijf het zich kan veroorloven of niet.
Bovendien heeft u, als u de kosten wilt verlagen, een idee waar u kunt bezuinigen en/of hoe u de loonkosten efficiënter kunt beheren.
u blijft voldoen aan de wettelijke vereisten
het projecteren van loonbelastingen en personeelsbeloningen is een belangrijk onderdeel van het creëren van een salarisbudget, dus u hebt een goed begrip van de verplichte betalingen die u vooraf moet doen.
dit betekent dat u ervoor kunt zorgen dat u over de middelen beschikt om aan deze wettelijke vereisten te voldoen. Als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot onnodige sancties. Bijvoorbeeld, als u kwartaal federale loonbelasting formulieren te laat in te dienen, kunt u geconfronteerd met een boete van maximaal 15% van de onbetaalde belasting.
de investering die nodig is om een Payroll Budget te creëren
het creëren van een payroll budget kan tijdrovend zijn, afhankelijk van uw aanpak en de grootte van het bedrijf. Er is veel informatie te source, dat wil zeggen werknemer gegevens en payroll records.
het goede nieuws is dat u dit proces kunt versnellen met payroll software, zoals Gusto.
Gusto loopt en volgt payroll automatisch, en biedt andere handige functies, zoals het indienen van belastingen namens u. U kunt rapporten openen en downloaden met alle informatie die u nodig hebt om een payroll budget te creëren, zoals winstinformatie voor elke werknemer en voordelen totalen.
Payroll software vereist natuurlijk een financiële investering. Gusto ‘ s Core pakket kost een basisprijs van $ 39 per maand plus $ 6 per maand per werknemer.
u kunt echter vinden dat dit de investering waard is omdat payroll software de efficiëntie drastisch kan verhogen. Dit is belangrijk gezien het feit dat veel van de processen die betrokken zijn bij de payroll zijn arbeidsintensief indien handmatig uitgevoerd.
9 stappen om een Payroll Budget
aan te maken om een payroll budget te maken moet u de juiste gegevens verzamelen en een aantal belangrijke projecties maken.
de waarheid is dat er veel variabelen zijn die u mogelijk moet inrekenen. Maar als je eenmaal weet alle items die u nodig hebt om op te nemen in de payroll budget, zult u zeker om het goed te krijgen.
# 1-Lijst van alle werknemers
Stel eerst een lijst samen van iedereen die het bedrijf betaalt. Dit omvat alle verschillende soorten posities, inclusief externe en tijdelijke posities en degenen die ter plaatse werken.
vergeet niet uzelf op te nemen in de lijst. Houd er ook rekening mee dat u contractarbeiders apart wilt houden, omdat uw berekeningen voor deze werknemers anders zullen zijn, aangezien u geen belastingen voor hen of voordelen aan hen betaalt.
tenzij u een startup bent, is het onwaarschijnlijk dat u deze lijst vanaf nul moet maken. Hopelijk, heb je gedetailleerde werknemer records beschikbaar en het is gewoon een kwestie van het verzamelen van de informatie.
veel HR-instrumenten slaan werknemersrecords op. Sommige zullen u zelfs tijd besparen door zelfbedieningssystemen aan te bieden. Met andere woorden, medewerkers voeren de meest up-to-date informatie in de database zelf.
# 2-Lijst basissalarissen
vervolgens moet u het loonpercentage voor elk personeelslid noteren en het aantal uren dat zij elke maand werken. Gebruik deze cijfers om hun verwachte maandelijkse en jaarlijkse inkomens te berekenen. Als u al payroll software kunt u het proces te stroomlijnen door het trekken van historische gegevens.
bij het berekenen van de basislonen zijn er nog een paar aspecten waarmee rekening moet worden gehouden om ervoor te zorgen dat uw schattingen accuraat zijn voor het komende jaar:
- verhogingen of salarisverhogingen
- verplichte salarisverhogingen, bijv. een hoger minimumloon
- te verwachten opzeggingen, bijv. gepensioneerde werknemers
- nieuwe werknemers of extra personeel dat nodig kan zijn
- wijzigingen in bestaande personeelsuren als gevolg van operationele wijzigingen
#3 – raming van de Overwerkkosten
Houd rekening met het aantal overwerkuren om zo nauwkeurig mogelijk te zijn.
sommige functies hebben meer kans op overwerk dan andere. Je moet ook rekening houden met seizoensgebonden schommelingen, evenals gebeurtenissen die de overuren in het komende jaar zal verhogen. Er zou bijvoorbeeld een nieuwe productlancering kunnen zijn die meer personeelsuren vereist.
als het gaat om de getallen, zijn er nog een paar dingen die je moet inrekenen. Volgens de federale wet, als een werknemer meer dan 40 uur in een week doet, hebben ze recht op 1,5 x Loon op hun overwerk.
u moet ook kijken naar de statusvereisten. Sommige staten hebben iets andere regels voor overuren. Bijvoorbeeld, in Californië, als werknemers werken meer dan 12 uur per dag of meer dan acht uur op de zevende dag op rij, dan hebben ze recht op dubbele beloning.
bovendien kunnen er bedrijfsmaatregelen zijn met betrekking tot overwerk of premiebetaling, d.w.z. verhoogde tarieven wanneer werknemers werken ongewenste uren of dagen.
# 4-schatting van bonussen en provisies indien van toepassing
er zijn verschillende soorten bonussen die u mogelijk in rekening moet brengen, afhankelijk van het bedrijfsbeleid.
prestatiegebonden bonussen of provisies, bijvoorbeeld voor verkoopmedewerkers, zijn moeilijk in te schatten omdat ze niet gegarandeerd zijn. Het beste wat je hier kunt doen is om een gemiddelde te creëren op basis van de prestaties van een werknemer in voorgaande jaren, of wat werknemers in een bepaalde rol hebben bereikt in voorgaande jaren.
andere soorten bonussen kunnen vakantie-of jaarlijkse bonussen zijn. Zij kunnen gebaseerd zijn op anciënniteit. Of op basis van het aantal jaren dat een werknemer heeft gediend. Je moet buff up op verschillende bonussen uw bedrijf biedt om ervoor te zorgen dat u niet iets missen uit het budget.
# 5 – Project personeelsbeloningen
er zullen waarschijnlijk verplichte uitkeringen zijn die u in de begroting moet opnemen. In de meeste landen moeten de werkgevers de schadeverzekering van de werknemers dekken. Er zijn ook andere eisen in bepaalde staten of zelfs steden of provincies, zoals invaliditeitsverzekering of betaald ouderschapsverlof.
controleer de statusregels om compliant te blijven. En let op nieuwe wetgeving.
er zijn ook een aantal vrijwillige uitkeringen die u mogelijk moet overwegen, afhankelijk van het bedrijf. Deze kunnen zijn:
- a 401k plan
- levensverzekering
- medische, tandheelkundige en visusverzekering
- een Employee Assistance Program (EAP)
- een flexibele uitgavenrekening (FSA)
- een Ziektekostenvergoedingsregeling (HRA))
#6 – Bereken loonbelasting
elke werkgever moet federale loonbelasting betalen. Merk op dat ook andere staats-of lokale loonbelastingen van toepassing kunnen zijn.
inkomstenbelasting, medische zorg en sociale zekerheid betalingen moeten worden ingehouden op het loon van de werknemer elke maand en betaald aan de bevoegde autoriteiten.
werkgevers moeten ook hun deel van de loonbelasting betalen (dat niet afkomstig is van de lonen van werknemers), inclusief sociale zekerheid, medicare, federale werkloosheid en werkloosheidsbijdragen van de staat.
belastingtarieven kunnen worden gewijzigd, dus zorg ervoor dat u up-to-date blijft.
als het gaat om het daadwerkelijk indienen van deze belastingen, als je niet wilt dat het gedoe of je bent bezorgd dat je fouten maakt, dan kunnen veel payroll tools, zoals Gusto, automatisch berekenen en bestand loonbelasting namens u.
# 7-Totaal uw Payroll Budget
mogelijk heeft u een bepaalde manier om uw totalen weer te geven. Bijvoorbeeld, u kan worden met behulp van een budgetting tool of payroll software of een combinatie van de twee die de berekeningen voor u doen en bieden een rapport. Of misschien gebruik je een spreadsheet, misschien gebaseerd op een sjabloon.
hoe dan ook, u moet een uitsplitsing van de verschillende kosten totalen zien zodat de juiste mensen de informatie kunnen gebruiken om slimme zakelijke beslissingen te nemen. Naast het totale totaal, omvatten totalen voor brutolonen, overuren, uitkeringen, bonussen en belastingen.
wanneer u de totalen hebt, kunt u een percentage optellen voor onverwachte uitgaven. Bijvoorbeeld, er kan een onverwachte beëindiging zijn of, zoals we onlangs hebben gezien, verstoring als gevolg van wereldwijde gebeurtenissen.
# 8-Controleer uw salarisbudget
de benchmark voor salariskosten is over het algemeen 20-30% van de bruto-omzet van het bedrijf. Echter, sommige industrieën, zoals de service-en hospitality-industrie, kunnen een payroll budget van 50% die niet vermindert de winst. Zoek het standaard payroll budget voor uw branche op om te zien hoe uw budget zich opstapelt.
er zijn nog andere redenen waarom het een goed idee is om de loonbegroting te vergelijken met de verwachte inkomsten. Ten eerste, je zult in staat zijn om uit te werken als je kunt veroorloven nieuwe aanwervingen. Als er ruimte is in het budget voor dit is een groot pluspunt als nieuwe medewerkers kan de groei van het bedrijfsleven te helpen.
of, als het verwachte salarisbudget te hoog is, hebt u de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen die een impact hebben over het boekjaar. U kunt bijvoorbeeld stimuleringsprogramma ‘ s maken om de productiviteit van werknemers te verhogen of overuren opnieuw te beoordelen.
# 9 – Payroll onkosten
u moet uw werkelijke payroll onkosten gedurende het hele jaar volgen en vergelijken met uw projecties. Het helpt het bedrijf binnen zijn grenzen te blijven bij het overwegen van bonussen, overwerk, enzovoort.
Uiteraard zijn er nog vele andere redenen om de salarisadministratie te controleren en bij te houden. Bijvoorbeeld, als er een audit nodig is. En, natuurlijk, uw administratie zal u helpen bij het maken van de payroll budget voor volgend jaar.
de eenvoudigste manier om payroll records bij te houden is door gebruik te maken van een payroll tool zoals Gusto. Het volgt uren van elk individu, vrije tijd, lonen, en houdt automatisch alle records voor u op één plaats.
laatste Tips voor het maken van een Payroll Budget
Als u het payroll budget als een pro wilt maken en beheren, zijn hier de laatste dingen die u moet weten:
- een uitzendbureau gebruiken voor seizoenarbeiders? Vergeet niet om hun loon plus de administratieve kosten die gepaard gaan met het gebruik van het Agentschap in de begroting op te nemen.
- u kunt een gedocumenteerde payrollstrategie maken op basis van het budget. Stel bijvoorbeeld een financieel doel (een verhoging of Verlaging) voor de begroting voor het komende jaar.
- zorg ervoor dat wijzigingen in de loonkosten houdbaar zijn en elders geen nadelig effect hebben. Het wegnemen van een jaarlijkse vakantiebonus die werknemers gewend zijn, kan bijvoorbeeld het moreel ernstig aantasten.
- laat freelancers en aannemers buiten het loonbudget. Ze hebben niet dezelfde financiële eisen als andere werknemers.
volgende stappen
zodra u uw payroll budget hebt aangemaakt en herzien, is de volgende stap om samen met de relevante mensen een kijkje te nemen. Dit kunnen de C-niveau, HR-team, boekhouding, en/of afdelingshoofden.
op deze manier kunt u alle noodzakelijke wijzigingen bespreken en implementeren. Dan, natuurlijk, je moet blijven om goede records te handhaven en proberen vast te houden aan uw budget zoals hierboven vermeld.
zoals u ongetwijfeld weet, hebben drukke HR-professionals naast de payroll-administratie veel taken uit te voeren. Dus als u verdere HR-processen wilt vereenvoudigen, bent u wellicht geïnteresseerd in onze gids voor de beste HR-software. We geven u de low-down van de tools die u helpen bij het stroomlijnen van werving, HR-beheer, PTO, payroll, rapportage en meer.