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Septembre 2006 – Bulletin électronique du facilitateur FoCuSeD™

Devenir Facilitateur Professionnel Certifié IAF / Facilitation Gary Rush

« Après 23 ans de facilitation, le 13 juin 2006, je suis devenu Facilitateur Professionnel Certifié IAF TM (CPF). Je crois que le programme CPF géré par l’Association Internationale des Facilitateurs (IAF) est important pour notre industrie et notre profession. Tous les facilitateurs devraient rejoindre l’IAF et être évalués pour devenir un CPF. Consultez le site Web de l’IAF – www.iaf-world.org – pour plus d’informations.

Pourquoi?

Devenir CPF vous donne la possibilité d’être évalué et de recevoir des commentaires de vos pairs, ce qui est très précieux. Ils deviennent également une ressource réseau précieuse. De plus, vous recevez une reconnaissance professionnelle qui vous donne de la fierté et un avantage concurrentiel. Certaines organisations n’embaucheront pas de facilitateurs à moins qu’ils ne soient un PCF.

Comment?

Pour devenir un CPF, il faut suivre le processus décrit ainsi que respecter les compétences définies par la FAI.

Le processus:

Il s’agit d’un processus en 4 étapes:

• Entraînez-Vous.
• Acquérir de l’expérience.
• Demande d’évaluation.
• Être évalué.

La raison des 4 étapes est le processus d’évaluation. Ce processus examine votre formation et votre expérience dans le cadre de l’évaluation.

1. Formation

En cours d’évaluation, le candidat documente la façon dont il a été formé et les expériences acquises au cours des trois dernières années. La formation peut avoir eu lieu avant les trois années, mais les expériences pertinentes se déroulent au cours des trois dernières années immédiates. Dans la formation, l’évaluateur cherche à voir si le facilitateur candidat a commencé par une formation légitime – plutôt que d’apprendre au fur et à mesure. En regardant les compétences que je décrirai plus tard, devenir un facilitateur professionnel sans une formation appropriée est impossible. Cela vaut pour devenir un Professionnel de la Gestion de projet (PMP ®) ou toute autre compétence professionnelle aujourd’hui. Les personnes qui prétendent être des facilitateurs sans avoir été formées font trop d’erreurs, ce qui affecte le résultat, et développent trop de mauvaises habitudes, qui entravent le processus, détournant globalement le client du processus.

2. Acquérir de l’expérience

La demande de CPF nécessite de documenter 7 ateliers que vous avez animés au cours des 3 dernières années. Un facilitateur dûment formé devrait pouvoir demander une évaluation après les 7 à 12 premiers ateliers. Cette expérience est importante pour appliquer ce que vous avez appris lors de la formation et savoir comment cela fonctionne dans le monde réel. L’expérience vous aide également à atteindre certaines des compétences qui ne sont pas couvertes par la formation (plus à ce sujet plus tard).

3. Faites une demande d’évaluation

Maintenant que vous avez été formé et acquis de l’expérience, il est temps de laisser vos pairs professionnels vous regarder et voir si vous êtes à la hauteur. C’est l’étape facile. Rejoignez l’IAF et demandez les formulaires de candidature sur leur site Web – www.iaf-world.org . L’application demande des informations de contact, une formation, une expérience et un CV. Cela prend environ 3 heures car ils vous demandent de décrire brièvement 7 ateliers et 1 en détail. Vous soumettez cette demande avec vos frais et attendez ensuite l’évaluation initiale.

4. Être évalué

Il s’agit d’un processus en 2 étapes:

• Examen de la documentation – évaluation initiale.
• Jour d’évaluation.

L’examen de la documentation est un examen de la demande que vous avez soumise. Votre candidature est attribuée à 2 évaluateurs. Les évaluateurs sont à la recherche de preuves que vous avez la formation appropriée, l’expérience appropriée et les compétences requises. Le résultat est soit un « pass » avec une invitation à la journée d’évaluation, soit un « defer » avec un retour sur les raisons pour lesquelles les évaluateurs estiment que vous avez besoin de plus de formation ou d’expérience et dans quels domaines.

La journée d’évaluation est la deuxième étape du processus. Cela se produit lors d’un événement IAF programmé généralement 2 ou 3 jours avant l’événement. Lorsque vous êtes invité au Jour de l’évaluation, vous recevez des informations concernant une Étude de cas et les 2 évaluateurs qui vous sont assignés – elles vous sont envoyées des semaines avant le jour de l’évaluation. Il vous incombe de préparer votre Étude de cas comme s’il s’agissait d’un véritable atelier et de contacter l’évaluateur désigné comme s’il était votre client.

Lors de la journée d’évaluation, vous rencontrez d’abord les autres candidats et tous les évaluateurs. Vous découvrez l’horaire de la journée. L’évaluation commence par un entretien. Les évaluateurs qui vous ont été assignés vous interrogent pendant 30 minutes. Ils recherchent des éclaircissements concernant votre candidature pour vous assurer que vous n’avez rien manqué et que vous avez acquis les compétences requises. Après l’entretien, vous et vos collègues candidats participez aux ateliers d’étude de cas animés l’un par l’autre. Les autres candidats sont vos participants, ainsi que 2 autres évaluateurs. Vos évaluateurs assignés évaluent votre performance lorsque vous facilitez. Vous faciliterez pendant 30 minutes. A la fin de ce temps, un autre candidat facilite et vous participez. La dernière partie de la journée est une deuxième entrevue. Vos évaluateurs assignés cherchent des réponses à toute compétence manquante ou des éclaircissements concernant ce que vous avez fait en tant que facilitateur. Cela dure 30 minutes. À la fin de la deuxième entrevue, on vous dit si vous « passez » ou si vous êtes « différé ». Sur le groupe de 27 candidats qui ont été évalués avec moi, 3 ont été reportés. Environ 3 semaines plus tard, vous recevez des commentaires confidentiels détaillés sur votre performance. Ce feedback est très complet et honnête.

Les compétences :

Les compétences à atteindre pour devenir un CPF couvrent 6 domaines:

• Créer Des Relations Collaboratives Avec Les Clients.
• Planifiez Les Processus De Groupe Appropriés.
• Créer et maintenir un Environnement Participatif.
• Guider le Groupe vers des résultats appropriés et utiles.
• Développer et maintenir des Connaissances professionnelles.
• Modèle Attitude Professionnelle Positive.

Les 4 premiers sont enseignés avant de faciliter. Les 2 derniers traitent de votre attitude, de votre professionnalisme et de votre formation continue dans le cadre de la profession de facilitateur.

1. Créer Des Relations Collaboratives Avec Les Clients.

Cette compétence porte sur la relation du facilitateur avec le client – en grande partie avant l’atelier. Le facilitateur se prépare-t-il correctement en discutant avec le client pour définir les résultats, les rôles et l’engagement? Le facilitateur diagnostique-t-il les besoins du client et élabore-t-il des processus pour corriger les problèmes? L’animateur peut-il contracter correctement avec le client et gérer plusieurs ateliers? Le facilitateur doit interviewer correctement les clients; répondre aux besoins du client (c.-à-d., pas concevoir des processus qui ne répondent pas à un besoin) et s’assurer que ce qui est livré correspond à ce que le client souhaite.

2. Planifiez Les Processus De Groupe Appropriés.

Cette compétence porte sur la capacité du facilitateur à concevoir et à sélectionner les bons processus et outils qui non seulement produisent le résultat convenu, mais soutiennent également un groupe diversifié de personnes, de cultures et de styles de pensée. L’animateur prend-il en compte les participants variés? L’animateur planifie-t-il l’espace physique et le temps pour répondre aux besoins du groupe? Les facilitateurs doivent comprendre leur public – les participants. Les animateurs doivent se familiariser avec l’espace de l’atelier et les faire travailler pour le groupe.

3. Créer et maintenir un Environnement Participatif.

Cette compétence porte sur la capacité du facilitateur à gérer la communication, les conflits, la créativité et la participation. Le facilitateur utilise-t-il une variété de processus? L’animateur écoute-t-il activement? Le facilitateur peut-il gérer efficacement les conflits? Les facilitateurs doivent savoir écouter, comment permettre la créativité du groupe et comment gérer les conflits tout en veillant à ce que chacun ait des chances égales de participer.

4. Guider le Groupe vers des résultats appropriés et utiles.

Cette compétence porte sur la capacité du facilitateur à exécuter les processus conçus. Le facilitateur peut-il guider le groupe sans manipuler? L’animateur peut-il maintenir le groupe sur la bonne voie? Le facilitateur est-il capable de varier le rythme et de garder tout le monde engagé? Le facilitateur peut-il amener le groupe à un consensus? Ce sont les compétences liées à la sensibilité et à la flexibilité du facilitateur avec le groupe et à la capacité du facilitateur à exécuter les processus ou à s’adapter au besoin du groupe.

5. Développer et maintenir des Connaissances professionnelles.

Cette compétence témoigne du professionnalisme de l’animateur. L’animateur constitue-t-il une base de connaissances entourant la profession? L’animateur connaît-il plus d’une méthode? L’animateur continue-t-il d’apprendre et de faire partie de la profession? Les facilitateurs qui utilisent une méthode et ne grandissent jamais deviennent périmés. De nouvelles idées sont développées en permanence. Nous n’avons jamais toutes les réponses et nous devons rester en contact avec d’autres facilitateurs.

6. Modèle Attitude Professionnelle Positive.

Cette compétence porte sur la capacité de l’animateur à rester neutre, à agir avec intégrité et à être conscient de soi. L’animateur reste-t-il neutre? L’animateur démontre-t-il une croyance en la valeur du groupe et en ce qu’il peut faire? Le facilitateur peut-il reconnaître ses propres limites et s’adapter au besoin pour soutenir le groupe? C’est important parce que, en tant que facilitateurs, nous donnons le ton. Nous modélisons un comportement qui évite: « faites ce que je dis, pas ce que je fais. »Nous faisons ce que nous disons.

Pour paraphraser

Quand je regarde les 6 compétences, elles se résument à savoir comment traiter les gens, gérer le processus et modéliser l’attitude. Pour ce faire, les facilitateurs ne peuvent pas simplement venir animer un atelier sans savoir qui ils animent, quels sont leurs besoins et quels sont les problèmes. Les facilitateurs doivent se préparer correctement. Ceux qui ne se préparent pas correctement rendent un mauvais service à leurs clients. J’apprends à mes élèves à interviewer chaque participant et ce qu’il faut rechercher avant l’atelier.

La préparation n’est pas un luxe – elle est obligatoire. La préparation comprend l’identification des outils et des processus nécessaires au succès de l’atelier. La préparation comprend la création de ce que j’appelle un Ordre du jour annoté – un plan détaillé pour l’atelier. Cela garantit que le facilitateur a réfléchi au processus, qu’il est prêt à le faciliter, mais qu’il est capable d’être flexible. Une planification adéquate permet la flexibilité. Une mauvaise planification inhibe la flexibilité.

L’atelier exige que l’animateur sache gérer ce que font les participants. L’écoute active est notre compétence la plus importante en tant que facilitateur, car elle permet la communication et aide à gérer les conflits. Savoir gérer les différentes personnalités nécessite de faire confiance à vos capacités et de croire aux possibilités du groupe. J’enseigne que si vous traitez les gens avec respect, ils répondent avec respect. Cela aide à gérer les gens et à rester neutre. Croire que vous avez le bon processus et les meilleurs participants, il est facile de rester neutre car le bon processus et les bonnes personnes produisent toujours le bon résultat.

Résumé

Une formation et une expérience sont nécessaires pour devenir un facilitateur professionnel – certainement un facilitateur professionnel certifié. Comment atteindre les compétences peut être enseigné. Je couvre toutes les compétences et tous les outils pour les soutenir dans mes cours de facilitation FoCuSeD ™. Je crois en ces compétences parce qu’elles améliorent les facilitateurs, elles font en sorte que les clients en bénéficient et elles contribuent à faire de la facilitation une profession. J’encourage fortement chaque facilitateur à s’assurer qu’il a la meilleure formation, pratique, rejoint l’IAF et devient un Facilitateur professionnel certifié.