Sådan oprettes et Lønbudget
afsløring: dette indhold understøttes af læseren, hvilket betyder, at hvis du klikker på nogle af vores links, kan vi tjene en provision.
virksomheder bruger lønbudgetter til at forudsige lønudgifter for det kommende år. Disse budgetter inkluderer også relaterede udgifter såsom føderale lønningsskatter, medarbejderfordele og overarbejde.
som sådan vil et detaljeret og nøjagtigt lønningsbudget hjælpe en virksomhed med at styre udgifter og træffe vigtige forretningsbeslutninger.
men processen med at fastsætte dette budget kan være tidskrævende og kompleks. Der er meget at overveje, når du opretter et lønningsbudget, så vi opdeler det i lette, håndterbare trin for dig.
hvorfor det er værd at oprette et Lønningsbudget
lad os se på fordelene ved at oprette et lønningsbudget:
løn er en betydelig udgift
løn udgør normalt 20-30% af virksomhedens bruttoindtægter. Det udgør en betydelig del af det samlede budget. Derfor er det vigtigt, at du administrerer lønningsbudgettet hurtigt.
både overforbrug og underforbrug på løn kan forårsage problemer. Overforbrug skærer i dine fortjenstmargener, mens underforbrug kan betyde, at du ikke fremmer vækst. Din løn budget bør stige som virksomheden udvider, trods alt.
et Budget hjælper dig med at holde styr
et lønbudget hjælper dig med at opretholde virksomhedens økonomiske sundhed. Især at have et budget, der korrekt nedbryder hver udgift, der er forbundet med lønningslisten, hjælper dig med at holde dig inden for dine grænser.
når det kommer til vigtige beslutninger, såsom om du vil være i stand til at lave en ny leje eller give nogen en rejse, ved du nøjagtigt, om virksomheden har råd til det eller ej.
hvis du har brug for at reducere udgifterne, har du desuden en ide om, hvor du skal foretage nedskæringer og/eller hvordan du styrer lønudgifterne mere effektivt.
du forbliver i overensstemmelse med lovkrav
projektering af lønskatter og medarbejderfordele er en vigtig del af oprettelsen af et lønbudget, så du har en solid forståelse af de obligatoriske betalinger, du skal foretage på forhånd.
dette betyder, at du kan sikre dig, at du har midlerne til rådighed til at overholde disse juridiske krav. Undladelse af at gøre det kan resultere i unødvendige sanktioner. For eksempel, hvis du arkiverer kvartalsvise føderale lønningsskatteformularer sent, kan du få en bøde på op til 15% af den ubetalte skat.
den investering, der er nødvendig for at oprette et Lønbudget
oprettelse af et lønbudget kan være tidskrævende afhængigt af din tilgang og virksomhedens størrelse. Der er meget information til kilde, dvs. medarbejderdata og lønoptegnelser.
den gode nyhed er, at du kan fremskynde denne proces ved hjælp af lønprogrammer, såsom Gusto.
Gusto kører og sporer lønningslisten automatisk, og tilbyder andre nyttige funktioner, såsom arkivering skatter på dine vegne. Du kan få adgang til og hente rapporter med alle de oplysninger, du har brug for for at oprette et lønbudget, f.eks. indtjeningsoplysninger for hver medarbejder og fordele.
lønprogram kræver selvfølgelig en finansiel investering. Gustos kernepakke koster en basispris på $39 pr.måned plus $6 pr. måned pr. medarbejder.
du kan dog opleve, at dette er investeringen værd, da lønprogrammer kan øge effektiviteten drastisk. Dette er vigtigt i betragtning af det faktum, at mange af de processer, der er involveret i lønningslisten, er arbejdskrævende, hvis de udføres manuelt.
9 trin til at oprette et Lønningsbudget
for at oprette et lønbudget skal du samle de rigtige data og lave flere væsentlige fremskrivninger.
sandheden er, at der er mange variabler, du muligvis skal indregne. Men når du kender alle de elementer, du skal medtage i lønningsbudgettet, vil du være sikker på at få det rigtigt.
#1 – Liste alle medarbejdere
først skal du sammensætte en liste over alle, som virksomheden betaler. Dette inkluderer alle forskellige typer stillinger, inklusive eksterne og midlertidige stillinger samt dem, der arbejder på stedet.
glem ikke at medtage dig selv på listen. Bemærk også, at du måske ønsker at holde kontraktansatte adskilt, da dine beregninger for disse arbejdstagere vil være forskellige, da du ikke betaler skat for dem eller fordele for dem.
medmindre du er en opstart, er det usandsynligt, at du bliver nødt til at lave denne liste fra bunden. Forhåbentlig har du detaljerede medarbejderposter tilgængelige, og det er bare et spørgsmål om at samle oplysningerne.
mange HR-værktøjer gemmer medarbejderposter. Nogle vil endda spare dig tid ved at tilbyde selvbetjeningssystemer. Med andre ord indtaster medarbejderne de mest opdaterede oplysninger i databasen selv.
#2 – Liste Medarbejderbasisløn
Dernæst skal du notere lønsatsen for hvert medarbejder og antallet af timer, de arbejder hver måned. Brug disse tal til at beregne deres forventede månedlige og årlige indkomster. Hvis du allerede bruger lønprogram, kan du strømline processen ved at trække Historiske data.
ved beregning af grundløn er der et par yderligere aspekter, der skal tages i betragtning for at sikre, at dine estimater er nøjagtige for det kommende år:
- forhøjelser eller lønforhøjelser
- obligatoriske lønforhøjelser, f. eks. en højere mindsteløn
- forudseelige opsigelser, f. eks. pensionerende medarbejdere
- nye ansættelser eller yderligere personale, der kan være påkrævet
- ændringer i eksisterende personaletimer på grund af operationelle ændringer
#3 – anslå overarbejde udgifter
overvej antallet af overarbejde timer omhyggeligt for at være så præcis som muligt.
nogle stillinger kan være mere tilbøjelige til at kræve overarbejde end andre. Du skal også faktor i sæsonudsving, samt begivenheder, der vil øge overarbejde timer i det kommende år. For eksempel kan der være en ny produktlancering, der kræver flere personaletimer.
når det kommer til tallene, er der et par flere ting, du skal faktor i. Ved føderal lov, hvis en arbejdstager gør mere end 40 timer om ugen, har de ret til 1,5 gange løn på deres overarbejde.
du skal også undersøge statens krav. Nogle stater har lidt forskellige overtidsregler. For eksempel i Californien, hvis medarbejdere arbejder over 12 timer om dagen eller over otte timer på den syvende lige dag, har de ret til dobbelttidsløn.
derudover kan der være virksomhedspolitikker vedrørende overtidsbetaling eller præmiebetaling, dvs. øgede satser, når medarbejderne arbejder uønskede timer eller dage.
#4 – anslå bonusser og provisioner, hvis relevant
der er forskellige typer bonusser, du muligvis skal indregne afhængigt af virksomhedens politik.
præstationsbaserede bonusser eller provisioner, siger til salgspersonale, er vanskelige at estimere, da de ikke er garanteret. Det bedste du kan gøre her er at skabe et gennemsnit baseret på en medarbejders præstationer i tidligere år, eller hvad medarbejdere i en bestemt rolle har opnået i tidligere år.
Andre typer af bonusser kan være ferie eller årlige bonusser. De kan være baseret på anciennitet. Eller baseret på det antal år, en medarbejder har tjent. Du bliver nødt til at buff op på forskellige bonusser din virksomhed tilbyder at sikre, at du ikke går glip af noget fra budgettet.
#5 – projekt medarbejderfordele
der vil sandsynligvis være obligatoriske fordele, du skal medtage i budgettet. I de fleste stater skal arbejdsgiverne dække arbejdstagernes kompensationsforsikring. Der er også yderligere krav i visse stater eller endda byer eller amter, såsom handicapforsikring eller betalt forældreorlov.
sørg for at kontrollere statens regler for at forblive kompatible. Og hold øje med enhver ny lovgivning.
der er også en række frivillige fordele, du muligvis skal overveje afhængigt af virksomheden. Disse kan være:
- en 401k plan
- livsforsikring
- medicinsk, dental og vision forsikring
- et medarbejderassistentprogram (EAP)
- en fleksibel udgiftskonto (FSA)
- en Sundhedsgodtgørelsesordning (HRA)
#6 – Beregn lønningsskatter
hver arbejdsgiver skal betale føderale lønningsskatter. Bemærk, at andre statslige eller lokale lønningsskatter også kan gælde.
indkomstskat, medicare og socialsikringsbetalinger skal tilbageholdes fra medarbejderens løn hver måned og betales til de relevante myndigheder.
arbejdsgivere skal også betale deres del af lønningsskatter (der ikke kommer fra medarbejderlønninger), herunder social sikring, medicare, føderal arbejdsløshed og statslige arbejdsløshedsbidrag.
skattesatser kan ændres, så sørg for at holde dig opdateret.
når det kommer til faktisk at indgive disse skatter, hvis du ikke vil have besværet, eller du er bekymret, vil du lave fejl, så kan mange lønningsværktøjer, såsom Gusto, automatisk beregne og arkivere lønningsskatter på dine vegne.
#7 – Total din løn Budget
du kan have en bestemt måde at vise dine totaler. Du kan f.eks. bruge et budgetteringsværktøj eller et lønprogram eller en kombination af de to, der vil gøre beregningerne for dig og give en rapport. Eller måske bruger du et regneark, måske baseret på en skabelon.
uanset hvad skal du se en oversigt over de forskellige udgiftstotaler, så de rigtige mennesker kan bruge oplysningerne til at træffe smarte forretningsbeslutninger. Ud over det samlede beløb inkluderer totaler for bruttoløn, overarbejde, fordele, bonusser og skatter.
når du har totalerne, kan du tilføje en procentdel for uventede udgifter. For eksempel kan der være en uventet opsigelse eller, som vi har set for nylig, forstyrrelser på grund af globale begivenheder.
#8 – gennemgå din løn Budget
benchmark for lønudgifter er generelt 20-30% af virksomhedens bruttoomsætning. Imidlertid kan nogle brancher, såsom service-og gæstfrihedsbranchen, have et lønningsbudget på 50%, der ikke mindsker overskuddet. Slå op på standard lønningsbudgettet for din branche for at se, hvordan dit budget stabler op.
der er yderligere grunde til, at det er en god ide at sammenligne lønbudgettet med forventet indtjening. For det første vil du være i stand til at træne, hvis du har råd til nye ansættelser. Hvis der er plads i budgettet til dette, er det et stort plus, da nye ansættelser kan hjælpe forretningsvæksten.
eller hvis det forventede lønbudget er for højt, har du mulighed for at foretage ændringer, der vil have indflydelse i løbet af regnskabsåret. For eksempel kan du oprette incitamentsprogrammer for at øge medarbejdernes produktivitet eller revurdere overarbejde.
#9 – spor lønudgifter
du skal spore dine faktiske lønudgifter i løbet af året og sammenligne dem med dine fremskrivninger. Det hjælper virksomheden med at holde sig inden for sine grænser, når man overvejer bonusser, overarbejde og så videre.
der er naturligvis mange yderligere grunde til at overvåge og føre fortegnelser over lønningslisten. For eksempel, hvis der skal være en revision. Og selvfølgelig vil dine optegnelser hjælpe dig med at oprette lønningsbudgettet for næste år.
den nemmeste måde at føre lønoptegnelser på er at bruge et lønningsværktøj som Gusto. Det sporer hver enkelt persons timer, fritid, løn og holder automatisk alle poster for dig et sted.
endelige tip til oprettelse af et Lønningsbudget
hvis du vil oprette og administrere lønningsbudgettet som en professionel, her er de sidste ting, du har brug for at vide:
- brug et vikarbureau til sæsonarbejdere? Glem ikke at medtage deres løn plus de administrative omkostninger, der er forbundet med at bruge agenturet i budgettet.
- du ønsker måske at oprette en dokumenteret lønningsstrategi baseret på budgettet. Et finansielt mål (en stigning eller et fald) for budgettet for det kommende år.
- sørg for, at eventuelle ændringer i lønudgifterne er bæredygtige og ikke vil have en skadelig virkning andre steder. For eksempel kan fjernelse af en årlig feriebonus, som medarbejderne er vant til, alvorligt påvirke moralen.
- lad freelancere og entreprenører være ude af lønningsbudgettet. De har ikke de samme økonomiske krav som andre lønmodtagere.
næste trin
når du har oprettet og gennemgået dit lønbudget, er det næste skridt at komme sammen med de relevante personer og få dem til at kigge også. Disse kan være C-niveau, HR-team, regnskab og/eller afdelingsledere.
på denne måde kan du diskutere og implementere eventuelle nødvendige ændringer. Derefter skal du selvfølgelig fortsætte med at opretholde gode poster og forsøge at holde sig til dit budget som nævnt ovenfor.
som vi er sikre på, at du er klar over, har travle HR-professionelle mange opgaver at udføre oven på lønadministrationen. Så hvis du gerne vil forenkle yderligere HR-processer, kan du være interesseret i vores guide til det bedste HR-program. Vi giver dig den lave ned på de værktøjer, der hjælper dig med at strømline rekruttering, HR-ledelse, PTO, lønningsliste, rapportering og meget mere.