13 saker du aldrig ska skriva i ett arbetsmail
e-postetikett är en delikat konst, och en som är viktig att behärska, med tanke på genomsnittliga amerikaner kontrollerar deras arbetsmail tre plus timmar om dagen och personlig e-post två plus timmar om dagen, enligt Adobe e-Postanvändningsstudie 2019. Och nu när många arbetar på distans för att stoppa spridningen av COVID-19, kan vi ganska mycket anta att det finns ännu fler e-postmeddelanden än vanligt som skickas under arbetsdagen. Så var medveten: När du använder dåligt omdöme i ett e-postmeddelande till din chef, medarbetare eller klient har du skapat en digital post av ditt misstag som kan komma tillbaka för att bita dig.
som Jacqueline Whitmore, etikettexpert och grundare av Protocol School of Palm Beach, uttrycker det: ”ett e-postmeddelande är ett permanent dokument som kan hållas mot dig.”
en annan anledning till att insatserna är höga: ”e-postmeddelanden kan vidarebefordras till vem som helst; de kan till och med publiceras på Internet för allmänheten att se”, varnar verkställande tränare Anne Marie Segal.
även stavfel är en sak, det finns några flagranta misstag människor gör när du skriver arbete e-post. Dessa 13 saker ska aldrig dyka upp i en professionell e-post.
’ är det meningsfullt?’
denna till synes ofarliga fråga kan komma ut som nedlåtande, säger Jules Hirst, etikettexpert och medförfattare till The Power of Civilility: Top Experts Reveal the Secrets to Social Capital. Istället, om du behöver ta itu med komplexa ämnen i ett e-postmeddelande, rekommenderar Hirst detta språk: ”om du har några frågor, låt oss diskutera detta i telefon.”
”uppenbarligen”
att använda detta ord kan också få dig att verka nedlåtande, säger Dianna Booher, grundare och VD för kommunikationsföretaget Booher Research Institute. Också, om något verkligen var uppenbart, varför skulle du skicka ett mail om det i första hand?
Emojis
om du inte arbetar på ett super-casual företag, smiley faces, frowns och andra uttryckssymboler misslyckas med e-post-etiketttestet. ”Du vill inte behandla professionell e-post som ett textmeddelande”, förklarar Whitmore.
’LOL’
på samma sätt sparas akronymer som LOL, LMK och TTYL bäst för textmeddelanden—inte e-postmeddelanden till kunder. Undantaget skulle vara om du skickade ett mail till ditt arbete BFF.
alla kepsar
ingen gillar att skrika på. E-postmeddelanden med meningar eller fraser i alla stora bokstäver är i grunden den digitala motsvarigheten till det.
alla små bokstäver
professionella e-postmeddelanden ska hållas så polerade och formella som möjligt. Det betyder att man bara använder små bokstäver, eller dålig grammatik, är ett stort nej-nej.
informella hälsningar
i inledande e-postmeddelanden är informella hälsningar som ”Hej där” eller ”Hej” alltför avslappnade. Istället rekommenderar Hirst att använda ” Kära herr eller fru .”
svara på ett e-postmeddelande? ”Jag rekommenderar att du följer den andras ledning”, säger Whitmore. ”Om den andra personen skriver, ”Kära Jacqueline”, skulle jag spegla den personens hälsning.”
”skål”
som en informell hälsning, en informell sign-off kan skicka fel budskap, säger Whitmore, som rekommenderar att du använder en mer formell stängning som ” vänliga hälsningar,” ”varmt,” eller ” alla de bästa.”
skämt
om du inte skickar e-post till dina närmaste arbetskompisar som är bekanta med din humor, riskera inte några roliga saker. Humor, särskilt sarkasm, översätter vanligtvis inte bra via e-post, säger Segal. ”Problemet med skämt i e-postmeddelanden är att du inte har samma referensram som du skulle ha personligen när du gör ett skämt”, säger Segal. ”Du saknar samma sammanhang som du skulle ha ansikte mot ansikte.”
”jag slutade”
i det här fallet speglar e-postetikett kontorsetikett. Enkelt uttryckt, ”det finns vissa ämnen som kräver personlig konversation, och en avgång är en av dem”, säger Whitmore.
förbehållet? ”Ett formellt uppsägningsmeddelande ska skickas efter att du har en konversation med din chef, och det ska ange slutdatum för din anställning”, säger Segal.
skvaller
skvaller om medarbetare är alltid en dålig ide, eftersom det kan skada inte bara dina relationer med kollegor utan också skada ditt rykte, säger karriär-och affärsetiketthögtalare Karen Litzinger. Ändå gör ett antal människor fortfarande misstaget att sprida rykten över digitala kanaler som Slack, Gchat eller e-post.
’vi behöver prata…’
om du har en oenighet med en medarbetare eller ser potentialen för en, rekommenderar karriärcoach Farnoosh Brock att du tar konversationen offline. Som den här artikeln påpekar kan dina avsikter tolkas felaktigt i ett e-postmeddelande. ”Det sista du behöver är en felkommunikation via e-post för att göra saken värre”, säger Brock.
’rätta mig om jag har fel…’
detta innebär att du är smartare än den andra personen, vilket säkert inte kommer att tas emot bra.
innan du trycker på Skicka
vad som kan verka ofarligt för dig kan sjunka dina sanna avsikter, varför e-postetikett måste finnas på din lista över måste-vet. Men lika mycket som vi litar på e—post är det inte perfekt-precis som människor. Kan du använda lite hjälp att se till att ditt kontor etikett är upp till snus? Gå Monster gratis idag. Som medlem får du karriärrådgivning, arbetsplatsinsikter och jobbsökningstips som skickas direkt till din inkorg så att du alltid är på plats. Och vi lovar att det kommer att vara emoji-fritt.