13 choses que vous ne devriez jamais écrire dans un e-mail professionnel
L’étiquette des e-mails est un art délicat et important à maîtriser, étant donné que les Américains moyens vérifient leurs e-mails professionnels trois heures et plus par jour et leurs e-mails personnels deux heures et plus par jour, selon l’étude d’utilisation des e-mails Adobe 2019. Et maintenant que de nombreuses personnes travaillent à distance pour aider à arrêter la propagation du COVID-19, nous pouvons à peu près supposer qu’il y a encore plus d’e-mails que d’habitude envoyés pendant la journée de travail. Alors soyez conscient: Lorsque vous utilisez un mauvais jugement dans un e-mail à votre patron, collègue ou client, vous avez créé un enregistrement numérique de votre erreur qui pourrait revenir vous mordre.
Comme le dit Jacqueline Whitmore, experte en étiquette et fondatrice de l’École du protocole de Palm Beach: « Un e-mail est un document permanent qui peut être retenu contre vous. »
Une autre raison pour laquelle les enjeux sont élevés : » Les courriels peuvent être transmis à n’importe qui; ils peuvent même être affichés sur Internet pour que le public puisse les voir « , prévient Anne Marie Segal, coach exécutive.
Bien que les fautes de frappe soient une chose, il y a des erreurs flagrantes que les gens commettent lors de la rédaction d’e-mails professionnels. Ces 13 choses ne devraient jamais apparaître dans un e-mail professionnel.
‘ Est-ce logique? »
Cette question apparemment anodine peut sembler condescendante, dit Jules Hirst, expert en étiquette et co-auteur de Le Pouvoir de la Civilité: Les Meilleurs Experts Révèlent les Secrets du Capital Social. Au lieu de cela, si vous devez aborder des sujets complexes dans un e-mail, Hirst recommande ce langage: « Si vous avez des questions, discutons de cela au téléphone. »
« Évidemment »
Utiliser ce mot peut également vous faire paraître condescendant, explique Dianna Booher, fondatrice et PDG de la société de communication Booher Research Institute. De plus, si quelque chose était vraiment évident, pourquoi enverriez-vous un e-mail à ce sujet en premier lieu?
Emojis
Sauf si vous travaillez dans une entreprise très décontractée, les visages souriants, les sourcils froncés et autres émoticônes échouent au test de l’étiquette par e-mail. « Vous ne voulez pas traiter le courrier électronique professionnel comme un message texte », explique Whitmore.
‘LOL’
De même, les acronymes tels que LOL, LMK et TTYL sont mieux enregistrés pour les messages texte — pas les e-mails aux clients. L’exception serait si vous envoyiez un e-mail à votre meilleure amie de travail.
TOUTES LES MAJUSCULES
Personne n’aime se faire engueuler. Les e-mails avec des phrases ou des phrases en lettres majuscules sont essentiellement l’équivalent numérique de cela.
toutes les lettres minuscules
Les e-mails professionnels doivent être aussi polis et formels que possible. Cela signifie qu’utiliser uniquement des lettres minuscules, ou une mauvaise grammaire, est un gros non-non.
Salutations informelles
Dans les courriels d’introduction, les salutations informelles telles que « Salut là-bas » ou « Hey » sont beaucoup trop décontractées. Au lieu de cela, Hirst recommande d’utiliser « Cher Monsieur ou Madame. »
Répondre à un e-mail professionnel ? « Je recommande de suivre l’exemple de l’autre personne », explique Whitmore. « Si l’autre personne écrit : « Chère Jacqueline », je refléterais la salutation de cette personne. »
« Acclamations »
Comme une salutation informelle, une signature informelle peut envoyer le mauvais message, dit Whitmore, qui recommande d’utiliser une clôture plus formelle telle que « meilleures salutations », « chaleureusement » ou « tout le meilleur. »
Blagues
À moins d’envoyer un e-mail à vos amis de travail les plus proches qui connaissent votre sens de l’humour, ne risquez aucune chose amusante. L’humour, en particulier le sarcasme, ne se traduit généralement pas bien par e-mail, dit Segal. « Le problème avec les blagues dans les courriels est que vous n’avez pas le même cadre de référence que vous auriez en personne lorsque vous faites une blague », explique Segal. « Il vous manque le même contexte que vous auriez face à face. »
‘J’arrête’
Dans ce cas, l’étiquette des e-mails reflète l’étiquette du bureau. En termes simples, « certains sujets nécessitent une conversation en personne, et une démission en fait partie », explique Whitmore.
La mise en garde? « Un courriel de démission officiel devrait être envoyé après une conversation avec votre patron, et il devrait spécifier la date de fin de votre emploi », explique Segal.
Potins
Bavarder sur des collègues est toujours une mauvaise idée, car cela peut nuire non seulement à vos relations avec vos collègues, mais aussi à votre réputation, explique Karen Litzinger, conférencière spécialisée dans la carrière et l’étiquette commerciale. Néanmoins, un certain nombre de personnes commettent toujours l’erreur de propager des rumeurs sur des canaux numériques tels que Slack, Gchat ou e-mail.
‘Nous devons parler…’
Si vous avez un désaccord avec un collègue, ou si vous voyez le potentiel d’en avoir un, l’entraîneur de carrière Farnoosh Brock recommande de mettre la conversation hors ligne. Comme le souligne cet article, vos intentions peuvent être mal interprétées dans un e-mail. « La dernière chose dont vous avez besoin est une mauvaise communication par e-mail pour aggraver les choses », explique Brock.
‘Corrigez-moi si je me trompe…’
Cela implique que vous êtes plus intelligent que l’autre personne, ce qui ne sera certainement pas bien reçu.
Avant d’appuyer sur envoyer
Ce qui peut vous sembler inoffensif pourrait vous faire perdre vos véritables intentions, c’est pourquoi l’étiquette des e-mails doit figurer sur votre liste des incontournables. Mais même si nous comptons sur le courrier électronique, ce n’est pas parfait — tout comme les humains. Pourriez-vous utiliser de l’aide pour vous assurer que votre étiquette de bureau est à la hauteur? Rejoignez Monster gratuitement dès aujourd’hui. En tant que membre, vous recevrez des conseils de carrière, des informations sur le lieu de travail et des conseils de recherche d’emploi directement dans votre boîte de réception afin que vous soyez toujours au courant. Et nous promettons que ce sera sans emoji.