13 Dinge, die Sie niemals in eine geschäftliche E-Mail schreiben sollten
Die E-Mail-Etikette ist eine heikle Kunst, die es zu meistern gilt, wenn man bedenkt, dass durchschnittliche Amerikaner ihre geschäftlichen E-Mails mehr als drei Stunden am Tag und ihre persönlichen E-Mails mehr als zwei Stunden am Tag abrufen Adobe E-Mail Usage Study 2019. Und jetzt, da viele Menschen remote arbeiten, um die Ausbreitung von COVID-19 zu stoppen, können wir davon ausgehen, dass während des Arbeitstages noch mehr E-Mails als gewöhnlich gesendet werden. Also sei dir bewusst: Wenn Sie in einer E-Mail an Ihren Chef, Kollegen oder Kunden ein schlechtes Urteilsvermögen verwenden, haben Sie eine digitale Aufzeichnung Ihres Fehlers erstellt, die Sie beißen könnte.
Wie Jacqueline Whitmore, Etikette-Expertin und Gründerin der Protocol School of Palm Beach, es ausdrückt: „Eine E-Mail ist ein permanentes Dokument, das gegen Sie vorgehalten werden kann.“
Ein weiterer Grund, warum es auf dem Spiel steht: „E-Mails können an jeden weitergeleitet werden; sie können sogar im Internet veröffentlicht werden, damit die Öffentlichkeit sie sehen kann“, warnt Executive Coach Anne Marie Segal.
Während Tippfehler eine Sache sind, gibt es einige ungeheuerliche Fehler, die Menschen beim Schreiben von Arbeits-E-Mails machen. Diese 13 Dinge sollten niemals in einer professionellen E-Mail erscheinen.
‚Macht das Sinn?
Diese scheinbar harmlose Frage kann herablassend wirken, sagt Jules Hirst, Etikette-Experte und Co-Autor von The Power of Civility: Top Experts Reveal the Secrets to Social Capital. Wenn Sie stattdessen komplexe Themen in einer E-Mail ansprechen müssen, empfiehlt Hirst diese Sprache: „Wenn Sie Fragen haben, besprechen wir dies am Telefon.“
‚Offensichtlich‘
Die Verwendung dieses Wortes kann Sie auch herablassend erscheinen lassen, sagt Dianna Booher, Gründerin und CEO der Kommunikationsfirma Booher Research Institute. Wenn etwas wirklich offensichtlich wäre, warum würden Sie überhaupt eine E-Mail darüber senden?
Emojis
Wenn Sie nicht in einem super-lässigen Unternehmen arbeiten, bestehen Smileys, Stirnrunzeln und andere Emoticons den E-Mail-Etikette-Test nicht. „Sie möchten professionelle E-Mails nicht wie eine Textnachricht behandeln“, erklärt Whitmore.
‚LOL‘
In ähnlicher Weise werden Akronyme wie LOL, LMK und TTYL am besten für Textnachrichten gespeichert — nicht für E-Mails an Clients. Die Ausnahme wäre, wenn Sie eine E-Mail an Ihre beste Freundin senden würden.
GROßBUCHSTABEN
Niemand wird gerne angeschrien. E-Mails mit Sätzen oder Phrasen in Großbuchstaben sind im Grunde das digitale Äquivalent dazu.
alle Kleinbuchstaben
Professionelle E-Mails sollten so poliert und formell wie möglich gehalten werden. Das bedeutet, dass nur Kleinbuchstaben verwendet werden, oder schlechte Grammatik, ist ein großes Nein-Nein.
Informelle Begrüßungen
In einleitenden E-Mails sind informelle Begrüßungen wie „Hallo“ oder „Hey“ viel zu lässig. Stattdessen empfiehlt Hirst die Verwendung von „Sehr geehrter Herr oder Frau .“
Auf eine geschäftliche E-Mail antworten? „Ich empfehle, der Führung der anderen Person zu folgen“, sagt Whitmore. „Wenn die andere Person schreibt:’Liebe Jacqueline‘, würde ich die Begrüßung dieser Person widerspiegeln.“
„Prost“
Wie eine informelle Anrede kann eine informelle Abmeldung die falsche Botschaft senden, sagt Whitmore, der empfiehlt, einen formelleren Abschluss wie „mit freundlichen Grüßen“, „herzlich“ oder „alles Gute.“
Witze
Wenn Sie Ihren engsten Arbeitskollegen, die mit Ihrem Sinn für Humor vertraut sind, keine E-Mails senden, riskieren Sie keine lustigen Sachen. Humor, besonders Sarkasmus, übersetzt normalerweise nicht gut über E-Mail, sagt Segal. „Das Problem mit Witzen in E-Mails ist, dass Sie nicht den gleichen Bezugsrahmen haben wie persönlich, wenn Sie einen Witz machen“, sagt Segal. „Ihnen fehlt der gleiche Kontext, den Sie von Angesicht zu Angesicht hätten.“
‚Ich kündige‘
In diesem Fall spiegelt die E-Mail-Etikette die Büroetikette wider. Einfach ausgedrückt: „Es gibt bestimmte Themen, die ein persönliches Gespräch erfordern, und ein Rücktritt ist einer von ihnen“, sagt Whitmore.
Der Vorbehalt? „Eine formelle Rücktritts-E-Mail sollte gesendet werden, nachdem Sie ein Gespräch mit Ihrem Chef geführt haben, und es sollte das Enddatum Ihrer Beschäftigung angeben“, sagt Segal.
Klatsch
Über Kollegen zu klatschen ist immer eine schlechte Idee, da es nicht nur Ihre Beziehungen zu Kollegen schädigen, sondern auch Ihren Ruf schädigen kann, sagt Karen Litzinger, Sprecherin für Karriere- und Geschäftsetikette. Dennoch machen einige Leute immer noch den Fehler, Gerüchte über digitale Kanäle wie Slack, Gchat oder E-Mail zu verbreiten.
‚Wir müssen reden …‘
Wenn Sie eine Meinungsverschiedenheit mit einem Kollegen haben oder das Potenzial dafür sehen, empfiehlt Karrierecoach Farnoosh Brock, das Gespräch offline zu nehmen. Wie in diesem Artikel erwähnt, können Ihre Absichten in einer E-Mail falsch interpretiert werden. „Das Letzte, was Sie brauchen, ist eine Fehlkommunikation per E-Mail, um die Sache noch schlimmer zu machen“, sagt Brock.
‚Korrigiere mich, wenn ich falsch liege…‘
Dies bedeutet, dass du schlauer bist als die andere Person, was sicherlich nicht gut aufgenommen wird.
Bevor Sie auf Senden klicken
Was Ihnen harmlos erscheinen mag, könnte Ihre wahren Absichten untergraben, weshalb die E-Mail-Etikette auf Ihrer Liste der Must-Knows stehen muss. Aber so sehr wir uns auf E—Mails verlassen, es ist nicht perfekt – genau wie Menschen. Könnten Sie Hilfe brauchen, um sicherzustellen, dass Ihre Büroetikette auf dem neuesten Stand ist? Melde dich noch heute kostenlos bei Monster an. Als Mitglied erhalten Sie Karriereberatung, Einblicke in den Arbeitsplatz und Tipps zur Jobsuche direkt in Ihren Posteingang, damit Sie immer auf dem Laufenden sind. Und wir versprechen, dass es Emoji-frei sein wird.