13 ting, du aldrig bør skrive i en arbejds-e-mail
e-mail-etikette er en delikat kunst, og en, der er vigtig at mestre, i betragtning af at gennemsnitlige amerikanere tjekker deres arbejds-e-mail Tre plus timer om dagen og personlig e-mail to plus timer om dagen, ifølge Adobe-e-mail-Brugsundersøgelsen fra 2019. Og nu hvor mange mennesker arbejder eksternt for at hjælpe med at stoppe spredningen af COVID-19, kan vi stort set antage, at der sendes endnu flere e-mails end normalt i løbet af arbejdsdagen. Så vær opmærksom: Når du bruger dårlig dømmekraft i en e-mail til din chef, kollega eller klient, har du oprettet en digital registrering af din fejl, der kan komme tilbage for at bide dig.
som etiketteekspert og grundlægger af Protocol School Of Palm Beach udtrykker det: “en e-mail er et permanent dokument, der kan holdes imod dig.”
en anden grund til, at indsatsen er høj: “e-mails kan videresendes til enhver; De kan endda blive sendt på internettet, så offentligheden kan se,” advarer udøvende træner Anne Marie Segal.
mens skrivefejl er en ting, er der nogle alvorlige fejl, folk laver, når de skriver arbejdsmails. Disse 13 ting bør aldrig dukke op i en professionel e-mail.
‘giver det mening?’
dette tilsyneladende harmløse spørgsmål kan komme ud som nedladende, siger Jules Hirst, etiketteekspert og medforfatter til Civilitetens magt: topeksperter afslører hemmelighederne for Social kapital. I stedet, hvis du har brug for at adressere komplekse emner i en e-mail, anbefaler Hirst dette sprog: “hvis du har spørgsmål, lad os diskutere dette på telefonen.”
‘naturligvis’
brug af dette ord kan også få dig til at virke nedladende, siger Dianna Booher, grundlægger og Administrerende Direktør for kommunikationsfirmaet Booher Research Institute. Også, hvis noget var virkelig indlysende, hvorfor ville du sende en e-mail om det i første omgang?
Emojis
medmindre du arbejder i et super-afslappet firma, mislykkes smiley-ansigter, rynker panden og andre humørikoner e-mail-etikette-testen. “Du ønsker ikke at behandle professionel e-mail som en sms,” forklarer han.
‘LOL’
tilsvarende gemmes akronymer som LOL, LMK og TTYL bedst til tekstbeskeder—ikke e-mails til klienter. Undtagelsen ville være, hvis du sendte en e-mail til dit arbejde BFF.
ALLE CAPS
ingen kan lide at blive råbt på. E-mails med sætninger eller sætninger i alle store bogstaver er dybest set den digitale ækvivalent af det.
alle små bogstaver
professionelle e-mails skal holdes så polerede og formelle som muligt. Det betyder at bruge kun små bogstaver, eller dårlig grammatik, er et stort nej-nej.
uformelle hilsener
i indledende e-mails er uformelle hilsener som “Hej der” eller “Hej” alt for afslappede. I stedet anbefaler Hirst at bruge “Kære Mr. eller Fru .”
svar på en arbejds-e-mail? “Jeg anbefaler at følge den anden persons ledelse,” siger han. “Hvis den anden person skriver,’ Kære Jacobine, ‘ jeg ville spejle denne persons hilsen.”
‘Cheers’
som en uformel hilsen kan en uformel tilmelding sende den forkerte besked, siger Hvidmore, der anbefaler at bruge en mere formel lukning som” venlig hilsen”,” varmt “eller” alt det bedste.”
vittigheder
medmindre du e-mailer dine nærmeste arbejdskammerater, der er fortrolige med din sans for humor, risikerer du ikke sjove ting. Humor, især sarkasme, oversætter normalt ikke godt via e-mail, siger Segal. “Problemet med vittigheder i e-mails er, at du ikke har den samme referenceramme, som du ville have personligt, når du laver en vittighed,” siger Segal. “Du mangler den samme kontekst, som du ville have ansigt til ansigt.”
‘jeg afslutter’
i dette tilfælde spejler e-mail-etikette kontoretikette. Kort sagt,” der er visse emner, der kræver personlig samtale, og en fratræden er en af dem, ” siger han.
advarslen? “En formel opsigelses-e-mail skal sendes, når du har en samtale med din chef, og den skal angive slutdatoen for din ansættelse,” siger Segal.
Gossip
Gossiping om kolleger er altid en dårlig ide, da det kan skade ikke kun dine relationer med kolleger, men også skade dit omdømme, siger karriere og business-etikette højttaler Karen Litsinger. Ikke desto mindre begår en række mennesker stadig fejlen ved at sprede rygter over digitale kanaler som Slack, Gchat eller e-mail.
‘vi er nødt til at tale…’
hvis du er uenig med en kollega eller ser potentialet for en, anbefaler karriere coach Farnoosh Brock at tage samtalen offline. Som denne artikel påpeger, kan dine intentioner fortolkes forkert i en e-mail. “Det sidste, du har brug for, er en fejlkommunikation via e-mail for at gøre tingene værre,” siger Brock.
‘ret mig, hvis jeg tager fejl…’
dette indebærer, at du er klogere end den anden person, som bestemt ikke vil blive modtaget godt.
før du rammer send
hvad der kan virke harmløst for dig, kan synke dine sande intentioner, hvorfor e-mail-etikette skal være på din liste over must-ved. Men så meget som vi stoler på e—mail, er det ikke perfekt-ligesom mennesker. Kan du bruge lidt hjælp til at sikre, at din kontormetikette er op til snus? Deltag Monster gratis i dag. Som medlem får du karriererådgivning, indsigt på arbejdspladsen og tip til jobsøgning sendt direkte til din indbakke, så du altid er på punkt. Og vi lover, at det vil være emoji-fri.