• Articles
• admin

produktetikett

hater du papirarbeid? Det virker som andre hater det også, fordi det globale dokumenthåndteringssystemmarkedet er skyrocketing. Document management software (DMS) er utviklet for å fullføre ulike e-dokument oppgaver. En skybasert ELLER lokal DMS-løsning kan automatisere bedriftens dokumentflyt og frigjøre ressurser for å få gjort mer arbeid.

men hvordan finner du dokumentstyringssystemet som oppfyller dine spesifikke forretningsbehov? Her er en ledetråd: bygg din egen. I denne veiledningen finner du alt du trenger å vite før du utvikler et dokumenthåndteringssystem.

Document management software market: Generell oversikt

dokument management software markedet vokser stadig . Det forventes å treffe $11.47 milliarder i 2026, mer enn det dobbelte av hva det var i 2020 ($5.51 milliarder). Hvert år, papirarbeid automatisering blir mer og mer nødvendig å holde selskaper flytende. Tror det er en overdrivelse? Et raskt faktum: dokumentproblemer er ansvarlige for gjennomsnittlige tap på $ 20 000 i budsjett og 21% av daglig produktivitet.

Det er ingen tvil om at det er en bedre bruk for disse ressursene. Mens salg, markedsføring og banksektorer er banebrytende for innføringen av enterprise content management-løsninger, begynner andre bransjer bare å holde tritt, drevet av behovet for økt produktivitet på arbeidsplassen. Så det er på tide å bygge dokumentsystem management software for ethvert selskap som ikke har gjort det ennå.

Fortsett å lese for å finne ut hvordan du tar tak i denne lavt hengende frukten og forbedrer arbeidsflyteffektiviteten.

Å Bygge et tilpasset dokumentbehandlingssystem kontra å bruke et ferdigbehandlet system

Dokumentbehandlingsprogramvare er et knutepunkt for et selskaps dokumentflyt som øker prosessene, forbedrer produktiviteten og reduserer kostnadene. Når det gjelder å implementere EN DMS, har du to alternativer: kjøpe en off-the-sokkel produkt eller bygge en tilpasset en. La oss sammenligne de to alternativene og se hvilke som fungerer best for deg.

Kostnader

det kommer ikke som noen overraskelse at tilpasset DMS-utvikling krever en høyere innledende investering. Men hvis du legger til i lifetime corporate-abonnementet for en ferdig løsning, ser du at det er mer kostnadseffektivt å utvikle ditt eget produkt.

Funksjonalitet

det finnes mange DMS-løsninger på markedet. Likevel kan det være vanskelig å finne en som passer dine forretningsbehov. Hvorfor? Kommersiell-orientert programvare rettet mot et bredt spekter av bedrifter med ulike og noen ganger gjensidig utelukkende behov. Derfor betaler du ikke bare for pakketjenester du aldri vil bruke, men du kan heller ikke få de smale spesialiserte funksjonene du trenger. Og selv om du kan, vil de ikke passe dine prosesser, så vel som en tilpasset løsning.

Integrasjoner

de fleste ferdige DM-ER integreres ikke med annen programvare, noe som gjør at brukerne flytter kopier av det samme dokumentet til SINE CMS – og CRM-systemer. Derimot, når du utvikler et tilpasset dokumenthåndteringssystem, kan du integrere med selskapets vedtatte programvare og styrke enhver arbeidsflyt.

så, bygge en app ende-til-ende er din beste sjanse hvis du trenger å gå utover standard funksjonalitet. Men hva tar det for å hoppe inn i å utvikle et dokumentstyringssystem? For det første bør du vite funksjonene du vil implementere og forstå grunnleggende om en programvareutviklingsprosess. Høres komplisert ut? Ikke bekymre deg; vi har ryggen din!

Viktige funksjoner i dokumentbehandlingssystemer

før du begynner å vurdere hvilke funksjoner du vil ha, bør du undersøke bedriftens forretningsprosesser. En tilpasset dokumenthåndteringsløsning kan tilpasses arbeidsflyten din, som er bransjespesifikk og varierer mellom organisasjoner. Her er listen over viktige funksjoner til å begynne med.

Sammenhengende filstruktur

det er viktig å designe en enkel filsystemstruktur som brukerne raskt vil lære og tilpasse seg. I et trestrukturert filsystem kan enhver oppføring enten være en fil, en mappe eller en undermappe. Siden hver fil har en unik vei, forblir treet filstrukturen den mest praktiske filstrukturen på tvers av ulike typer programvare.

tilpassbare regler for merking og navngivning

muligheten til å merke innhold og dets eiere automatiserer gjennomgangsprosessen og holder den oppdatert. Siden hver organisasjon har sine egne regler for navngivning av dokumenter, bør EN DMS støtte de eksisterende navnereglene.

Tilgjengelighet på tvers av plattformer og enheter

systemet skal kjøre jevnt på tvers av stasjonære, mobile og tablet-enheter, og tilbyr en sømløs brukeropplevelse. Etter hvert som arbeidet hjemmefra tar over bransjer, er det avgjørende å tilby verktøy for dokumenttilgang, fildeling og redigering fra hvor som helst i verden. Derfor er det viktig å bygge en mobilapp i tillegg til dine nettbaserte DMS.

en robust søkemotor

etter hvert som innholdet utvides, blir det vanskeligere å finne ting i dokumentbehandlingsprogramvaren. Så opprett et system der du kan søke etter dokumenter ved å bruke så mange kriterier som mulig, inkludert tittel, dato, kategori, tag og forfatter.

Versjonskontroll

Versjonskontroll sikrer effektivt samarbeid mellom ansatte som arbeider på samme dokument. Denne funksjonen lar brukerne sikkerhetskopiere og spore filene sine over tid.

Samarbeidsredigering

denne funksjonen lar flere brukere delta i samtidig redigering og se hvem andre som har tilgang til det samme dokumentet. I Tillegg kan Du bytte mellom moduser av filtilgang akkurat Som Google Docs gjør. Mens noen dokumenter er gratis å få tilgang til for alle, er andre bare tilgjengelige for bestemte brukere eller grupper.

Integrasjon med tredjeparts programvare

i gjennomsnitt bruker en liten bedrift 102 forskjellige programvareprodukter, mens store bedrifter bruker 288 apper. Dokumentbehandlingsløsningen bør integreres med de mest essensielle av dem på et minimum, for eksempel e-post, chat-løsninger eller annen programvare som firmaet velger. Alle filtyper skal være enkle å eksportere og importere fra andre programmer.

Skalerbar lagring

når det gjelder lagring, er det bedre å ha mer enn mindre. Moderne Dmser er avhengige av skylagringsløsninger som er enkle å skalere i henhold til selskapets behov.

Sikkerhetsinnstillinger

filene dine skal være sikre på alle nivåer, fra brukerautentisering og motstandsdyktighet til eksterne trusler til klasser av dokumenttilgang. Å vente på et datainnbrudd for å iverksette tiltak er aldri en god ide—det er alltid lettere å forebygge enn å kurere.

Arkivering

i hele arbeidet med klienter oppretter og lagrer du en rekke dokumenter. Fordi noen partnerskap varer i flere tiår, må du bevare og arkivere filer relatert til tidligere prosjekter for å ha referanser på hånden eller for å overholde bransjeforskrifter.

Automatisert filgenerering

med en filgenerator kan brukerne opprette kontrakter, skjemaer og rapporter basert på lokale maler, samt justere importerte filer med bedriftens standarder. Dette vil forenkle mange rutinemessige prosedyrer og redusere menneskelige feil.

Frakoblet tilgang

siden det er umulig å sikre en stabil internettforbindelse, spesielt for eksterne ansatte, bør løsningen din fungere offline. Pass på at filleseren lar brukerne vise, redigere og laste ned filer når det er nødvendig.

E-signatur

E-signatur lar selskapets representanter lovlig signere nødvendige skjemaer i et elektronisk format. Elektronisk signatur effektiviserer dokumentbehandling på tvers av avdelinger og forenkler samarbeidet med andre virksomheter.

Konvertering Av Filtype

Hvis du Legger til en innebygd filkonverter i et dokumentbehandlingssystem, øker arbeidsflyteffektiviteten i organisasjonen. Ikke glem å aktivere batch konverteringer slik at ansatte kan konvertere mange dokumenter i bare noen få klikk.

Optisk tegnleser

hvis du fortsatt trenger å bruke papirbaserte dokumenter, bør du vurdere å legge til EN OPTISK tegnleser (OCR) i funksjonslisten. MED OCR kan DU enkelt skanne trykt og håndskrevet tekst og laste den opp til systemet ditt.

Uavhengig av den valgte funksjonaliteten, må du ta vare på feilsøking og systemoppdateringer. Unødvendig å si, det er tryggere å overlate denne oppgaven til noen som allerede har jobbet på systemet og vet hver tomme av det. Se etter en programvareutviklingsleverandør som tilbyr vedlikehold og støtte etter lansering.

Ting du bør vurdere før du starter dms utvikling

som nevnt tidligere, en fugleperspektiv av dine unike forretningsbehov vil fortelle deg hvilke komponenter som er en må-ha, og som er valgfritt. Det er imidlertid noen flere ting å avgjøre før DU starter dms systemprogramvareutvikling. Legg til disse trinnene i veikartet for prosjektet:

Overholdelse av forskriftsmessige standarder

I Tillegg Til Rollebaserte Tilgangskontroller (Rbac), flerfaktorautentisering, tillatelsesprotokoller og tett kodede datakrypteringer med et dms-portalsystem, må du overholde bestemte forskrifter. For eksempel må helsepersonell følge HIPAA, farmasøytiske selskaper TIL FDA, og forhandlere må overholde PCI. Hvert selskap håndterer noen typer sensitive data, så jobben din er å sikre disse dataene i henhold til statlige databeskyttelsesregler.

Brukeropplevelse

DM-ENE dine skal fungere slik brukerne forventer at det skal fungere. Et brukervennlig grensesnitt går utover utseendet. Den har lav kognitiv belastning og gjør ikke at folk må stoppe og tenke på hvordan man skal utføre en oppgave eller en annen. Fra første oppsett og gjennom hele brukerreisen skal grensesnittet være intuitivt for brukere med alle tekniske ferdigheter.

det kan høres enkelt ut, men designprosessen tar tid og kompetanse. UX-forskning, ideasjon, prototyping og brukertesting er like viktig i dokumenthåndteringsprogramvareutvikling. Å hoppe over noen av disse trinnene betyr at du risikerer å møte problemer på senere stadier når innsatsen er mye høyere.

Team gathering

hvis du ikke har interne utviklere, ansett et programvareutviklingsteam eksternt. Slik kan DU få DET BESTE it-talentet med en klar forståelse av forretningsdomenet ditt. Din programvareutviklingsleverandør vil utføre rekrutterings-og ansettelsesaktiviteter, inkludert alle typer screeninger og tekniske intervjuer.

mvp utvikling

Minimum Viable Product (Mvp) utgivelsen Er et valgfritt trinn I dms system programvareutvikling, men det er sterkt anbefalt. Ved å tillate ekte brukere å teste viktige funksjoner før den endelige utgivelsen, kan du validere effektiviteten av løsningen. Hvis brukerens tilbakemelding er positiv, kan du fortsette å implementere hele funksjonssettet. Hvis ikke, må du ta et skritt tilbake og revurdere hvordan du skal nå dine forretningsmål.

hvor mye koster det å utvikle et dokumenthåndteringssystem?

Nå som du vet hvordan du bygger dokumentsystemstyringsprogramvare, er det på tide å snakke penger. La oss ta en vill gjetning: du vil ansette dyktige utviklere, men budsjettet ditt treffer et glasstak. Den gode nyheten Er At Ukraina er blant noen få land hvor du kan outsource høyt kvalifiserte utviklere for en liberal pris.

generelt avhenger prisene av teammedlemmets erfaring og den valgte tech-stakken. Sjekk ut denne listen for å få en visuell av teamsammensetningen som kreves for et typisk dms-utviklingsprosjekt, samt gjennomsnittlige timepriser for ulike spesialister:

• Forretningsanalytiker—$40-$63
• UI / ux designer—$35-$56
• Utviklere-fra $25-$42 For Junior Til $45 – $90 For Senior stilling
• QA ingeniører-fra $25 – $42 For Junior til $ 40-$ 63 For Senior stilling
• Prosjektleder—$45-$70

for å få en mer nøyaktig estimering av budsjett og tidsrammer knyttet til prosjektet ditt, må du konsultere den valgte leverandøren. Utviklere vet hvor lang tid det tar å utvikle de ønskede funksjonene, slik at de kan gi deg omtrentlige tall basert på forventet arbeidsomfang.

Oppsummering

markedet for dokumenthåndteringssystemer utvikler seg raskt, OG DMS IT-løsninger er et must-haves for alle bedrifter. La oss oppsummere:

• Du kan velge mellom ferdige og tilpassede løsninger. Å utvikle et dokumentstyringssystem er mer fornuftig, da du kan bygge funksjonalitet tilpasset dine behov og spare utgifter på lang sikt.
• når du setter sammen en funksjonsliste, fokuserer du på forretningsmålene og problemene DU vil AT DMS-ENE skal løse. De fleste bedrifter velger samarbeidsredigering, tilgjengelighet på tvers av plattformer og tilpassbar merking.
• når du bygger løsningen din, må du være oppmerksom på brukeropplevelsen, overholdelse av bransjeforskrifter og sikkerhetsoverholdelse.
• prosjektets budsjett avhenger av ulike faktorer, men å ansette utviklere i øst-Europa sikrer at du får et kvalitetsprodukt til en rimelig pris.

Relevant hjelper bedrifter på tvers av mange bransjer med å utvikle tilpassede styringsløsninger (dokumentstyringsprogramvare, aksjestyringsprogramvare, etc.) skreddersydd til deres spesifikke behov. Våre tilpassede web-og mobilapputviklingstjenester dekker ende-til-ende produktutvikling, fra den første ideen til produktdistribusjon og støtte. Vi tilbyr outsourcing-utviklere som kan bygge dokumentstyringssystemet ditt fra bunnen av eller bare fungere som en midlertidig forsterkning for å utvide bedriftens kapasitet.

Så, hvis DU ønsker å sparke I GANG DMS utviklingsprosjekt, kontakt oss, og vi vil diskutere det i detalj.