Como desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos: Um Breve Guia
rótulo do produto
você odeia papelada? Parece que outros também odeiam, porque o mercado global de sistemas de gerenciamento de documentos está disparando. O software de gerenciamento de documentos (DMS) foi projetado para concluir várias tarefas de documentos eletrônicos. Uma solução DMS baseada em nuvem ou local pode automatizar o fluxo de documentos da sua empresa, liberando recursos para fazer mais trabalho.
mas como encontrar o sistema de gerenciamento de documentos que atenda às suas necessidades específicas de negócios? Aqui está uma pista: construa o seu próprio. Neste guia, você encontrará tudo o que precisa saber antes de desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos.
Índice
mercado de software de gerenciamento de documentos: visão geral
o mercado de software de gerenciamento de documentos está em constante crescimento. Espera-se que atinja US $11,47 bilhões em 2026, mais do que o dobro do que era em 2020 (us$5,51 bilhões). A cada ano, a automação da papelada se torna cada vez mais necessária para manter as empresas à tona. Acha que é um exagero? Um fato rápido: as questões de documentos são responsáveis por perdas médias de US $20.000 em orçamento e 21% da produtividade diária.
sem dúvida, há um melhor uso para esses recursos. Enquanto os setores de vendas, marketing e bancos são pioneiros na adoção de soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo, outros setores estão apenas começando a acompanhar o ritmo, impulsionados pela necessidade de maior produtividade no local de trabalho. Portanto, é hora de criar um software de gerenciamento de Sistema de documentos para qualquer empresa que ainda não o tenha feito.
Continue lendo para descobrir como pegar esta fruta de baixa suspensão e melhorar sua eficiência de fluxo de trabalho.
construir um sistema de gerenciamento de documentos personalizado vs. usar um software de gerenciamento de documentos pronto
é um hub para o fluxo de documentos de uma empresa que acelera os processos, aumenta a produtividade e reduz os custos. Quando se trata de implementar um DMS, você tem duas opções: compre um produto pronto para uso ou construa um personalizado. Vamos comparar as duas alternativas e ver o que funciona melhor para você.
custos
não é surpresa que o desenvolvimento personalizado de DMS exija um investimento inicial mais alto. Mas se você adicionar uma assinatura corporativa vitalícia para uma solução pronta, verá que é mais econômico desenvolver seu próprio produto.
funcionalidade
existem inúmeras soluções de DMS no mercado. Ainda assim, encontrar um que atenda às suas necessidades de negócios pode ser complicado. Como é que? O software de orientação comercial tem como alvo uma ampla gama de empresas com necessidades diferentes e às vezes mutuamente exclusivas. Portanto, você não apenas paga por serviços dentro do pacote que nunca usará, mas também não consegue obter os recursos especializados que você precisa. E mesmo se você puder, eles não se adequarão aos seus processos, bem como a uma solução personalizada.
integrações
a maioria dos DMS prontos não se integra a outros softwares, fazendo com que os usuários movam cópias do mesmo documento para seus sistemas CMS e CRM. Por outro lado, ao desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos personalizado, você pode integrar-se ao software adotado por qualquer empresa e capacitar qualquer fluxo de trabalho.
portanto, criar um aplicativo de ponta a ponta é a melhor opção se você precisar ir além da funcionalidade padrão. Mas o que é preciso para começar a desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos? Para começar, você deve conhecer os recursos que deseja implementar e entender os fundamentos de um processo de desenvolvimento de software. Parece complicado? Não se preocupe, nós temos as suas costas!
principais recursos dos sistemas de gerenciamento de documentos
Antes de começar a considerar quais recursos deseja, examine os processos de negócios da sua empresa. Uma solução personalizada de gerenciamento de documentos pode ser adaptada ao seu fluxo de trabalho, que é específico do setor e varia entre as organizações. Aqui está a lista de recursos essenciais para começar.
estrutura de arquivos coerente
é vital projetar uma estrutura de Sistema de arquivos simples à qual os usuários aprenderão e se adaptarão rapidamente. Em um sistema de arquivos estruturado em árvore, qualquer entrada pode ser um arquivo, uma pasta ou uma subpasta. Desde que cada arquivo tem um único caminho, a árvore de estrutura do arquivo continua a ser a mais conveniente, a estrutura de arquivo de vários tipos de software.
Personalizável marcação e regras de nomenclatura
A capacidade para o conteúdo da marca e de seus proprietários automatiza o processo de revisão e mantém-se up-to-date. Uma vez que cada organização tem suas próprias regras para nomeação de documentos, a DMS deverá suporte existente regras de nomenclatura.
acessibilidade entre plataformas e dispositivos
seu sistema deve funcionar sem problemas em desktops, dispositivos móveis e tablets, oferecendo uma experiência de usuário perfeita. À medida que o trabalho em casa assume as indústrias, é crucial fornecer ferramentas para acesso a documentos, compartilhamento de arquivos e edição de qualquer lugar do mundo. É por isso que é importante criar um aplicativo móvel além do seu DMS baseado na web.
um motor de busca robusto
à medida que o conteúdo se expande, torna-se mais difícil encontrar coisas dentro do seu software de gerenciamento de documentos. Portanto, crie um sistema onde você possa pesquisar documentos usando o maior número possível de critérios, incluindo Título, data, categoria, tag e autor.
Controle de versão
Controle de Versão garante uma colaboração eficiente entre os funcionários que trabalham no mesmo documento. Esse recurso permite que os usuários façam backup e rastreiem seus arquivos ao longo do tempo.
edição colaborativa
este recurso permite que vários usuários se envolvam em edição simultânea e vejam quem mais está acessando o mesmo documento. Além disso, você pode alternar entre os modos de acesso a arquivos, assim como o Google Docs. Embora alguns documentos sejam de acesso gratuito para todos, outros estão disponíveis apenas para usuários ou grupos específicos.
integração com software de terceiros
em média, uma pequena empresa usa 102 produtos de software diferentes, enquanto grandes empresas empregam 288 aplicativos. Sua solução de gerenciamento de documentos deve se integrar ao mais essencial deles no mínimo, como correio, soluções de bate-papo ou qualquer outro software que sua empresa selecione. Todos os tipos de arquivos devem ser fáceis de exportar e importar de outros aplicativos.
armazenamento escalável
quando se trata de armazenamento, é melhor ter mais do que menos. Os DMSs modernos contam com soluções de armazenamento em nuvem fáceis de dimensionar de acordo com as necessidades da empresa.
configurações de segurança
seus arquivos devem estar seguros em todos os níveis, desde autenticação e resiliência do usuário até ameaças externas a classes de acesso a documentos. Esperar que uma violação de dados tome medidas nunca é uma boa ideia-é sempre mais fácil prevenir do que curar.
arquivamento
ao longo de seu trabalho com clientes, você cria e armazena uma infinidade de documentos. Como algumas parcerias duram décadas, você precisa preservar e arquivar arquivos relacionados a projetos anteriores para ter referências em mãos ou para cumprir os regulamentos do setor.
geração automatizada de arquivos
com um gerador de arquivos, os usuários podem criar contratos, formulários e relatórios com base em modelos locais, bem como alinhar arquivos importados com padrões corporativos. Isso simplificará muitos procedimentos rotineiros e reduzirá os erros humanos.
acesso Offline
como é impossível garantir uma conexão estável à internet, especialmente para funcionários remotos, sua solução deve funcionar offline. Certifique-se de que seu leitor de arquivos permita que os usuários visualizem, editem e baixem arquivos sempre que necessário.
a Assinatura Eletrônica
a assinatura eletrônica permite que os representantes da empresa assinem legalmente os formulários exigidos em um formato eletrônico. A assinatura eletrônica agiliza o processamento de documentos em todos os departamentos e simplifica a cooperação com outras empresas.
conversão do tipo de arquivo
adicionar um conversor de arquivos integrado a um sistema de gerenciamento de documentos aumentará a eficiência do fluxo de trabalho dentro de sua organização. Não se esqueça de habilitar conversões em lote para que os funcionários possam converter muitos documentos em apenas alguns cliques.
Optical character reader
se você ainda precisar usar documentos em papel, considere adicionar um leitor óptico de caracteres (OCR) à sua lista de recursos. Com OCR, você pode facilmente digitalizar texto impresso e manuscrito e enviá-lo para o seu sistema.
independentemente da funcionalidade escolhida, você precisa cuidar da solução de problemas e das atualizações do sistema. Escusado será dizer que é mais seguro confiar essa tarefa a alguém que já trabalhou em seu sistema e conhece cada centímetro dele. Procure um fornecedor de desenvolvimento de software que ofereça manutenção e suporte pós-lançamento.
coisas a considerar antes de iniciar o desenvolvimento do DMS
como mencionado anteriormente, uma visão panorâmica de suas necessidades comerciais exclusivas informará quais componentes são obrigatórios e quais são opcionais. No entanto, há mais algumas coisas a resolver antes de iniciar o desenvolvimento de software do sistema DMS. Adicione estas etapas ao seu roteiro de projeto:
adesão aos padrões regulatórios
além dos controles de acesso baseados em funções (RBAC), autenticação multifator, protocolos de permissão e criptografias de dados bem codificadas com um sistema de portal DMS, você precisa cumprir regulamentos específicos. Por exemplo, os profissionais de saúde devem aderir à HIPAA, empresas farmacêuticas à FDA, e os varejistas devem cumprir a PCI. Cada empresa lida com algum tipo de dados confidenciais, portanto, seu trabalho é proteger esses dados de acordo com as regras estaduais de proteção de dados.
experiência do Usuário
seu DMS deve funcionar da maneira que os usuários esperam que funcione. Uma interface amigável vai além da aparência. Tem uma carga cognitiva baixa e não faz com que as pessoas tenham que parar e pensar em como realizar uma tarefa ou outra. Desde a configuração inicial e ao longo da jornada do Usuário, sua interface deve ser intuitiva para usuários com qualquer nível de proficiência técnica.
pode parecer fácil, mas o processo de design leva tempo e experiência. Pesquisa de UX, ideação, prototipagem e teste de usuário são igualmente importantes no desenvolvimento de software de gerenciamento de documentos. Pular qualquer uma dessas etapas significa que você corre o risco de enfrentar problemas em estágios posteriores, quando as apostas são muito maiores.
Team gathering
se você não tiver desenvolvedores internos, contrate uma equipe de desenvolvimento de software fora do local. É assim que você pode obter os melhores talentos de TI com uma compreensão clara do seu domínio de negócios. Seu fornecedor de desenvolvimento de software realizará atividades de recrutamento e contratação, incluindo todos os tipos de exibições e entrevistas técnicas.
desenvolvimento MVP
o lançamento do produto mínimo viável (MVP) é uma etapa opcional no desenvolvimento de software do sistema DMS, mas é altamente recomendado. Ao permitir que usuários reais testem recursos essenciais antes do lançamento final, você pode validar a eficácia de sua solução. Se o feedback do usuário for positivo, você pode passar para a implementação do conjunto completo de recursos. Caso contrário, você precisa dar um passo para trás e reconsiderar como atingir seus objetivos de negócios.
quanto custa desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos?
agora que você sabe como criar um software de gerenciamento de Sistema de documentos, é hora de falar dinheiro. Vamos dar um palpite selvagem: você quer contratar desenvolvedores qualificados, mas seu orçamento atinge um teto de vidro. A boa notícia é que a Ucrânia está entre alguns países onde você pode terceirizar desenvolvedores altamente qualificados por um preço liberal.
em geral, as taxas dependem da experiência do membro da equipe e da pilha de tecnologia escolhida. Confira esta lista para obter um visual da composição da equipe necessária para um projeto típico de desenvolvimento de DMS, bem como taxas horárias médias para diferentes especialistas:
- analista de Negócios—$40-$63
- UI/UX designer—$35-$56
- os Desenvolvedores—a partir de $25-$42 Júnior para us $45-$90 para alta posição
- QA engenheiros—a partir de $25-$42 Júnior, $40-$63 para alta posição
- gestor de Projecto—$45-$70
Para obter uma estimativa mais precisa do que o orçamento e os prazos relacionados ao seu projeto, você precisa consultar seu fornecedor escolhido. Os desenvolvedores sabem quanto tempo leva para desenvolver os recursos desejados, para que possam fornecer números aproximados com base no escopo esperado do trabalho.
resumindo
o mercado de sistemas de gerenciamento de documentos está evoluindo em um ritmo acelerado, e as soluções de TI DMS são indispensáveis para todas as empresas. Vamos recapitular:
- você pode escolher entre soluções prontas e personalizadas. Desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos é mais razoável, pois você pode criar funcionalidades adaptadas às suas necessidades e economizar despesas a longo prazo.
- quando você montar uma lista de recursos, concentre-se em seus objetivos de negócios e problemas que deseja que seu DMS resolva. A maioria das empresas opta por edição colaborativa, acessibilidade multiplataforma e marcação personalizável.
- ao construir sua solução, preste atenção à experiência do usuário, à adesão aos regulamentos do setor e à conformidade com a segurança.
- o orçamento do Seu projeto depende de diferentes fatores, mas a contratação de desenvolvedores na Ucrânia garante que você obtenha um produto de qualidade a um preço justo.
Relevant ajuda empresas de vários setores a desenvolver soluções de gerenciamento personalizadas (software de gerenciamento de documentos, software de gerenciamento de patrimônio, etc.) adaptados às suas necessidades específicas. Nossos serviços personalizados de desenvolvimento web e desenvolvimento de aplicativos móveis abrangem o desenvolvimento de produtos de ponta a ponta, desde a ideia inicial até a implantação e suporte de produtos. Fornecemos desenvolvedores de terceirização que podem construir seu sistema de gerenciamento de documentos do zero ou apenas atuar como um reforço temporário para ampliar as capacidades de sua empresa. Portanto, se você quiser iniciar seu projeto de desenvolvimento de DMS, entre em contato conosco e discutiremos isso em detalhes.