• Articles
• admin

etykieta produktu

nienawidzisz papierkowej roboty? Wydaje się, że inni też go nienawidzą, ponieważ globalny rynek systemów zarządzania dokumentami gwałtownie rośnie. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) jest przeznaczone do wykonywania różnych zadań związanych z dokumentami elektronicznymi. Oparte na chmurze lub lokalne rozwiązanie DMS może zautomatyzować przepływ dokumentów w firmie, uwalniając zasoby, aby uzyskać więcej pracy.

ale jak znaleźć system zarządzania dokumentami, który spełni twoje specyficzne potrzeby biznesowe? Oto wskazówka: Zbuduj swój własny. W tym przewodniku znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć przed opracowaniem systemu zarządzania dokumentami.

rynek oprogramowania do zarządzania dokumentami: przegląd ogólny

rynek oprogramowania do zarządzania dokumentami stale się rozwija. Oczekuje się, że w 2026 r.osiągnie 11,47 mld USD, czyli ponad dwukrotnie więcej niż w 2020 r. (5,51 mld USD). Z każdym rokiem automatyzacja formalności staje się coraz bardziej konieczna, aby utrzymać firmy na powierzchni. Myślisz, że to przesada? Jeden szybki fakt: problemy z dokumentami są odpowiedzialne za średnie straty w wysokości 20 000 USD w budżecie i 21% dziennej wydajności.

bez wątpienia jest lepsze wykorzystanie tych zasobów. Podczas gdy sektory sprzedaży, marketingu i bankowości są pionierami wdrażania rozwiązań do zarządzania treścią dla przedsiębiorstw, inne branże dopiero zaczynają nadążać za tym, co wynika z potrzeby zwiększenia wydajności w miejscu pracy. Najwyższy czas więc zbudować oprogramowanie do zarządzania systemem dokumentów dla każdej firmy, która jeszcze tego nie zrobiła.

Czytaj Dalej, aby dowiedzieć się, jak chwycić ten nisko wiszący owoc i poprawić wydajność pracy.

Tworzenie niestandardowego systemu zarządzania dokumentami a używanie gotowego

oprogramowanie do zarządzania dokumentami to centrum przepływu dokumentów w firmie, które przyspiesza procesy, zwiększa produktywność i zmniejsza koszty. Jeśli chodzi o implementację DMS, masz dwie opcje: kup produkt z półki lub zbuduj Niestandardowy. Porównajmy te dwie alternatywy i zobaczmy, co działa najlepiej dla ciebie.

koszty

nic dziwnego, że rozwój niestandardowego DMS wymaga wyższej początkowej inwestycji. Ale jeśli dodasz dożywotnią subskrypcję korporacyjną na gotowe rozwiązanie, zobaczysz, że opracowanie własnego produktu jest bardziej opłacalne.

funkcjonalność

na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań DMS. Jednak znalezienie takiego, który odpowiada twoim potrzebom biznesowym, może być trudne. Jak to? Komercyjne oprogramowanie skierowane jest do szerokiej gamy firm o różnych, a czasem wzajemnie wykluczających się potrzebach. W związku z tym nie tylko płacisz za usługi pakietowe, z których nigdy nie korzystasz, ale także nie jesteś w stanie uzyskać wąsko wyspecjalizowanych funkcji, których potrzebujesz. A nawet jeśli możesz, nie będą one pasować do Twoich procesów, jak również do niestandardowego rozwiązania.

integracje

Większość gotowych DMS nie integruje się z innym oprogramowaniem, co sprawia, że użytkownicy przenoszą kopie tego samego dokumentu do swoich systemów CMS i CRM. Natomiast opracowując niestandardowy system zarządzania dokumentami, możesz zintegrować się z dowolnym oprogramowaniem firmy i usprawnić każdy przepływ pracy.

tworzenie aplikacji end-to-end jest najlepszym rozwiązaniem, jeśli chcesz wyjść poza standardową funkcjonalność. Ale co trzeba zrobić, aby przejść do tworzenia systemu zarządzania dokumentami? Na początek powinieneś znać funkcje, które chcesz wdrożyć i zrozumieć podstawy procesu tworzenia oprogramowania. Brzmi skomplikowanie? Nie martw się, będziemy cię wspierać!

Kluczowe cechy systemów zarządzania dokumentami

zanim zaczniesz zastanawiać się, jakie funkcje chcesz, sprawdź procesy biznesowe swojej firmy. Niestandardowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami można dostosować do przepływu pracy, który jest specyficzny dla branży i różni się w zależności od organizacji. Oto lista najważniejszych funkcji na początek.

spójna struktura plików

ważne jest zaprojektowanie prostej struktury systemu plików, do której użytkownicy szybko się nauczą i dostosują. W systemie plików o strukturze drzewa każdy wpis może być plikiem, folderem lub podfolderem. Ponieważ każdy plik ma unikalną ścieżkę, struktura plików drzewa pozostaje najwygodniejszą strukturą plików w różnych typach oprogramowania.

konfigurowalne Zasady tagowania i nazewnictwa

możliwość tagowania treści i ich właścicieli automatyzuje proces recenzji i aktualizuje je. Ponieważ każda organizacja ma własne reguły nazewnictwa dokumentów, DMS powinien wspierać istniejące reguły nazewnictwa.

dostępność na różnych platformach i urządzeniach

Twój system powinien działać płynnie na komputerach stacjonarnych, urządzeniach mobilnych i tabletach, zapewniając bezproblemową obsługę. Ponieważ praca w domu przejmuje branże, kluczowe znaczenie ma zapewnienie narzędzi do dostępu do dokumentów, udostępniania plików i edycji z dowolnego miejsca na świecie. Dlatego ważne jest, aby oprócz internetowego systemu DMS zbudować aplikację mobilną.

solidna wyszukiwarka

wraz z rozwojem treści coraz trudniej jest znaleźć rzeczy w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami. Stwórz więc system, w którym możesz wyszukiwać dokumenty, używając jak największej liczby kryteriów, w tym tytułu, daty, kategorii, tagu i autora.

Kontrola wersji

Kontrola wersji zapewnia efektywną współpracę między pracownikami, którzy pracują nad tym samym dokumentem. Ta funkcja pozwala użytkownikom na tworzenie kopii zapasowych i śledzenie ich plików w czasie.

wspólna edycja

ta funkcja pozwala wielu użytkownikom na jednoczesne edytowanie i sprawdzanie, kto jeszcze ma dostęp do tego samego dokumentu. Ponadto możesz przełączać się między trybami dostępu do plików, tak jak robią to Dokumenty Google. Podczas gdy niektóre dokumenty są dostępne dla wszystkich, inne są dostępne tylko dla określonych użytkowników lub grup.

integracja z oprogramowaniem innych firm

średnio mała firma używa 102 różnych produktów oprogramowania, podczas gdy duże przedsiębiorstwa zatrudniają 288 aplikacji. Twoje rozwiązanie do zarządzania dokumentami powinno zostać zintegrowane z najbardziej niezbędnymi z nich, takimi jak poczta, czat lub inne oprogramowanie wybrane przez Twoją firmę. Wszystkie typy plików powinny być łatwe do wyeksportowania i zaimportowania z innych aplikacji.

skalowalna pamięć masowa

jeśli chodzi o pamięć masową, lepiej mieć więcej niż mniej. Nowoczesne DMSs opierają się na rozwiązaniach pamięci masowej w chmurze, które można łatwo skalować zgodnie z potrzebami firmy.

ustawienia zabezpieczeń

Twoje pliki powinny być bezpieczne na każdym poziomie, od uwierzytelniania użytkownika i odporności na zagrożenia zewnętrzne po klasy dostępu do dokumentów. Czekanie na działanie naruszenia danych nigdy nie jest dobrym pomysłem—zawsze łatwiej jest zapobiegać niż leczyć.

Archiwizacja

podczas pracy z klientami tworzysz i przechowujesz wiele dokumentów. Ponieważ niektóre partnerstwa trwają od dziesięcioleci, musisz zachować i archiwizować pliki związane z poprzednimi projektami, aby mieć pod ręką referencje lub zgodność z przepisami branżowymi.

Automatyczne generowanie plików

za pomocą generatora plików użytkownicy mogą tworzyć umowy, formularze i raporty na podstawie lokalnych szablonów, a także dostosowywać importowane pliki do standardów korporacyjnych. Uprości to wiele rutynowych procedur i zmniejszy liczbę błędów ludzkich.

dostęp Offline

ponieważ nie można zapewnić stabilnego połączenia z Internetem, szczególnie dla pracowników zdalnych, Twoje rozwiązanie powinno działać offline. Upewnij się, że czytnik plików umożliwia użytkownikom przeglądanie, edytowanie i pobieranie plików w dowolnym momencie.

podpis elektroniczny

podpis elektroniczny umożliwia przedstawicielom firmy legalne podpisanie wymaganych formularzy w formie elektronicznej. Podpis elektroniczny usprawnia przetwarzanie dokumentów we wszystkich działach i upraszcza współpracę z innymi firmami.

konwersja typów plików

dodanie wbudowanego konwertera plików do systemu zarządzania dokumentami zwiększy wydajność przepływu pracy w organizacji. Nie zapomnij włączyć konwersji wsadowej, aby pracownicy mogli konwertować wiele dokumentów za pomocą kilku kliknięć.

optyczny czytnik znaków

jeśli nadal musisz używać dokumentów papierowych, rozważ dodanie optycznego czytnika znaków (OCR) do listy funkcji. Dzięki OCR możesz łatwo skanować wydrukowany i napisany odręcznie tekst i przesłać go do systemu.

niezależnie od wybranej funkcjonalności, należy zadbać o rozwiązywanie problemów i aktualizacje systemu. Nie trzeba dodawać, że bezpieczniej powierzyć to zadanie komuś, kto już pracował nad Twoim systemem i zna go na każdym kroku. Poszukaj dostawcy oprogramowania, który oferuje Konserwację i wsparcie po uruchomieniu.

co należy wziąć pod uwagę przed rozpoczęciem rozwoju DMS

jak wspomniano wcześniej, widok z lotu ptaka na unikalne potrzeby biznesowe powie Ci, które komponenty są niezbędne, a które opcjonalne. Jest jednak jeszcze kilka rzeczy do załatwienia przed rozpoczęciem tworzenia oprogramowania systemu DMS. Dodaj te kroki do mapy drogowej projektu:

zgodność ze standardami regulacyjnymi

oprócz kontroli dostępu opartych na rolach (RBAC), uwierzytelniania wieloskładnikowego, protokołów uprawnień i ściśle zakodowanych szyfrowań danych za pomocą systemu portalowego DMS, musisz przestrzegać określonych przepisów. Na przykład dostawcy usług zdrowotnych muszą stosować się do HIPAA, firmy farmaceutyczne do FDA, a detaliści muszą przestrzegać PCI. Każda firma obsługuje pewien rodzaj wrażliwych danych, więc twoim zadaniem jest zabezpieczenie tych danych zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych.

user experience

Twój DMS powinien działać tak, jak oczekują tego użytkownicy. Przyjazny dla użytkownika interfejs wykracza poza wygląd. Ma niskie obciążenie poznawcze i nie sprawia, że ludzie muszą się zatrzymywać i myśleć o tym, jak wykonać jedno lub drugie zadanie. Od wstępnej konfiguracji i podczas podróży użytkownika interfejs powinien być intuicyjny dla użytkowników o dowolnym poziomie zaawansowania technicznego.

to może wydawać się łatwe, ale proces projektowania wymaga czasu i wiedzy. Badania UX, pomysły, prototypowanie i testy użytkowników są równie ważne w tworzeniu oprogramowania do zarządzania dokumentami. Pominięcie któregokolwiek z tych kroków oznacza, że ryzykujesz problemy na późniejszych etapach, gdy stawki są znacznie wyższe.

zespół zbierający

jeśli nie masz wewnętrznych programistów, wynajmij zespół programistów poza siedzibą. W ten sposób możesz zdobyć najlepszych specjalistów IT z jasnym zrozumieniem swojej domeny biznesowej. Twój dostawca oprogramowania przeprowadzi rekrutację i zatrudnianie, w tym wszelkiego rodzaju pokazy i wywiady techniczne.

MVP development

Wydanie Minimum Viable Product (MVP) jest opcjonalnym krokiem w rozwoju oprogramowania systemu DMS, ale jest wysoce zalecane. Pozwalając prawdziwym użytkownikom przetestować podstawowe funkcje przed ostatecznym wydaniem, możesz zweryfikować skuteczność swojego rozwiązania. Jeśli opinie użytkowników są pozytywne, możesz przejść do wdrożenia pełnego zestawu funkcji. Jeśli nie, musisz zrobić krok wstecz i ponownie przemyśleć, jak osiągnąć swoje cele biznesowe.

ile kosztuje opracowanie systemu zarządzania dokumentami?

teraz, gdy wiesz, jak zbudować oprogramowanie do zarządzania systemem dokumentów, nadszedł czas, aby porozmawiać o pieniądzach. Pozwól nam zgadnąć: chcesz zatrudnić wykwalifikowanych programistów, ale twój budżet uderza w szklany sufit. Dobrą wiadomością jest to, że Ukraina jest jednym z kilku krajów, w których można zlecić wysoko wykwalifikowanych deweloperów za liberalną cenę.

ogólnie rzecz biorąc, stawki zależą od doświadczenia członka zespołu i wybranego stosu technologii. Zapoznaj się z tą listą, aby zobaczyć skład zespołu wymagany do typowego projektu rozwoju DMS, a także średnie stawki godzinowe dla różnych specjalistów:

• Analityk Biznesowy—$40-$63
• UI / UX designer—$35-$56
• Programiści-od $25-$42 Dla Junior do $45—$90 Dla Senior position
• inżynierowie QA-od $25-$42 Dla Junior do $40 – $63 Dla Senior position
• Kierownik Projektu—$45-$70

aby uzyskać dokładniejsze oszacowanie budżetu i ram czasowych związanych z projektem, należy skonsultować się z wybranym dostawcą. Programiści wiedzą, ile czasu zajmuje opracowanie pożądanych funkcji, więc będą mogli podać przybliżone liczby w oparciu o oczekiwany Zakres pracy.

Podsumowując

rynek systemów zarządzania dokumentami rozwija się w szybkim tempie, a rozwiązania informatyczne DMS są niezbędne dla każdej firmy. Podsumujmy:

• możesz wybierać pomiędzy gotowymi i niestandardowymi rozwiązaniami. Opracowanie systemu zarządzania dokumentami jest bardziej rozsądne, ponieważ można zbudować funkcjonalność dostosowaną do swoich potrzeb i zaoszczędzić koszty w dłuższej perspektywie.
• kiedy tworzysz listę funkcji, skup się na swoich celach biznesowych i problemach, które chcesz rozwiązać. Większość firm decyduje się na edycję opartą na współpracy, dostępność między platformami i konfigurowalne oznaczanie.
• podczas tworzenia rozwiązania zwracaj uwagę na doświadczenie użytkownika, przestrzeganie przepisów branżowych i zgodność z przepisami bezpieczeństwa.
• budżet twojego projektu zależy od różnych czynników, ale zatrudnienie programistów na Ukrainie zapewnia uzyskanie wysokiej jakości produktu w uczciwej cenie.

Relevant pomaga firmom z wielu branż opracowywać niestandardowe rozwiązania do zarządzania (oprogramowanie do zarządzania dokumentami, oprogramowanie do zarządzania kapitałem itp.) dostosowane do ich specyficznych potrzeb. Nasze niestandardowe usługi tworzenia stron internetowych i aplikacji mobilnych obejmują kompleksowy rozwój produktu, od początkowego pomysłu po wdrożenie produktu i wsparcie. Zapewniamy deweloperów outsourcingowych, którzy mogą zbudować Twój system zarządzania dokumentami od podstaw lub po prostu działać jako tymczasowe wzmocnienie, aby rozszerzyć możliwości Twojej firmy.

więc jeśli chcesz rozpocząć swój projekt rozwoju DMS, skontaktuj się z nami, a my omówimy go szczegółowo.