Come sviluppare un sistema di gestione dei documenti: una breve guida
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Odi i documenti? Sembra che anche altri lo odiano, perché il mercato globale dei sistemi di gestione dei documenti è alle stelle. Il software di gestione dei documenti (DMS) è progettato per completare varie attività di e-document. Una soluzione DMS basata su cloud o on-premise può automatizzare il flusso di documenti della tua azienda, liberando risorse per ottenere più lavoro.
Ma come trovare il sistema di gestione dei documenti che soddisfi le tue specifiche esigenze aziendali? Ecco un indizio: costruisci il tuo. In questa guida, troverete tutto quello che c’è da sapere prima di sviluppare un sistema di gestione dei documenti.
Indice
Mercato del software di gestione dei documenti: Panoramica generale
Il mercato del software di gestione dei documenti è in costante crescita. Si prevede di colpire billion 11,47 miliardi nel 2026, più del doppio di quello che era nel 2020 (billion 5,51 miliardi). Ogni anno, l’automazione del lavoro di ufficio diventa sempre più necessaria per mantenere a galla le aziende. Pensi che sia un’esagerazione? Un fatto rapido: i problemi dei documenti sono responsabili delle perdite medie di budget 20.000 nel budget e del 21% della produttività giornaliera.
Senza dubbio c’è un uso migliore per queste risorse. Mentre i settori delle vendite, del marketing e delle banche sono all’avanguardia nell’adozione di soluzioni di gestione dei contenuti aziendali, altri settori stanno solo iniziando a tenere il passo, spinti dalla necessità di aumentare la produttività sul posto di lavoro. Quindi è giunto il momento di creare software di gestione del sistema di documenti per qualsiasi azienda che non l’abbia ancora fatto.
Continua a leggere per scoprire come afferrare questo frutto a bassa sospensione e migliorare l’efficienza del flusso di lavoro.
Creazione di un sistema di gestione dei documenti personalizzato rispetto all’utilizzo di uno già pronto
Il software di gestione dei documenti è un hub per il flusso di documenti di un’azienda che accelera i processi, migliora la produttività e riduce i costi. Quando si tratta di implementare un DMS, hai due opzioni: acquistare un prodotto off-the-shelf o costruire uno personalizzato. Confrontiamo le due alternative e vediamo quale funziona meglio per te.
Costi
Non sorprende che lo sviluppo di DMS personalizzati richieda un investimento iniziale più elevato. Ma se aggiungi l’abbonamento aziendale a vita per una soluzione già pronta, vedrai che è più conveniente sviluppare il tuo prodotto.
Funzionalità
Esistono numerose soluzioni DMS sul mercato. Ancora, trovare uno che si adatta alle vostre esigenze di business può essere difficile. Come mai? Il software orientato al commercio si rivolge a una vasta gamma di aziende con esigenze diverse e talvolta mutuamente esclusive. Quindi, non solo paghi per i servizi in-package che non utilizzerai mai, ma non sei anche in grado di ottenere le funzionalità specializzate di cui hai bisogno. E anche se puoi, non si adatteranno ai tuoi processi e a una soluzione personalizzata.
Integrazioni
La maggior parte dei DM già pronti non si integra con altri software, facendo sì che gli utenti spostino copie dello stesso documento nei loro sistemi CMS e CRM. Al contrario, quando si sviluppa un sistema di gestione dei documenti personalizzato, è possibile integrarsi con il software adottato da qualsiasi azienda e potenziare qualsiasi flusso di lavoro.
Così, la costruzione di un app end-to-end è il vostro colpo migliore se avete bisogno di andare oltre la funzionalità standard. Ma cosa ci vuole per saltare nello sviluppo di un sistema di gestione dei documenti? Per cominciare, è necessario conoscere le caratteristiche che si desidera implementare e comprendere le basi di un processo di sviluppo software. Sembra complicato? Non preoccuparti, ti copriamo le spalle!
Caratteristiche principali dei sistemi di gestione dei documenti
Prima di iniziare a considerare le funzionalità desiderate, esaminare i processi aziendali della vostra azienda. Una soluzione di gestione dei documenti personalizzata può essere adattata al tuo flusso di lavoro, che è specifico del settore e varia da un’organizzazione all’altra. Ecco l’elenco delle caratteristiche essenziali per cominciare.
Struttura dei file coerente
È fondamentale progettare una semplice struttura del file system a cui gli utenti impareranno e si adatteranno rapidamente. In un file system strutturato ad albero, qualsiasi voce può essere un file, una cartella o una sottocartella. Poiché ogni file ha un percorso unico, la struttura dei file ad albero rimane la struttura dei file più conveniente tra vari tipi di software.
Regole di tagging e denominazione personalizzabili
La possibilità di taggare il contenuto e i suoi proprietari automatizza il processo di revisione e lo mantiene aggiornato. Poiché ogni organizzazione ha le proprie regole per la denominazione dei documenti, un DMS dovrebbe supportare le regole di denominazione esistenti.
Accessibilità su piattaforme e dispositivi
Il sistema dovrebbe funzionare senza problemi su dispositivi desktop, mobili e tablet, offrendo un’esperienza utente senza interruzioni. Poiché il lavoro da casa prende il sopravvento sui settori, è fondamentale fornire strumenti per l’accesso ai documenti, la condivisione di file e la modifica da qualsiasi parte del mondo. Ecco perché è importante creare un’app mobile oltre al DMS basato sul Web.
Un motore di ricerca robusto
Man mano che il contenuto si espande, diventa più difficile trovare le cose all’interno del software di gestione dei documenti. Quindi creare un sistema in cui è possibile cercare documenti utilizzando il maggior numero possibile di criteri, tra cui titolo, data, categoria, tag e autore.
Controllo versione
Controllo versione garantisce una collaborazione efficiente tra i dipendenti che lavorano sullo stesso documento. Questa funzione consente agli utenti di eseguire il backup e tenere traccia dei propri file nel tempo.
Editing collaborativo
Questa funzione consente a più utenti di impegnarsi in editing simultaneo e vedere chi altro sta accedendo allo stesso documento. Inoltre, è possibile passare da una modalità di accesso ai file, proprio come Google Docs fare. Mentre alcuni documenti sono liberi di accedere per tutti, altri sono disponibili solo per utenti o gruppi specifici.
Integrazione con software di terze parti
In media, una piccola impresa utilizza 102 diversi prodotti software, mentre le grandi imprese impiegano 288 app. La tua soluzione di gestione dei documenti dovrebbe integrarsi con il più essenziale di essi come minimo, come la posta, le soluzioni di chat o qualsiasi altro software selezionato dalla tua azienda. Tutti i tipi di file dovrebbero essere facili da esportare e importare da altre applicazioni.
Storage scalabile
Quando si tratta di storage, è meglio avere più di meno. I DMSS moderni si affidano a soluzioni di cloud storage facili da scalare in base alle esigenze dell’azienda.
Impostazioni di sicurezza
I file devono essere sicuri a tutti i livelli, dall’autenticazione dell’utente e resilienza alle minacce esterne alle classi di accesso ai documenti. Aspettare che una violazione dei dati agisca non è mai una buona idea—è sempre più facile prevenire che curare.
Archiviazione
Durante il vostro lavoro con i clienti, si crea e memorizzare una moltitudine di documenti. Poiché alcune partnership durano decenni, è necessario conservare e archiviare file relativi a progetti precedenti per avere riferimenti a portata di mano o per rispettare le normative del settore.
Generazione automatica di file
Con un generatore di file, gli utenti possono creare contratti, moduli e report basati su modelli locali, nonché allineare i file importati con gli standard aziendali. Ciò semplificherà molte procedure di routine e ridurrà gli errori umani.
Accesso offline
Poiché è impossibile garantire una connessione Internet stabile, specialmente per i dipendenti remoti, la soluzione dovrebbe funzionare offline. Assicurati che il tuo lettore di file consenta agli utenti di visualizzare, modificare e scaricare file quando necessario.
Firma elettronica
La firma elettronica consente ai rappresentanti dell’azienda di firmare legalmente i moduli richiesti in formato elettronico. La firma elettronica semplifica l’elaborazione dei documenti tra i reparti e semplifica la cooperazione con altre aziende.
Conversione del tipo di file
L’aggiunta di un convertitore di file integrato a un sistema di gestione dei documenti aumenta l’efficienza del flusso di lavoro all’interno dell’organizzazione. Non dimenticare di abilitare le conversioni batch in modo che i dipendenti possano convertire molti documenti in pochi clic.
Optical Character Reader
Se è ancora necessario utilizzare documenti cartacei, è consigliabile aggiungere un Optical Character Reader (OCR) all’elenco delle funzionalità. Con OCR, è possibile eseguire facilmente la scansione del testo stampato e scritto a mano e caricarlo nel vostro sistema.
Indipendentemente dalla funzionalità scelta, è necessario occuparsi della risoluzione dei problemi e degli aggiornamenti del sistema. Inutile dire che è più sicuro affidare questo compito a qualcuno che ha già lavorato sul tuo sistema e ne conosce ogni centimetro. Cerca un fornitore di sviluppo software che offra manutenzione e supporto post-lancio.
Cose da considerare prima di iniziare lo sviluppo di DMS
Come accennato in precedenza, una visione a volo d’uccello delle vostre esigenze aziendali uniche vi dirà quali componenti sono un must-have e quali sono opzionali. Tuttavia, ci sono alcune altre cose da risolvere prima di iniziare lo sviluppo del software di sistema DMS. Aggiungi questi passaggi alla tabella di marcia del progetto:
Aderenza agli standard normativi
Oltre ai controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC), all’autenticazione a più fattori, ai protocolli di autorizzazione e alle crittografazioni dei dati strettamente codificate con un sistema DMS portal, devi rispettare normative specifiche. Ad esempio, gli operatori sanitari devono aderire all’HIPAA, le aziende farmaceutiche alla FDA e i rivenditori devono rispettare il PCI. Ogni azienda gestisce alcuni tipi di dati sensibili, quindi il tuo compito è proteggere questi dati in base alle regole di protezione dei dati statali.
Esperienza utente
Il tuo DMS dovrebbe funzionare come gli utenti si aspettano che funzioni. Un’interfaccia user-friendly va oltre il look and feel. Ha un basso carico cognitivo e non rende le persone devono fermarsi e pensare a come eseguire un compito o un altro. Dalla configurazione iniziale e durante il percorso utente, l’interfaccia deve essere intuitiva per gli utenti con qualsiasi livello di competenza tecnica.
Può sembrare facile, ma il processo di progettazione richiede tempo e competenza. La ricerca UX, l’ideazione, la prototipazione e il test degli utenti sono ugualmente importanti nello sviluppo di software per la gestione dei documenti. Saltare uno di questi passaggi significa che rischi di affrontare problemi nelle fasi successive quando la posta in gioco è molto più alta.
Team gathering
Se non si dispone di sviluppatori interni, assumere un team di sviluppo software offsite. È così che puoi ottenere i migliori talenti IT con una chiara comprensione del tuo dominio aziendale. Il tuo fornitore di sviluppo software effettuerà attività di reclutamento e assunzione, inclusi tutti i tipi di proiezioni e interviste tecniche.
MVP development
Minimum Viable Product (MVP) release è un passo opzionale nello sviluppo del software di sistema DMS, ma è altamente raccomandato. Consentendo agli utenti reali di testare le funzionalità essenziali prima della versione finale, è possibile convalidare l’efficacia della soluzione. Se il feedback degli utenti è positivo, è possibile passare all’implementazione del set completo di funzionalità. In caso contrario, è necessario fare un passo indietro e riconsiderare come raggiungere i tuoi obiettivi di business.
Quanto costa sviluppare un sistema di gestione dei documenti?
Ora che sapete come costruire software di gestione del sistema di documenti, è il momento di parlare di soldi. Prendiamo una congettura selvaggia: si desidera assumere sviluppatori qualificati, ma il vostro budget colpisce un soffitto di vetro. La buona notizia è che l’Ucraina è tra i pochi paesi in cui è possibile esternalizzare gli sviluppatori altamente qualificati per un prezzo liberale.
In generale, le tariffe dipendono dall’esperienza del membro del team e dallo stack tecnologico scelto. Dai un’occhiata a questo elenco per avere una visione della composizione del team necessaria per un tipico progetto di sviluppo DMS, nonché delle tariffe orarie medie per diversi specialisti:
- Business analyst—$40-$63
- UI/UX designer—$35-$56
- gli Sviluppatori—a partire da $25-$42 per Junior a $45-$90 per la posizione di Senior
- QA ingegneri—da $25-$42 per Junior a $40-$63 per la posizione di Senior
- Project manager—$45-$70
Per ottenere una stima più precisa del budget e dei tempi relativi al progetto, è necessario consultare il proprio fornitore scelto. Gli sviluppatori sanno quanto tempo ci vuole per sviluppare le funzionalità desiderate, quindi saranno in grado di fornirti numeri approssimativi in base all’ambito di lavoro previsto.
Riassumendo
Il mercato dei sistemi di gestione documentale si sta evolvendo a ritmo sostenuto e le soluzioni IT DMS sono indispensabili per ogni azienda. Ricapitoliamo:
- Puoi scegliere tra soluzioni già pronte e personalizzate. Lo sviluppo di un sistema di gestione dei documenti è più ragionevole, in quanto è possibile creare funzionalità su misura per le proprie esigenze e risparmiare le spese a lungo termine.
- Quando si mette insieme un elenco di funzionalità, concentrarsi sui vostri obiettivi di business e problemi che si desidera che il DMS per risolvere. La maggior parte delle aziende opta per l’editing collaborativo, l’accessibilità multipiattaforma e la codifica personalizzabile.
- Mentre costruisci la tua soluzione, presta attenzione all’esperienza utente, al rispetto delle normative del settore e alla conformità alla sicurezza.
- Il budget del tuo progetto dipende da diversi fattori, ma assumere sviluppatori in Ucraina ti assicura di ottenere un prodotto di qualità ad un prezzo equo.
Relevant aiuta le aziende di molti settori a sviluppare soluzioni di gestione personalizzate (software di gestione documentale, software di gestione azionaria, ecc.) su misura per le loro esigenze specifiche. I nostri servizi di sviluppo web personalizzato e sviluppo di app mobili coprono lo sviluppo end-to-end del prodotto, dall’idea iniziale alla distribuzione e al supporto del prodotto. Forniamo gli sviluppatori di outsourcing che possono costruire il sistema di gestione dei documenti da zero o semplicemente agire come un rinforzo temporaneo per estendere le capacità della vostra azienda.
Quindi, se vuoi dare il via al tuo progetto di sviluppo DMS, contattaci e ne parleremo in dettaglio.