• Articles
• admin

Uansett fokus for en profesjonell serviceorganisasjon (PSO) – fra et digitalt markedsføringsbyrå til en ledelsesrådgivning eller et programvareutviklingsfirma (som VOGSY clients) – selger du primært tid og lagets kompetanse. Som sådan trenger du en målrettet modell for fakturerbare ressurser som gjelder for hver ansatt i hele organisasjonen. Dette krever en utnyttelsesgrad.

Hva er en utnyttelsesgrad?

Utnyttelsesgrad er en måte å måle effektiviteten og produktiviteten til en person (eller til og med en hel PSO) ved å generere inntekter mot tilgjengelig båndbredde, fordelt over en bestemt tidsperiode. I enklere termer gjenspeiler en utnyttelsesgrad prosentandelen av en ansattes arbeidstid som kan faktureres til en klient versus deres generelle tilgjengelighet.

hvis du ikke vet hva du har å selge, eller hvor mye du kan levere, er det lett å ende opp under-eller over-utnytte ansatte. Denne mangelen på kontroll kan ha alvorlige økonomiske og operasjonelle konsekvenser, inkludert misfornøyde kunder, tapte salg, oppblåst overhead og mer.

det er mange faktorer som går inn i å skape en utnyttelsesgrad formel som fungerer best for din bedrift. Mange områder kan påvirke beregninger, og priser kan brukes på ulike måter. For å gjøre det enklere, finnes det teknologiløsninger som kan hjelpe PSO-ledere med å få denne uvurderlige innsikten, slik at deres organisasjoner raskt får større lønnsomhet.

faktum er at hvis du ikke har målutnyttelsesrater, bruker du sannsynligvis ikke arbeidsstyrken riktig.

Er det en standard utnyttelsesgrad mål eller formel for suksess?

det korte svaret på dette spørsmålet er nei-og det er flere grunner. Fremst organisasjoner har ulike strategier, så (ressurs) utnyttelse formler variere.

Ta PricewaterhouseCoopers og Deloitte, operatører av store globale profesjonelle tjenester og konsulentnettverk. Deres ansatte genererer inntekter gjennom langsiktige engasjementer, ofte i klientinnstillinger. Disse konsulentutnyttelsesratene vil typisk være svært høye fordi arbeidsrørledningen er full, jobbene er spesifikke og prioriteten er rett og slett på å generere inntekter.

nå, vurder en mindre PSO som er mer fokusert på vekst versus fortjeneste. For å oppnå det, KAN EN PSO ansette flere personer. De kan da kjøre en høy utnyttelsesgrad, men ikke med vekt på lønnsomhet og fakturerbarhet – marginene kan være mindre fordi de forsøker å bygge for fremtiden og stole på kontantreserver for tiden.

slike grunner forklarer hvorfor profesjonelle tjenesteutnyttelsesmål varierer. For Eksempel Fant HubSpot at noen byråer tar sikte på å målrette en utnyttelsesgrad på 85 til 90 prosent, men den faktiske gjennomsnittlige utnyttelsesgraden er mye lavere ved 60 prosent.

Priser varierer etter type organisasjon, rolle, forretningsmål og individuelle jobbfunksjoner. Du kan prøve å benchmark konkurrentenes priser for sammenligning, men det er viktigst å vite din egen organisasjon-og som krever at du vurdere din virksomhet først.

hvordan beregner du ansattes utnyttelsesgrad?

Pso-Er bør angi priser for ansatte som er oppnåelige. Du ønsker å finne ut den faktiske tilbudet av hva du har og hvordan du kostnadseffektivt møte etterspørselen. Så, mens du vil angi en grunnlinje for å sikre at ansatte er lønnsomme, bør dette ikke være et forsøk på å nå et oppblåst salgsmål. Å gjøre det kan føre til utbrenthet av ansatte, noe som ifølge forskningen fører til høy jobbomsetning, økt fravær og redusert produktivitet som koster amerikanske bedrifter 300 milliarder dollar årlig.

hvis du vil beregne utnyttelsesgraden for ansatte på riktig måte, må du forstå at ulike roller har ulike satser. Som et eksempel ville noen med ledelsesansvar ikke ha så høy rente som noen som jobber direkte på et prosjekt. Hvorfor? Du forventer at de skal bruke en god del av sin tid på å administrere personell og utføre andre oppgaver som ikke er direkte fakturerbare til en klient.

en medarbeider som er ansvarlig for å overvåke et finansielt område som kontogjeld eller noen som leder opp menneskelige ressurser, genererer sannsynligvis ikke mange fakturerbare timer heller. Er de fortsatt medvirkende til din suksess? Absolutt. Men de bør ikke ha samme utnyttelsesgrad som en grafiker eller en regnskapsfører som tilbringer mesteparten av tiden på fakturerbare klientprosjekter. Videre har jobber ulike pengeverdier: timene til en arkitekt kan hente en høyere markering enn en prosjektleder.

Som gir en god regel å huske på når man vurderer utnyttelsesgrad: ansatte som er involvert i fakturerbart klientarbeid, må ikke bare dekke egen lønn, men må også tildele en del til funksjoner som ikke genererer inntekter. Så, en prosentandel av overheadkostnader må deles mellom fakturerbare ansatte for å sikre lønnsomhet for din overordnede organisasjon.

Det Er også viktig Å Bestemme fakturerbar versus ikke-fakturerbar tid. Tenk tid ansatte bruker på personlig faglig utvikling, i interne selskapsmøter, og på betalt fri. Disse er alle viktige; du vil sikkert vokse ansattes ferdigheter og vil ikke at de skal bli overarbeidet. Men hvis du ikke klarer å innlemme ikke-fakturerbare timer fra begynnelsen, vil eventuelle beregninger være langt unna.

så, en grunnleggende formel for å beregne ansattes utnyttelsesgrad ser slik ut:

• Begynn med 260 arbeidsdager per år (52 uker x 5 dager).
• trekk deretter fra følgende interne eller betalte fritidsaktiviteter (du må justere for å passe din bedrift):
  • Feriedager (si 25 dager)
  • Sykedager (5 dager)
  • Interne aktiviteter som opplæring, off-sites og møter (15 dager)
  • Faglig utvikling eller konferansedeltakelse (10 dager)
• det gir deg 205 dager fakturerbart klientarbeid. Del det med de totale 260 arbeidsdager, og du er igjen med en 78 prosent målutnyttelsesgrad.
• Utover dette kan du trekke fra andre ikke-fakturerbare arbeidsaktiviteter, for eksempel klientprep, rapportering, reise, etc., noe som vil redusere utnyttelsesgraden ytterligere. Dette er også hvor du må faktor i hver persons rolle, da deres ansvar og målrater vil avvike fra hverandre.

Fakturerbarhet vs. utnyttelse: Hvordan kan ansattes fakturerbarhet drive lønnsomhet?

Alle disse faktorene beskrevet ovenfor må brukes til å utvikle målmarginer. Disse målene bør da gjenspeiles i utnyttelsesgraden på alle nivåer i virksomheten din. Det er viktig å sette og kunne analysere disse prisene for å etablere og vokse fortjenestemarginer.

Med dette i tankene, bør du da bruke disse utnyttelsesratene til å etablere faktureringsmål, eller antall fakturerbare timer hver ansatt skal treffe. Disse bør deles med individuelle ansatte, samt lag, og gir alle realistiske mål som alle kan jobbe mot.

i tillegg er det viktig at du alltid har oversikt over utnyttelsesstatusen. Du må være i stand til å planlegge fremover for å oppfylle klientarbeid, forbedre ansattes båndbredde og sørge for at de riktige ressursene er på plass. Du vil ikke at ansatte skal være inaktiv og bekymret for utilstrekkelig arbeid i rørledningen. Du vil heller ikke ha dem overveldet og bli tvunget til å ansette på en måte som ikke er kostnadseffektiv.

Du trenger alltid å vite at nok inntekter blir generert og at prosjekter er fullført lønnsomt. For det trenger du sanntidssynlighet på tvers av organisasjonen.

kan Verktøy hjelpe Psoer med å øke utnyttelsesgraden og fakturerbarheten?

hvis det ovenfor høres ut som mye, ta hjertet – det er teknologi tilgjengelig som kan lage og opprettholde utnyttelsesgrad, marginer og lønnsomhet på et blunk.

og disse verktøyene ble opprettet med Psoer spesielt i tankene.

PSA-plattformer (Professional services automation) frigjør alle i EN PSO ved å automatisere tidkrevende oppgaver innen ledelse, salg, økonomi, drift og prosjektledelse. De lette hvert trinn av tilbud-til-kontanter reise. De kan øke effektiviteten og lønnsomheten med større CRM-muligheter og finere kontroll over tid og kostnader, fakturering, prising og kontantstrøm.

SE HVORDAN VOGSY hjelper deg med å holde deg oppdatert på utnyttelse og levering

EN PSA-plattform kan hjelpe PSO-ledere med å angi og overvåke utnyttelsesrater, og tilbyr konstant synlighet sammen med verktøy for å analysere fortiden og forutse fremtiden. Den riktige PSA-plattformen leverer sanntids salgs -, kunde -, prosjekt-og utnyttelsesmålinger. Konfigurerbare kpi-kort gir rask tilgang til viktige data.

som et resultat er arbeidsomfang på mål, marginer styres effektivt og dyrkes, og rørledningen er nøyaktig prognostisert.

Like viktig, det gir deg et realistisk syn på ansatte. Du kan sørge for at de ikke blir brent ut, og at de har de riktige ressursene og ferdighetene på plass for å møte kravene. Du kan styrke ansatte til å ta eierskap til arbeid, sikre at de har prosjekter å takle og er i stand til å oppnå sine leverbare mål. Alle kan se hva deres kolleger jobber med, forberede seg på hva som kommer og samarbeide mer effektivt.

FOR bedrifter kan EN PSA-løsning gi deg dataene du trenger for å sikre at du selger de riktige tjenestene til de riktige marginene. Og for ledere er det nøkkelen til å drive lønnsomhet.

bruker Du Allerede Google Workspace? FINN ut hvordan VOGSY, Den eneste PSA-løsningen For Google Workspace, kan bidra til å forbedre beregninger av utnyttelsesgrad og lønnsomhet.

Kontakt oss i dag