• Articles
• admin

indiferent de concentrarea unei organizații de servicii profesionale (PSO) – de la o agenție de marketing digital la o consultanță în management sau o firmă de dezvoltare software (cum ar fi clienții VOGSY) – vindeți în primul rând timpul și expertiza echipei dvs. Ca atare, aveți nevoie de un model orientat pentru resursele facturabile care se aplică fiecărui angajat din întreaga organizație. Aceasta necesită o rată de utilizare.

ce este o rată de utilizare?

ratele de Utilizare sunt o modalitate de a măsura eficiența și productivitatea unui individ (sau chiar a unui întreg PSO) în generarea de venituri în raport cu lățimea de bandă disponibilă, împărțită pe o perioadă de timp stabilită. În termeni mai simpli, o rată de utilizare reflectă procentul orelor de lucru ale unui angajat care pot fi facturate unui client față de disponibilitatea generală a acestora.

dacă nu știți ce trebuie să vindeți sau cât de mult puteți livra, este ușor să ajungeți la angajați care nu utilizează sau nu utilizează prea mult. Această lipsă de control poate avea repercusiuni financiare și operaționale grave, inclusiv clienți nemulțumiți, vânzări ratate, cheltuieli generale umflate și multe altele.

există mulți factori care intră în crearea unei formule de rată de utilizare care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs. Multe domenii pot afecta calculele, iar ratele pot fi utilizate în diferite moduri. Pentru a face mai ușor, există soluții tehnologice care pot ajuta liderii PSO să obțină această perspectivă neprețuită, punând organizațiile lor pe calea rapidă către o rentabilitate mai mare.

faptul este că, dacă nu aveți rate de utilizare țintă, probabil că nu vă folosiți corect forța de muncă.

există o țintă standard a ratei de utilizare sau o formulă pentru succes?

răspunsul scurt la această întrebare este nu – și există o serie de motive. În primul rând, organizațiile au strategii diferite, astfel încât formulele de utilizare a resurselor variază.

luați PricewaterhouseCoopers și Deloitte, operatori de servicii profesionale globale uriașe și rețele de consultanță. Angajații lor generează venituri prin angajamente pe termen lung, adesea în setările clientului. Aceste rate de utilizare a consultanței ar fi de obicei foarte mari, deoarece conducta de lucru este plină, locurile de muncă sunt specifice și prioritatea este în mod direct generarea de venituri.

acum, luați în considerare un PSO mai mic, care este mai concentrat pe creștere versus profit. Pentru a realiza acest lucru, un PSO ar putea angaja oameni suplimentari. Acestea ar putea apoi să ruleze o rată de utilizare ridicată, dar nu cu accent pe rentabilitate și facturabilitate – marjele ar putea fi mai mici, deoarece încearcă să construiască pentru viitor și se bazează pe rezervele de numerar pentru moment.

astfel de motive explică de ce obiectivele de utilizare a serviciilor profesionale variază. De exemplu, HubSpot a constatat că unele agenții își propun să vizeze o rată de utilizare de 85 până la 90%, Cu toate acestea rata medie de utilizare reală este mult mai mică la 60%.

tarifele variază în funcție de tipul de organizație, rol, obiective de afaceri și funcții individuale de locuri de muncă. Ați putea încerca să evaluați ratele concurenților dvs. în scopuri de comparație, dar este cel mai important să vă cunoașteți propria organizație – și asta necesită să vă evaluați mai întâi operațiunile.

cum Calculați ratele de utilizare a angajaților?

OSP ar trebui să stabilească tarife pentru angajați care sunt realizabile. Căutați să determinați oferta reală a ceea ce aveți și cum să satisfaceți în mod rentabil cererea. Deci, în timp ce doriți să setați o linie de bază pentru a vă asigura că angajații sunt profitabili, aceasta nu ar trebui să fie o încercare de a atinge un obiectiv de vânzări umflat. Acest lucru ar putea duce la epuizarea angajaților, care, potrivit cercetărilor, determină o cifră de afaceri ridicată, absențe crescute și scăderea productivității care costă întreprinderile americane 300 de miliarde de dolari anual.

pentru a calcula corect ratele de utilizare a angajaților, înțelegeți că rolurile diferite au rate diferite. De exemplu, cineva cu responsabilități manageriale nu ar avea o rată La fel de mare ca cineva care lucrează direct la un proiect. De ce? Te-ai aștepta să-și petreacă o bună parte din timpul lor de gestionare a personalului și îndeplinirea altor sarcini care nu sunt direct facturabile la un client.

un personal responsabil pentru supravegherea unui domeniu financiar, cum ar fi datoriile contului sau cineva care conduce resurse umane, probabil, nu generează o mulțime de ore facturabile. Sunt ele încă instrumentale pentru succesul tău? Absolut. Dar nu ar trebui să aibă aceeași rată de utilizare ca un artist grafic sau un contabil care își petrece cea mai mare parte a timpului pe proiecte de client facturabile. Mai mult, locurile de muncă au diverse valori monetare: orele unui arhitect pot obține un marcaj mai mare decât un manager de proiect.

ceea ce aduce o regulă bună de reținut atunci când se evaluează ratele de utilizare: angajații implicați în munca facturabilă a clienților trebuie nu numai să-și acopere propriile salarii, ci și să aloce o parte funcțiilor care nu generează venituri. Deci, un procent din costurile generale trebuie împărțit între angajații facturabili pentru a asigura profitabilitatea organizației dvs. globale.

determinarea timpului facturabil față de timpul ne-facturabil este, de asemenea, importantă. Luați în considerare timpul petrecut de angajați pentru dezvoltarea profesională personală, în întâlnirile interne ale companiei și în timpul liber plătit. Toate acestea sunt importante; cu siguranță doriți să dezvoltați abilitățile angajaților și nu doriți ca aceștia să fie suprasolicitați. Dar dacă nu reușesc să includă ore non-facturabile de la început, orice calcule vor fi departe.

deci, o formulă de bază pentru a calcula ratele de utilizare a angajaților arată astfel:

• începeți cu 260 de zile lucrătoare pe an (52 săptămâni x 5 zile).
• apoi deduceți următoarele activități interne sau plătite (va trebui să vă adaptați pentru a se potrivi afacerii dvs.):
  • zile de concediu (să zicem 25 de zile)
  • zile de boală (5 zile)
  • activități interne, cum ar fi instruirea, în afara amplasamentelor și întâlnirile (15 zile)
  • dezvoltarea profesională sau participarea la conferințe (10 zile)
• asta te lasă cu 205 de zile de lucru client facturabile. Împărțiți acest lucru la totalul de 260 de zile lucrătoare și rămâneți cu o rată de utilizare țintă de 78%.
• dincolo de aceasta, puteți deduce alte activități de lucru care nu pot fi facturate, cum ar fi pregătirea clienților, raportarea, călătoriile etc., ceea ce va reduce și mai mult rata de utilizare. Acesta este, de asemenea, locul în care trebuie să luați în considerare rolul fiecărei persoane, deoarece responsabilitățile și ratele țintă vor diferi unele de altele.

facturarea vs. utilizare: cum poate factura angajaților să conducă profitabilitatea?

toți acești factori detaliați mai sus trebuie utilizați pentru a dezvolta marjele țintă. Aceste obiective ar trebui apoi să se reflecte în ratele de utilizare la fiecare nivel al afacerii dvs. Este vital să stabiliți și să puteți analiza aceste rate pentru a stabili și a crește marjele de profit.

având în vedere acest lucru, ar trebui să utilizați aceste rate de utilizare pentru a stabili obiective de facturabilitate sau numărul de ore facturabile pe care fiecare angajat ar trebui să le atingă. Acestea ar trebui să fie împărtășite cu angajații individuali, precum și cu echipele, oferind tuturor obiective realiste pentru care toți pot lucra.

mai mult, este important să aveți vizibilitate în starea de utilizare în orice moment. Trebuie să puteți planifica în avans pentru a îndeplini munca clientului, pentru a îmbunătăți lățimea de bandă a angajaților și pentru a vă asigura că resursele potrivite sunt la locul lor. Nu doriți ca angajații să fie inactivi și îngrijorați de munca insuficientă în conductă. Nici nu vrei să-i copleșiți și să fie forțați să angajeze într-un mod care nu este rentabil.

trebuie să știți întotdeauna că se generează suficiente venituri și că proiectele sunt finalizate profitabil. Pentru aceasta, aveți nevoie de vizibilitate în timp real în întreaga organizație.

instrumentele pot ajuta OSP să crească ratele de utilizare și facturarea?

dacă cele de mai sus sună mult, luați inima – există o tehnologie disponibilă care poate face crearea și menținerea ratelor de utilizare, marjelor și profitabilității într-o clipă.

și aceste instrumente au fost create cu PSO în mod special în minte.

platformele de automatizare a serviciilor profesionale (PSA) eliberează pe toată lumea într-un PSO prin automatizarea sarcinilor consumatoare de timp în management, vânzări, finanțe, operațiuni și management de proiect. Acestea facilitează fiecare pas al călătoriei citat-la-numerar. Acestea pot crește eficiența și profitabilitatea cu capacități CRM mai mari și un control mai fin asupra timpului și costurilor, facturării, prețurilor și fluxului de numerar.

vedeți cum VOGSY vă ajută să rămâneți la curent cu utilizarea și livrarea

o platformă PSA poate ajuta liderii PSO să stabilească și să monitorizeze ratele de utilizare, oferind vizibilitate constantă împreună cu instrumente pentru a analiza trecutul și a anticipa viitorul. Platforma PSA potrivită oferă valori de vânzări, clienți, proiecte și utilizare în timp real. Plăcile KPI configurabile oferă acces rapid la datele vitale.

ca urmare, domeniile de lucru sunt la țintă, marjele sunt gestionate și cultivate în mod eficient, iar conducta este prognozată cu precizie.

la fel de important, vă oferă o imagine realistă a angajaților. Vă puteți asigura că nu se ard și că au resursele și abilitățile potrivite pentru a satisface cerințele. Puteți împuternici personalul să își asume dreptul de proprietate asupra muncii, să vă asigurați că au proiecte de abordat și că sunt capabili să își atingă obiectivele livrabile. Toată lumea poate vedea la ce lucrează colegii lor, se poate pregăti pentru ceea ce urmează și poate colabora mai eficient.

pentru companii, o soluție PSA vă poate oferi datele de care aveți nevoie pentru a vă asigura că vindeți serviciile potrivite la marjele potrivite. Iar pentru lideri, aceasta este cheia pentru a conduce profitabilitatea.

deja utilizați Google Workspace? Aflați cum VOGSY, singura soluție PSA pentru Google Workspace, vă poate ajuta să vă îmbunătățiți calculele ratei de utilizare și rentabilitatea.

contactați-ne astăzi