• Articles
• admin

ongeacht de focus van een professional services organization (PSO) – van een digitaal marketingbureau tot een management consultancy of een softwareontwikkelingsbedrijf (zoals vogsy klanten) – u verkoopt voornamelijk tijd en de expertise van uw team. Als zodanig, moet u een gericht model voor factureerbare middelen die van toepassing is op elke werknemer in de hele organisatie. Dit vereist een benuttingsgraad.

Wat is een benuttingsgraad?

Benuttingspercentages zijn een manier om de efficiëntie en productiviteit van een individu (of zelfs een volledige PSO) te meten bij het genereren van inkomsten tegen beschikbare bandbreedte, verdeeld over een bepaalde periode. In eenvoudiger termen, een bezettingsgraad weerspiegelt het percentage van de werkuren van een werknemer die kunnen worden gefactureerd aan een klant ten opzichte van hun totale beschikbaarheid.

Als u niet weet wat u moet verkopen, of hoeveel u kunt leveren, is het gemakkelijk om te eindigen met onder – of overbenutting van werknemers. Dit gebrek aan controle kan ernstige financiële en operationele gevolgen hebben, waaronder ontevreden klanten, gemiste verkoop, opgeblazen overhead en meer.

er zijn veel factoren die gaan in het creëren van een bezettingsgraad formule die het beste werkt voor uw bedrijf. Veel gebieden kunnen berekeningen beïnvloeden, en de tarieven kunnen op verschillende manieren worden gebruikt. Om het makkelijker te maken, zijn er technologische oplossingen die PSO-leiders kunnen helpen dit waardevolle inzicht te verkrijgen, waardoor hun organisaties snel op weg zijn naar een grotere winstgevendheid.

het feit is dat, als u geen beoogde bezettingsgraad heeft, u waarschijnlijk uw personeel niet correct gebruikt.

is er een standaardbenuttingspercentage of een formule voor succes?

het korte antwoord op deze vraag is nee – en er zijn een aantal redenen. Vooral, organisaties hebben verschillende strategieën, dus (resource) gebruik formules variëren.

neem PricewaterhouseCoopers en Deloitte, exploitanten van enorme wereldwijde professionele diensten en adviesnetwerken. Hun medewerkers genereren inkomsten door langdurige afspraken, vaak in klantinstellingen. Deze consulting bezettingsgraad zou meestal zeer hoog zijn, omdat de pijplijn van het werk is vol, banen zijn specifiek en de prioriteit is vierkant op het genereren van inkomsten.

overweeg nu een kleinere PSO die meer gericht is op groei versus winst. Om dat te bereiken, kan een PSO extra mensen inhuren. Zij zouden dan een hoge benuttingsgraad kunnen hebben, maar niet met de nadruk op winstgevendheid en facturering – de marges zouden minder kunnen zijn omdat zij voor de toekomst proberen op te bouwen en voorlopig op kasreserves vertrouwen.

dergelijke redenen verklaren waarom de doelstellingen voor het gebruik van professionele diensten verschillen. Bijvoorbeeld, HubSpot vond sommige agentschappen streven naar een 85 tot 90 procent bezettingsgraad, maar de werkelijke gemiddelde bezettingsgraad is veel lager op 60 procent.

de percentages variëren naar type organisatie, rol, bedrijfsdoelstellingen en individuele functiefuncties. U kunt proberen om de tarieven van uw concurrenten te benchmarken voor vergelijkingsdoeleinden, maar het is het belangrijkste om uw eigen organisatie te kennen – en dat vereist dat u eerst uw activiteiten te evalueren.

hoe berekent u de benuttingspercentages van werknemers?

ODV ‘ s moeten percentages vaststellen voor werknemers die haalbaar zijn. U bent op zoek naar het werkelijke aanbod van wat je hebt te bepalen en hoe kosteneffectief voldoen aan de vraag. Zo, terwijl u wilt een basislijn te stellen om ervoor te zorgen werknemers zijn winstgevend, dit moet niet een poging om een opgeblazen verkoopdoelstelling te bereiken. Dit zou kunnen leiden tot een burn-out van werknemers, die volgens onderzoek een hoge baanomzet, meer afwezigheden en een verminderde productiviteit veroorzaakt die Amerikaanse bedrijven jaarlijks $300 miljard kost.

om de benuttingspercentages van werknemers correct te berekenen, moet u begrijpen dat verschillende rollen verschillende percentages hebben. Als voorbeeld, iemand met leidinggevende verantwoordelijkheden zou niet zo hoog een tarief hebben als iemand die direct aan een project werkt. Waarom? Je zou verwachten dat ze een goede hoeveelheid van hun tijd besteden aan het managen van personeel en het uitvoeren van andere taken die niet direct factureerbaar zijn aan een klant.

een staflid die verantwoordelijk is voor het toezicht op een financieel gebied zoals rekening schulden of iemand die het hoofd van human resources is waarschijnlijk niet het genereren van een veel factureerbare uren, hetzij. Zijn ze nog steeds belangrijk voor je succes? Helemaal. Maar ze moeten niet dezelfde bezettingsgraad hebben als een graficus of een accountant die het grootste deel van hun tijd besteedt aan factureerbare klantprojecten. Bovendien hebben banen verschillende geldwaarden: de uren van een architect kunnen een hogere markup opleveren dan een projectmanager.

wat een goede regel is om in gedachten te houden bij het beoordelen van de benuttingspercentages: werknemers die betrokken zijn bij facturerbaar klantenwerk moeten niet alleen hun eigen salaris dekken, maar ook een deel toewijzen aan functies die geen inkomsten genereren. Zo, een percentage van de overheadkosten moet worden verdeeld onder factureerbare werknemers om winstgevendheid te garanderen voor uw totale organisatie.

het bepalen van factureerbare versus niet-factureerbare tijd is ook belangrijk. Denk aan de tijd die werknemers besteden aan persoonlijke professionele ontwikkeling, in interne bedrijfsbijeenkomsten, en op betaalde vrije tijd. Deze zijn allemaal belangrijk; je wilt zeker de vaardigheden van werknemers te laten groeien en niet willen dat ze overwerkt zijn. Maar als je er niet in slaagt om niet-factureerbare uren vanaf het begin op te nemen, zullen alle berekeningen ver weg zijn.

een basisformule om de benuttingsgraad van werknemers te berekenen ziet er als volgt uit:

• Begin met 260 werkdagen per jaar (52 weken x 5 dagen).
• trek dan de volgende interne of betaalde vrije tijd af (u moet zich aanpassen aan uw bedrijf):
  • vakantiedagen (zeg 25 dagen)
  • ziektedagen (5 dagen)
  • interne activiteiten zoals opleiding, off-site en vergaderingen (15 dagen)
  • professionele ontwikkeling of deelname aan conferenties (10 dagen))
• dan heb je nog 205 dagen klantenwerk. Deel dat door de totale 260 werkdagen, en je hebt nog een 78 procent beoogde bezettingsgraad.
• verder kunt u andere niet-factureerbare werkactiviteiten Aftrekken, zoals klantvoorbereiding, rapportage, reizen, enz., waardoor de benuttingsgraad verder zal dalen. Dit is ook waar je nodig hebt om rekening te houden met de rol van elke persoon, als hun verantwoordelijkheden en streefpercentages van elkaar zullen verschillen.

facturering vs. gebruik: Hoe kan facturering van werknemers de winstgevendheid stimuleren?

al deze hierboven beschreven factoren moeten worden gebruikt om streefmarges te ontwikkelen. Die doelstellingen moeten dan worden weerspiegeld in de bezettingsgraad op elk niveau van uw bedrijf. Het is van vitaal belang om deze tarieven in te stellen en te kunnen analyseren om winstmarges vast te stellen en te laten groeien.

met dit in gedachten, moet u deze benuttingspercentages gebruiken om factureerbaarheidsdoelstellingen vast te stellen, of het aantal factureerbare uren dat elke werknemer moet bereiken. Deze moeten worden gedeeld met individuele medewerkers, evenals teams, waardoor iedereen realistische doelen waar iedereen naartoe kan werken.

bovendien is het belangrijk dat u te allen tijde inzicht hebt in de status van gebruik. U moet vooruit kunnen plannen om klantenwerk te vervullen, de bandbreedte van medewerkers te verbeteren en ervoor te zorgen dat de juiste middelen op hun plaats zijn. U wilt niet dat werknemers inactief zijn en zich zorgen maken over onvoldoende werk in de pijplijn. Noch wil je dat ze overweldigd worden en gedwongen worden om in te huren op een manier die niet kosteneffectief is.

u moet altijd weten dat er voldoende inkomsten worden gegenereerd en dat projecten winstgevend worden afgerond. Daarvoor heb je real-time zichtbaarheid in je organisatie nodig.

kunnen Tools PSO ‘ s helpen de benuttingsgraad en facturerbaarheid te verhogen?

als het bovenstaande klinkt als veel, neem hart-Er is technologie beschikbaar die het creëren en handhaven van bezettingsgraad, marges en winstgevendheid in een handomdraai kan maken.

en deze tools zijn speciaal voor PSO ‘ s gemaakt.

platforms voor professionele dienstenautomatisering (PSA) maken iedereen vrij in een PSO door tijdrovende taken op het gebied van beheer, verkoop, financiën, bedrijfsvoering en projectbeheer te automatiseren. Ze vergemakkelijken elke stap van de offerte-naar-cash reis. Ze kunnen de efficiëntie en winstgevendheid te verhogen met een grotere CRM-mogelijkheden en fijnere controle over tijd en kosten, facturering, prijzen en cash flow.

zie hoe VOGSY U helpt om op de hoogte te blijven van het gebruik en de levering

een PSA-platform kan PSO-leiders helpen bij het instellen en bewaken van de gebruikspercentages, en biedt een constante zichtbaarheid samen met tools om het verleden te analyseren en te anticiperen op de toekomst. Het juiste PSA-platform levert real-time verkoop -, klant -, project-en gebruiksstatistieken. Configureerbare KPI boards bieden snelle toegang tot vitale gegevens.

als gevolg hiervan zijn de werkgebieden binnen de gestelde grenzen, worden de marges effectief beheerd en vergroot, en wordt de pijpleiding nauwkeurig voorspeld.

even belangrijk, het geeft u een realistisch beeld van de werknemers. U kunt ervoor zorgen dat ze niet opbranden en dat ze de juiste middelen en vaardigheden hebben om aan de eisen te voldoen. U kunt medewerkers in staat stellen om eigen verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk, ervoor zorgen dat ze projecten hebben om aan te pakken en in staat zijn om hun haalbare doelen te bereiken. Iedereen kan zien waar zijn collega ‘ s aan werken, zich voorbereiden op wat voor ons ligt en effectiever samenwerken.

voor bedrijven kan een PSA-oplossing u de gegevens geven die u nodig hebt om ervoor te zorgen dat u de juiste services met de juiste marges verkoopt. En voor leiders is dat de sleutel tot het stimuleren van winstgevendheid.

gebruikt u Google Workspace al? Ontdek hoe VOGSY, de enige PSA-oplossing voor Google Workspace, uw bezettingsgraad en winstgevendheid kan verbeteren.

neem vandaag contact met ons op