• Articles
• admin

eticheta produsului

urăști documentele? Se pare că și alții îl urăsc, deoarece piața globală a sistemelor de gestionare a documentelor este în creștere. Software-ul de gestionare a documentelor (DMS) este conceput pentru a finaliza diverse sarcini de e-document. O soluție DMS bazată pe cloud sau on-premise poate automatiza fluxul de documente al companiei dvs., eliberând resurse pentru a face mai multă muncă.

dar cum să găsiți sistemul de gestionare a documentelor care să răspundă nevoilor dvs. specifice de afaceri? Iată un indiciu: Construiți-vă propriul. În acest ghid, veți găsi tot ce trebuie să știți înainte de a dezvolta un sistem de gestionare a documentelor.

piața software-ului de gestionare a documentelor: prezentare generală

piața software-ului de gestionare a documentelor este în continuă creștere. Se preconizează că va atinge 11,47 miliarde de dolari în 2026, mai mult decât dublu față de 2020 (5,51 miliarde de dolari). În fiecare an, automatizarea documentelor devine din ce în ce mai necesară pentru a menține companiile pe linia de plutire. Crezi că e o exagerare? Un fapt rapid: problemele documentelor sunt responsabile pentru pierderi medii de 20.000 USD în buget și 21% din productivitatea zilnică.

fără îndoială, există o utilizare mai bună pentru aceste resurse. În timp ce sectoarele de vânzări, marketing și bancare sunt pioniere în adoptarea soluțiilor de gestionare a conținutului întreprinderii, alte industrii încep doar să țină pasul, determinate de necesitatea creșterii productivității la locul de muncă. Deci, este timpul să construiți software de gestionare a sistemului de documente pentru orice companie care nu a făcut-o încă.

Păstrați lectură pentru a afla cum de a apuca acest fruct low-agățat și de a îmbunătăți eficiența fluxului de lucru.

construirea unui sistem personalizat de gestionare a documentelor vs.utilizarea unui software de gestionare a documentelor

este un hub pentru fluxul de documente al unei companii care accelerează procesele, îmbunătățește productivitatea și reduce costurile. Când vine vorba de implementarea unui DMS, aveți două opțiuni: achiziționați un produs de pe raft sau construiți unul personalizat. Să comparăm cele două alternative și să vedem care funcționează cel mai bine pentru dvs.

Costuri

nu este o surpriză faptul că dezvoltarea DMS personalizată necesită o investiție inițială mai mare. Dar dacă adăugați abonamentul corporativ pe viață pentru o soluție gata făcută, veți vedea că este mai rentabil să vă dezvoltați propriul produs.

funcționalitate

există numeroase soluții DMS pe piață. Totuși, găsirea unuia care se potrivește nevoilor dvs. de afaceri poate fi dificilă. Cum așa? Software-ul orientat spre comerț vizează o gamă largă de întreprinderi cu nevoi diferite și uneori care se exclud reciproc. Prin urmare, nu numai că plătiți pentru serviciile în pachet pe care nu le veți folosi niciodată, dar, de asemenea, nu puteți obține caracteristicile specializate înguste de care aveți nevoie. Și chiar dacă puteți, acestea nu se vor potrivi proceselor dvs., precum și unei soluții personalizate.

integrări

majoritatea DMS-urilor gata făcute nu se integrează cu alte programe software, făcând utilizatorii să mute copii ale aceluiași document în sistemele lor CMS și CRM. În schimb, atunci când dezvoltați un sistem personalizat de gestionare a documentelor, vă puteți integra cu software-ul adoptat de orice companie și puteți împuternici orice flux de lucru.

deci, construirea unei aplicații end-to-end este cea mai bună lovitură dacă trebuie să depășiți funcționalitatea standard. Dar ce este nevoie pentru a sari în dezvoltarea unui sistem de management al documentelor? Pentru început, ar trebui să cunoașteți caracteristicile pe care doriți să le implementați și să înțelegeți elementele de bază ale unui proces de dezvoltare software. Sună complicat? Nu-ți face griji, te susținem!

caracteristici cheie ale sistemelor de gestionare a documentelor

înainte de a începe să analizați ce caracteristici doriți, examinați procesele de afaceri ale companiei dvs. O soluție personalizată de gestionare a documentelor poate fi adaptată fluxului dvs. de lucru, care este specific industriei și variază între organizații. Aici este lista de caracteristici esențiale pentru a începe cu.

coerent structura de fișiere

este vital pentru a proiecta o structură simplă Sistem de fișiere care utilizatorii vor învăța rapid și să se adapteze la. Într-un sistem de fișiere structurat în arbore, orice intrare poate fi fie un fișier, un folder, fie un subfolder. Deoarece fiecare fișier are o cale unică, structura fișierului arbore rămâne cea mai convenabilă structură de fișiere din diferite tipuri de software.

reguli personalizabile de etichetare și Denumire

capacitatea de a eticheta conținutul și proprietarii săi automatizează procesul de revizuire și îl menține actualizat. Deoarece fiecare organizație are propriile reguli pentru denumirea documentelor, un DMS ar trebui să susțină regulile de denumire existente.

accesibilitate pe platforme și dispozitive

sistemul dvs. ar trebui să funcționeze fără probleme pe dispozitive desktop, mobile și tablete, oferind o experiență de utilizare perfectă. Pe măsură ce munca de acasă preia industriile, este esențial să oferim instrumente pentru accesul la documente, partajarea fișierelor și editarea de oriunde din lume. De aceea este important să construiți o aplicație mobilă pe lângă DMS-ul dvs. bazat pe web.

un motor de căutare robust

pe măsură ce conținutul se extinde, devine mai dificil să găsiți lucruri în software-ul dvs. de gestionare a documentelor. Așadar, creați un sistem în care puteți căuta documente utilizând cât mai multe criterii, inclusiv titlul, data, categoria, eticheta și autorul.

controlul versiunii

controlul versiunii asigură o colaborare eficientă între angajații care lucrează la același document. Această caracteristică permite utilizatorilor să facă backup și să-și urmărească fișierele în timp.

editare colaborativă

această caracteristică permite mai multor utilizatori să se angajeze în editare simultană și să vadă cine altcineva accesează același document. În plus, puteți comuta între modurile de acces la fișiere la fel ca Google Docs. În timp ce unele documente pot fi accesate gratuit pentru toată lumea, altele sunt disponibile numai pentru anumiți utilizatori sau grupuri.

integrare cu software terță parte

în medie, o afacere mică folosește 102 produse software diferite, în timp ce întreprinderile mari folosesc 288 de aplicații. Soluția dvs. de gestionare a documentelor ar trebui să se integreze cel puțin cu cele mai esențiale dintre ele, cum ar fi poșta, soluțiile de chat sau orice alt software pe care compania dvs. îl selectează. Toate tipurile de fișiere ar trebui să fie ușor de exportat și importat din alte aplicații.

stocare scalabilă

când vine vorba de stocare, este mai bine să aveți mai mult decât mai puțin. DMSs-urile moderne se bazează pe soluții de stocare în cloud ușor de scalat în funcție de nevoile companiei.

Setări de securitate

fișierele dvs. ar trebui să fie sigure la fiecare nivel, de la autentificarea utilizatorului și rezistența la amenințări externe la clase de acces la documente. Așteptarea ca o încălcare a datelor să ia măsuri nu este niciodată o idee bună—este întotdeauna mai ușor să previi decât să vindeci.

arhivare

pe parcursul colaborării cu clienții, creați și stocați o multitudine de documente. Deoarece unele parteneriate durează zeci de ani, trebuie să păstrați și să arhivați fișierele legate de proiectele anterioare pentru a avea referințe la îndemână sau pentru a respecta reglementările din industrie.

generarea automată de fișiere

cu un generator de fișiere, utilizatorii pot crea contracte, formulare și rapoarte bazate pe șabloane locale, precum și alinia fișierele importate cu standardele corporative. Acest lucru va simplifica multe proceduri de rutină și va reduce erorile umane.

acces Offline

deoarece este imposibil să asigurați o conexiune stabilă la internet, în special pentru angajații de la distanță, soluția dvs. ar trebui să funcționeze offline. Asigurați-vă că cititorul de fișiere permite utilizatorilor să vizualizeze, să editeze și să descarce fișiere ori de câte ori este necesar.

semnătura electronică

semnătura electronică permite reprezentanților companiei să semneze legal formularele necesare într-un format electronic. Semnătura electronică simplifică procesarea documentelor între departamente și simplifică cooperarea cu alte companii.

conversie Tip fișier

adăugarea unui convertor de fișiere încorporat la un sistem de gestionare a documentelor va crește eficiența fluxului de lucru în cadrul organizației dvs. Nu uitați să activați conversiile pe loturi, astfel încât angajații să poată converti multe documente în doar câteva clicuri.

cititor de caractere optice

dacă mai trebuie să utilizați documente pe suport de hârtie, luați în considerare adăugarea unui cititor de caractere optice (OCR) la lista de caracteristici. Cu OCR, puteți scana cu ușurință textul tipărit și scris de mână și îl puteți încărca în sistemul dvs.

indiferent de funcționalitatea aleasă, trebuie să aveți grijă de depanare și actualizări de sistem. Inutil să spun că este mai sigur să încredințați această sarcină cuiva care a lucrat deja la sistemul dvs. și cunoaște fiecare centimetru din acesta. Căutați un furnizor de dezvoltare software care oferă întreținere și asistență post-lansare.

lucruri de luat în considerare înainte de a începe dezvoltarea DMS

după cum am menționat mai devreme, o vedere panoramică a nevoilor dvs. unice de afaceri vă va spune ce componente sunt obligatorii și care sunt opționale. Cu toate acestea, mai sunt câteva lucruri de rezolvat înainte de a începe dezvoltarea software-ului sistemului DMS. Adăugați acești pași la foaia de parcurs a proiectului:

respectarea standardelor de reglementare

în afară de controalele de acces bazate pe roluri (RBAC), autentificarea cu mai mulți factori, protocoalele de permisiune și criptările de date strâns codificate cu un sistem de portal DMS, trebuie să respectați reglementările specifice. De exemplu, furnizorii de sănătate trebuie să adere la HIPAA, companiile farmaceutice la FDA, iar comercianții cu amănuntul trebuie să respecte PCI. Fiecare companie gestionează un anumit tip de date sensibile, astfel încât sarcina dvs. este de a asigura aceste date în conformitate cu normele de protecție a datelor de stat.

User experience

DMS-ul dvs. ar trebui să funcționeze așa cum se așteaptă utilizatorii să funcționeze. O interfață ușor de utilizat depășește aspectul. Are o sarcină cognitivă scăzută și nu îi face pe oameni să se oprească și să se gândească cum să îndeplinească o sarcină sau alta. De la configurarea inițială și pe tot parcursul călătoriei utilizatorului, interfața dvs. ar trebui să fie intuitivă pentru utilizatorii cu orice nivel de competență tehnică.

poate suna ușor, dar procesul de proiectare necesită timp și expertiză. Cercetarea UX, ideea, prototiparea și testarea utilizatorilor sunt la fel de importante în dezvoltarea software-ului de gestionare a documentelor. Omiterea oricăruia dintre acești pași înseamnă că riscați să vă confruntați cu probleme în etapele ulterioare, când mizele sunt mult mai mari.

Team gathering

dacă nu aveți Dezvoltatori interni, angajați o echipă de dezvoltare software în afara site-ului. Astfel puteți obține cele mai bune talente IT cu o înțelegere clară a domeniului dvs. de afaceri. Furnizorul dvs. de dezvoltare software va desfășura activități de recrutare și angajare, inclusiv tot felul de proiecții și interviuri tehnice.

dezvoltarea MVP

lansarea produsului minim viabil (MVP) este un pas opțional în dezvoltarea software-ului sistemului DMS, dar este foarte recomandat. Permițând utilizatorilor reali să testeze caracteristicile esențiale înainte de lansarea finală, puteți valida eficacitatea soluției dvs. Dacă feedback-ul utilizatorului este pozitiv, puteți trece la implementarea setului complet de caracteristici. Dacă nu, trebuie să faceți un pas înapoi și să reconsiderați cum să vă atingeți obiectivele de afaceri.

cât costă dezvoltarea unui sistem de gestionare a documentelor?

acum, că știți cum să construiți software de gestionare a sistemului de documente, este timpul să vorbim despre bani. Să luăm o presupunere sălbatică: doriți să angajați dezvoltatori calificați, dar bugetul dvs. atinge un tavan de sticlă. Vestea bună este că Ucraina este printre câteva țări în care puteți externaliza Dezvoltatori cu înaltă calificare pentru un preț liberal.

în general, ratele depind de experiența membrului echipei și de stiva tehnică aleasă. Consultați această listă pentru a obține o imagine vizuală a compoziției echipei necesare pentru un proiect tipic de dezvoltare DMS, precum și ratele medii orare pentru diferiți specialiști:

• analist de afaceri—$40-$63
• UI / UX designer—$35-$56
• dezvoltatori-de la $25 – $42 pentru Junior la $45 – $90 pentru poziția Senior
• ingineri QA-de la $25 – $42 pentru Junior la $40 – $63 pentru poziția Senior
• Manager de proiect—$45-$70

pentru a obține o estimare mai exactă a bugetului și a intervalelor de timp legate de proiectul dvs., trebuie să consultați furnizorul ales. Dezvoltatorii știu cât timp este nevoie pentru a dezvolta caracteristicile dorite, astfel încât acestea vor fi în măsură să vă ofere numere aproximative bazate pe domeniul de aplicare așteptat de lucru.

rezumând

piața sistemelor de management al documentelor evoluează într-un ritm rapid, iar soluțiile IT DMS sunt indispensabile pentru fiecare companie. Să recapitulăm:

• puteți alege între soluții gata făcute și personalizate. Dezvoltarea unui sistem de gestionare a documentelor este mai rezonabilă, deoarece puteți construi funcționalități adaptate nevoilor dvs. și puteți economisi cheltuieli pe termen lung.
• când alcătuiți o listă de caracteristici, concentrați-vă pe obiectivele dvs. de afaceri și pe problemele pe care doriți să le rezolve DMS-ul. Majoritatea companiilor optează pentru editare colaborativă, accesibilitate multiplă platformă și etichetare personalizabilă.
• pe măsură ce vă construiți soluția, acordați atenție experienței utilizatorului, respectării reglementărilor din industrie și conformității cu securitatea.
• bugetul proiectului dvs. depinde de diferiți factori, dar angajarea dezvoltatorilor în Ucraina vă asigură că obțineți un produs de calitate la un preț corect.

Relevant ajută companiile din multe industrii să dezvolte soluții de management personalizat (software de gestionare a documentelor, software de gestionare a capitalurilor proprii etc.) adaptate nevoilor lor specifice. Serviciile noastre personalizate de dezvoltare web și de dezvoltare a aplicațiilor mobile acoperă dezvoltarea de produse end-to-end, de la ideea inițială la implementarea și asistența produsului. Oferim dezvoltatori de outsourcing care vă pot construi sistemul de gestionare a documentelor de la zero sau pot acționa doar ca o întărire temporară pentru a extinde capacitățile companiei dvs.

deci, dacă doriți să începeți proiectul dvs. de dezvoltare DMS, contactați-ne și vom discuta în detaliu.