costul externalizării salarizării
astăzi, din ce în ce mai mulți proprietari de afaceri apelează la furnizori de salarizare precum ADP pentru a evita dificultatea de a gestiona singuri salarizarea. Furnizorii de servicii de salarizare pot ajuta la atenuarea complicațiilor care apar din tratarea impozitelor locale, a orelor suplimentare și a altor variabile. Chiar dacă aceste companii oferă un serviciu valoros, proprietarii de afaceri ar trebui să ia în considerare costul real al externalizării salarizării înainte de a-și asigura serviciile. Rularea unei analize aprofundate cost / beneficiu privind externalizarea salarizării vă poate salva dureri de cap majore mai târziu, mai ales dacă serviciul de salarizare dorește să vă blocheze într-un contract pe termen lung. Pentru a vă ajuta să ajungeți la o concluzie informată, am defalcat costurile cu care vă veți confrunta mai jos.
salarizare Outsourcing cost defalcare
veți descoperi rapid că multe costuri diferite vin împreună cu externalizarea salarizare companiei dumneavoastră. De la taxe unice, taxe de pregătire fiscală și costul lunar al Serviciului în sine, suma totală pe care o plătiți pe lună poate varia foarte mult. Multe companii de servicii de salarizare oferă mai multe niveluri de servicii, variind de la cele mai de bază (pur și simplu calcularea și depunerea cecurilor angajaților) până la cele mai sofisticate (oferirea de carduri preplătite, gestionarea asigurărilor de șomaj de stat și gestionarea garniturilor salariale). Iată la ce ar trebui să acordați atenție:
costuri de externalizare a salariilor de bază
marea majoritate a companiilor de salarizare externalizate percep o taxă de pachet de bază, cuprinsă între 20 și 250 USD pe lună. Costul salarizării externalizate include depunerea directă, procesarea salariului, depunerea fiscală standard și un portal online accesibil atât de angajatori, cât și de angajați. Costurile asociate cu un pachet de salarizare de bază iau în considerare toate detaliile pertinente ale companiei dvs., cum ar fi statul de reședință, complexitatea impozitului pe salarizare al jurisdicției dvs., frecvența perioadei de plată și cantitatea angajaților.
de exemplu, o companie de 25-35 de angajați care utilizează companii cunoscute de procesare a salariilor plătesc până la 1.500 USD pe lună pentru servicii de bază. În multe cazuri, companiile mai mari vor primi taxe reduse pentru pachete, reducând costul salarizării pe cap de locuitor pentru angajatorii mari. Pentru întreprinderile mici—ca multe companii de servicii de teren-acest cost poate face o diferență mai mare.
frecvența perioadelor de plată
multe companii care își externalizează salarizarea trebuie să își schimbe perioadele de plată pentru a evita costurile suplimentare pentru procesarea tranzacțiilor de salarizare. Dacă compania dvs. plătește săptămânal sau bisăptămânal, puteți suporta costuri suplimentare în comparație cu o afacere care plătește lunar (deoarece ați plăti pentru un serviciu care apare de 4 ori pe lună în loc de o singură dată). Desigur, în timp ce reducerea frecvenței salarizării aduce beneficii angajatorului, schimbarea frecvenței salariilor are adesea un impact negativ asupra angajaților. Mulți lucrători conta pe obtinerea lor salarii pe un program previzibil. În cele din urmă, vor trebui să trăiască cu decizia dvs. dacă schimbați frecvența salarizării, dar ar trebui să luați în considerare cu atenție consecințele.
dacă compania dvs. de salarizare trimite cecuri de hârtie către afacerea dvs., puteți suporta taxe suplimentare pentru imprimare și livrare. Chiar dacă primiți livrare standard gratuită, se pot aplica taxe suplimentare pentru livrările accelerate sau în afara statului.
asistență fiscală salarizare
deși majoritatea pachetelor de bază acoperă asistența fiscală, multe companii de salarizare vor percepe taxe suplimentare pentru procesarea la sfârșitul anului pentru a se pregăti pentru sezonul fiscal. Externalizarea suplimentară a salarizării poate costa între 25 și 75 USD pe angajat, la fel ca imprimarea, trimiterea prin poștă și raportarea W-2. În plus, complexitatea salarizării dvs. devine o considerație aici, la fel cum se întâmplă cu pachetul de salarizare de bază. Dacă aveți angajați în mai multe state, companiile de salarizare vor aluneca adesea în taxe suplimentare pentru a-și gestiona impozitele. Dacă vă externalizați salarizarea, rețineți existența unor astfel de taxe înainte de a alege o companie. În unele cazuri, puteți economisi o mulțime de bani gestionând singur salarizarea.
taxe unice
chiar dacă faceți salarii in-house, trebuie să luați în considerare anumite taxe unice. Unele dintre cele mai mari costuri de salarizare provin din configurarea unui sistem de urmărire a timpului pentru a înregistra orele angajaților, apoi implementarea actualizărilor la acel sistem pe măsură ce trece timpul.
taxe suplimentare
dacă v-ați decis deja să externalizeze salarizare, va trebui să buget pentru unele taxe suplimentare care nu veți găsi incluse în costul pachetului de bază. Aceste taxe includ de obicei servicii cum ar fi depunerea directă, semnarea cecurilor, umplerea pe plic, raportarea noilor angajați și multe altele. Taxe suplimentare se pot aplica pentru ajustări de salarizare sau salarii de urgență, deci planificați în consecință atunci când alegeți să externalizați salarizarea.
beneficiile externalizării procesării salariilor
sună mult până acum, nu? Nu vă faceți griji, există lucruri bune, de asemenea! Deși costurile de externalizare a salarizării se pot acumula rapid, timpul și stresul pe care îl veți economisi prin Externalizare contează încă foarte mult. În funcție de mărimea companiei dvs., garniturile angajaților, denumirile contractantului/angajaților, locația angajaților și alți factori, procesarea salariilor și gestionarea impozitelor asociate pot mânca în momentul în care nu aveți neapărat.
servicii de procesare salarizare angaja experți în domeniu, profesioniști mai puțin susceptibile de a face erori. Acest lucru ar trebui să vă ofere o liniște sufletească, atâta timp cât compania nu este atât de mare încât riscați să deveniți „doar un alt cont.”Căutați recenzii de la alți clienți pentru a vă asigura că o companie de salarizare face în mod constant o muncă bună. Cât de ușor va fi să ajungeți la reprezentantul contului dvs. atunci când aveți o problemă? Fii atent la noile companii de salarizare care ar putea să nu aibă sisteme de calitate pentru a preveni erorile.
după ce ați luat decizia de a externaliza sau nu, ar trebui să revizuiți continuu problema. Realitățile afacerii dvs. se vor schimba constant. Ai crescut? Micșorat? Are mai mult sens pentru compania dvs. să înceapă / să oprească externalizarea acum decât atunci când ați luat prima Decizie? Amintiți-vă, companiile de dimensiuni diferite plătesc rate diferite cu majoritatea furnizorilor de servicii. Pentru procesoare precum ADP, cu cât aveți mai mulți angajați, cu atât costă mai puțin pentru salarizarea fiecărui angajat. Acest lucru ar putea schimba calculul considerabil!
cum să economisiți bani la procesarea salariilor
costurile de externalizare a salariilor se pot adăuga, în special pentru sarcini sau servicii care nu sunt acoperite de pachetul de bază al unui furnizor. Cu toate acestea, aveți la dispoziție câteva instrumente pentru a vă reduce costurile de salarizare, cum ar fi eficientizarea proceselor de afaceri, utilizarea software-ului de gestionare a serviciilor de teren și ajustarea perioadelor de plată. Vom arunca o privire la acestea mai jos.
eficientizați procesele de afaceri
când aduceți procesarea salarizării în interior folosind software de afaceri pentru gestionarea serviciilor de teren, doriți să vă asigurați că software-ul pe care îl alegeți are cât mai multe funcționalități posibil. Acest lucru face ca investiția dvs. să merite mai mult. Dacă este posibil, eficientizați procesarea salarizării împreună cu alte procese interne. Serviciul inteligent integrat de software QuickBooks, de exemplu, poate aborda programarea, comenzile de lucru, facturarea și multe altele. Multe companii de salarizare oferă doar servicii de salarizare, ceea ce le face investiții inferioare.
depozit Direct
utilizarea unui software profesional de contabilitate vă poate oferi posibilitatea de a face depozite directe în conturile bancare ale angajaților dvs. QuickBooks, de exemplu, poate facilita depozitele directe cu doar o mică taxă pentru fiecare salariu. În prezent, taxa lor se ridică la 1,75 USD pe salariu. Dacă plătiți angajații dvs. bi-săptămânal, taxa pe angajat ar fi de numai 45,50 USD pe an. În comparație cu taxa pe care o percep multe companii de servicii de salarizare (între 4 și 9 USD), acest lucru vă poate economisi până la 188 USD pe angajat pe an. Pentru o companie cu 25 de angajați, acest lucru se traduce printr-o sumă suplimentară de 4.700 USD pe an. Această sumă ar putea fi utilă pentru modernizarea echipamentelor sau încercarea de noi tactici de marketing.
perioade de salarizare
dacă vă plătiți angajații săptămânal, luați în considerare modificarea perioadelor de salarizare la două săptămâni. În loc să plătiți taxe directe de depunere (sau poștale) de 52 de ori pe an pe angajat, veți reduce la jumătate costul. Folosind numerele furnizate de QuickBooks, acest lucru vă poate reduce taxele de la 91 USD pe angajat pe an la 45,50 USD. 45 dolari nu poate părea ca o mulțime, dar atunci când ia în considerare taxele mai mari taxa de servicii de salarizare pentru depozit direct, acest lucru poate reduce cheltuielile de până la 234 dolari pe angajat pe an.
cu toate acestea, utilizați precauție extremă atunci când utilizați această strategie. După cum am menționat anterior, dacă angajații dvs. se bazează pe salarii săptămânale, perturbarea sistemului dvs. actual poate crea o tensiune serioasă. Dacă faceți această schimbare, ar trebui să oferiți echipei dvs. o mulțime de avertizări în avans, astfel încât să își poată planifica finanțele în consecință.
evitați penalitățile
precizia procesării salarizării înseamnă evitarea penalităților de salarizare. IRS estimează că 40% din întreprinderile mici și mijlocii plătesc o penalizare pentru că nu au depus rețineri, au calculat greșit reținerile sau au făcut depuneri incorecte. În medie, pedeapsa pentru aceste întreprinderi se ridică la 845 USD pe an. A face chiar și mici greșeli în timp ce calculați salariul companiei dvs. poate duce la penalități atunci când vine timpul fiscal. Indiferent de tipul de soluție de salarizare pe care o utilizați, verificați întotdeauna numerele pentru a vă asigura că nu veți suporta penalități de salarizare.
luați în considerare stagiarii
pentru multe companii, posibilitatea de a preda abilitățile industriei aplicabile studenților pare o propunere costisitoare. Cu toate acestea, stagiile pot oferi companiei dvs. o muncă valoroasă din partea studenților interesați de domeniul dvs. Configurarea unui program de stagiu vă poate permite să contribuiți altruist la carierele în devenire ale tinerilor profesioniști, obținând în același timp lucrări finalizate la un cost mai mic. Dacă afacerea dvs. se află în apropierea unui colegiu, universitate sau școală comercială, un coordonator de stagii din apropiere va sări probabil la șansa de a vă pune compania pe lista potențialilor furnizori de stagii.
lucrători temporari
pentru multe sarcini, lucrătorii temporari reprezintă o resursă excelentă pentru a vă reduce costurile de salarizare. Nu trebuie să calculați salariile pentru acești lucrători. În schimb, pur și simplu primiți o factură de la Agenția temp pentru munca lor. Deoarece Agenția de personal are grijă de salarizare pentru acești angajați, puteți obține mai mult de lucru făcut fără agonizantă peste considerente de salarizare. Cu toate acestea, trebuie să țineți cont de faptul că agențiile de personal percep adesea un marcaj peste rata normală a pieței pentru forța de muncă. De asemenea, veți dori să examinați acești lucrători înainte de a le permite să contribuie la proiecte, deoarece greșelile făcute de lucrătorii temporari noi reflectă slab afacerea dvs.
Gânduri finale
indiferent de ce, va trebui să plătiți taxe asociate cu salarizarea, fie intern, fie extern. Totuși, veți dori să efectuați o analiză cost-beneficiu pentru a vă asigura că ruta pe care o luați va economisi banii companiei dvs. pe termen lung. Profitați de caracteristicile oferite de software-ul de gestionare a serviciilor de teren pentru a ajuta la eficientizarea procesului de salarizare și pentru a reduce costurile de salarizare.