palkanlaskennan ulkoistamisen kustannukset
nykyään yhä useammat yritysten omistajat kääntyvät palkkahallinnon tarjoajien, kuten ADP: n puoleen välttääkseen palkkahankintojen käsittelyn vaivan itse. Palkanlaskenta palveluntarjoajat voivat auttaa lieventämään komplikaatioita, jotka johtuvat käsittelystä paikallisia veroja, ylityötunnit, ja muut muuttujat. Vaikka nämä yritykset tarjoavat arvokasta palvelua, yritysten omistajien tulisi harkita todellisia kustannuksia palkanlaskennan ulkoistaminen ennen turvata palvelujaan. Perusteellinen kustannus-hyötyanalyysi palkanlaskennan ulkoistamisesta voi säästää suuria päänsärkyjä myöhemmin, varsinkin jos palkanlaskentapalvelu haluaa lukita sinut pitkäaikaiseen sopimukseen. Auttaaksemme sinua tekemään tietoon perustuvan johtopäätöksen, olemme eritelleet kustannukset, joita kohtaat alla.
palkanlaskennan ulkoistamisen kustannuserittely
huomaat nopeasti, että yrityksesi palkanlaskennan ulkoistamiseen liittyy monia erilaisia kustannuksia. Kertamaksuista, verovalmistelumaksuista ja itse palvelun kuukausimaksuista voi kuukaudessa maksettavan kokonaissumman määrä vaihdella suuresti. Monet palkanlaskentapalveluyritykset tarjoavat monitasoista palvelua, joka vaihtelee alkeellisimmasta (yksinkertaisesti laskemalla ja tallettamalla työntekijöiden shekit) kehittyneimpään (tarjoamalla prepaid-kortteja, hallinnoimalla valtion työttömyysvakuutusta ja käsittelemällä palkankorotuksia). Tähän kannattaa kiinnittää huomiota:
peruspalkan Ulkoistuskustannukset
valtaosa ulkoistetuista palkanlaskentayhtiöistä veloittaa peruspakettimaksun, joka vaihtelee 20 dollarista 250 dollariin kuukaudessa. Kustannukset ulkoistettu palkanlaskenta sisältää suoran talletuksen, palkka käsittely, standardi veroilmoitus, ja online-portaali saatavilla sekä työnantajien ja työntekijöiden. Kustannukset liittyvät perus palkanlaskenta paketti ottaa huomioon kaikki yrityksesi olennaiset tiedot, kuten asuinvaltio, monimutkaisuus Oman lainkäyttöalueen palkanlaskenta vero, maksu ajan taajuus, ja työntekijöiden määrä.
esimerkiksi 25-35 työntekijän yritys, joka käyttää tunnettuja palkanlaskentayhtiöitä, maksaa peruspalveluista jopa 1 500 dollaria kuukaudessa. Monissa tapauksissa suuremmat yritykset saavat alennettuja pakettimaksuja, mikä alentaa suurten työnantajien palkkakustannuksia asukasta kohti. Pienille yrityksille—kuten monille kenttäpalveluyrityksille-nämä kustannukset voivat tehdä suuremman eron.
palkkausjaksojen tiheys
monet palkanlaskentansa ulkoistavat yritykset joutuvat muuttamaan palkkausjaksojaan, jotta palkkatapahtumien käsittelystä ei aiheutuisi lisäkustannuksia. Jos yrityksesi maksaa viikoittain tai joka toinen viikko, voit aiheuttaa lisäkustannuksia verrattuna yrityksen, joka maksaa kuukausittain (koska olet maksaa palvelusta, joka tapahtuu 4+ kertaa kuukaudessa sijaan vain kerran). Vaikka palkkatiheyden vähentäminen hyödyttää työnantajaa, palkkatiheyden muuttaminen vaikuttaa usein kielteisesti työntekijöihin. Monet työntekijät luottavat siihen, että he saavat palkkansa ennustettavassa aikataulussa. Lopulta he joutuvat elämään päätöksesi kanssa, jos muutat palkkataajuutta, mutta sinun pitäisi silti harkita tarkkaan seurauksia.
jos palkanlaskentayhtiösi lähettää paperisekkejä yrityksellesi, sinulle voi aiheutua lisämaksuja tulostuksesta ja toimituksesta. Vaikka saat ilmainen standardi toimitus, lisämaksut nopeutettu tai ulos valtion toimitukset voidaan soveltaa.
Työnantajamaksutuki
vaikka useimmat peruspaketit kattavat verotuen, monet palkanlaskentayhtiöt veloittavat ylimääräistä vuoden lopun käsittelystä verokauteen valmistautumiseksi. Ylimääräinen palkanlaskennan ulkoistaminen voi maksaa ylimääräistä $25 että $75 per työntekijä, kuten voi W – 2 tulostus, postitus, ja raportointi. Lisäksi palkanlaskennan monimutkaisuus tulee tässä huomioon, aivan kuten palkanlaskennan peruspaketissa. Jos sinulla on työntekijöitä useissa valtioissa, palkanlaskentayhtiöt usein liukastua ylimääräisiä maksuja käsitellä veroja. Jos ulkoistat palkanlaskennan, huomaa tällaisten maksujen olemassaolo ennen yrityksen valintaa. Joissakin tapauksissa voit säästää paljon rahaa hallita palkanlaskenta itse.
kertamaksut
vaikka palkanlaskija tekisi itse, on otettava huomioon tietyt kertamaksut. Jotkut suurimmista palkkakustannuksista tulevat aikaseurantajärjestelmän perustamisesta työntekijöiden tuntien tallentamiseksi, ja sen jälkeen järjestelmän päivitysten toteuttamisesta ajan kuluessa.
lisämaksut
jos olet jo päättänyt ulkoistaa palkanlaskennan, saatat joutua budjetoimaan joitakin lisämaksuja, joita et löydä sisältyvän peruspaketin hintaan. Nämä maksut sisältävät tyypillisesti palveluja, kuten suoran talletuksen, shekin allekirjoittamisen, kirjekuoren täyttämisen, uuden työntekijän raportoinnin ja paljon muuta. Lisämaksuja voi hakea palkanlaskennasta tai hätätarkistuksista, joten suunnittele vastaavasti, kun päätät ulkoistaa palkanlaskennan.
Palkkakäsittelyn ulkoistamisen hyödyt
kuulostaa toistaiseksi paljolta, vai mitä? Älä huoli, siellä on myös hyvää tavaraa! Vaikka palkka ulkoistaminen kustannukset voivat nopeasti kasaantua, aikaa ja stressiä voit säästää ulkoistamalla silti laskee paljon. Yrityksen koosta riippuen työntekijöiden ulosmittaukset, urakoitsijan / työntekijän nimitykset, työntekijöiden sijainti ja muut tekijät, palkanlaskenta ja siihen liittyvä verohallinta voivat syödä aikaa, jota sinulla ei välttämättä ole.
palkanlaskentapalvelut työllistävät alan asiantuntijoita, ammattilaiset harvemmin virheitä. Sen pitäisi antaa sinulle mielenrauhaa, kunhan yritys ei ole niin suuri, että olet vaarassa tulla ”vain yksi tili.”Etsi arvioita muilta asiakkailta varmistaaksesi, että palkanlaskentayritys tekee jatkuvasti hyvää työtä. Kuinka helppoa aikaa sinulla on tavoittaa tilin edustaja, kun sinulla on ongelma? Pidä silmällä uudempia palkanlaskentayrityksiä, joilla ei välttämättä ole käytössä laatujärjestelmiä virheiden estämiseksi.
kun on tehnyt päätöksen ulkoistamisesta, asiaa kannattaa jatkuvasti miettiä uudelleen. Liiketoiminnan realiteetit muuttuvat jatkuvasti. Et ollut kasvanut Vähennetty? Onko yrityksellesi järkevämpää aloittaa / lopettaa ulkoistaminen nyt kuin silloin, kun teit päätöksen? Muista, että erikokoiset yritykset maksavat eri hintoja useimpien palveluntarjoajien kanssa. ADP: n kaltaisille prosessoreille, mitä enemmän työntekijöitä on, sitä vähemmän se maksaa jokaisen työntekijän palkasta. Tämä voisi muuttaa calculus huomattavasti!
kuinka säästää rahaa palkanlaskennassa
palkanlaskennan ulkoistamisesta aiheutuvat kustannukset voivat laskea yhteen, erityisesti sellaisten tehtävien tai palvelujen osalta, jotka eivät kuulu palveluntarjoajan peruspakettiin. Kuitenkin, sinulla on joitakin työkaluja käytettävissänne vähentää palkkakustannuksia, kuten virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja, käyttämällä kenttäpalvelun hallintaohjelmisto, ja säätämällä palkka aikoja. Katsomme näitä alta.
virtaviivaista liiketoimintaprosesseja
kun tuot palkanlaskennan yrityksen sisäiseen ohjelmistoon kenttäpalvelun hallintaan, haluat varmistaa, että valitsemallasi ohjelmistolla on mahdollisimman paljon toiminnallisuutta. Tämä tekee sijoituksesi kannattavammaksi. Jos mahdollista, virtaviivaista palkanlaskennan käsittelyä muiden sisäisten prosessien ohella. QuickBooks-integroitu Software Smart-palvelu voi esimerkiksi käsitellä aikatauluja, työtilauksia, laskutusta ja paljon muuta. Monet palkanlaskentayhtiöt tarjoavat vain palkanlaskentapalveluja, mikä tekee niistä huonompia investointeja.
suora talletus
ammattimaisen kirjanpitoohjelman avulla voit tehdä suoria talletuksia työntekijöidesi pankkitileille. Esimerkiksi QuickBooks voi helpottaa suorien talletusten tekemistä vain pienellä palkkiolla jokaisesta palkasta. Tällä hetkellä niiden maksu on $1.75 per palkka. Jos maksat työntekijöille joka toinen viikko, maksu työntekijää kohden olisi vain $45.50 vuodessa. Verrattuna palkkaan monet palkanlaskentapalveluyritykset veloittavat (välillä $4 ja $9) tämä voi säästää jopa $188 työntekijää kohti vuodessa. Yritykselle, jossa on 25 työntekijää, tämä merkitsee 4700 dollaria lisää vuodessa. Tuo summa voisi olla kätevä laitteiden päivittämiseen tai uusien markkinointitaktiikoiden kokeiluun.
Palkkajaksot
jos maksat työntekijöillesi viikoittain, harkitse palkkajaksojen muuttamista kaksiviikkoisiksi. Sen sijaan, että maksaisit suoria talletusmaksuja (tai postimaksuja) 52 kertaa vuodessa työntekijää kohti, puolitat kustannukset. Käyttämällä numeroita tarjoamia QuickBooks, tämä voi leikata maksuja $91 työntekijää kohti vuodessa $45.50. 45 dollaria ei ehkä tunnu paljon, mutta kun otetaan huomioon korkeammat maksut palkkapalvelut maksu suorasta talletuksesta, tämä voi vähentää menoja jopa $234 per työntekijä vuodessa.
tätä strategiaa käytettäessä on kuitenkin noudatettava äärimmäistä varovaisuutta. Kuten aiemmin mainitsimme, jos työntekijäsi luottavat viikkopalkkaan, nykyisen järjestelmän häiritseminen voi aiheuttaa vakavia jännitteitä. Jos teet tämän vaihdon, sinun pitäisi antaa tiimillesi runsaasti ennakkovaroitusta, jotta he voivat suunnitella taloutensa sen mukaisesti.
seuraamusten välttäminen
palkanlaskennan tarkkuus tarkoittaa palkkaseuraamusten välttämistä. IRS arvioi, että 40% pienistä ja keskisuurista yrityksistä maksaa rangaistuksen jättämättä talletuksen ennakonpidätyksiä, laskemalla väärin ennakonpidätyksiä tai tekemällä virheellisiä viilauksia. Keskimäärin rangaistus näistä yrityksistä on 845 dollaria vuodessa. Pienienkin virheiden tekeminen Yrityksen palkkasummaa laskiessa voi johtaa verojen tullessa rangaistuksiin. Riippumatta siitä, millaista palkkaratkaisua käytät, tarkista aina numerot, jotta et joudu palkkaseuraamuksiin.
harkitse harjoittelijoita
monille yrityksille mahdollisuus opettaa soveltuvia alan taitoja korkeakouluopiskelijoille tuntuu kalliilta ehdotukselta. Harjoittelupaikat voivat kuitenkin tarjota yrityksellesi arvokasta työtä alastasi kiinnostuneilta opiskelijoilta. Perustamalla työharjoitteluohjelman voit altruistisesti edistää orastavaa uraa nuorten ammattilaisten samalla saada työtä valmiiksi halvemmalla. Jos yrityksesi sijaitsee lähellä college, yliopisto, tai ammattikoulu, lähellä harjoittelukoordinaattori todennäköisesti hypätä mahdollisuus laittaa yrityksesi niiden lista mahdollisia harjoittelupaikkoja tarjoajia.
vuokratyöntekijät
monissa tehtävissä vuokratyöntekijät ovat suuri voimavara, jota voi hyödyntää palkkakustannusten pienentämiseksi. Näiden työntekijöiden palkkoja ei tarvitse laskea. Sen sijaan saat vain laskun vuokratyöfirmalta heidän työstään. Koska henkilöstötoimisto huolehtii palkanlaskennasta näille työntekijöille, voit saada enemmän työtä tehdyksi tuskailematta palkanlaskennassa. Kuitenkin, sinun pitäisi muistaa, että henkilöstö virastot usein veloittaa markup yli normaalin markkinahinnan työvoiman. Myös, sinun kannattaa seuloa nämä työntekijät ennen kuin he voivat osallistua hankkeisiin, koska virheet tekemät uudet, vuokratyöntekijät heijastavat huonosti yrityksesi.
Final Thoughts
whatever that you will have to payment associated payment, without internal or external. Silti sinun kannattaa tehdä kustannus-hyötyanalyysi varmistaaksesi, että valitsemasi reitti säästää yrityksesi rahaa pitkällä aikavälillä. Hyödynnä Field service management Softwaren tarjoamia ominaisuuksia, jotka auttavat virtaviivaistamaan palkanlaskentaprosessia ja alentamaan palkkakulujasi.