Le coût de l’externalisation de la paie
Aujourd’hui, de plus en plus de propriétaires d’entreprise se tournent vers des fournisseurs de paie comme ADP pour éviter les tracas liés à la gestion de la paie eux-mêmes. Les fournisseurs de services de paie peuvent aider à atténuer les complications liées à la gestion des taxes locales, des heures supplémentaires et d’autres variables. Même si ces entreprises fournissent un service précieux, les propriétaires d’entreprise doivent tenir compte du coût réel de l’externalisation de la paie avant d’obtenir leurs services. L’exécution d’une analyse coûts / avantages approfondie de l’externalisation de la paie peut vous éviter de gros maux de tête plus tard, surtout si le service de paie veut vous enfermer dans un contrat à long terme. Pour vous aider à tirer une conclusion éclairée, nous avons ventilé les coûts auxquels vous devrez faire face ci-dessous.
Répartition des coûts d’externalisation de la paie
Vous découvrirez rapidement que de nombreux coûts différents accompagnent l’externalisation de la paie de votre entreprise. Des frais uniques, des frais de préparation des taxes et du coût mensuel du service lui-même, le montant total que vous payez par mois peut varier considérablement. De nombreuses sociétés de services de paie offrent plusieurs niveaux de service, allant du plus élémentaire (calcul et dépôt des chèques des employés) au plus sophistiqué (offre de cartes prépayées, gestion de l’assurance-chômage de l’État et traitement des saisies salariales). Voici ce à quoi vous devez faire attention:
Coûts d’externalisation de la paie de base
La grande majorité des entreprises de paie externalisées facturent des frais de forfait de base, allant de 20 à 250 per par mois. Le coût de la paie externalisée comprend le dépôt direct, le traitement des chèques de paie, la déclaration de revenus standard et un portail en ligne accessible aux employeurs et aux employés. Les coûts associés à un forfait de paie de base tiennent compte de tous les détails pertinents de votre entreprise, tels que l’état de résidence, la complexité de la taxe sur les salaires de votre juridiction, la fréquence de la période de paie et la quantité d’employés.
Par exemple, une entreprise de 25 à 35 employés qui utilise des sociétés de traitement de la paie bien connues paie jusqu’à 1 500 $ par mois pour les services de base. Dans de nombreux cas, les grandes entreprises recevront des frais forfaitaires réduits, ce qui réduira le coût salarial par habitant pour les grands employeurs. Pour les petites entreprises — comme de nombreuses entreprises de services sur le terrain — ce coût peut faire une plus grande différence.
Fréquence des périodes de paie
De nombreuses entreprises qui sous-traitent leur paie doivent modifier leurs périodes de paie pour éviter des coûts supplémentaires pour traiter les transactions de paie. Si votre entreprise paie chaque semaine ou aux deux semaines, vous pourriez encourir des coûts supplémentaires par rapport à une entreprise qui paie mensuellement (puisque vous paieriez pour un service qui a lieu plus de 4 fois par mois au lieu d’une seule fois). Bien sûr, tout en réduisant la fréquence de la paie profite à l’employeur, la modification de la fréquence des salaires a souvent un impact négatif sur les employés. De nombreux travailleurs comptent sur l’obtention de leur chèque de paie selon un calendrier prévisible. En fin de compte, ils devront vivre avec votre décision si vous modifiez la fréquence de la paie, mais vous devriez toujours examiner attentivement les retombées.
Si votre société de paie envoie des chèques papier à votre entreprise, vous risquez d’encourir des frais supplémentaires pour l’impression et la livraison. Même si vous bénéficiez d’une livraison standard gratuite, des frais supplémentaires pour les livraisons accélérées ou hors de l’État peuvent s’appliquer.
Assistance fiscale sur les salaires
Bien que la plupart des forfaits de base couvrent l’assistance fiscale, de nombreuses sociétés de paie factureront des frais supplémentaires pour le traitement de fin d’année afin de se préparer à la saison des impôts. L’externalisation supplémentaire de la paie peut coûter de 25 à 75 extra par employé, tout comme l’impression, l’envoi postal et les rapports W-2. De plus, la complexité de votre paie devient une considération ici, tout comme elle le fait avec le package de paie de base. Si vous avez des employés dans plusieurs États, les sociétés de paie glisseront souvent des frais supplémentaires pour gérer leurs impôts. Si vous externalisez votre paie, notez l’existence de tels frais avant de choisir une entreprise. Dans certains cas, vous pouvez économiser beaucoup d’argent en gérant vous-même la paie.
Frais ponctuels
Même si vous faites de la paie à l’interne, vous devez tenir compte de certains frais ponctuels. Certains des coûts salariaux les plus importants proviennent de la mise en place d’un système de suivi du temps pour enregistrer les heures des employés, puis de la mise en œuvre de mises à jour de ce système au fil du temps.
Frais supplémentaires
Si vous avez déjà décidé d’externaliser la paie, vous devrez peut-être budgétiser certains frais supplémentaires que vous ne trouverez pas inclus dans le coût du forfait de base. Ces frais comprennent généralement des services tels que le dépôt direct, la signature de chèques, le remplissage par enveloppe, la déclaration des nouveaux employés, etc. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour les ajustements de la paie ou les chèques de paie d’urgence, alors planifiez en conséquence lorsque vous choisissez d’externaliser la paie.
Avantages de l’externalisation du traitement de la paie
Cela semble beaucoup jusqu’à présent, n’est-ce pas? Ne vous inquiétez pas, il y a aussi de bonnes choses! Bien que les coûts d’externalisation de la paie puissent rapidement s’accumuler, le temps et le stress que vous économiserez en externalisant comptent toujours pour beaucoup. Selon la taille de votre entreprise, les saisies-arrêts des employés, les désignations des entrepreneurs / employés, l’emplacement des employés et d’autres facteurs, le traitement de la paie et la gestion fiscale associée peuvent vous ronger à un moment que vous n’avez pas nécessairement.
Les services de traitement de la paie emploient des experts dans le domaine, des professionnels moins susceptibles de commettre des erreurs. Cela devrait vous donner une certaine tranquillité d’esprit, tant que l’entreprise n’est pas si grande que vous courez le risque de devenir « juste un autre compte. » Recherchez les avis d’autres clients pour vous assurer qu’une entreprise de paie fait constamment du bon travail. Dans quelle mesure aurez-vous du temps pour joindre votre représentant de compte lorsque vous rencontrez un problème? Gardez un œil sur les nouvelles entreprises de paie qui peuvent ne pas avoir de systèmes de qualité en place pour éviter les erreurs.
Une fois que vous avez pris la décision d’externaliser ou non, vous devez continuellement réexaminer le problème. Les réalités de votre entreprise changeront constamment. Tu as grandi ? Réduit ? Est-il plus logique pour votre entreprise de démarrer / arrêter l’externalisation maintenant que lorsque vous avez pris la première décision? N’oubliez pas que les entreprises de différentes tailles paient des tarifs différents avec la plupart des fournisseurs de services. Pour les transformateurs comme ADP, plus vous avez d’employés, moins la masse salariale de chaque employé en coûte. Cela pourrait changer considérablement le calcul!
Comment économiser de l’argent sur le traitement de la paie
Les coûts d’externalisation de la paie peuvent s’additionner, en particulier pour les tâches ou les services non couverts par le forfait de base d’un fournisseur. Cependant, vous disposez de certains outils pour réduire vos coûts salariaux, tels que la rationalisation des processus métier, l’utilisation d’un logiciel de gestion des services sur site et l’ajustement des périodes de paie. Nous allons jeter un oeil à ces ci-dessous.
Rationaliser les processus métier
Lorsque vous apportez votre traitement de la paie en interne à l’aide d’un logiciel d’entreprise pour la gestion des services sur site, vous voulez vous assurer que le logiciel que vous choisissez a autant de fonctionnalités que possible. Cela rend votre investissement plus rentable. Si possible, rationalisez votre traitement de la paie ainsi que d’autres processus internes. Le service intelligent logiciel intégré à QuickBooks, par exemple, peut gérer la planification, les bons de travail, la facturation, etc. De nombreuses sociétés de paie n’offrent que des services de paie, ce qui en fait des investissements inférieurs.
Dépôt direct
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité professionnel peut vous donner la possibilité d’effectuer des dépôts directs dans les comptes bancaires de vos employés. QuickBooks, par exemple, peut faciliter les dépôts directs avec seulement une somme modique pour chaque chèque de paie. Actuellement, leurs frais s’élèvent à 1,75 per par chèque de paie. Si vous payez vos employés aux deux semaines, les frais par employé ne seraient que de 45,50 $ par année. Par rapport aux frais facturés par de nombreuses entreprises de services de paie (entre 4 et 9 $), cela peut vous faire économiser jusqu’à 188 $ par employé et par an. Pour une entreprise de 25 employés, cela se traduit par un supplément de 4 700 $ par année. Ce montant pourrait être utile pour améliorer l’équipement ou essayer de nouvelles tactiques de marketing.
Périodes de paie
Si vous payez vos employés sur une base hebdomadaire, envisagez de changer vos périodes de paie aux deux semaines. Au lieu de payer des frais de dépôt direct (ou d’affranchissement) 52 fois par an et par employé, vous réduirez le coût de moitié. En utilisant les chiffres fournis par QuickBooks, cela peut réduire vos frais de 91 $ par employé et par an à 45,50 $. 45 dollars peuvent ne pas sembler beaucoup, mais si vous considérez les frais plus élevés des services de paie pour le dépôt direct, cela peut réduire vos dépenses jusqu’à 234 per par employé et par année.
Cependant, faites preuve d’une extrême prudence lors de l’utilisation de cette stratégie. Comme nous l’avons mentionné précédemment, si vos employés comptent sur des chèques de paie hebdomadaires, perturber votre système actuel peut créer de graves tensions. Si vous effectuez ce changement, vous devez donner à votre équipe de nombreux avertissements à l’avance afin qu’elle puisse planifier ses finances en conséquence.
Éviter les pénalités
La précision du traitement de la paie signifie éviter les pénalités de paie. L’IRS estime que 40% des petites et moyennes entreprises paient une pénalité pour ne pas avoir déposé de retenues, avoir mal calculé les retenues ou avoir effectué des dépôts incorrects. En moyenne, la pénalité pour ces entreprises s’élève à 845 $ par année. Faire même de petites erreurs lors du calcul de la masse salariale de votre entreprise peut entraîner des pénalités au moment des impôts. Quel que soit le type de solution de paie que vous utilisez, vérifiez toujours les chiffres pour vous assurer que vous n’encourrez pas de pénalités de paie.
Considérez les stagiaires
Pour de nombreuses entreprises, la possibilité d’enseigner les compétences applicables à l’industrie aux étudiants semble être une proposition coûteuse. Cependant, les stages peuvent fournir à votre entreprise un travail précieux d’étudiants intéressés par votre domaine. La mise en place d’un programme de stage peut vous permettre de contribuer de manière altruiste aux carrières naissantes de jeunes professionnels tout en obtenant un travail terminé à moindre coût. Si votre entreprise est située à proximité d’un collège, d’une université ou d’une école de commerce, un coordonnateur de stage à proximité sautera probablement sur l’occasion de mettre votre entreprise sur sa liste de fournisseurs de stages potentiels.
Travailleurs temporaires
Pour de nombreuses tâches, les travailleurs temporaires représentent une excellente ressource pour réduire vos coûts salariaux. Vous n’avez pas à calculer la paie de ces travailleurs. Au lieu de cela, vous recevez simplement une facture de l’agence d’intérim pour leur travail. Parce que l’agence de dotation en personnel s’occupe de la paie de ces employés, vous pouvez faire plus de travail sans vous soucier des considérations relatives à la paie. Cependant, vous devez garder à l’esprit que les agences de recrutement facturent souvent une majoration supérieure au taux normal du marché pour la main-d’œuvre. De plus, vous voudrez filtrer ces travailleurs avant de leur permettre de contribuer à des projets, car les erreurs commises par de nouveaux travailleurs temporaires se répercutent mal sur votre entreprise.
Réflexions finales
Quoi qu’il arrive, vous devrez payer des frais associés à la paie, que ce soit en interne ou en externe. Néanmoins, vous voudrez effectuer une analyse coûts-avantages pour vous assurer que la route que vous emprunterez permettra à votre entreprise d’économiser de l’argent à long terme. Profitez des fonctionnalités offertes par le logiciel de gestion des services sur site pour rationaliser le processus de paie et réduire vos coûts de paie.