Seguimiento de inventario en QuickBooks
Saber dónde se encuentra con el recuento de productos de su empresa es crucial. QuickBooks puede ayudarlo a mantenerse actualizado con sus herramientas de seguimiento de inventario.
Si su empresa vende productos físicos, sabe lo importante que es estar siempre al tanto de los niveles de existencias. Tienes que saber lo que se vende y lo que no. Y necesita obtener una ventaja para ordenar un nuevo inventario cuando el suyo se está agotando.
La parte difícil es tener siempre lo suficiente disponible para satisfacer las necesidades de los pedidos existentes a medida que llegan. Por otro lado, no querrás tener demasiado dinero atado a productos que se venden lentamente. Es un equilibrio delicado, y uno que no puede mantener a menos que tenga registros e informes de inventario muy precisos.
QuickBooks ayuda con ambos lados de esta ecuación. Le permite crear registros detallados para cada uno de los productos de su empresa que rastrean los niveles de existencias existentes en tiempo real y le alertan cuando es el momento de volver a ordenar. Además, los informes especializados proporcionan información sobre su inventario en su conjunto. Así es como funciona.
Configuración
Antes de comenzar a ingresar registros de artículos, debe asegurarse de que QuickBooks esté configurado para el seguimiento de inventario. Abra el menú Editar y seleccione Preferencias, luego Artículos & Inventario. Si usted es el administrador, puede hacer clic en la pestaña Preferencias de la empresa para abrir esta ventana.
Antes de comenzar a trabajar con inventario, debe asegurarse de que QuickBooks esté listo.
Haga clic en el cuadro delante de Inventario y las órdenes de compra están activas si aún no están marcadas. Marque las dos casillas siguientes si se aplican a usted, luego responda a la consulta final. La cantidad disponible se refiere al número de unidades que realmente tiene en stock. Por ejemplo, es posible que algunos elementos no estén disponibles si se han enviado a ensamblajes. Por lo tanto, elija una de las dos condiciones que deberían activar una advertencia sobre el inventario inaccesible.
Cuando haya terminado aquí, haga clic en Aceptar.
Crear registros precisos
Incluso si tiene un catálogo relativamente modesto de productos a la venta, le recomendamos que utilice el seguimiento de inventario de QuickBooks. Es demasiado difícil controlar manualmente los niveles de tus artículos, especialmente si vendes en cualquier volumen. Y los errores en esta área pueden significar que se queda corto cuando los clientes piden productos que usted pensaba que estaban disponibles pero que no lo estaban.
Para comenzar a crear registros de elementos, haga clic en el icono Elementos & Servicios en la página de inicio o abra el menú Listas y seleccione Lista de elementos. Haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la ventana que se abre y seleccione Nuevo. En Tipo en la esquina superior izquierda, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Pieza de inventario. Esto solo significa que desea poder rastrear cuántos de este artículo tiene en stock.
QuickBooks proporciona plantillas de registro detalladas para los registros de sus artículos.
No necesariamente tiene que completar todos los campos de estos registros, pero cuanto más completo sea, más completo y preciso será el seguimiento de su inventario. Introduzca un Nombre/Número de elemento. Si este producto será un subítem de otro, marque esa casilla y seleccione el elemento principal. El número de pieza del fabricante es opcional.
En las dos columnas debajo de estos campos, proporcionarás Información de Compra e Información de Ventas. En la columna de la izquierda, ingrese el texto que aparecerá en una orden de compra y el costo que cobra el proveedor por el artículo. La cuenta de Costo de los Bienes Vendidos debe aparecer por defecto. Cámbialo si no lo hace. Y si tienes un Proveedor preferido, selecciónalo de la lista desplegable.
La columna de la derecha debe contener información sobre su propia venta del artículo. ¿Cómo se leerá la Descripción de las Transacciones de Venta? Esto puede ser diferente del texto del vendedor. ¿Cuál será su Precio de Venta? Esto, por supuesto, será más alto, para que pueda obtener ganancias. ¿El artículo está sujeto a impuestos? Seleccione la jurisdicción correcta en Código Tributario, si es así. A continuación, deberá seleccionar su Cuenta de Ingresos. Es posible que desee consultar con nosotros sobre este documento, porque es importante que tome la decisión correcta, o que sepa cómo crear el suyo propio.
En la fila inferior, deje que el primer campo sea Activo de inventario por defecto. Si desea que se le recuerde que debe reordenar cuando su recuento de inventario llegue a un número específico, ingrese un número en el campo debajo del Punto de Reordenamiento (Mínimo). Proporcione el número que actualmente tiene a mano. Los campos restantes serán completados automáticamente por QuickBooks. Cuando haya terminado aquí, haga clic en Aceptar. Su artículo aparecerá ahora en la Lista de artículos y estará disponible para usar en los formularios de venta y compra.
QuickBooks puede mostrarle rápidamente el estado de sus artículos en forma de numerosos informes. Abre el menú Informes y pasa el ratón sobre el Inventario para ver la lista disponible, incluido el Estado del Inventario por Artículo y los Detalles de Valoración del Inventario.
Simple o Complejo?
QuickBooks Pro y Premier pueden manejar un seguimiento de inventario muy simple e incluso satisfacer necesidades más complejas en algunos casos. Si descubres que no hace todo lo que necesitas, tienes opciones. Hay aplicaciones adicionales que amplían las capacidades del software y versiones más avanzadas de QuickBooks que ofrecen una gestión de inventario sólida. Póngase en contacto con nosotros si desea explorar uno de estos o si necesita ayuda para comprender los conceptos básicos del seguimiento de inventario en su versión actual.