śledzenie zapasów w QuickBooks
Wiedza o tym, na czym stoisz z liczbą produktów Twojej firmy, ma kluczowe znaczenie. QuickBooks może pomóc ci pozostać na bieżąco dzięki narzędziom do śledzenia zapasów.
jeśli Twoja firma sprzedaje produkty fizyczne, wiesz, jak ważne jest, aby zawsze być świadomym poziomu zapasów. Musisz wiedzieć, co się sprzedaje, a co nie. I musisz mieć przewagę nad zamawianiem nowych zapasów, gdy Twój się wyczerpie.
trudną częścią jest zawsze posiadanie wystarczającej ilości dostępnej do zaspokojenia potrzeb istniejących zamówień, gdy przychodzą. Z drugiej strony, nie chcesz mieć zbyt dużo pieniędzy związanych z produktami, które sprzedają się powoli. To delikatna równowaga, której nie można utrzymać, jeśli nie ma się bardzo dokładnych zapisów inwentaryzacyjnych i raportów.
QuickBooks pomaga w obu stronach tego równania. Umożliwia tworzenie szczegółowych rekordów dla każdego z produktów Twojej firmy, które zarówno śledzą istniejące poziomy zapasów w czasie rzeczywistym, jak i ostrzegają, gdy nadejdzie czas ponownego zamówienia. Ponadto specjalistyczne raporty zapewniają wgląd w cały stan zapasów. Oto jak to działa.
Konfigurowanie
zanim zaczniesz wprowadzać rekordy artykułów, musisz upewnić się, że QuickBooks jest skonfigurowany do śledzenia zapasów. Otwórz menu Edycja i wybierz Preferencje, a następnie pozycje & inwentarz. Jeśli jesteś administratorem, możesz kliknąć kartę Preferencje firmy, aby otworzyć to okno.
przed rozpoczęciem pracy z zapasami należy upewnić się, że QuickBooks jest gotowy.
kliknij pole przed magazynem, a zamówienia zakupu są aktywne, jeśli nie są jeszcze zaznaczone. Zaznacz kolejne dwa pola, jeśli dotyczą ciebie, a następnie odpowiedz na ostateczne zapytanie. Ilość pod ręką odnosi się do liczby sztuk, które faktycznie masz w magazynie. Na przykład niektóre elementy mogą nie być dostępne, jeśli są przypisane do zespołów. Wybierz więc jeden z dwóch warunków, które powinny wywołać ostrzeżenie o niedostępnym ekwipunku.
po zakończeniu kliknij OK.
tworzenie dokładnych rekordów
nawet jeśli masz stosunkowo skromny katalog produktów na sprzedaż, zalecamy korzystanie ze śledzenia zapasów QuickBooks. Ręczne kontrolowanie poziomów artykułów jest zbyt trudne, zwłaszcza jeśli sprzedajesz w dowolnym wolumenie. A błędy w tej dziedzinie mogą oznaczać, że brakuje ci, gdy klienci zamawiają produkty, które Twoim zdaniem były dostępne, ale nie były. możesz łatwo stracić firmę.
aby rozpocząć tworzenie rekordów pozycji, kliknij ikonę pozycje & usługi na stronie głównej lub otwórz menu listy i wybierz pozycję Lista pozycji. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu w oknie, które się otworzy i wybierz nowy. W obszarze wpisz w lewym górnym rogu kliknij strzałkę w dół i wybierz część ekwipunku. Oznacza to po prostu, że chcesz być w stanie śledzić, ile tego przedmiotu masz w magazynie.
QuickBooks zapewnia szczegółowe szablony rekordów dla rekordów przedmiotów.
nie musisz koniecznie wypełniać każdego pola w tych rejestrach, ale im bardziej dokładny jesteś, tym bardziej kompleksowe i dokładne będzie śledzenie zapasów. Wprowadź nazwę/Numer elementu. Jeśli ten produkt będzie subitem innego, zaznacz to pole i wybierz element nadrzędny. Numer części producenta jest opcjonalny.
w dwóch kolumnach pod tymi polami podasz informacje o zakupie i informacje o sprzedaży. W lewej kolumnie wprowadź tekst, który pojawi się na zamówieniu zakupu, oraz koszt, jaki sprzedawca nalicza za przedmiot. Rachunek kosztów sprzedanego Towaru powinien pojawić się domyślnie. Zmień go, jeśli nie. a jeśli masz preferowanego dostawcę, wybierz go z rozwijanej listy.
prawa kolumna powinna zawierać informacje o własnej sprzedaży przedmiotu. Jak będzie odczytywany opis transakcji sprzedaży? Może się to różnić od tekstu sprzedawcy. Jaka będzie Twoja cena sprzedaży? Będzie to oczywiście wyższe, więc możesz zarobić. Czy przedmiot podlega opodatkowaniu? Wybierz właściwą jurysdykcję zgodnie z kodem podatkowym, jeśli tak. Następnie musisz wybrać konto dochodu. Możesz skonsultować się z nami w tej sprawie, ponieważ ważne jest, abyś dokonał właściwego wyboru — lub wiedział, jak stworzyć własny.
w dolnym wierszu niech pierwsze pole będzie domyślne dla zasobu inwentarza. Jeśli chcesz otrzymywać przypomnienia o zmianie kolejności, gdy liczba zapasów trafi do określonej liczby, wprowadź numer w polu poniżej punkt zmiany kolejności (Minimum). Podaj numer, który aktualnie masz pod ręką. Pozostałe pola zostaną automatycznie uzupełnione przez QuickBooks. Po zakończeniu kliknij OK. Twój artykuł pojawi się teraz na liście artykułów i będzie dostępny do wykorzystania w formularzach sprzedaży i zakupu.
QuickBooks może szybko pokazać status Twoich artykułów w postaci licznych raportów. Otwórz menu Raporty i najedź kursorem myszy na stan zapasów, aby wyświetlić dostępną listę, w tym stan zapasów według pozycji i szczegóły wyceny zapasów.
proste czy złożone?
QuickBooks Pro i Premier mogą obsługiwać bardzo proste śledzenie zapasów, a nawet spełniać bardziej złożone potrzeby w niektórych przypadkach. Jeśli okaże się, że nie robi wszystkiego, czego potrzebujesz, masz opcje. Istnieją aplikacje dodatkowe, które rozszerzają możliwości oprogramowania i starsze wersje QuickBooks, które oferują solidne zarządzanie zapasami. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz poznać jedną z nich lub potrzebujesz pomocy w zrozumieniu podstaw śledzenia zapasów w bieżącej wersji.