El Costo de la Externalización de Nómina
Hoy en día, cada vez más propietarios de negocios recurren a proveedores de nómina como ADP para evitar la molestia de manejar la nómina por sí mismos. Los proveedores de servicios de nómina pueden ayudar a mitigar las complicaciones que surgen al lidiar con impuestos locales, horas extras y otras variables. A pesar de que estas empresas proporcionan un servicio valioso, los propietarios de negocios deben considerar el verdadero costo de la externalización de nómina antes de asegurar sus servicios. Llevar a cabo un análisis exhaustivo de costos y beneficios en la externalización de nómina puede ahorrarle grandes dolores de cabeza más adelante, especialmente si el servicio de nómina quiere encerrarlo en un contrato a largo plazo. Para ayudarte a llegar a una conclusión informada, hemos desglosado los costos a los que te enfrentarás a continuación.
Desglose de costos de externalización de nómina
Descubrirá rápidamente que muchos costos diferentes vienen junto con la externalización de la nómina de su empresa. Desde tarifas únicas, tarifas de preparación de impuestos y el costo mensual del servicio en sí, la cantidad total que paga por mes puede variar ampliamente. Muchas compañías de servicios de nómina ofrecen múltiples niveles de servicio, que van desde el más básico (simplemente calcular y depositar cheques de empleados) hasta el más sofisticado (ofrecer tarjetas prepagadas, administrar el seguro de desempleo estatal y manejar embargos de salarios). Esto es a lo que debe prestar atención:
Costos básicos de externalización de nómina
La gran mayoría de las empresas de nómina subcontratadas cobran una tarifa de paquete básico, que varía de $20 a 2 250 por mes. El costo de la nómina subcontratada incluye depósito directo, procesamiento de cheques de pago, declaración de impuestos estándar y un portal en línea accesible tanto para empleadores como para empleados. Los costos asociados con un paquete básico de nómina tienen en cuenta todos los detalles pertinentes de su empresa, como el estado de residencia, la complejidad del impuesto sobre la nómina de su jurisdicción, la frecuencia del período de pago y la cantidad de empleados.
Por ejemplo, una empresa de 25-35 empleados que utiliza empresas de procesamiento de nómina conocidas paga hasta $1,500 al mes por servicios básicos. En muchos casos, las empresas más grandes recibirán tarifas de paquetes con descuento, reduciendo el costo de nómina per cápita para los grandes empleadores. Para las pequeñas empresas, como muchas empresas de servicios de campo, este costo puede marcar una diferencia mayor.
Frecuencia de los períodos de pago
Muchas empresas que subcontratan su nómina tienen que cambiar sus períodos de pago para evitar costos adicionales para procesar las transacciones de nómina. Si su empresa paga semanalmente o quincenalmente, podría incurrir en costos adicionales en comparación con una empresa que paga mensualmente (ya que pagaría por un servicio que ocurre más de 4 veces al mes en lugar de solo una vez). Por supuesto, al reducir la frecuencia de los beneficios de nómina para el empleador, cambiar la frecuencia de pago a menudo afecta negativamente a los empleados. Muchos trabajadores cuentan con recibir sus cheques de pago en un horario predecible. En última instancia, tendrán que vivir con su decisión si cambia la frecuencia de la nómina, pero aún así debe considerar cuidadosamente las consecuencias.
Si su compañía de nómina envía cheques en papel a su empresa, puede incurrir en cargos adicionales por impresión y entrega. Incluso si recibe entrega estándar gratuita, se pueden aplicar cargos adicionales por entregas expeditas o fuera del estado.
Asistencia Fiscal sobre nómina
Aunque la mayoría de los paquetes básicos cubren la asistencia fiscal, muchas compañías de nómina cobrarán extra por el procesamiento de fin de año para prepararse para la temporada de impuestos. La externalización de nómina adicional puede costar de extra 25 a 7 75 adicionales por empleado, al igual que la impresión, el envío por correo y los informes de W-2. Además, la complejidad de su nómina se convierte en una consideración aquí, al igual que lo hace con el paquete básico de nómina. Si tiene empleados en varios estados, las compañías de nómina a menudo pagan cargos adicionales para manejar sus impuestos. Si externaliza su nómina, tenga en cuenta la existencia de dichos cargos antes de elegir una empresa. En algunos casos, puede ahorrar mucho dinero administrando la nómina usted mismo.
Tarifas únicas
Incluso si realiza la nómina internamente, debe considerar ciertas tarifas únicas. Algunos de los mayores costos de nómina provienen de la configuración de un sistema de seguimiento de tiempo para registrar las horas de los empleados y luego implementar actualizaciones en ese sistema a medida que pasa el tiempo.
Cargos adicionales
Si ya ha decidido externalizar la nómina, es posible que tenga que presupuestar algunos cargos adicionales que no encontrará incluidos en el costo del paquete básico. Estas tarifas generalmente incluyen servicios como depósito directo, firma de cheques, relleno por sobre, informes de nuevos empleados y más. Se pueden aplicar cargos adicionales por ajustes de nómina o cheques de pago de emergencia, por lo que planifique en consecuencia al elegir externalizar nómina.
Beneficios de Externalizar el Procesamiento de Nóminas
Suena como mucho hasta ahora, ¿verdad? No te preocupes, también hay cosas buenas. Aunque los costos de tercerización de nómina pueden acumularse rápidamente, el tiempo y el estrés que ahorrará al tercerizar aún cuentan mucho. Dependiendo del tamaño de su empresa, los embargos de empleados, las designaciones de contratistas/empleados, la ubicación de los empleados y otros factores, el procesamiento de la nómina y la administración de impuestos asociada pueden desaparecer en un momento que no necesariamente tiene.
Los servicios de procesamiento de nóminas emplean expertos en el campo, profesionales con menos probabilidades de cometer errores. Eso debería darte un poco de tranquilidad, siempre y cuando la empresa no sea tan grande que corras el riesgo de convertirte en «solo otra cuenta».»Busque opiniones de otros clientes para asegurarse de que una compañía de nómina haga un buen trabajo de manera consistente. ¿Qué tan fácil será llegar a su representante de cuenta cuando tenga un problema? Esté atento a las empresas de nómina más nuevas que pueden no tener sistemas de calidad para evitar errores.
Una vez que haya tomado la decisión de externalizar o no, debe revisar continuamente el problema. Las realidades de su negocio cambiarán constantemente. Has crecido? Reducido? ¿Tiene más sentido que su empresa comience / deje de subcontratar ahora que cuando tomó la primera decisión? Recuerde, las empresas de diferentes tamaños pagan tarifas diferentes con la mayoría de los proveedores de servicios. Para procesadores como ADP, cuantos más empleados tenga, menos costará la nómina de cada empleado. Esto podría cambiar el cálculo considerablemente!
Cómo Ahorrar Dinero en el procesamiento de Nóminas
Los costos de externalización de nóminas pueden aumentar, especialmente para tareas o servicios no cubiertos por el paquete básico de un proveedor. Sin embargo, tiene algunas herramientas a su disposición para reducir sus costos de nómina, como la racionalización de los procesos comerciales, el uso de software de administración de servicios de campo y el ajuste de los períodos de pago. Echaremos un vistazo a estos a continuación.
Optimice los procesos de negocio
Cuando lleva su procesamiento de nómina de forma interna utilizando software empresarial para la gestión de servicios de campo, desea asegurarse de que el software que elija tenga la mayor funcionalidad posible. Esto hace que su inversión valga más la pena. Si es posible, optimice el procesamiento de su nómina junto con otros procesos internos. El servicio inteligente de software integrado en QuickBooks, por ejemplo, puede abordar la programación, las órdenes de trabajo, la facturación y mucho más. Muchas compañías de nómina solo ofrecen servicios de nómina, lo que las convierte en inversiones inferiores.
Depósito directo
El uso de un software de contabilidad profesional puede brindarle la capacidad de realizar depósitos directos en las cuentas bancarias de sus empleados. QuickBooks, por ejemplo, puede facilitar depósitos directos con solo una pequeña tarifa por cada cheque de pago. Actualmente, su tarifa es de 1 1.75 por cheque de pago. Si paga a sus empleados dos veces por semana, la tarifa por empleado solo sería de 4 45.50 por año. En comparación con la tarifa que cobran muchas compañías de servicios de nómina (entre 4 4 y 9 9), esto puede ahorrarle hasta 1 188 por empleado al año. Para una empresa con 25 empleados, esto se traduce en 4 4,700 adicionales por año. Esa cantidad podría ser útil para actualizar el equipo o probar nuevas tácticas de marketing.
Períodos de nómina
Si paga a sus empleados semanalmente, considere cambiar sus períodos de pago a quincenales. En lugar de pagar cargos por depósito directo (o franqueo) 52 veces al año por empleado, reducirá el costo a la mitad. Usando los números proporcionados por QuickBooks, esto puede reducir sus tarifas de $91 por empleado por año a 4 45.50. 45 dólares puede no parecer mucho, pero si considera los cargos más altos que cobran los servicios de nómina por depósito directo, esto puede reducir sus gastos hasta en 2 234 por empleado al año.
Sin embargo, tenga extrema precaución al usar esta estrategia. Como mencionamos anteriormente, si sus empleados cuentan con cheques de pago semanales, interrumpir su sistema actual puede crear una tensión seria. Si haces este cambio, debes avisar a tu equipo con suficiente antelación para que puedan planificar sus finanzas en consecuencia.
Evitar multas
La precisión en el procesamiento de nómina significa evitar multas por nómina. El IRS estima que el 40% de las pequeñas y medianas empresas pagan una multa por no depositar retenciones, calcular mal las retenciones o presentar documentos incorrectos. En promedio, la multa para estos negocios asciende a 8 845 por año. Cometer incluso pequeños errores al calcular la nómina de su empresa puede conllevar multas cuando llegue el momento de los impuestos. No importa qué tipo de solución de nómina utilice, siempre verifique los números para asegurarse de que no incurrirá en multas por nómina.
Considere pasantes
Para muchas empresas, la oportunidad de enseñar habilidades aplicables de la industria a estudiantes universitarios parece una propuesta costosa. Sin embargo, las pasantías pueden proporcionar a su empresa un trabajo valioso de estudiantes interesados en su campo. La creación de un programa de pasantías puede permitirle contribuir de manera altruista a las carreras en ciernes de jóvenes profesionales y, al mismo tiempo, completar el trabajo a un costo menor. Si su empresa se encuentra cerca de un colegio, universidad o escuela de oficios, un coordinador de pasantías cercano probablemente aprovechará la oportunidad de incluir a su empresa en su lista de posibles proveedores de pasantías.
Trabajadores temporales
Para muchas tareas, los trabajadores temporales representan un gran recurso para aprovechar y reducir sus costos de nómina. No tienes que calcular la nómina de estos trabajadores. En su lugar, simplemente recibe una factura de la agencia de empleo temporal por su trabajo. Debido a que la agencia de personal se encarga de la nómina de estos empleados, puede realizar más trabajo sin preocuparse por las consideraciones de nómina. Sin embargo, debe tener en cuenta que las agencias de personal a menudo cobran un margen de beneficio por encima de la tasa normal de mercado para la mano de obra. Además, querrá examinar a estos trabajadores antes de permitirles contribuir a proyectos, ya que los errores cometidos por trabajadores temporales nuevos reflejan mal su negocio.
Pensamientos finales
Pase lo que pase, tendrá que pagar tarifas asociadas con la nómina, ya sea interna o externamente. Aún así, querrá realizar un análisis de costo-beneficio para asegurarse de que la ruta que tome le ahorrará dinero a su empresa a largo plazo. Aproveche las funciones que ofrece el software de administración de servicios de campo para ayudar a agilizar el proceso de nómina y reducir los costos de nómina.